Как изменить штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3
Программа Зарплата и управление персоналом 3.1 позволяет вести учет штатного расписания (в дальнейшем по тексту ШР) несколькими способами: 1. Без истории изменения ШР 2. Вести учет изменения ШР. Рассмотрим в каждом из случаев, как происходит изменения ШР, какими документами необходимо это отражать.
1 Способ. Ведение ШР без сохранения истории. Для учета ШР в программе необходимо включить соответствующую настройку. Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания. 
В настройках устанавливаем галочку «Ведется штатное расписание», галочку «Ведется история изменения штатного расписания» не ставим. 
Можем включить проверку на соответствие кадровых документов ШР. Данная проверка при проведении кадровых документов в случае нахождения расхождений данных по документам и по данных указанных в позиции будет выдавать предупреждение: 
В настройках можно установить, что использовать в ШР «вилку» окладов и надбавок, а также вести учет категорий и разрядов. Если история изменения ШР не ведется, то для того, чтобы сформировать новую штатную единицу или внести изменения по текущей необходимо:
- вновь открытая позиция в штатном расписании добавляется непосредственно в справочник «Штатное расписание»;
- для того чтобы позиция была действующая, устанавливаем галочку «Позиция утверждена»;
- для изменения позиции в штатном расписании заходим в текущую карточку позиции и вносим изменения, при этом предыдущие данные будут потеряны;
- для закрытия позиции необходимо в карточке установить отметку «Закрыта и больше не используется».
На примере создадим в организации новую позицию в ШР в производственном подразделении для должности Сторож.
Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.
По кнопке «Создать» создаем новую позицию в ШР.
В открывшейся карточке заполняем необходимые поля и ставим галочку «Позиция утверждена» и указываем дату утверждения новой позиции.
В справочнике «Штатное расписание» можно будет увидеть данную позицию и дату её утверждения:
В справочнике также можно настроить видимость закрытых и не утвержденных позиции. Для этого в нижнем поле справочника необходимо проставить соответствующие галочки:
2 Способ. Ведение ШР с сохранением истории изменения.
Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.
В настройках устанавливаем галочку «Ведется ШР» и «Ведется история изменения ШР».
С данной настройкой появляется возможность вести учет изменений в ШР, при этом все изменения вносятся через специализированные документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».
Становится не доступна возможность редактирования информации непосредственно в карточке позиции ШР.
Т.к учет ведется через специализированные документы, то в них фиксируется дата внесения изменений, это позволяет в дальнейшем формировать отчет по ШР на определенную дату, где данные будут отражаться в соответствии с действующим на эту дату ШР.
Рассмотрим на примере, как создается новая позиция в ШР и как по ней внести изменения с определенной даты.
Создадим в производственном подразделении позицию для должности Бухгалтер.
Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.
Переходим по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание».
В данном журнале хранятся все документы, которыми вносились изменения в ШР. По кнопке «Создать» программа предлагает создать документы «Утверждение ШР» или «Изменение ШР».
Документ «Утверждения ШР» вводится в случае первоначального ввода всех позиций ШР. Однако его можно использовать и в случае когда происходит глобальное изменение ШР, которое затронет многие подразделения или позиции.
Если изменения в позициях ШР небольшие, например открыта новая должность, или внесены изменения по окладам, количествам ставок, то можно воспользоваться документов «Изменение ШР».
Добавим позицию в уже имеющееся ШР, для этого воспользуемся документом «Изменение ШР».
Т.к данная позиция новая, то в документе по кнопке «Добавить» добавляем новую позицию и заполняем поля:
В документе позиции ШР отражаются разными цветами:
- зеленый — добавлена новая позиция;
- красный — закрыта позиция;
- синий — изменения по существующей позиции;
- черный — изменений в позицию не вносились.
После сохранения документа, в справочнике «Штатное расписание» отразится новая позиция с датой открытия 01.04.2021г.
Если в справочнике установлены галочки «Показывать не утвержденные позиции» и «Показывать закрытые позиции», то справочник будет отражаться следующим образом:
Мы увидим закрытые позиции, действующие, не утвержденные и помеченные на удаление (возможно были заведены не корректно).
Для того, чтобы просмотреть действующее ШР на определенную дату, воспользуемся отчетом в разделе Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание (Т-3).
В открывшемся отчете ставим дату на которую необходимо сформировать ШР и в настройках можем установить отбор по подразделению, в нашем примере, это производственное подразделение.
Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.
Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.
*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)
Штатное расписание в Бухгалтерии 3.0
Отчет Штатные сотрудники вместо Штатного расписания
Штатного расписания в Бухгалтерия 3.0 как отдельного документа/отчета нет, но есть отчет Зарплата и кадры — Отчеты по кадрам — Штатные сотрудники, который после должной правки предоставит вам необходимую для заполнения штатного расписания информацию в табличной форме.
По умолчанию отчет имеет следующий вид.
Нажмем Настройка и затем Расширенный, чтобы получить полный контроль над настройками отчета.
Нам следует сделать две вещи — на вкладке Фильтр дополнить его теми сотрудниками, которые уже уволены, а на вкладке Поля и сортировки также убрать лишние поля.
Расширенный — Фильтры
Снимаем флаг с группы Или, которая отфильтровывает уволенных.
Расширенный — Поля и сортировки
Снимаем флаги с ненужных полей
Сохраним наш новый вариант отчета.
Отчет сохранен. Теперь данные отчета можно использовать для выгрузки в Excel, например, чтобы легче заполнить имеющуюся унифицированную форму Т-3.
Где в 1с бухгалтерия 8.3 штатное расписание
Для того, чтобы вести штатное расписание нужно провести следующие настройки:
Заходит Настройки — Кадровый учет
Далее по ссылке «Настройка штатного расписания». Там необходимо установить флаг «Ведется штатное расписание».
Также в настройках можно установить дополнительные настройки такие как автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию, ведение истории изменений штатного расписания, использование «вилки» окладов и надбавок. По необходимости выставляем нужные флаги. После чего нужно для сохранения настройки нажимаем на кнопку «Сохранить и закрыть».
Если ведение штатного расписания в настройках не установлено, то будет использоваться для кадрового учета будет только справочник «Должности».
Штатное расписание располагается в разделе «Кадры»
Далее по работе с данным разделом важно установлена ли в настройках как было указано выше флаг «Ведется история изменений штатного расписания».
Если данный флаг не установлен то нельзя будет увидеть изменения происходившие в прошлое время. При внесении какого либо изменения в позицию штатного распивания, достаточно открыть нужную позицию в штатом расписании, открыть ее и исправить что нужно.
Если флаг уставлен, то история будет храниться, а если необходимо утвердить или внести изменения в штатное расписание, то для этого понадобится заводить соответствующие документы.
Рассмотрим случай ведения истории изменения штатного расписания.
Открыли штатное расписание как описано выше. В открывшемся окне есть возможность в удобном виде вывести список штатного расписания с помощью кнопки «Вид списка». Одноуровненый — сплошной список со всеми позициями штатного расписания. Иерархический — список разбитый по структурным подразделениям, доступен только при выбранной организации в соответствующем поле в шапке.
Структура предприятия — при наличии нескольких организаций появляется общий список всего предприятия, в этом случае ненужно выбирать организацию для выведения данных штатного расписания.
Также есть возможность печати ряда документов (Штатное расписание, штатное расписание на подпись, соблюдение штатного расписания, анализ штатного расписания, начисления позиций штатного распиания, оклады надбавки и фот штатного расписания) в данном окне. При нажатии на данную кнопку и выборе из меню любой позиции откроется соответствующий отчет, который можно будет распечатать.
В нижней части есть возможность установить следующие вспомогательные флаги:
— Показать неутвержденные позиции. При установке данного флага в списке появятся позиции по которым нет документа утверждения штатного расписания. В списке данные позиции будут выделены жирным шрифтом
— Показать закрытые позиции. При установке данного флага в список выведутся закрытые на текущий момент позиции. Они будут вычеркнуты.
Разлбе6рем как работать со штатным расписанием. Для этого в шапке есть ряд ссылок относящиеся к ведению штатного расписания:
— Открыть документ, утвердивший штатное расписание. В списке можно выбрать любую позицию и нажав на эту ссылку откроется документ утверждения штатного расписания, по которому была позиция заведена в штат.
— Документы, изменения штатного расписания. При нажатии на данную ссылку откроется список всех документов утверждения и изменения штатного расписания.
— Утвердить новое штатное расписание. При нажатии на эту ссылку создается форма нового документа. В шапке необходимо укажите организацию и месяц вступления в силу штатного расписания (Обратите внимание что действие этого документа всегда начитается только с первого числа указанного месяца).
