Создание формы в Word, которую пользователи могут заполнять или печатать
В Word можно создать форму, которую другие пользователи могут заполнить и сохранить или распечатать. Для этого вы начнете работу с базовым содержимым в документе, возможно, с помощью шаблона формы. Затем можно добавить элементы управления содержимым для таких элементов, как поля проверка, текстовые поля, средства выбора даты и раскрывающиеся списки. При необходимости эти элементы управления содержимым можно связать с данными базы данных.
Ниже приведены рекомендуемые действия в последовательности.
Отображение вкладки «Разработчик»
В Word убедитесь, что на ленте отображается вкладка Разработчик.
(См. инструкции здесь: Показать вкладку разработчика.)
Откройте шаблон или пустой документ, на основе которого будет формироваться форма.
Вы можете начать с шаблона или просто начать с нуля с пустым документом.
Создание формы на основе шаблона
- Перейдите к пункту Файл >Новый.
- В поле Поиск шаблонов в интернете введите Формы или нужную форму. Затем нажмите клавишу ВВОД.
- В отображаемых результатах щелкните правой кнопкой мыши любой элемент и выберите создать.
Создание формы на основе пустого документа
- Перейдите к пункту Файл >Новый.
- Выберите Пустой документ.
Добавьте содержимое в форму
Перейдите в раздел Элементы управления вкладки Разработчик, где можно выбрать элементы управления для добавления в документ или форму. Наведите указатель мыши на любой значок в нем, чтобы узнать, какой тип элемента управления он представляет. Различные типы элементов управления описаны ниже. После вставки элемента управления можно задать свойства .
Чтобы удалить элемент управления содержимым, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите во всплывающем меню пункт Удалить элемент управления содержимым.
Примечание: Вы можете распечатать форму, созданную с помощью элементов управления содержимым. Однако поля вокруг элементов управления содержимым не будут печататься.
Вставка текстового элемента управления
Элемент управления содержимым форматированного текста позволяет пользователям форматировать текст (например, полужирный, курсивный) и вводить несколько абзацев. Чтобы ограничить эти возможности, используйте элемент управления содержимым в виде обычного текста.
- Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
- Выберите Разработчик >Управление содержимым форматированного текста
или Управление содержимым обычного текста
Дополнительные сведения о настройке определенных свойств для этих элементов управления см. в статье Установка или изменение свойств для элементов управления содержимым.
Вставка элемента управления «рисунок».
Элемент управления «Рисунок» чаще всего используется для шаблонов, но вы также можете добавить элемент управления «Рисунок» в форму.
- Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
- Выберите Разработчик >Управление содержимым изображений
Дополнительные сведения о настройке определенных свойств для этих элементов управления см. в статье Установка или изменение свойств для элементов управления содержимым.
Вставка элемента управления «стандартный блок»
Используйте элемент управления стандартным блоком, если требуется, чтобы пользователи выбрали определенный блок текста. Они полезны, если необходимо добавить различные стандартные тексты в зависимости от конкретного назначения документа. Вы можете создать элементы управления содержимым форматированного текста для каждой версии стандартного текста, а затем использовать элемент управления стандартным блоком в качестве контейнера для элементов управления содержимым форматированного текста.
- Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
- Перейдите к элементу управления содержимым коллекции стандартных блоков
.
Выберите Разработчик и элементы управления содержимым для стандартного блока.
- Щелкните или коснитесь места, куда вы хотите вставить элемент управления.
Дополнительные сведения о настройке определенных свойств для этих элементов управления см. в статье Установка или изменение свойств для элементов управления содержимым.
Вставка поля со списком или раскрывающегося списка
В поле со списком пользователи могут выбрать один из предложенных вами пунктов или ввести собственный вариант. В раскрывающемся списке пользователи могут только выбрать один из имеющихся пунктов.
-
Перейдите в раздел Разработчик >Управление содержимым поля со списком
или Управление содержимым раскрывающегося списка
Примечание: Если установить флажок Содержимое нельзя редактировать, пользователи не смогут изменять выбранные пункты.
Вставка элемента управления «выбор даты»
- Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить элемент управления выбора даты.
- Выберите Разработчик >Управление содержимым средства выбора даты
Дополнительные сведения о настройке определенных свойств для этих элементов управления см. в статье Установка или изменение свойств для элементов управления содержимым.
Вставка флажка
- Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить элемент управления «флажок».
- Выберите Разработчик >Элемент управления содержимым «флажок»
Дополнительные сведения о настройке определенных свойств для этих элементов управления см. в статье Установка или изменение свойств для элементов управления содержимым.
Использование устаревших элементов управления формы
Элементы управления формы прежних версий предназначены для совместимости с предыдущими версиями Word и состоят из традиционной формы и элементов управления Active X.
- Щелкните или коснитесь того места, где вы хотите вставить традиционный элемент управления.
- Перейдите в раскрывающийся список Разработчик >Формы прежних версий
Установка или изменение свойств элементов управления содержимым
У каждого элемента управления содержимым есть параметры, которые можно установить или изменить. Например, для элемента управления «Выбор даты» вы можете выбрать различные форматы отображения даты.
- Выберите элемент управления содержимым, который вы хотите изменить.
