Обновленная База знаний в Битрикс24. Как создать Базу знаний и для чего ее использовать?
Каждая компания со временем накапливает большое количество полезной информации. Регламенты, чек-листы, инструкции и просто дружеские советы новым сотрудникам от старожилов должны быть в быстром доступе, чтобы каждый желающий мог найти нужный документ и ознакомиться с ним.
Для этих целей создаются базы знаний, в которых информация хранится вся накопленная информация. Раньше в Битрикс24 База знаний работала с wiki-разметкой, которая не очень удобна для рядовых пользователей. Проблему можно было решить установкой приложений из маркетплейса Битрикс24, но за них приходилось платить. Сейчас все стало гораздо проще и удобнее.
Недавно в Битрикс24 появилась обновленная База знаний! Она создана на основе Битрикс24.Сайтов, а это значит, что создавать и редактировать Базу знаний сможет абсолютно любой сотрудник. Для этого не потребуется никаких специальных навыков и умений, вся работа происходит в конструкторе.
Как создать Базу знаний в Битрикс24?
В левом меню или с помощью поиска найдите раздел База знаний и перейдите в него. Вам предложат выбрать шаблон для Базы знаний. Пока что выбор небольшой: есть один готовый шаблон и пустой шаблон, который позволит создать Базу знаний с нуля. В будущем можно будет загружать шаблоны из Маркетплейса.
Выбирайте нужный шаблон и приступайте к настройке Базы знаний. Назовите базу, как вам нужно, добавьте описание, выберите цветовую схему и нажмите кнопку “Создать”.
Теперь у вас есть собственная корпоративная База знаний в Битрикс24! Ее можно настроить так, как нужно именно вам. Создавайте и редактируйте страницы базы, изменяйте структуру и добавляйте любую информацию. Для создания страниц используются блоки из Сайтов.Битрикс24.
Можно ли создать Базу знаний в Битрикс24 для группы или проекта?
Да, такая возможность есть. В группе или проекте может быть база знаний, но только одна. Создать ее можно и при создании новой группы (проекта), и при редактировании существующих.
Процесс создания базы знаний в группе (проекте) в Битрикс24 аналогичен процессу создания общей базы компании.
Сколько Баз знаний можно создать в одном портале Битрикс24?
Все зависит от тарифа, который вы используете. Для бесплатного тарифа “Проект” доступна только одна база знаний на компанию. На тарифах “CRM+”, “Задачи+” и “Старт+” можно создать 3 базы знаний. Тариф “Команда” позволяет создавать до 5 баз, а на тарифе “Компания” нет ограничения на количество баз знаний.
При этом на каждом тарифе можно создавать 1 базу знаний для каждой группы (проекта), а количество страниц в каждой базе не ограничено.
Как База знаний поможет бизнесу?
У Базы знаний может быть много вариантов применения. В ней можно хранить абсолютно любую информацию, начиная с шаблонов документов и заканчивая графиком дежурства по кухне.
Один из самых распространенных вариантов использования Базы знаний — погружение в работу новых сотрудников. Когда в компании появляется новичок, до него нужно донести внутренние регламенты работы, поделиться опытом, рассказать о миссии компании в конце концов. Можно выделить для этого полноценного куратора или прикрепить к новичку HR-менеджера, но гораздо проще показать ему Базу знаний, в которой он сможет найти всю необходимую информацию.
Еще один типовой сценарий — донесение изменений до каждого сотрудника. Чтобы не рассылать каждому персональное уведомление и не засорять Живую ленту в Битрикс24 длинными текстами приказов, можно занести информацию в Базу знаний и просто поделиться с коллегами ссылкой на страницу.
При этом никто не мешает вам сделать Базу знаний в Битрикс24 такой, какой ее видите именно вы, и использовать для ваших конкретных целей.
Храните и приумножайте знания, а Битрикс24 вам в этом поможет! Если у вас есть вопросы по настройке Битрикс24, то мы с радостью вам поможем. Заполните форму, и наш менеджер вас бесплатно проконсультирует.
Доставка полезной информации от экспертов по Битрикс24!
Подпишитесь, и раз в неделю у вас на почте будет подборка полезных советов и обзоров про Битрикс24
База знаний
Единое хранилище корпоративных данных создается внутри вашего Битрикс24, постоянно пополняется и легко правится всеми сотрудниками компании.
Совместная работа
Мультимедийное пространство для корпоративных знаний
Сохраняйте ценные знания внутри компании
Экономьте ресурсы на обучении новых сотрудников
Легко и быстро обменивайтесь опытом с коллегами
Находите нужную информацию за считанные секунды
Сделайте коллективные знания собственностью компании
Данные регулярно теряются или исчезают вместе с ушедшими сотрудниками? Важные инструкции делаются с нуля снова и снова? Сохраните нужную информацию внутри Битрикс24 — создайте красивую и удобную Базу знаний и постоянно пополняйте ее. Вы можете создать столько статей, сколько вам необходимо.