С помощью кнопок «Добавить позицию»(добавляется пустая строка для ручного заполнения данных) или «Подбор» (открывается список должностей для выбора) можно вносить данные в документ.
При попытке добавить позицию открывается специальное окно в которое вносятся все данные по позиции штатного распивания
Нужно заполнить подразделение и должность (можно через ссылку «Показать все» что позволит вывести список для подбора) после чего станет доступно вкладка «Оплата труда» (куда по кнопке «Добавить» вносятся данные по начислениям) и «Дополнительно» (где вносится информация по отпуску, трудовым функциям и условиям приема на работу)
Важно заполнять максимально все предложенные поля — они автоматически будут подтягиваться в другие документы например прием на работу.
После заполнения всех данных для внесения их в документ нужно нажать кнопку «ОК»
— Изменение текущего штатного расписания. При нажатии на данную ссылку откроется форма для внесения изменений. Для этого есть кнопки
* «Добавить позицию» (работает аналогично тому как описано выше),
*«Изменить позицию» (аналогично подбору, но выдает список утвержденных позиций для выбора),
*«Закрыть позицию» (необходима для закрытия позиции штатного расписания. Обратите внимание, что при попытке удалить строчку из документа она не удаляется, а выдается сообщение предлагающее закрыть позицию или удалить строчку из документа)
* «Заполнить показатели» (при нажатии выдается форма которая позволяет у всех позиций документа проставить одинаковые значения в поля формы, при этом можно не просто внести фиксированное значение, но например увеличить позиции на одинаковую сумму)
Обратите внимание что в отличие от документа утверждения штатного расписания документ изменения вступает с определенной даты (поле «Дата изменения»).
Для того чтобы оба вида документов вступили в силу нужно после их заполнения нажать кнопку Провести/Провести и закрыть, а если данные нужно просто сохранить без вступления в силу данных документов нажмите «Записать».
Штатное расписание в 1С 8.3
Планирование количества персонала и ФОТ, кадровое администрирование, штатное расписание, учет рабочего времени.
Настройка штатного расписания в 1С:ЗУП
Оплата за результат. Сертификат качества ISO 9001:2015. Гарантия 12 месяцев, прописывается в договоре.
от 2 800 руб.
Сопровождение 1С:ЗУП
Поддержка вашей работы в 1С, регулярные консультации, помощь в формировании штатного расписания
от 800 руб.
При первом открытии любой программы 1С автоматически запускается Стартовый помощник: пользователь может сразу сделать первоначальную настройку информационной базы, просто установив соответствующие флажки. Нас интересует, как активировать, настроить и ввести новое штатное расписание
ЗУП версии 3.1 предусматривает три способа его ведения:
- Оно не ведется, поэтому в кадровом учете используется справочник «Должности». Так могут вести учет небольшие коммерческие фирмы, но при этом отчетность в органы статистики им приходится формировать вручную*;
- В кадровом учете используется соответствующий справочник для формирования печатного экземпляра, что избавляет от проверки соответствия работников «штатке».
- К позиции штатного расписания «привязываются» один или несколько сотрудников. Это оптимальный вариант для крупных компаний и государственных учреждений.
*При этом флажок «Использовать…» не ставится, но следующие варианты его проставления требуют обязательно.
Важно отметить, что, если вы настраиваете 1С ЗУП 3 впервые и пропустили установку флажка «Использовать штатное расписание» можно будет сделать это позже, но уже в разделе «Настройка», как показано на рисунке ниже.
Предлагаем подробнее рассмотреть следующие опции:
Опция, указанная на рисунке ниже, отвечает за проверку соответствия кадровых документов штатному расписанию и предупреждает в случае обнаружения ошибки.
Следующая опция позволяет не только сохранять историю ведения штатного расписания, но и строить отчеты за любой период, в котором будут отражаться все изменения. При отсутствии опции в справочнике штатного расписания будет храниться только последнее значение. Но, на основании нашего многолетнего опыта работы, хотелось бы отметить, что ведение учета с сохранением истории наиболее удобно, информативно.
Если в системе необходимо учитывать разряды и категории, то необходимо включить опцию, указанную на рисунке ниже. При этом данные (категория и разряд) в документах кадрового учета устанавливаются автоматически.
Для настройки печатной формы штатного расписания отвечает опция, изображенная на рисунке ниже, с указанием способа отображения надбавок.
