Получение приглашений
Чтобы получить отправленное вам приглашение, нажмите кнопку обновления:
Входящие приглашения появятся в разделе Контрагенты → Приглашения. Цифра в скобках указывает на количество новых приглашений. Для быстрого поиска новых входящих приглашений в строке Статус выберите Получено приглашение:
Если в реестре приглашений есть Входящие и Исходящие приглашения, то будут отображаться два соответствующих раздела:
Если входящих или исходящих приглашений нет, разделы отображаться не будут.
Для работы с приглашениями откройте соответствующий раздел:
Чтобы принять или отклонить приглашение, нажмите кнопку Принять или Отклонить:
Или нажмите на статус приглашения (1) и в открывшемся окне выберите необходимое действие (2):
Можно Принять или Отклонить сразу несколько приглашений. Для этого выберите несколько приглашений и нажмите кнопку Принять или Отклонить :
Если контрагент отправит вам приглашение, то на электронную почту, указанную вами в процессе регистрации, поступит письмо с информацией о приглашении. Для перехода к приглашению нажмите кнопку Подробнее:
Входящие приглашения отображаются на вкладке Приглашения → Входящие:
Для приема приглашения установите курсор на требуемую запись и нажмите кнопку Принять:
Отобразится информация об успешном приеме приглашения:
Добавленный контрагент будет перемещен в реестр Контрагенты → Мои контрагенты:
Чтобы отклонить приглашение, установите курсор на требуемую запись и нажмите кнопку Отклонить:
Чтобы отправить контрагента в черный список, нажмите Заблокировать:
Для массовой обработки входящих приглашений на вкладке Входящие отметьте чекбокс рядом с колонкой Наименование контрагента либо отметьте только требуемые записи (1). В поле выше выберите действие: Принять (2), Отклонить (3) или Заблокировать (4):
Приглашение нового контрагента
В системе Астрал Онлайн в разделе Контрагенты реализована возможность отправки приглашений контрагентам для присоединения к электронному документообороту для обмена юридически значимыми документами по телекоммуникационным каналам связи.
Для приглашения контрагента перейдите на вкладку Контакты → Пригласить нового:
В открывшемся окне в строке поиска введите ИНН организации, которую хотите пригласить, и нажмите кнопку Искать:
Система проведет поиск данного контрагента и сообщит вам результаты. Итогами поиска может стать сообщение трех видов:
- работает в Астрал Онлайн;
- подключен к ЭДО;
- не работает в ЭДО.
Статус «Работает в Астрал Онлайн» означает, что контрагент подключен к системе ЭДО у оператора «АО КАЛУГА АСТРАЛ».
Статус «Подключен ЭДО» означает, что контрагент подключен к системе ЭДО у другого оператора ЭДО, и Вы можете отправить ему приглашение на обмен электронными документами.
Статус «Не работает в ЭДО» означает, что контрагент не подключен к системе электронного документооборота какого-либо оператора, и приглашение для подключения к системе ЭДО можно отправить ему, используя адрес электронной почты контрагента либо идентификатор контрагента.
Далее произойдет поиск организации по ИНН. Выделите организацию с помощью флажка и нажмите кнопку Отправить приглашение.
Если организация отображается в окне результата поиска, то организация зарегистрирована. Отправка приглашения невозможна организации, которая еще не прошла регистрацию.
Появится окно «Добавление контрагента по реквизитам». Выберите способ, которым вы хотите пригласить контрагента, Email либо Идентификатор и нажмите кнопку Отправить:
В случае если вы планируете отправить приглашения сразу нескольким контрагентам, воспользуйтесь кнопкой Загрузить файл со списком ИНН, выберите файл и нажмите кнопку Открыть:
Система произведет поиск всех организации по ИНН из файла и отобразит список найденных организаций:
Если в списке есть контрагент с индикатором красного цвета, то его необходимо приглашать отдельно по электронной почте либо по идентификатору.
Если такой контрагент попадает в выделенный список контрагентов с идентификаторами, то кнопка отправить приглашение будет не активна.
Для того чтобы отправить контрагентам приглашения, отметьте необходимые организации флажком и нажмите кнопку Отправить приглашение.
Формат файла со списком ИНН должен быть XLS или CSV. Чаще всего списки контрагентов выгружаются из 1С.
Необходимо, чтобы в загружаемом файле был отдельный столбец с наименованием ИНН или inn, иначе загрузка не произойдет.
Для корректности работы системы обратите внимание, что максимальное количество позицией в списке при массовой загрузке не должно превышать 1000 контрагентов.
В загружаемом списке контрагентов допустимо указывать адреса электронной почты Ваших контрагентов для дальнейшей массовой рассылки приглашений.
Ознакомьтесь с информацией, содержащейся в окне «Добавление контрагента по реквизитам», и в случае если информация в нем заполнена корректно, нажмите кнопку Отправить. В случае если Вы хотите изменить текст приглашения, выделите текст в приглашении и замените его на новый.
Получение и принятие приглашения от контрагента
Если Ваша организация планирует получать электронные документы от контрагентов отсутствующих в информационной базе, то перед началом обмена рекомендуется установить флаг «Создавать контрагентов автоматически» (Администрирование – Обмен электронными документами – Обмен с контрагентами). Контрагенты будут создаваться при получении документов и приглашений.
Для того чтобы получить входящее приглашение от контрагента необходимо перейти в Текущие дела ЭДО и нажать «Отправить и получить».
Входящая настройка отобразится в группе «Приглашения».
Для последующей работы с данным контрагентом необходимо согласиться с приглашением, нажав кнопку «Принять».
После этого соответствующая настройка появится в Настройках ЭДО.
Теперь организация может получать документы от данного контрагента.
Также вам может быть интересно:
Получение и ответ на приглашение
Если контрагент отправит вам приглашение, то на электронную почту, указанную вами в процессе регистрации, поступит письмо с информацией о приглашении:
Нажмите кнопку Подробнее. Будет осуществлен переход в реестр Приглашения → Входящие:
Для приема приглашения установите курсор на требуемую запись и нажмите кнопку Принять:
Отобразится информация об успешном приеме приглашения:
Добавленный контрагент будет перемещен в реестр Контрагенты → Мои контрагенты: