Как в сбис отправить акт сверки контрагенту

Зачем необходимо автоматизировать сверку с контрагентами?

Подберем лучшую программу для отчетности и документооборота. Получите выгодное предложение.

Бухгалтерская сверка, традиционно, является одной из наиболее сложных задач для любой компании, потому что отнимает немало трудовых и временных ресурсов. Однако, с каждым годом на рынке появляются все новые и новые средства для автоматизации отчетности, сверок и других процессов в области бухгалтерского учета, поэтому при своевременном выявлении соответствующей потребности любая организация может успешно решить ее.

И тогда, ручная сверка платежей со всеми контрагентами просто не потребуется, потому что в программе все будет сделано автоматически. Если вы устали от постоянных сверок взаимных расчетов из-за часто случающихся расхождений, тогда рекомендуем вам обратить внимание на СБИС Электронная отчетность. Этот сервис создан для того, чтобы облегчить задачи, касающиеся формирования отчетности, расчетов и проведения платежей. Программа объединяет в себе разнонаправленный функционал, поэтому позволит вашей организации оптимизировать различные процессы финансово-учетного подразделения.

Даже если вы используете специальный сервис Электронный документооборот, объем документации, которой вы обмениваетесь со своими партнерами и поставщиками (отправка одних только актов сверки с контрагентами чего стоит!) сократится в разы! Таким образом, вы не только упростите жизнь своим бухгалтерам, но и оптимизируете затраты на обмен бумагами. Это особенно актуально для компаний, которые еще не используют специальные программы для автоматизации документооборота, ведь значительной статьей затрат у них до сих пор являются почтовые и курьерские расходы. Если вас заинтересовал СБИС Электронный документооборот, то вы можете заказать его у нас. Просто обратитесь к нашим специалистам! Кстати, и для его использования, и для работы в СБИС Электронная отчетность, необходимо заказать квалифицированную электронную подпись, что можно сделать очень просто и быстро на сайте нашего Центра ЭЦП.

Конечно, на первый взгляд кажется, что требуется слишком многое – и покупка ЭЦП, и приобретение лицензий различного программного обеспечения, но, тем не менее, это того стоит, ведь в результате сверка с поставщиками перестанет быть вашей проблемой!

Автоматизация сверок с контрагентами

Многие считают, что в этом незаметном для бизнеса процессе нет ничего сложного и трудоемкого. Однако, это совсем не так. Согласно требованиям законов, каждая организация должна каждый год в процессе подготовки годовой отчетности запрашивать сверку с каждого контрагента, инвентаризуя, тем самым, взаимные обязательства. Кроме того, может возникнуть и другая необходимость произвести сверку взаимных расчетов. Некоторые компании делают это каждый раз, когда закрывают договор или крупный этап большого проекта. Учитывая, что даже у небольшой компании таких контрагентов будет несколько сотен, некоторые крупные организации сталкиваются с еще более значительным объемом – вплоть до тысяч сверок! При этом каждая из них подразумевает составление, распечатку, подпись и отправку контрагенту на согласование и подпись. В случае разночтений процедура может усложниться, и тогда необходимо будет сделать все заново. Некоторые компании не торопятся отвечать, что значительно затягивает процесс, другие – просто забывают сделать это, и тогда опять приходится делать все заново. Потом необходимо проанализировать, кто ответил, а кто – нет, и почему так произошло. А какие-то письма, отправленные курьерской или почтовой службой могут и вовсе потеряться! Все это приводит к неразберихе, которая очень негативно сказывается на загрузке бухгалтерии, других сотрудников и эффективности работы организации в целом. Чтобы избежать этого, стоит подумать об использовании сервиса СБИС. Эта программа в автоматическом режиме формирует акты и направляет их контрагентам независимо от того, где они расположены. Таким образом, вы сможете доставлять свои документы в электронном виде компаниям, где бы они не находились! Они смогут в ответ принять ваш документ и подписать его или предложить свои корректировки. Вы узнаете об этом в течение нескольких минут и сможете решить, что делать и как поступить. Это очень удобно!

Только представьте, сколько реальных денег вы сможете сэкономить, если перестанете каждый год отправлять сотни или даже тысячи писем с актами сверки своим партнерам по бизнесу! Кроме того, вы больше никогда не столкнетесь с ситуацией, когда не будете иметь четкого представления, где же находится ваш акт, потому что в СБИС это будет полностью отражено!

