Как создать задачу в битрикс 24

Как ставить задачи в Битрикс24 правильно

Хотите, чтобы поставленные Вами задачи выполнялись качественно и в срок? Чтобы сотрудники вашей научились правильной совместной работе с задачами? Ставьте задачи в соответсвии с этим чек-листом и у Вас все получится! —>

Почему стоит ставить задачи в Битрикс24

• на каком этапе выполнения находится каждая задача;
• какие задачи уже в работе, какие завершены, какие ждут выполнения;
• сколько задач уже выполнено;
• кто ответственный за конкретные задачи;
• кто является постановщиком задачи, наблюдателем, соисполнителем;
• с кем сотрудник взаимодействует для выполнения задачи.

Кроме того, инструмент позволяет работать над задачей нескольким сотрудникам. Благодаря этому реализация проекта станет более эффективной.

Работа с задачами в Битрикс24: основные этапы

Чтобы поставить задачу в Битриксе, выполните несколько действий.

Создайте новую задачу

Зайдите в меню, во вкладку «Задачи и Проекты». Нажмите кнопку «Добавить задачу».

Выполните основные настройки

Есть несколько главных настроек, без которых создать задачу в Битрикс24 не получится.

Введите название задачи

Важно выработать и принять единые правила названия задач в компании, чтобы все сотрудники ставили и получали задачи в едином формате. Так они будут сразу понимать суть поручения и смогут быстро приступать к работе.

Название задачи состоит из двух частей:

1. Название клиента или проекта, чтобы участникам задачи было понятно, о ком или чем идет речь.
2. Что необходимо сделать (описание конечного результата) в повелительном наклонении.

1. Название клиента или проекта, чтобы участникам задачи было понятно о ком/чем речь
2. Что необходимо сделать (описание конечного результата) в повелительном наклонении

Газпром. Подготовить отчет о выполненных за неделю работах

Маркетинг. Разработать контент план на сентябрь-октябрь

Добавьте описание задачи

Необходимо максимально подробно описать суть задачи и заранее ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у исполнителя. Это поможет вовлечь сотрудника в работу с задачей и избежать ненужных итераций по ее обсуждению.

Оформляйте задачи в Битрикс24 по такому чек-листу:

Подробно распишите суть задачи: что необходимо сделать для выполнения задачи; критерии, по которым можно понять, что задача выполнена.

1. Разбейте задачу на пункты чек-листа (подзадачи), чтобы сотрудник понял последовательность выполнения работы.
2. Определите срок выполнения задачи и объясните, почему срок именно такой.
3. Опишите, почему важно выполнить эту задачу и какую пользу это принесет.
4. Сообщите о ресурсах. Это очень важный этап постановки задачи. Объясните сотруднику, какими ресурсами и полномочиями он обладает при выполнении этой задачи.
5. Сообщите о последствиях, которые ждут сотрудника, если он не выполнит эту задачу.
6. Убедитесь, что исполнитель правильно понял суть задачи: запросите качественную обратную связь.
7. Запросите подтверждение о том, что исполнитель взял задачу в работу.

Если нужно, постановщик в поле описания задачи может прикрепить документ, ссылки, чек-листы, добавить напоминание или отформатировать текст в виде цитаты.

Пример постановки задачи в Битриксе по этому чек-листу:

МирВездеходов. Подготовить коммерческое предложение на поставку запчастей для нового клиента

1. Сергей, к нам обратился крупный интернет магазин запчастей для внедорожников и хочет рассмотреть вопрос закупки у нас кунгов для всех видов внедорожников. Клиент обратился по знакомству, поэтому кредит доверия достаточно высок и шансы на успех высоки.
   
   Необходимо подготовить КП на необходимые клиенту позиции со скидкой 10%, презентационные материалы и отправить все это клиенту.
   
   После подтверждения клиентом получения всех необходимых документов и материалов задачу можно закрывать
2. Что сделать:
   • Получить актуальные цены на требуемые позиции от логистов
   • Оформить КП в соответствии с принятым в компании шаблоном и учетом скидки 10%
   • Собрать необходимые промо материалы (презентация, видео, рекламные листовки)
   • Отправить клиенту на адрес[email protected]
   • Получить подтверждение получения клиентом всех материалов
3. Выполнить задачу необходимо до 16 часов четверга 13.09. В 17 часов у клиента будет собрание, на котором будет принято решение о том, с каким поставщиком будут сотрудничать в дальнейшем
4. Прошу тебя уделить все внимание этой задаче, т.к. договор с этим клиентом будет очень выгоден для нас всех, позволит выполнить месячный и квартальный план продаж, что позволит хорошую квартальную премию!
5. При выполнении задачи в твоем распоряжение услуги Виктора из логистики (скажи ему, что это срочная просьба от меня), а также можешь обращаться ко мне по любым вопросам
6. Если не выполним эту задачу качественно и в срок, то потеряем очень крупного потенциального клиента и подведем людей, которые нас посоветовали, а следовательно, потеряем и канал продаж!
7. Подскажи, все ли понятно по выполнению этой задачи? Может что-то стоит объяснить подробнее или корректнее?
8. Если все понятно, то прошу подтвердить факт приема задачи в работу и обязательств по ее выполнению корректно и в срок.

Чек лист не помогает? Напишите нам в бесплатную техподдержку , подумаем вместе!

Н азначьте ответственного, соисполнителя, наблюдателя

Чтобы правильно поставить задачу в Битрикс24, постановщику важно не только описать ее условия, но и распределить роли:

1. Назначить ответственного. Ответственный по задаче всегда один.
2. Назначить соисполнителей. Соисполнители помогают ответственному по задаче выполнить работу.
3. Назначить наблюдателей. Наблюдатели следят за ходом выполнения задачи, соблюдением дедлайнов, помогают работать над проектом.
4. Указать крайний срок. Задач без крайних сроков быть не может.
5. Указать привязку к проекту. Иногда проект не указывают, например, если задача внутренняя.
6. Указать привязку к CRM (при наличии).
7. При необходимости указать базовую задачу, подзадачи и связанные задачи.

Обозначьте срок выполнения задачи

Даже если в описании вы обозначили крайний срок, нужно указать дедлайн в специальном поле с помощью встроенного календаря. Добавьте дату и время: так исполнитель точно будет знать, к какому часу задача должна быть выполнена.

Добавьте дополнительные настройки

Если задача срочная или это работа повышенной важности, отметьте приоритет в специальном чекбоксе.

Во вкладке «Еще» можно разрешить ответственному переносить срок выполнения задачи, пропускать выходные и праздничные дни, добавлять работу в избранное. Для этого отметьте соответствующие поля галочками.

CRM Битрикс24 позволяет связывать задачи друг с другом. Это полезная настройка, если задачи относятся к разным проектам, но у них есть общие пункты. Также можно прикреплять задачи к другим задачам, если все они выполняются в рамках одного проекта.

Что еще можно добавить в задачу:

1. Напоминание. Сотруднику придет письмо или сообщение в мессенджер Битрикс24. Напоминание можно настроить не только для исполнителя, но и для постановщика.
2. Гант. Возможность управлять задачами в рамках одной группы.
3. CRM. Можно указать, к какому клиенту или компании относится данная задача.
4. Теги. Настройка для задач, которые не являются частью рабочих групп или проектов.

Готово — вы создали новую задачу на портале! Осталось нажать кнопку «Поставить задачу». В этот момент исполнитель получит уведомление.

Дополнительная информация

Пока ответственный сотрудник будет выполнять задачу, можно вносить в нее комментарии. Благодаря этому можно обсуждать работу над проектом, вносить дополнительную информацию по задаче. Все комментарии сохраняются, поэтому в любой момент можно найти нужную информацию.

Во вкладке «История» можно следить за ходом выполнения задачи. Как только ответственный сотрудник совершает какое-либо действие, например, берет задачу в работу, ставит ее на паузу, завершает, в этой вкладке появляется упоминание о событии с указанием времени и сотрудника.

После того как исполнитель выполнит работу, постановщик получит уведомление. После этого он может либо вернуть задачу на доработку исполнителю, либо принять ее.

Создать задачу из живой ленты Битрикс24

Часто сотрудники долго обсуждают проект и задачи по нему в живой ленте Битрикс24: вносят предложения, добавляют материалы и т. д. Портал позволяет формировать задачи из таких обсуждений.
Чтобы сделать это, нажмите кнопку «Еще» под сообщением в обсуждении, перейдите в меню и выберите «Создать задачу». Сразу после вы получите уведомление о новой задаче и сможете перейти к ее настройке по описанному выше алгоритму.
Важно! В поле с описанием будет текст сообщения из обсуждения, а заголовок задачи — это заголовок сообщения. Также будут прикреплены документы и изображения, которые пользователи добавляли в обсуждении.

Как создать повторяющуюся задачу в Битрикс24

Если у компании есть повторяющиеся задачи, которые нужно делать регулярно, можно создать шаблон. При выборе шаблона описание, все настройки, ответственный, списки наблюдателей, соисполнителей будут формироваться автоматически, и вам не придется каждый раз заполнять одно и то же. Нужно будет только менять срок сдачи.
Создать шаблон для повторяющихся задач просто. После того как вы сформировали новую задачу, заполнили все поля, указали настройки, найдите в меню «Дополнительно» и выберите пункт «Повторять задачу», поставьте галочку напротив «Сделать задачу регулярной».
После этого откроется новое окно, в котором нужно определить срок повторяемости задачи. Выберите, сколько должна создаваться задача — укажите время и дату. Также CRM позволяет настроить количество повторений.
Чтобы посмотреть, отредактировать или удалить шаблон, нажмите кнопку «Еще» в меню. Вы увидите последние шаблоны и ссылку «Список всех шаблонов». Перейдите по ней, чтобы получить доступ ко всем шаблонам и удалить нужный.

Как создать шаблон для задач в Битрикс24

Есть задачи, которые не повторяются регулярно, но их нужно часто выполнять. Например, в большом проекте. В этом случае проще создать и использовать шаблон. Как это сделать:

1. Найдите в меню кнопку «Еще», выберите ссылку «Список всех шаблонов».
2. Нажмите кнопку «Добавить шаблон».
3. Добавьте или удалите поля, назначьте роли — ответственного, наблюдателей, соисполнителей. Заполните описание задачи.
4. Сохраните шаблон.

Как удалить задачу в Битрикс24

Чтобы удалить задачу, перейдите в раздел «Задачи и проекты» Битрикс24, затем — в режим просмотра «Список». Отметьте задачи и нажмите кнопку «Удалить».
В CRM Битрикс24 много инструментов для выполнения задач по проектам. Используйте возможности портала, чтобы работать более эффективно.

Напишите нам, если вам нужна консультация по вопросам постановки и удаления задач.

Как работать с задачами

После того как задача в Битрикс24 поставлена, процесс работы с ней зависит от роли сотрудника внутри задачи и в компании в целом.

Возможности для руководителей:

• создавать задачи для сотрудников, назначать ответственных и устанавливать сроки выполнения;
• контролировать процесс выполнения задач и получать уведомления о состоянии каждой из них;
• анализировать выполненные задачи, отчеты и статистику для оценки эффективности работы сотрудников.
• отслеживать процесс выполнения задач, устанавливать сроки, приоритеты и отмечать задачи как завершенные;

Возможности для сотрудников:

• создавать и назначать задачи себе и другим коллегам для выполнения;
• отслеживать процесс выполнения задач, устанавливать сроки, приоритеты и отмечать задачи как завершенные;
• комментировать и обсуждать задачи с коллегами, прикреплять файлы и делиться информацией;
• получать уведомления о новых задачах и изменениях в существующих.

Ответственный задачи в большинстве случаев отвечает за работу над ней и отчитывается по итогам ее выполнения. Постановщик следит за этапами работы и принимает результат по задачам. Наблюдатели и Соисполнители могут помогать в работе конкретных шагов или просто быть в курсе выполняемой задачи.

Мобильное приложение

Как ответственный работает с поставленной задачей

После постановки задачи ответственный может ознакомиться с ее описанием и крайним сроком, чтобы оценить объем работы. Также важно обратить внимание, если задача отмечена как Важная.

При необходимости вы также можете делегировать задачу другому сотруднику. Например, если вы руководитель и распределяете ответственных по задачам в отделе.

Когда сотрудник готов приступить к задаче, он может начать выполнение или начать учет моего времени в случае, если постановщик установил срок выполнения задачи. Это необходимо, чтобы заинтересованные лица могли видеть, работает ли ответственный над задачей и на каком она этапе.

Подробнее читайте в статье Учет рабочего времени по задачам.

В случае когда по каким-либо причинам задачу нужно отложить, вы можете приостановить работу или поставить на паузу.

Если в задаче добавлен чек-лист, он поможет вам выполнять задания шаг за шагом и не пропустить важные моменты. Как только один из пунктов чек-листа будет выполнен, просто отметьте его в списке. При необходимости вы также можете самостоятельно добавить новые пункты чек-листа, если в задаче возникнут новые шаги работы.

Все вопросы по задаче вы сможете разобрать в комментариях. Но если какие-то моменты требуют более глубокого обсуждения, вы можете начать общение с коллегами через быстрые действия прямо в задаче:

• Открыть чат – создайте отдельный чат на основании задачи. Название такого чата будет взято из названии задачи, например: Чат задачи «Собрать документы для клиента»
• Начать видеозвонок – начните видеозвонок и автоматически будет создан чат, куда будут приглашены все участники задачи.
• Написать пост – создайте пост в ленте новостей на основании задачи, в получателях будут указаны все участники задачи.
• Создать встречу – назначьте встречу на основании задачи и укажите место и время проведения. На встречу будут приглашены все участники задачи.

Чтобы не забыть о задаче в потоке остальной работы, настройте напоминание о ней и в нужное время вам придет уведомление.

Подробнее читайте в статье Напоминания в задачах.

Как только задача будет выполнена, вы можете оставить комментарий с результатами по ней и завершить задачу.

Если в задаче требуется отчет о работе, выберите один из комментариев и отметьте его как результат.

Как постановщик работает с задачей

В процессе работы над задачей постановщик может проверить качество ее выполнения и при необходимости отредактировать. Например: добавить сотрудников или указать новые данные.

Если при создании задачи вы устанавливали функцию «Не завершать задачу без результата» , ответственный сотрудник сможет отметить свой комментарий как итог работы. После того как он завершит задачу, она придет постановщику для проверки результата.

Если при постановке задачи была включена функция Проконтролировать задачу после завершения, постановщик может принять работу или вернуть ее на доработку, нажав кнопку доделать .

Также постановщик может дать оценку работы ответственного по задаче: положительную, отрицательную или оставить без оценки.

Как ответственный работает с поставленной задачей

После постановки задачи ответственный может ознакомиться с ее описанием и крайним сроком, чтобы оценить объем работы.

При необходимости вы также можете делегировать задачу другому сотруднику. Например, если вы руководитель и распределяете ответственных по задачам в отделе.

Когда сотрудник готов приступить к задаче, он может начать выполнение. Это необходимо, чтобы заинтересованные лица могли видеть, работает ли ответственный над задачей и на каком она этапе.

В случае когда по каким-либо причинам задачу нужно отложить, вы можете приостановить работу.

Если в задаче добавлен чек-лист, он поможет вам выполнять задания шаг за шагом и не пропустить важные моменты. Как только один из пунктов чек-листа будет выполнен, просто отметьте его в списке. При необходимости вы также можете самостоятельно добавить новые пункты чек-листа, если в задаче возникнут новые шаги работы.

Все вопросы по задаче вы сможете разобрать в комментариях.

Как только задача будет выполнена, вы можете оставить комментарий с результатами по ней и завершить задачу.

Если в задаче требуется отчет о работе, выберите один из комментариев, удерживайте его и зафиксируйте как результат.

Как постановщик работает с задачей

В процессе работы над задачей постановщик может проверить качество ее выполнения и при необходимости отредактировать. Например: добавить сотрудников или указать новые данные.

Если при создании задачи вы устанавливали функцию «Не завершать задачу без результата» , ответственный сотрудник сможет отметить свой комментарий как итог работы. После того как он завершит задачу, она придет постановщику для проверки результата.

Если при постановке задачи была включена функция Проконтролировать задачу после завершения, по окончанию работы постановщик может принять работу или вернуть ее на доработку, нажав кнопку доделать.

