Как в Эксель проставить даты по порядку автоматически?
Даты по порядку в Excel проставить достаточно просто.
Если нужны даты по порядку по дням, то достаточно просто ввести в ячейку нужную дату, выделить ячейку и протянуть вниз.
Если, например, вы делаете отчет за какой-то период, например, год и вам нужно, чтобы были данные на первое число каждого месяца, то в первую ячейку столбца нужно ввести 01.01.2021, во вторую — 01.02.2021, выделить обе ячейки и протянуть вниз.
Если нужно чтобы поменялись только годы, то нужно поступить аналогично смене месяцев, только для годов.
Допустим, у вас есть готовая таблица с какими-то датами, которые не упорядочены в хронологическом порядке, и вы хотите их упорядочить. Для этого нужно выделить столбец с датами и выбрать на вкладке Главная пункт меню «Сортировка» и «Сортировка от старых к новым».
Далее соглашаемся автоматически расширить выделенный диапазон, чтобы отсортировались все столбцы таблицы.
В результате получаем список дат в хронологическом порядке.
Как в эксель проставить даты по порядку автоматически
Автозаполнение рабочими днями
Для того, чтобы быстро заполнить таблицу датами и днями недели, с учетом выходных дней (без учета праздничных дней),
можно воспользоваться автозаполнением со специальным режимом «Заполнить по рабочим дням».
- Вносим в ячейки дату первого дня недели и день недели (Пн).
- «Протягиваем» до необходимого к-ва дней.
- Нажимаем на значок с «+» выбора режимов автозаполнения и выбираем «Заполнить по рабочим дням». Из сформированного списка будут удалены даты и дни недели, соответствующие выходным дням.
Аналогично можно заполнить список по определенным датам за каждый месяц или год (например ежемесячные или ежегодные даты выплат)
Если материал Вам понравился или даже пригодился, Вы можете поблагодарить автора, переведя определенную сумму по кнопке ниже:
Как в эксель проставить даты по порядку автоматически
Довольно часто в кабинет поддержки курса «Excel бизнес-анализ и прогнозирование» приходят запросы на помощь в создании графиков работы, автоматических заполнений табелей учёта рабочего времени и т.п….
В сегодняшнем «кейсе» мы немного коснёмся данной темы, а именно – научимся формировать список дат за текущий месяц и определять, какие из них являются рабочими, а какие выходными и праздничными (ведь от этого может зависеть размер оплаты). В последующих «кейсах» мы периодически будем возвращаться к данной теме, наполняя нашу таблицу данными, моделируя разные ситуации (ночные/дневные смены, неполные рабочие дни и т.п.).
Начнём с простого, попробуем сформировать перечень дат необходимого месяца (в примере будем делать это в вертикальном диапазоне, для наглядности), но можно организовать и в горизонтальном направлении.
Первую дату месяца можем «собрать» с помощью функции ДАТА (DATE), она нам позволяет нам создать дату из номера года, месяца и дня.
Можем написать формулу примерно так:
=ДАТА(B2;B1;1) =DATE(B2;B1;1)
На месте аргумента «день» мы поставили 1, чтобы получить первое число месяца.
Теперь найдем последнюю дату месяца. Для этого мы можем использовать функцию КОНМЕСЯЦА (EOMONTH)
Первым аргументом функции можем указать начальную дату месяца, которую мы определили на предыдущем шаге.
Что касается аргумента «Число_месяцев» — тут нам нужно поставить 0, потому что нам не нужно сдвигаться на следующие/предыдущие месяцы, а остаться в текущем.
=КОНМЕСЯЦА(E1;0) =EOMONTH(E1;0)
Если в результате Вы увидели не дату а пятизначное число – просто поменяйте формат ячейки на «Дата»…
Теперь можем приступить к формированию диапазона дат.
Первая дата – делаем ссылку на ячейку с датой начала месяца.
Чтобы получить все последующие даты нужно добавлять к предыдущей дате 1 день и следить за тем, чтобы получившаяся дата не была больше даты окончания месяца.
Формула может быть следующей:
Обратите внимание, что ячейку с датой конца месяца нужно зафиксировать, чтобы она не «уползла» при копировании формулы на другие ячейки.
Протянув формулу вниз (на 30 ячеек), мы получили правильный результат…
и теперь при смене месяца и года (ячейки B1, B2) будут формироваться даты соответствующего периода.
Правда, если поставить 2 месяц, то в последних ячейках будут ошибки (в феврале меньше дней и формула ссылается на ячейку с пустым значением), поэтому рекомендую дополнить формулу функцией ЕСЛИОШИБКА (IFERROR) – в первом её аргументе размещаем выражение и если оно будет выдавать ячейку, функция подставит значение второго аргумента.
Следующим шагом сделаем организацию автоматического выделения цветом выходных дней. Сделаем мы это с помощью инструмента Условное форматирование (Conditional formatting), который находится на вкладке Главная (Home).
В нём есть готовые наборы правил, но они нам не подходят – будем писать своё правило.
- Выделяем диапазон ячеек, для которых нужно применять форматирование.
- На вкладке Главная, выбираем Условное форматирование и в выпадающем списке пункт Создать правил
В верхней части появившегося окна выбираем самый нижний пункт «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек», в поле ниже вводим формулу:
И выбираем формат ячеек, который нужно применять если условие формулы выполняется.
Обратите внимание, что в формуле мы ячейки не фиксировали, потому что в Условном форматировании она будет автоматически скопирована на остальные (выделенные) ячейки, а если зафиксировать ячейку G1, то правило будет проверять значения только в ней и применять на остальные вне зависимости от их значений.
Также в функции ДЕНЬНЕД (WEEKDAY) мы указали второй (необязательный) аргумент – 2, чтобы дни недели нумеровались в привычном для нас порядке – с понедельника по воскресенье, потому что по умолчанию идёт нумерация с воскресенья по субботу.
Нажав «ОК» мы можем увидеть результат – подсвеченные цветом ячейки с датами, дни недели которых являются субботой или воскресеньем. При смене месяца/года ячейки будут автоматически перекрашиваться.
Но это ещё не всё, ведь не только суббота и воскресенье могут быть выходными, более того некоторые субботы могут быть рабочими – это нам тоже нужно учесть. Это и будет темой нашего следующего «кейса».
Для тех кто хочет комплексно изучить Excel, понять его суть, логику и принципы работы курс «Excel бизнес-анализ и прогнозирование»
Кроме 27 часов материала, 12 домашних заданий и курсового проекта в чате онлайн поддержки вы сможете задавать свои вопросы и получать подобные подсказки в решение Ваших трудностей по работе с Excel.
Детально ознакомиться с программой курса, наполнением пакетов и ценами можно тут.
Автор статьи тренер DATAbi Михаил Беленчук
Больше об EXCEL вы сможете узнать на нашем курсе
Автозаполнение ячеек в Excel
Автозаполнение ячеек Excel – это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет. Аналогичным образом создается список из названий месяцев.
Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.
Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.
На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.
Автозаполнение в Excel из списка данных
Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.
В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.
Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.
Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.
Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.
В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).
Посередине выбирается нужный тип:
- арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
- геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
- даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:
-
-
- день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
- рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
- месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
- год – меняются только годы
- автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).
Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.
Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.
Автозаполнение чисел с помощью мыши
Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.
Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.
Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.
Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.
При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.
Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.
Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.
Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.
Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.
Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.
Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.
Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.
Автозаполнение дат с помощью мыши
Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.
По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).
Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.
Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.
На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.
-