В программе будет создан специальный реестр для хранения подобных актов. Вы сможете найти требующуюся бумагу в любой момент! Ничего не потеряется, все будет всегда под рукой у любого сотрудника, которому только может потребоваться доступ к такой бумаге.

Зачем бухгалтерии автоматизация работы с актами сверки с контрагентами?

Программное обеспечение СБИС позволит вашей организации значительно сократить число ошибок, которые могут совершаться по вине человеческого фактора. СБИС Электронная отчетность постоянно обновляется, а, следовательно, обладает самыми свежими данными о требованиях законодательства к оформлению актов. СБИС проинформирует ваших специалистов, если они не заметят, что контрагент совершил ошибки в своих документах. Отсутствие таких происшествий позволит вам значительно повысить качество и точность документов, которые вы предоставляете в налоговую инспекцию, а также лишит вас рисков, связанных с зачетом налога на добавленную стоимость.

Нередко случается следующее: бухгалтер может не заметить, что какой-то документ не был возвращен поставщиком. И дело не в том, что ваш сотрудник не внимательный, а в том, что он сталкивается ежедневно с огромным потоком аналогичных задач, уследить за которыми – очень сложно. В случае работы со СБИС такой проблемы у вас не будет. Программа заметит, что тот или иной контрагент не вернул в установленный срок бумаги, и напомнит об этом ответственному оператору, который, в свою очередь, сможет предпринять шаги по ее получению. Вам и вашим сотрудникам не придется иметь дело с кипой бумаг в надежде найти то, чего в ней нет.

Еще одно очевидное достоинство использования ПО для автоматизации взаимодействия со счетами-фактурами заключается в том, что программа своевременно видит и замечает все неточности и ошибки, поэтому может вовремя их обратить! Вам не придется тратить время на переделку документации и оттягивать из-за этого получение прибыли от сделки. Все будет под контролем!

Отчеты, проверенные в «Суперсверке СБИС», инспекции принимают с первого раза!

Подключив его, вы получите:

• Сверку сотрудников в РСВ, СЗВ-М (до 10 сотрудников)
• Автосверку расчетов с бюджетом, сводный отчет по налогам, штрафам и пени (до 5 ЮЛ)
• Сверку НДС (книги покупок/продаж) с контрагентами (до 50 контрагентов)
• Комплексную камеральную проверку отчетов
• Сверку 6-НДФЛ

Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня.

Акт сверки расчетов с контрагентами: новый электронный формат

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами — это документ, который показывает состояние расчетов с вашим контрагентом на определенную дату. С его помощью можно подтвердить долг или найти нестыковки в учете. С 21 июля 2022 года у этого документа появился официальный электронный формат, утвержденный ФНС. Что это означает и как теперь составлять акт сверки расчетов с контрагентами — расскажем в статье.

Что вы узнаете

• Что такое электронный формат акта сверки и зачем он нужен
• Форма акта сверки взаиморасчетов
• Когда и для чего нужен акт сверки с контрагентом
• Как провести сверку расчетов
• Сколько хранить акты сверки

Что такое электронный формат акта сверки и зачем он нужен

До 21 июля 2022 года контрагенты могли сверять расчеты между собой одним из трех способов (на выбор):

• Обмениваться бумажными актами сверки.
• Сверяться в электронном виде неформализованными документами. Например, когда контрагенты оформляют акты сверки в Excel или .pdf. Скан-образы тоже относятся к неформализованным документам.
• Сверяться в электронном виде, используя формализованный акт сверки, который зашит в бухгалтерской программе. Например, у СБИС Бухгалтерии — свой формализованный акт, в 1С — свой. Такие акты, в отличие от первых двух вариантов, можно сверять автоматически. Такая возможность, например, реализована в СБИС. Но, чтобы представить в налоговую по требованию, нужно делать сканы актов, как и в первых двух вариантах.

