Google workspace что это

Как инструменты Google Workspace помогают продуктивной работе

На работе люди хотят быть продуктивными. При этом легко потеряться в ворохе различных приложений. Работа превращается в жонглирование инструментами, из-за чего трудно отслеживать свой прогресс в выполнении задач. Компания Google предлагает удобное и современное решение – облачную платформу Google Workspace. Она включает в себя приложения для продуктивной работы: почту, календарь, облачное хранилище, таблицы и прочее. Подробнее обо всех сервисах – в нашем материале.

Почта Gmail

В основе Google Workspace лежит Gmail, приложение для личной или профессиональной электронной почты. Интерфейс версии Gmail для Google Workspace включает в себя несколько расширенных функций. Помимо возможности использовать адрес электронной почты с вашим собственным доменом, к ним относятся:

• Возможность читать и составлять электронные письма в автономном режиме.
• Возможность создавать групповые адреса электронной почты.
• Включение уведомлений о прочтении.
• Разрешение использовать Gmail в других почтовых клиентах (например, Outlook).
• Разрешение пользователям делегировать доступ к почтовому ящику другим.
• Шифрование S/MIME.

В приложении Gmail вы также можете получить доступ к Google Meet для видеозвонков.

Google Docs

Google Docs – облачный сервис, который позволяет создавать и редактировать тексты с помощью простых встроенных опций. Этот инструмент отличается минималистичным дизайном, чтобы даже новичку было легко и удобно с ним работать. В Google Docs нет такого обилия функций, как в MS Word. Однако сервис с лихвой компенсирует это возможностью совместного доступа.

Созданным документом можно поделиться с коллегами в режиме просмотра или редактирования. При этом с одним файлом могут одновременно работать до 100 человек – комментировать, вносить правки, оставлять метки примечаний. И все это – в режиме реального времени. Если в компании работает мультиязычная команда, это не станет препятствием для совместной работы с документом – в Google Docs предусмотрен встроенный переводчик.

Google Sheets

Google Sheets – аналог MS Excel, в котором пользователи создают электронные таблицы. Как и в случае с Google Docs, ключевая фишка Google Sheets – возможность совместной работы с таблицами. Достаточно поделиться ссылкой с коллегами, после чего несколько пользователей могут работать с файлом в режиме реального времени.

Google Sheets – легкий в освоении инструмент за счет интуитивно понятного интерфейса и минималистичного дизайна. Здесь также есть система комментирования. А при необходимости пользователи могут быстро вернуться к предыдущим версиям файла – Google Sheets сохраняет весь процесс работы.

Google Slides

В онлайн-конструкторе Google Slides можно создавать наглядные презентации с помощью слайдов, анимаций и мультимедийного контента. В этом сервисе не столь много функций, как в MS Powerpoint. Зато Google Slides позволяет конструировать презентации в совместном режиме.

Меню Google Slides продумано так, что сервис освоит даже тот, кто никогда ранее не работал с конструкторами презентаций. Здесь все просто и лаконично – есть основной слайд в центре экрана и эскизы слайдов слева. Сверху – панель с инструментами, которые помогут создать интересную и красивую презентацию.

Собирать слайды можно как с нуля, так и с помощью готовых шаблонов. При этом каждый шаблон можно редактировать, добавлять в него текст, графику, видео, диаграммы и таблицы.

Google Keep

Google Keep – приложение для создания заметок и ведения списков. Сервис работает как записная книжка, куда удобно вносить важную информацию и напоминания.

В отличие от Docs, Sheets и Slides делиться ссылками в Google Keep нельзя. Однако созданную заметку можно переслать по электронной почте для дальнейшего совместного редактирования. Простой редактор позволяет настроить цвет и формат текста для каждой заметки, чтобы разделять личные и рабочие записи, а также назначать пользовательские метки.

Google Drive

Google Drive – это мощный инструмент, который позволяет хранить файлы в облаке и легко получать к ним доступ через веб-браузер, рабочий стол или с мобильных устройств.

С помощью Google Drive пользователи могут легко получать доступ к файлам для совместного редактирования и обмениваться ими. Настройками общего доступа управляют администраторы. Например, они могут закрыть возможность обмена файлами с пользователями за пределами компании. Удобный бонус – файлы сервисов Docs, Sheets и Slides не расходуют лимит хранилища.

Google Meet и Chat

Meet – это инструмент для видеоконференций Google Workspace, который позволяет заранее планировать видеозвонки, а Chat – это инструмент для бизнес-чата (похожий на Slack).

За счет интеграции Meet и Chat в Gmail вы можете использовать эти инструменты прямо из электронной почты без необходимости доступа к отдельному приложению. В обоих инструментах предусмотрено совместное управление файлами. Chat поддерживает до 28 языков, а Meet – календарь и функции презентации, имеет возможность прямой трансляции (доступно в плане Enterprise).

Google Currents

На электронной доске объявлений Google Currents коллеги вывешивают сообщения для членов команды. Если Chat – это решение для общения один на один, то Currents создан для общих дискуссий на рабочем месте. Здесь находятся важные уведомления для команды, файлы в общем доступе и обсуждения по проектам.

В пространстве Currents дискуссии можно распределить по тематическим потокам. Также участников обсуждения можно разделять на группы с доступом к определенным веткам обсуждений.

Google Forms

Google Forms позволяют быстро создать опрос или онлайн-викторину для коллег по команде. При этом сервис предусматривает неограниченное количество вопросов и участников. Администратор сервиса может использовать несколько типов вопросов, раскрывающиеся списки и вопросы с кратким ответом. При необходимости к опросу можно подключить загрузку файлов.

Как и большинство сервисов Google, Forms позволяет работать с опросами в совместном режиме. Пользователи Forms автоматически получают доступ к Google Sheets, поэтому ответы на опросы легко изучить более подробно. Здесь можно создавать таблицы и визуализировать данные с помощью графиков и диаграмм. Кроме того, данные опроса можно экспортировать в Excel.

Весь интерфейс Forms сосредоточен вокруг конструктора вопросов. Вы создаете опрос с помощью нескольких кнопок – добавить, копировать или редактировать вопрос. Google Forms интегрирован с Google Drive, поэтому все изменения в опросе автоматически сохраняются в облаке.

Google Calendar

Calendar от Google Workspace разработан так, чтобы пользователи могли легко обмениваться событиями, встречами, задачами и напоминаниями друг с другом. Отдельная полезная функция – «Найти время», которая позволяет просматривать календари нескольких пользователей, чтобы найти свободные слоты. Календарь позволяет импортировать внешние календари, такие как Outlook и iCal, а также синхронизируется с календарями Exchange.

Google Vault

Это приложение для архивации позволяет управлять данными, которые хранятся в Google Workspace, включая электронные письма, чаты и файлы на Google Drive. Он может выполнять поиск, экспортировать и хранить данные, чтобы соответствовать любым нормативным требованиям, применимым к вашей организации.

Google Cloud Search

Google Cloud Search – облачный поисковик, который ищет данные среди приложений Workspace. По сути, это цифровой помощник, который за считанные секунды найдет нужную заметку, письмо или файл.

Преимущества Google Workspace

• Удобство

Все инструменты для повышения производительности офиса в одном месте. С Google Workspace переключение между электронной почтой, документами, календарями и чатом происходит без проблем, что позволяет сэкономить значительное количество времени и усилий.

• Простота использования

Продукты Google Workspace легко адаптируются под текущие задачи.

• Совместная работа

С одним и тем же документом одновременно могут работать несколько членов команды, обмениваясь файлами между собой.

• Облачное решение

Все приложения Google Workspace работают без веб-браузеров, а изменения в документах автоматически сохраняются и вносятся в режиме реального времени.

• Диапазон приложений

Набор инструментов для повышения производительности и совместной работы Google Workspace закрывает подавляющее большинство потребностей.