Также постановщик может дать оценку работы ответственного по задаче: положительную, отрицательную или оставить без оценки.

Как создать задачу

Задачи — это инструмент, который помогает организовать выполнение работы в команде. С их помощью сотрудники планируют свою работу, а руководители могут следить за эффективностью подчинённых и управлять проектами.

Работа с задачами возможна и в мобильной версии. Подробнее вы можете прочесть в статье Задачи в мобильном приложении Битрикс24.

Как работать с задачами

Например, ваша компания занимается организацией мероприятий. Подготовка к ним сложный процесс — от выбора площадки и заказа кейтеринга, до найма персонала и создания декораций. В подготовке мероприятия участвуют разные сотрудники, поэтому важно контролировать и координировать процесс.

Мобильное приложение

Организуйте работу и создайте задачу — перейдите в раздел Задачи и проекты > Задачи и нажмите Создать.

Введите название и описание задачи

В названии укажите основную мысль — это позволит вам быстро ориентироваться среди других задач. В описании подробно распишите ответственному, что нужно сделать.

Отметьте Это важная задача — так сотрудник поймёт, что задача требует срочного решения и является приоритетной.

Составьте Чек-лист

Разложите крупную задачу на составляющие — так сотрудники поймут с чего начать, а вам будет легче следить за её выполнением.

Подробнее вы можете прочитать в статье Чек-листы в задачах.

Добавьте сотрудников в задачу

Сотрудники в задачах поделены на несколько ролей:

Ответственный	Сотрудник, исполняющий задачу. Если во время создания задачи добавить разных ответственных, то для каждого будет создана своя отдельная задача, при этом задача копируется и постановщику.
Постановщик	Сотрудник, который назначил задачу. Он подтверждает и контролирует её выполнение.
Соисполнитель	Сотрудник, участвующий в выполнении задачи. У задачи может быть только один ответственный, а соисполнителей может быть несколько.
Наблюдатель	Сотрудник, который следит за ходом задачи и может оставлять комментарии.

Для наблюдателей режим Без звука в задаче устанавливается автоматически, а счётчик живых комментариев будет выделен серым.
Подробнее об уведомлениях в задачах читайте в статье Как работают пинги в Задачах.

Как поставить задачу от лица другого сотрудника

Если вы администратор портала, то вы можете поставить задачу от лица другого сотрудника. Просто выберите нужных коллег в качестве ответственного и постановщика.

Если задачу создаёт сотрудник, он может выбрать другого постановщика, но в такой задаче он всегда будет в роли ответственного.

Укажите сроки выполнения задачи

В поле Крайний срок укажите дату и время выполнения задачи.
Укажите дату начала и длительность задачи при выборе поля Планирование сроков, и система автоматически подсчитает срок её окончания. Этот помогает быстро определить сроки задачи и контролировать их выполнение.

Дополнительные настройки во вкладке Ещё

Во вкладке Ещё доступны следующие настройки:

Разрешить ответственному менять сроки задачи .
Пропустить выходные и праздничные дни .
Проконтролировать задачу после завершения .
Добавить себе в избранное .
Добавить в план рабочего дня .
Сроки определяются сроками подзадач .
Автоматически завершать задачу при завершении подзадач (и наоборот) .

Наведите курсор на иконку со знаком вопроса рядом с каждой опцией, чтобы прочитать её детальное описание.

Отметьте в задаче Не завершать задачу без результата и ответственный сотрудник не сможет её закрыть без комментария с итогами.
Подробнее читайте в статье Результат работы над задачей.

Настройте задачу во вкладке Дополнительно

• Проект — позволяет связать задачу с проектом.
• Учёт времени — включает учёт для выполнения задачи.
• Напомнить о задаче — позволяет добавить напоминание о задаче.
• Повторять задачу — опция для настройки параметров повторения задачи.
• Гант — здесь можно добавить предшествующую задачу. Что такое Диаграмма Ганта и как с ней работать?
• CRM — позволяет добавить в задачу элементы CRM.
• Сделать подзадачей — здесь можно привязать подзадачу.
• Теги — создайте теги для удобного поиска и фильтрации по задачам.
• Пользовательские поля — позволяет добавлять пользовательские поля в задачи.