Программа 1С ЗУП 3 позволяет пользователю осуществлять бронирование позиций штатного расписания, указывая при этом количество дней по факту окончания которых забронированные позиции будут освобождены. Если вы хотели бы использовать эту функцию в своей работе вам нужно открыть окно меню настройка штатного расписания и поставить флажок «Использовать бронирование», указав при этом количество дней бронирования.
Настройки подразделений
Формируем подразделения организации в разделе «Настройка/Подразделения».
Рассмотрим окно отображения подразделений.
В его верхней части выведено поле «Организация». Если поставить флажок и выбрать интересующую вас организацию, то в список войдут только ее отделы. Для удобства списку подразделений можно задать три режима просмотра, нажав «Еще»:
- «Иерархический список» отобразит не все отделы, а только выбранные и те, что находятся выше в иерархии.
- «Список» отобразит все отделы подряд, не показывая вложенности в вышестоящие;
- Наиболее удобен вариант «Дерево», демонстрирующий все отделы, и куда они вложены.
Настройка должностей
Для создания новой должности нажимается «Создать» и вносятся должности. Внесение их наименований вручную – способ простой, но не оптимальный.
Более правильно вносить должности через «Подбор из ОКПДТР», выбрав их из перечня должностей.
Если должность выбрана, то в перечне она становится серой, неактивной.
Закрыв ОКПДТР, мы увидим, что новая должность выделена жирным шрифтом. То есть программа нас предупреждает, что это новая, еще не действующая запись.
Чтобы должность можно было использовать для работы, надо открыть ее и включить «Позиция утверждена» (с 1 января текущего года). С версии 3.1.5 программы ЗУП в карточке должности введена строка «Данные для заполнения отчетности»:
- Код по ОКПДТР
- Контрольное число
- Категория*.
*Они нужны при заполнении формы статистики 57-Т, поэтому если ввести новую должность просто по кнопке «Создать, отчетность придется формировать вручную.
Чтобы создать расписание мы «связали» друг с другом «Подразделение» и «Должность» (их можно внести заранее или одновременно с созданием элементов нашей «штатки»).
История ведения
Существует два варианта ведения расписания:
- Без ведения истории*;
- С историей изменения**.
*Вид без истории изменений:
**Вид с историей изменения, с документами изменения:
Подробнее рассмотрим вариант с историей через активацию «Утверждать штатное расписание специальным документом и вести историю его изменения».
После наших действий изменения в расписании возможны только с помощью специальных документов утверждения* и изменения, поэтому просто так открыть штатную единицу и поменять ее содержание не получится.
*Если в списке есть несколько документов, предыдущий документ можно открыть только для просмотра, но отредактировать нельзя. Чтобы появилась такая возможность, нужно сначала отключить изменения более позднего документа, для этого отменить проведение документа.
Работа с должностями в программе ЗУП
Ввести новую должность при варианте ведения «штатки» без истории можно, поставив флажок «Должность введена в штатное расписание» и дату, с которой должность действует (при окончании действия должности ставится флажок «Должность исключена …» и дата).
При работе с должностью (вариант ведения истории изменений) даты введения и исключения должности из штатного расписания не активны и выделены бледным цветом, поэтому невозможно поставить флажок. Дата и флажок проставляются автоматически после проведения документа «Утверждение» (о котором упоминалось ранее).
Сама должность, введенная в режиме «С историей изменения …», выглядит следующим образом:
Автоматизация кадрового учета
Планирование количества персонала и ФОТ, кадровое администрирование, штатное расписание, учет рабочего времени
Доработка 1С:ЗУП
Доработаем учет штатного расписания под ваши бизнес-процессы. Предоставляем гарантии на услуги!
от 2 800 руб.
В заключение хотелось бы заметить, что без истории изменений штатного расписания создавать и редактировать его проще, но нельзя вывести печатную форму или сформировать отчет по состоянию на любую дату. Если, например, у вас в отделе продаж было две штатных единицы менеджера на 28 февраля, а с первого марта у вас вводится еще одна должность, то есть будет их всего три. Вы вводите новую должность в то же подразделение, но это уже будет другая позиция, что приведет к появлению второй строки. То есть первая строка будет содержать две позиции менеджера, а вторая – еще одну сходную должность. Это говорит о том, что без ведения истории изменения «штатки» отредактировать штатную позицию красиво не получится.