Умные шаблоны для создания Базы знаний
Создать и редактировать Базу знаний сможет любой сотрудник. Для этого не нужно разбираться в коде или привлекать дизайнера.
Выбирайте шаблон, добавляйте готовые блоки, на лету меняйте тексты, изображения и видеоролики. Всё меняется в простом удобном редакторе и правки видны, как только вы их сделали.
Настройка прав доступа
Вы сами решаете, какую информацию могут видеть и редактировать сотрудники. Настроить права доступа можно ко всем базам знаний сразу или к каждой конкретной базе.
Ищите нужную информацию за считанные секунды
Не нужно отвлекать от работы коллег, открывать множество папок – сотрудники знают, что все данные хранятся в Базе знаний. А быстро найти нужную страницу или документ поможет умный поиск.
Делитесь знаниями с внешними пользователями
Создайте раздел с информацией в виде красивого сайта-визитки, откройте внешний доступ и делитесь ссылкой с партнерами или подрядчиками. Для доступа не нужно заходить в ваш Битрикс24 — база знаний будет размещена в домене .bitrix24.wiki.
Важная информация — всегда под рукой у менеджера
Как работать со сделками? Как правильно поставить задачу? Помогайте новым сотрудникам находить актуальные ответы на вопросы, добавляя статьи по всему продукту. Например, в карточке клиента CRM будут выводиться статьи о правильном порядке ее заполнения и обработки.
Обсуждайте статьи в удобном чате
Для каждой Базы знаний можно создать отдельный чат и обсудить в нем важные вопросы, согласовать изменения с коллегами. В будущем найти переписку будет легко — история чата привязывается к нужной статье.
Своя База знаний для каждого проекта
Создайте Базу знаний с правилами, алгоритмами и другой важной информацией внутри рабочей группы. Все участники проекта по умолчанию получат к ней доступ, смогут коллективно создавать, обсуждать и редактировать статьи.
Работайте с Базой знаний на смартфонах и планшетах
Ищите нужную информацию и обучайтесь в любом месте, где это потребуется — на встрече, в дороге, дома.
База знаний в Битрикс24
Битрикс24 — гибкая платформа, позволяющая полноценно управлять бизнесом. Портал предлагает для этого множество инструментов, среди которых есть как сложные, дающие возможность полностью автоматизировать бизнес-процессы, так и более простые, но не менее полезные. Одним из довольно простых, но очень эффективных инструментов является база знаний — специальный раздел портала, в котором можно собрать всю необходимую сотрудникам информацию.
Содержание базы знаний может быть любым. Как правило, типовые задачи, которые этот функционал помогает решать, выглядят так:
- быстрая адаптация новых сотрудников — легкий доступ к положениям и регламентам компании, общей информации и многому другому;
- быстрый доступ к технической информации — различным должностным инструкциям с подробным алгоритмом рабочих обязанностей, ссылкам на нужные материалы и программы;
- общедоступная организационная информация — по каким дням происходят выплаты, как правильно оформить больничный, куда подавать заявление на отпуск и другие нередко возникающие у новых сотрудников вопросы.
База знаний позволяет собирать и упорядочивать часто используемую информацию, а также легко делиться ей, отправив ссылку на нужную страницу.
Как работать с базой знаний
База знаний — это встроенный инструмент Битрикс24, работа с ней не требует обязательного привлечения технических специалистов: при наличии времени во всем можно разобраться самостоятельно. Количество баз знаний никак не ограничено, это дает возможность подробно описать все действия и рабочие процессы и сделать этот раздел портала по-настоящему полезным. Ниже рассмотрим типовые настройки базы знаний: от ее создания до редактирования и удаления.
Создание
Зайдите на портал и в окне поиска наберите «база знаний», а затем откройте найденный пункт меню. Также в этот раздел можно попасть и с основного бокового меню: откройте пункт «Компания», затем в верхнем списке выберите «База знаний». После того, как вы попали в этот раздел, нажмите «Создать базу знаний».
В открывшемся окне выберите один из двух готовых шаблонов базы знаний: в темной или светлой теме. Кроме этого, можно загрузить дополнительные шаблоны из Битрикс24.Маркет — там есть как платные темы, так и доступные по подписке — или создать с чистого листа свой собственный, выбрав пункт «Пустой шаблон». Для примера создадим базу знаний в светлой теме, выбрав соответствующий пункт.
Настройка
Откройте созданную базу и выберите «настройки» — расположенный в верхнем правом углу значок шестерни. Откроется страница, содержащая пункты настроек, разбитые на разделы:
- настройки базы знаний;
- дизайн базы знаний;
- настройки страницы;
- дизайн страницы.
Большинство изменений вносится простым выбором из предложенных вариантов или установкой галочки в нужный чекбокс. Разберем пункты подробнее.