• Обширное хранилище

В планах Business и Enterprise пользователи получают от 30 ГБ до неограниченного объема хранилища. Кроме того, файлы, созданные в Google Docs, Sheets, Slides и т. д., не расходуют лимит хранилища.

• Доступна бесплатная версия

Многие инструменты (Gmail, Docs, Drive и т. д.) доступны для бесплатного использования с некоторыми ограничениями на объем хранилища и адресом электронной почты @gmail.com. Однако при регистрации в Google Workspace вы получаете бесплатную 14-дневную пробную версию, чтобы настроить профессиональный адрес электронной почты и попробовать дополнительные функции, например консоль администратора.

Google Workspace предусматривает огромное, постоянно растущее количество интеграций (CRM, веб-разработка, креатив, бухгалтерский учет и финансы и т. д.). Это позволяет Google Workspace легко встраиваться в существующие рабочие процессы.

Google workspace что это

Создайте аккаунт Google Workspace со своим текущим рабочим адресом электронной почты и начните пользоваться привычными инструментами вместе с участниками своей команды. Оставайтесь всегда на связи, используя защищенные видеовстречи и чаты, возможности совместной работы над Google Документами, Таблицами и Презентациями, а также 15 ГБ на Диске для хранения файлов в сотнях форматов, включая форматы Microsoft Office.

Бесплатно для вас и вашей команды.
$0 в месяц. Кредитная карта не требуется.

Знакомые и простые в использовании инструменты для работы

Инструменты для совместной работы на базе облачных технологий

Google Документы, Таблицы и Презентации позволяют совместно работать над файлами. Это значит, что у всех в команде всегда будет актуальная версия каждого документа с историей изменений.

Надежная видеосвязь корпоративного уровня

В Google Meet доступно неограниченное число видеовстреч 1:1, а также групповые звонки для трех или более участников длительностью до одного часа.

Простой и безопасный доступ к рабочим файлам

Для хранения файлов у вас будет 15 ГБ на Google Диске на каждого пользователя. Вы сможете работать с документами и предоставлять к ним доступ на мобильном устройстве, планшете и компьютере, а с помощью приложения «Диск для компьютеров» файлы и папки будут синхронизироваться между компьютером и Диском.

Эффективный обмен сообщениями в команде

Прямые личные переписки и чат-группы – Google Chat станет отличным инструментом для общения и обмена файлами с коллегами, работающими в офисе и из дома.

Пользуйтесь преимуществами привычных вам приложений вместе с коллегами – бесплатно

Что входит в Google Workspace Essentials Starter
Презентации

Командная работа в режиме реального времени

Работа с интегрированными сервисами

Какими бы инструментами ни пользовалась ваша команда – таблицы, чаты, видеовстречи или все приложения сразу – вся информация и принятые решения всегда будут зафиксированы и мгновенно доступны.

Совместимость с разными форматами

На Диске можно хранить и совместно редактировать файлы более чем 100 разных форматов, в том числе документы Microsoft Office и PDF, без необходимости конвертировать их.

Управление пользователями
С помощью простой и понятной панели вы сможете с легкостью добавлять и удалять участников команды.
Безопасность и конфиденциальность
Все ваши данные всегда будут под защитой передовых технологий Google.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Развернуть все

Зачем мне Google Workspace Essentials Starter, ведь можно просто использовать отдельные приложения Google?

Версия Google Workspace Essentials Starter предназначена для использования с существующими рабочими адресами электронной почты и помогает наладить совместную работу в командах. Вы бесплатно получаете дополнительные возможности корпоративного класса, включая плагин Microsoft Outlook для Диска и Meet, а также функции для управления участниками команды, например возможность добавлять и удалять пользователей, контролируя таким образом доступ к общим файлам.

Я пользуюсь приложениями Microsoft Office. Поддерживаются ли файлы Microsoft Office в Google Workspace Essentials Starter?