В мобильной версии Битрикс24 во вкладке Задачи нажмите на значок +.

Укажите название задачи и её крайний срок.

Нажмите на Все поля для открытия полного списка полей задачи.

• Чек-лист
• Проект
• Описание задачи
• Файлы
• Соисполнители
• Наблюдатели

В блоке Дополнительно можно планировать сроки и учитывать время выполнения задачи, а также отметить её важность.

В Элементы CRM можно создать или добавить Теги, а также настроить условия задачи.

• Разрешить ответственному менять сроки задачи
• Пропустить выходные и праздничные дни
• Не завершать задачу без результата
• Проконтролировать задачу после завершения

Создание и постановка задач в Битрикс24

Задать чек-лист для небольших подзадач, для которых не требуется контроля.

Приложить различные файлы, документы, картинки к задаче (картинка отобразится прямо в канбане).

Назначить ответственного (по умолчанию постановщик задачи).

Назначить постановщика

Назначить постановщика. Если есть права администратора, то исполнителя и постановщика можно выбрать любые, если права пользовательские и постановщика выбрать не себя, а другого пользователя, то ответственным можете быть только вы. Если же постановщиком выбрать себя, то ответственного можно выбрать кого-угодно.

Назначить соисполнителя

Назначить соисполнителя. Если нужны помощники, то можно выбрать несколько соисполнителей: они будут принимать участие в задаче.

Назначить наблюдателей

Назначить наблюдателей, которые смогут следить за выполнением задачи, рекомендовать что-то, комментировать.

Назначить крайний срок

Назначить крайний срок (если задача создается внутри проекта, то её сроки не могут превышать сроки этого проекта).

Планирование сроков

Планирование сроков (нужно заполнять, иначе задача не будет отображаться в разделе “Занятость”).

Задать дополнительные настройки

Задать дополнительные настройки, такие как:

• Разрешить ответственному менять сроки задачи
• Пропустить выходные и праздничные дни
• Принять работу после завершения задачи
• Добавить себе в избранное
• Добавить в план рабочего дня
• Сроки определяются сроками подзадач
• Автоматически завершать задачу при завершении подзадач (и наоборот)

Указать привязку к проекту

Указать привязку к проекту (в задачах проекта эта задача появится).

Указать время выполнения

Указать время выполнения (если галочку “Учет времени” не включить, то время по данной задаче считаться не будет).

Добавить напоминание о задаче.

​​​​​​

Сделать задачу регулярной

Указать предшествующую задачу.

Указать привязку к CRM объекту

Сделать подзадачей другой задачи

Указать теги, чтобы в дальнейшем можно было фильтровать задачи по этим тегам.

Пользовательские поля

Есть возможность добавление пользовательских полей в зависимости от тарифного плана

Указать связанные задачи

Владимир Безюков Руководитель компании

Поделитесь материалом и получите скидку:

• Ссылка на Вконтакте
• Ссылка на Facebook
• Ссылка на twitter

Другие материалы по теме:

• 17.11.2022

Складской учет: Как навести порядок в продажах / часть 2

Складской учет: Как навести порядок в продажах / часть 1

Интеграция МойСклад с Битрикс24

Оперативно и совершенно бесплатно ответим на Ваши вопросы!

Нажимая кнопку «Заказать», я даю свое согласие на обработку моих персональных данных, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 года №152-Ф3 «О персональных данных», на условиях и для целей, определенных в Согласии на обработку персональных данных.

Свяжитесь с нами:

• Санкт-Петербург +7 (812) 209 27 97
• Москва +7 (495) 109 27 97
• Барнаул +7 (385) 259 50 97
• Екатеринбург +7 (343) 302 27 97
• Ростов-на-Дону +7 (863) 309 27 97
• Новосибирск +7 (383) 312 27 97

© 2024 Все права защищены.

Интегратор — внедрение CRM Интегратор, 2010-2024

Напишите нам

И наш менеджер свяжется с вами в кратчайшие сроки

Нажимая кнопку «Отправить», я даю согласие на обработку своих персональных данных и соглашаюсь с политикой конфиденциальности