С 21 июля 2022 года к трем перечисленным выше способам добавился еще один, и теперь он самый удобный:

• Сверяться в электронном виде, используя формализованный акт сверки, утвержденный ФНС. Любая система ЭДО распознает и одинаково прочитает документ, составленный по этой унифицированной форме. В том числе система ФНС. Сканы для налоговой, когда она запрашивает акты сверки по требованию, при таком варианте не нужны. Достаточно отправить акт по единому формату напрямую в налоговую.

Новый электронный формат утвержден именно для сверки расчетов с любыми контрагентами. Для сверки с налоговой по платежам в бюджет есть своя форма и формат, которые действовали и раньше.

Акты сверки по утвержденному формату ФНС реализованы в СБИС Бухгалтерии и в СБИС ЭДО. Программа автоматически сверяет акт с учетными данными и подсвечивает расхождения, если они есть. Вручную ничего крыжить не надо.

Если ваш контрагент тоже использует СБИС, обмениваться с ним «новыми» актами сверки можно уже сейчас. Если у него другой оператор ЭДО, который пока не поддерживает формат акта сверки от ФНС, то формируйте и отправляйте акты по старому формату.

Узнать больше о возможностях онлайн-бухгалтерии СБИС

Плюсы и минусы каждого варианта

Не нужно подключать ЭДО.

Если у контрагента нет ЭДО, это единственный способ обменяться актами сверки.

• Долго ждать согласования (а можно и совсем не дождаться).
• Затраты на бумагу, почтовые или курьерские услуги (особенно, если актов сверки много).
• Для представления в налоговую по требованию придется делать копии или сканы.
• Налоговая может запросить оригиналы.

• Быстрота
• Экономия на бумаге, почтовых услугах.
• Не потеряется при пересылке.
• Проще хранить и находить электронные документы.

• Требуется наличие ЭДО у вас и у контрагента. Операторы могут быть разные, при необходимости можно настроить роуминг.
• Акты сначала нужно выгружать из учетной программы и сохранять в электронном виде, а только потом загружать в ЭДО и отправлять контрагенту.
• Акты можно сверить с данными учета только вручную.
• Для отправки в налоговую придется распечатать (с отметками оператора ЭДО), заверить подписью, печатью, сделать скан.

• Все плюсы неформализованного акта сверки.
• Акты можно сверять автоматически.

• Требуется наличие ЭДО у вас и у контрагента. Операторы могут быть разные, при необходимости можно настроить роуминг.
• Для отправки в налоговую придется распечатать (с отметками оператора ЭДО), заверить подписью, печатью, сделать скан.

• Все плюсы формализованного акта сверки по формату бухгалтерской программы.
• Просто отправить в налоговую. Достаточно выгрузить акт сверки из системы ЭДО и отправить в ФНС без распечатывания и сканирования.
• Налоговая не запросит акт сверки повторно. Электронные формализованные документы по единому формату видит не только ваша инспекция, но все инспекции по всей России.

Удобный обмен электронными документами со СБИС

Форма акта сверки взаиморасчетов

Электронный акт сверки, утвержденный ФНС, содержит те же сведения, которые бухгалтеры привыкли видеть в акте сверки (пункты перечислили ниже). А также дополнительно два новых пункта.

КНД: обязательный код для всех формализованных документов.

Признак наличия разногласий: «1» — если нет разногласий, «2» — если есть.

Обычные реквизиты акта сверки

Название документа: «Акт сверки взаимных расчетов»

Период, за который составлен акт сверки. Например, «за период с 10.05.2022 по 15.09.2022». Период может быть любой, не выходящий за дату составления, хоть 1 день, хоть год.

Реквизиты сторон: Наименование, ИНН/КПП.

Реквизиты договора, по которому сверяются расчеты между сторонами. Если договоров несколько, можно или составить по ним разные акты сверки, или отразить в одном акте, но с разбивкой по договорам.