Да. Вы можете загружать файлы Microsoft Office на Google Диск и сразу же редактировать и комментировать их, а также открывать к ним доступ в Google Документах, Таблицах и Презентациях. Все изменения автоматически сохраняются в исходном формате Microsoft Office. Посмотрите справочную статью или видео, чтобы узнать больше.

Когда и сколько нужно будет платить?

Google Workspace Essentials Starter предоставляется бесплатно – без пробного периода и ограничений по времени. Каждый пользователь получает 15 ГБ на Google Диске, которых хватит для хранения сотен или даже тысяч файлов. Если вам понадобится больше места или вы захотите пользоваться дополнительными функциями (длительными видеовстречами с участием трех и более человек, расширенными средствами защиты, круглосуточной поддержкой и т. п.), можно перейти на Google Workspace Enterprise Essentials.

Кому подойдет эта версия: тем, кто работает один, небольшой команде или целой компании?

Google Workspace Essentials Starter – это решение для тех, кто хочет организовать рабочие процессы. Этот вариант подойдет как для небольших, так и для крупных проектов. Вы можете использовать в Google Workspace Essential Starter свой текущий рабочий адрес: ваши контактные данные не изменятся, а ваши файлы останутся под надежной защитой. Google Workspace Essentials Starter можно подстраивать под свои задачи по мере развития компании, добавляя и удаляя пользователей без дополнительной платы.

Сколько пользователей можно добавить в Google Workspace Essentials Starter?

В одном аккаунте может быть до 100 пользователей. В одном домене можно создать несколько таких аккаунтов.

Какие сервисы входят в Google Workspace Essentials Starter?

• Google Диск: централизованное хранилище файлов с защищенным доступом.
• Google Документы: совместная работа над текстовыми документами.
• Google Таблицы: безопасная, эффективная и удобная работа с таблицами в динамично развивающихся организациях.
• Google Презентации: совместная работа над эффектными презентациями.
• Google Meet: надежная видеосвязь для рабочих встреч.
• Google Chat: переписка 1:1 и групповые чаты.
• Google Календарь: онлайн-календари для совместной работы.
• Google Формы: простой и удобный инструмент для опросов и сбора мнений.
• Google Сайты: простое решение для создания сайтов.
• Google Keep: заметки и списки дел.

Чем эта версия отличается от платных подписок Google Workspace?

В платных версиях Google Workspace (Business Starter, Business Standard, Business Plus и Enterprise) предоставляется больше места в хранилище на каждого пользователя, есть расширенные функции видеовстреч, возможность настраивать корпоративные адреса электронной почты, управлять аккаунтом организации в консоли администратора и многое другое. Если вам нужны корпоративные адреса электронной почты, выберите один из тарифных планов Google Workspace по цене от 6 долларов США за пользователя в месяц.

Если создавать фирменные адреса не требуется, но вам нужен расширенный набор возможностей, попробуйте Google Workspace Enterprise Essentials.

Google Workspace

Пакет корпоративных сервисов для совместной работы и автоматизации бизнес-процессов от компании Google.

Похожие на Google Workspace

Описание Google Workspace

Google Workspace (ранее G Suite) — группа облачных инструментов для совместной работы и выстраивания коммуникации в команде. При помощи Workspace компании могут создать внутреннее рабочее пространство для взаимодействия команд и оптимизировать работу с документами, электронной почтой, общением с клиентами и партнёрами. Пакет инструментов от Google позволяет решать задачи и общаться в одном пространстве.

Для сотрудников компании в Workspace руководители создают отдельные аккаунты с электронной почтой на корпоративном домене. При помощи аккаунтов сотрудники могут передавать и работать с документами в Google Документах внутри корпоративного пространства, общаться в Google Meet и Google Chat, вести аккаунт в корпоративной сети Currents и иметь доступ к общему хранилищу на Диске. К возможностям Workspace можно отнести интеграцию корпоративного чата в инструменты Google, его можно использовать создавая и редактирую документы, отвечая на письма, в календаре и других сервисах.

Руководитель управляет аккаунтами пространства при помощи консоли администратора. В ней он может настраивать доступ пользователей, создавать почтовые домены и устанавливать дополнительные параметры защиты, получать подробные отчёты о работе. Также для пользователей доступны решения «Сейф» для защиты электронных документов и Work Insights для получения сведений о эффективности работы.

Основные характеристики Google Workspace:

• Создание электронной почты для сотрудников на домене организации.
• Файловое хранилище размером от 30 ГБ до 5 ТБ для сотрудника.
• Проведение совещаний и конференций до 250 участников.
• Интегрированный корпоративный чат в инструментах.
• Управление доступом сотрудников.
• Дополнительные возможности для работы с документами, таблицами, презентациями и формами.
• Детализированная отчётность о работе сотрудников в сети Workspace.
• Сейф для хранения почты, чатов, документации и файлов.
• Настройка правил хранения информации.
• Редактор для создания сайтов.
• Брендирование аккаунтов.
• Обеспечение дополнительной безопасности пространства.
• Корпоративная социальная сеть.

Интересные факты

1. С октября 2020 «G Suite» больше не существует, так как Google официально объявил, что G Suite стал Google Workspace.
2. По данным Demystifying Desktop, сотрудник переключается в среднем между 30-35 важными приложениями более тысячи раз в день.
3. В ближайшие месяцы в Google Workspace появится функция «Картинка в картинке» для Gmail и Chat, которая даст возможность не только видеть, но и слышать людей, для лучшего взаимодействия.
4. В июне 2021 года Google объявил, что Workspace будет доступен «для всех» с учетной записью Google, что даст потребителям доступ к обновленной версии Gmail, ранее доступной только для платных подписчиков.
5. Чем больше команды используют Google Workspace, тем больше искусственный интеллект подстраивается под работу. Например, он может автоматически подобрать время для встречи исходя из загруженности участников или ИИ помогает подбирать продолжения предложений в почте.
6. Пользователи Google Workspace могут скрывать свою личность при работе с сервисами корпорации. Например, при совместной работе в Документах или Таблицах можно сделать так, чтобы другие пользователи не видели имени и иконки пользователя.

Google Workspace (G suite) — преимущества и недостатки

G suite — это сервис от Google, который позволял организациям использовать решения Google в своих доменах на базе ежемесячной подписки. Первоначально служба называлась «Google Apps для вашего домена». Позже её переименовали в «Google Apps», а в 2016 году — в «G Suite». Позднее G suite несколько изменился и получил новое название — Google Workspace.

Что такое Google Workspace

Сервис позволяет бизнесу использовать набор облачных инструментов вместо локальных решений. Получается, что сервисы Google становятся основой бизнес-процессов компании разного уровня — стартапов, учебных заведений, небольших команд и крупных предприятий.

В исходный набор инструментов входили входили Gmail, Google Talk, Google Calendar и Google Page Creator. Позднее добавились Документы Google, Таблицы, Слайды, Формы, Google Диск, Google Chat и Meet.

Фактически все сервисы и так доступны бесплатно, но в рамках платного Google Workspace они дают больше возможностей, повышая производительность труда и обеспечивая эффективную совместную работу в Google.

Существует несколько моделей подписки на Google Workspace, отвечающие разным потребностям организаций. В 2022 году действуют следующие тарифы:

Преимущества Google Workspace

1. Удобная почта. Google Workspace позволяет сотрудникам заводить собственные учётные записи Gmail с доменным именем компании (пример: andrey@cloud4y.com). При этом вы получаете улучшенную версию онлайн-почтового клиента, которым вы, вероятно, уже пользуетесь. Улучшенную — и без рекламы.
2. Расширенный календарь. Одним из преимуществ использования Google Календаря в Google Workspace является возможность создания нескольких календарей, доступных всем сотрудникам вашей компании (или даже группе пользователей). Например, вам может понадобиться групповой календарь для регулярных собраний или празднований ДР коллег. Прикрепление всех ваших сотрудников к одной организации делает подобные задачи ещё проще по сравнению с бесплатной версией.
3. Google Диск. Вы получаете удобный и простой поиск файлов в облачном хранилище, а также возможности совместной работы с коллегами в Документах, Таблицах и Презентациях. Базовые планы Google Workspace предусматривают 30 ГБ хранилища для каждого сотрудника. Подписки более высокого уровня предоставляют неограниченное хранилище, поэтому у вас всегда будет достаточно места для ваших файлов. А если у вас небольшая команда с числом пользователей менее 5, вы получаете только 1 ТБ на пользователя.
4. Документы. Документы Google и электронные таблицы, созданные непосредственно в Google Workspace, не учитываются в вашем объеме хранилища. Вы можете импортировать документы Google в WordPress, создавать и редактировать текстовые документы и электронные таблицы прямо в вашем браузере. Мгновенное редактирование файлов Microsoft Word, Excel и PDF (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods). С февраля 2018 года вы можете работать с файлами Microsoft Office без необходимости автоматического преобразования в формат Google. Ваши файлы вы можете экспортировать в сторонние форматы. Это упрощает совместную работу с другими людьми или компаниями и позволяет отправлять файлы туда и обратно без необходимости установки или покупки дополнительного ПО.
5. Google Keep. Этот инструмент для ведения заметок может стать удобным способом сохранить часто задаваемые вопросы от клиентов в одном удобном месте, чтобы ответственные сотрудники могли видеть эти вопросы. Создавайте списки дел, заметки и устанавливайте напоминания, чтобы оставаться в курсе событий. Все синхронизируется на ваших устройствах, так что самое важное всегда под рукой. Легко делитесь ими со своей командой и архивируйте их, когда закончите.
6. Консоль администратора Google Workspace. Консоль Позволяет чётко управлять своей учётной записью. В одном окне вы можете делать всё — добавлять новых пользователей и группы, управлять устройствами, настраивать параметры безопасности (например, 2-факторную аутентификацию), добавлять новые Gmail-учётки для доменов новых сотрудников.
7. Google чат. Это выделенное групповое рабочее пространство с индивидуальным и групповым чатом. Google чат включен бесплатно во все планы Google Workspace.
8. Google Meet. Google Meet упрощает видеозвонки и конференции. Meet полностью интегрирован с Google Workspace, поэтому вы можете присоединяться к собраниям непосредственно из календаря событий или приглашения по электронной почте. Если вы используете корпоративную версию Google Workspace, то можете звонить, когда люди находятся в дороге или, возможно, без доступа в интернет.

Бесплатный тестовый доступ к облаку на 30 днейПолучить

Недостатки Google Workspace

У решения не так много недостатков, но кое-какие проблемы всё же есть. Первая и главная сложность — процесс покупки Google Workspace. Напрямую купить подписку может быть трудно, придётся платить валютой, а бухгалтерии сложно получить от Google необходимые по закону отчётные документы (счета, акты). Есть и другие сложности:

• Google Workspace полностью зависим от интернета, никакого дополнительного софта не ставится. Если вы привыкли пользоваться Microsoft Office, то, вероятно, обнаружите, что Google Docs и Sheets не столь эффективны.
• Облачный Office 365 уверенно завоёвывает корпоративный рынок, в то время как Google Workspace ещё не может похвастаться успешностью.
• Office 365 предлагает больше места для хранения с места. Недостаток спорный, поскольку Google Workspace предлагает неограниченное хранилище, если вы перейдёте на более высокие тарифные планы.

Выводы

Рекомендуем принимать решение о том, пользоваться или нет Google Workspace, ориентируясь на реальные потребности вашего бизнеса. В некоторых случаях бывает удобно использовать платные сервисы от Google, но иногда имеет смысл настроить виртуальную инфраструктуру у локального облачного провайдера, чтобы получить ещё больше возможностей за сопоставимые деньги.