Настройки базы знаний
Первым делом нужно задать новое имя, нажав на карандаш, расположенный рядом со стандартным названием «База знаний в светлой теме» — выбирайте название, которое будет отражать общую суть. Следующим шагом укажите адрес, по которому будет доступна эта база знаний. Теперь нужно определиться, нужна ли на странице кнопка, позволяющая моментально перемещаться наверх — если нужна, то отметьте чекбокс. Осталось назначить главную страницу, выбрав ее из выпадающего списка в пункте «Главная страница» — она будет открываться первой.
В дополнительных настройках можно указать ключи для карт Google и Яндекс, а также выбрать шаблон отображения и представления по умолчанию — варианты отображаются визуально, так что сразу понятен результат от внесения изменений. Есть возможность выбрать свою страницу «404». Здесь и далее не забывайте сохранять внесенные изменения.
Дизайн базы знаний
Этот раздел позволяет настроить общее визуальное оформление: выбрать цвета и шрифт. Все характеристики задаются в специальных полях с указанием, что именно будет изменено. Можно выбрать цветовую палитру, настроить текст — его цвет, шрифт, размер, насыщенность, межстрочное расстояние и другие характеристики. Есть возможность задать для страницы индивидуальный фон, загрузив собственную картинку и выбрав вариант отображения: на весь экран, мозаика или по ширине.
Настройки страницы
Каждую страницу можно индивидуально отредактировать, выбрав нужные параметры и добавив необходимую информацию. Для страниц можно выбирать индивидуальное представление и шаблоны, а также редактировать вид богатой ссылки, изменяя изображение, название и Title.
Дизайн страницы
Позволяет настроить почти все то же самое, что и дизайн базы знаний, но только в рамках отдельной страницы.
Наполнение базы знаний
Для того чтобы наполнить базу знаний, необходимо создать и настроить нужные страницы. В шаблоне уже есть часть страниц, например, главная, — она отмечена значком домика, — а также страница с результатами поиска, страницы статьи и сайдбар. Чтобы получить доступ ко всем страницам, на плитке созданной базы знаний выберите «Действия», а затем из выпадающего списка «Посмотреть страницы».
Для каждой страницы можно указать адрес, вид богатой ссылки, а также индивидуальное представление и шаблон. Для этого нужно на карточке страницы выбрать «действия», а затем «Настроить страницу».
Для редактирования страницы нужно выбрать «действия», а затем «Редактировать». Откроется редактор, позволяющий набирать и оформлять текст, управлять блоками страницы — перемещать, удалять, редактировать, создавать новые, включая суперблоки — и настраивать отображение. По своим возможностям редактор напоминает аналогичные в различных конструкторах для создания сайтов, например, есть возможность указать видимость блока, в зависимости от устройства: ПК, планшета, телефона.
Сами страницы можно удалять, перемещать, копировать и выполнять другие операции, воспользовавшись все тем же выпадающим меню, расположенным под кнопкой «действия», в верхнем правом углу карточки страницы. Такое же меню есть и на карточке базы знаний — используйте его для удаления или редактирования.
Краткие итоги
База знаний — мощный инструмент, позволяющий ускорить и повысить эффективность обучения работе в Битрикс24 персонала и сделать доступной информацию, которая часто требуется, наполнив раздел самыми востребованными данными. Базу знаний можно создать как самостоятельно, так и заказать у специалистов. Если вас заинтересовал этот функционал и вы решили, что он необходим в вашей компании — позвоните или напишите нам. Мы можем реализовать проект любой сложности в точном соответствии с вашими пожеланиями.
Что такое База знаний
База знаний — справочник компании, где сотрудники могут найти всю информацию для работы: регламенты, график работы, формы отчетов, советы по продажам. Базы знаний будут особенно полезны компаниям с удаленными сотрудниками, а также быстро развивающимся компаниям.
Количество баз знаний зависит от вашего тарифа. Узнать подробнее вы можете на странице цен.
Допустим, каждую неделю вы принимаете на работу новых сотрудников. Чтобы процесс адаптации и обучения прошёл быстрее, создайте Базу знаний со всей нужной информацией. Расскажите о своей компании более детально. Опишите, кто за что ответственен и к кому обращаться, если будут вопросы. Создайте список программ, которые должны быть у каждого сотрудника и какие задачи нужно выполнить в первую неделю работы.
Список Баз знаний можно найти в разделе Компания > База знаний.
Подробнее читайте в статье Как создать базу знаний для всей компании.
Поручите каждому отделу сделать свою базу знаний, чтобы сотрудники могли найти ответы и там. Даже если уволится опытный сотрудник, его знания останутся в компании, и ими смогут воспользоваться другие сотрудники.
Подключите базу знаний к группе или проекту. Укажите в ней правила общения в группе или шаблоны отчетов по результату проекта. Доступ к такой базе знаний будут иметь только члены группы.
Подробнее читайте в статье Как добавить базу знаний в группу (проект).
В базе знаний есть счётчик просмотров. Он показывает уникальных посетителей для каждой страницы базы знаний. То есть если сотрудник открыл базу знаний три раза, счётчик засчитает только первый просмотр.
Рекомендую также прочитать:
- Права доступа к Базам знаний компании
- Создание структуры базы знаний