Табличная часть: как правило, две зеркальные таблицы по данным составителя и по данным контрагента в разбивке по договорам. Заполняется только по данным отправителя. В случае расхождений получатель акта сверки направляет свой вариант документа. В табличной части указываются:

• Входящее сальдо — задолженность на начало периода. Если задолженность по дебету, контрагент вам должен. Если по кредиту — вы ему.
• Документы расчетов с реквизитами. По дебету — документы, которые формируют задолженность контрагента перед вами: исходящие акты выполненных работ, накладные, платежные поручения и т.д. По кредиту — документы, которые формируют вашу задолженность перед контрагентом: входящие акты, накладные поставщика, платежные поручения покупателя.
• Обороты за период — сумма всех документов по дебету и по кредиту.
• Конечное сальдо — задолженность на конец периода. Если начальное сальдо было дебетовым, то конечное считается так: сальдо начальное + оборот по дебету − оборот по кредиту. Если получилась положительная величина, то конечное сальдо будет дебетовым, если отрицательная — кредитовым. Если начальное сальдо было кредитовым, то конечное считается так: начальное сальдо + оборот по кредиту − оборот по дебету. Если получилась положительная величина, конечное сальдо будет кредитовым, если отрицательная — дебетовым.

Итог сверки по всем договорам: сумма задолженности в пользу вашей организации (если итоговое конечное сальдо дебетовое) или в пользу контрагента (если итоговое конечное сальдо кредитовое) на конечную дату периода сверки расчетов. Или фраза, что задолженность отсутствует (если конечное сальдо по дебету и по кредиту нулевое).

Информация о наличии разногласий по сверке, если данные в таблицах контрагентов не соответствуют друг другу (не зеркальны).

Подписи сторон. Печать ставить не обязательно, но лучше включить этот реквизит, чтобы придать документу большую юридическую силу. Для электронного акта сверки подписи сторон — это данные об ЭЦП отправителя и получателя.

Дата подписания. Это важный реквизит для бумажного акта сверки, про который многие забывают. Дата подписания акта сверки — это дата признания долга контрагентом, с которой срок исковой давности начинает отсчитываться заново. Для электронного акта сверки дата подписания — это дата, когда контрагент подписал акт своей ЭЦП, она отражается в подтверждении от оператора ЭДО. Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью (КЭП) и приравниваются к документам с «живой» подписью.

Когда и для чего нужен акт сверки с контрагентом

Акт сверки не является первичным учетным документом, никакие бухгалтерские проводки по нему не формируются. За отсутствие акта сверки не будет штрафов или других санкций от налоговой. Однако проводить сверку расчетов с контрагентами и подписывать акты сверки взаиморасчетов с контрагентами — в ваших интересах. С помощью акта сверки можно:

Обнаружить ошибки в учете или недостающие документы.

Например, вы оплатили работы исполнителю, но акт от него не получили или он потерялся по пути в бухгалтерию. У вас висит задолженность контрагента на сумму оплаты. А исполнитель у себя провел акт, по его данным задолженности нет. Акт сверки в этом случае покажет, что акт должен быть. Останется получить недостающую первичку от контрагента и провести данные в учете.

Сам по себе акт сверки не может служить основанием для отражения операций в учете. На основании акта вы видите, какие документы и на какие суммы отражены в учете контрагента. Все корректировки и проводки делайте только на основании первичных учетных документов: выписок банка, актов выполненных работ, товарных накладных и т.д.

Общий срок исковой давности — 3 года (п. 1 ст. 196 ГК РФ). Это период, когда вы можете обратиться в суд за взысканием. Если должник подписал акт сверки, то срок исковой давности начинает отсчитываться с даты подписания акта сверки (ст. 203 ГК РФ). То есть увеличивается период для подачи заявления в суд о взыскании долга.

Если дебиторской задолженности исполнилось три года, но вы подписали акт сверки с должником, то в налоговом учете нельзя списать такую задолженность в расходы по налогу на прибыль как безнадежную. Признать сумму безнадежной и списать в расходы можно будет через три года после подписания акта сверки (Определение ВС РФ от 17.09.2014 № 306-КГ14-1683).

Как часто сверяться с контрагентами

Периодичность сверки расчетов может быть прописана в договоре с контрагентом. Например, раз в месяц или раз в квартал. Если в договоре не прописано, то составляйте акты сверки с контрагентами:

• На последнее число каждого квартала.

Так вы избежите ошибок в налоговых декларациях по НДС, по налогу на прибыль, в расчете авансов по УСН из-за неправильно занесенных или не проведенных в учете документов за отчетный период.

Как запросить акт сверки с контрагентом, рассказали в разделе ниже.

Подписание актов сверки с контрагентами облегчит проведение обязательной инвентаризации расчетов перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н). Можно провести инвентаризацию и без актов сверки, только по имеющимся документам, но это будет более трудозатратно и менее надежно, потому что у вас могут быть не все документы. Можно формировать акты сверки не по всем контрагентам, а выборочно, например, если задолженность превышает определенную сумму.

Формировать акты сверки можно в любой день до составления отчетности, но период сверки по акту должен заканчиваться 31 декабря отчетного года. Так вы избежите ошибок и искажений в отчетности, бухгалтерском учете и необходимости их исправлять. Причем речь идет не только о правильности сумм дебиторской и кредиторской задолженности, но и о правильности сумм резервов по сомнительным долгам. Формирование резервов в бухучете обязательно, а сумма резерва напрямую зависит от правильности суммы дебиторской задолженности в учете.

Как провести сверку расчетов

1. Запросите акт сверки у контрагента или составьте и отправьте свой вариант. 

Письмо-запрос на акт сверки можно составить в произвольной форме. Укажите, за какой период и по какому договору просите предоставить акт. Отправить запрос контрагенту можно по ЭДО.

Чтобы акт сверки был законным (признавался в суде для продления срока давности), он должен быть составлен на бумаге (оригинал с подписями) или в электронном виде с КЭП. Скан или таблица, отправленные по электронной почте, не подойдут. Их можно использовать только для ознакомления или предварительного согласования.

Когда обмениваетесь с контрагентом документами по ЭДО, то проще и быстрее составить свой акт сверки, чем посылать запрос и ждать акт от контрагента. Если ведете учет в СБИС, можно отправить электронный акт прямо из учетной программы. Как составить акт сверки в программе, рассказали тут. Если ведете учет в 1С, то можно настроить обмен с ЭДО СБИС и загрузить акт из вашей учетной системы.

2. Сопоставьте входящий акт сверки с данными учета. 

В СБИС ЭДО легко сверить входящие электронные акты, сформированные в учетных программах. Для этого откройте входящий акт сверки и загрузите свой вариант. Программа автоматически сравнит данные и при наличии расхождений выдаст результат — сумму задолженности по вашим данным с отметками в акте сверки. Если входящий акт сверки поступил в других форматах по ЭДО или в бумажном виде, придется сверять данные вручную. Сформируйте в своей программе акт сверки и сопоставьте с актом контрагента — данные должны быть зеркальны.

3. Подпишите входящий акт сверки, если вы согласны с ним (или контрагент подпишет ваш вариант). 

Если акт поступил по ЭДО, достаточно утвердить его ЭЦП директора или уполномоченного лица. После этого акт будет подписан ЭЦП с обеих сторон — сверка согласована. На бумажном акте нужно проставить «живую» подпись, печать и дату подписания. И отправить один экземпляр акта сверки контрагенту.

Чтобы акт сверки был законным, его должен подписать директор или сотрудник, у которого есть доверенность. Причем в доверенности должны быть прописаны полномочия не только на подписание актов сверки, но и на признание долга. Если таких полномочий нет, акт сверки не прервет течение срока исковой давности (постановление Семнадцатого арбитражного апелляционного суда от 25.12.2019 № 17АП-17530/2019-АК).

Контрагент обязан отреагировать на ваш акт сверки (подписать или выслать свой вариант), только если обязанность по сверке расчетов прямо прописана в договоре. В остальных случаях контрагент имеет право проигнорировать ваш акт сверки, никаких санкций к нему применить за это нельзя. Более того, фразы в акте сверки об «автоматическом» согласовании незаконны. Например: «Если контрагент не подпишет акт сверки, или отказывается подписывать акт, или не предоставит свой вариант в течение 10 дней, сверка считается согласованной». Акт сверки расчетов признается согласованным, только если он подписан обеими сторонами.

4. Оформите расхождения, если они есть. 

• Не подписывать акт сверки, полученный от контрагента, а составить и направить свой вариант. Если получили электронный акт сверки в СБИС, вместо кнопки «Утверждено» нажмите «Отправить свой вариант» и загрузите свой акт сверки.
• Подписать бумажный акт сверки с разногласиями. В бумажном акте сверки впишите свои учетные данные в табличную часть и свою итоговую сумму задолженности. Составьте протокол разногласий в произвольной форме, укажите, какие именно операции отражены с ошибками и чем это вызвано.