- Перейдите в раздел Разработчик >Свойства.
Добавить защиту формы
Если вы хотите ограничить возможности редактирования или форматирования формы пользователями, воспользуйтесь командой Ограничить редактирование.
- Откройте форму, которую хотите заблокировать или защитить.
- Выберите Разработчик >Ограничить правку.
После выбора ограничений выберите Да, начать применение защиты.
Дополнительный совет:
Если вы хотите защитить только части документа, разделите его на разделы и защитите только определенные разделы.
Для этого выберите Выбрать разделы на панели Ограничить правку. Дополнительные сведения о разделах см. в разделе Вставка разрыва раздела.
Отображение вкладки «Разработчик»
Если вкладка «Разработчик» не отображается на ленте, см. раздел Отображение вкладки «Разработчик».
Откройте шаблон или используйте пустой документ
Чтобы создать в Word форму, которую могут заполнить другие, начните с шаблона или документа и добавьте элементы управления содержимым. Элементы управления содержимым включают в себя такие элементы, как флажки, текстовые поля и раскрывающиеся списки. Если вы знакомы с базами данных, вы можете даже связывать элементы управления содержимым с данными.
Создание формы на основе шаблона
- Выберите Файл >Создание из шаблона.
Создание формы на основе пустого документа
- Перейдите в раздел Файл >Новый документ.
Добавьте содержимое в форму
Перейдите в раздел Разработчик и выберите элементы управления для добавления в документ или форму. Чтобы удалить элемент управления содержимым, выберите его и нажмите кнопку DELETE. Вы можете установить параметры для элементов управления после вставки. В меню «Параметры» можно добавить макросы входа и выхода для запуска при взаимодействии пользователей с элементами управления, а также элементы списка для полей со списком,
Добавление элементов управления содержимым в форму
- В документе щелкните или коснитесь того места, где нужное добавить элемент управления содержимым.
- В разделе Разработчик выберите Текстовое поле, Флажок или Поле со списком.
Настройка параметров
Параметры позволяют устанавливать общие параметры, а также управлять конкретными параметрами. Выберите элемент управления, а затем выберите Параметры, чтобы настроить или внести изменения.
- Установите общие свойства.
- Выбор макроса для запуска позволяет выбрать записанный или пользовательский макрос для запуска при Входе илиВыходе из поля.
- Закладка Укажите уникальное имя или закладку для каждого элемента управления.
- Вычислять при выходе Это заставляет Word запускать или обновлять любые вычисления, такие как общая стоимость, когда пользователь выходит из поля.
- Добавить текст справки Предоставьте подсказки или инструкции для каждого поля.
- ОК Сохраняет параметры и закрывает панель.
- Отмена Забывает изменения и закрывает панель.
- Тип Выберите форму «Обычный текст», «Число», «Дата», «Текущая дата», «Текущее время» или «Вычисление».
- Текст по умолчанию задает необязательный текст инструкций, отображаемый в текстовом поле до ввода пользовательского текста в поле. Установите включенное текстовое поле, чтобы разрешить пользователю вводить текст в поле.
- Максимальная длина устанавливает длину текста, который может ввести пользователь. Значение по умолчанию — Не ограничено.
- Формат текста может указывать, будет ли текст автоматически форматироваться в верхнем регистре, нижнем регистре, с первой заглавной буквой, или в заглавном регистре.
- Текстовое поле включено Позволяет пользователю вводить текст в поле. Если есть текст по умолчанию, пользовательский текст заменяет его.
- Значение по умолчанию Выберите между Не отмечено или Отмечено по умолчанию.
- Размер флажка Установите размер Точно или Автоматически, чтобы изменять размер по мере необходимости.
- Флажок включен Позволяет пользователю пометить или очистить текстовое поле.
- Элемент раскрывающегося меню Введите строки для элементов списка. Нажмите + или ВВОД, чтобы добавить элемент в список.
- Элементы в раскрывающемся списке Отображает текущий список. Выберите элемент и используйте стрелки вверх или вниз, чтобы изменить порядок. Нажмите — чтобы удалить выбранный элемент.
- Раскрывающееся меню включено Позволяет пользователю открыть поле со списком и сделать выбор.
Защитите форму.
- Перейдите в раздел Разработчик >Защита формы.
Примечание: Чтобы снять защиту с формы и продолжить правку, снова выберите Защитить форму.
Проверка формы (необязательно)При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.
- Защитите форму.
- Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.
Создание заполняемых форм недоступно в Word в Интернете.
Вы можете создать форму в настольной версии Word, следуя инструкциям в разделе Создание заполняемой формы.
Когда вы сохраните документ и откроете его в Word в Интернете, то увидите внесенные изменения.
Что не так со «слиянием» в word+excel и как по уму автозаполнять шаблонные документы
Надысь зашел здесь в комментах разговор про автозаполнение документов по шаблону. Там было такое мнение:
По поводу автоматизации и шаблонизации актов лучше использовать «слияние» в word+excel.
Я-то знаю что лучше) Поэтому предложил другую концепцию автозаполнения. Не убедил.
Но концепция оказалась востребована — люди интересовались, смотрели и скачивали необычно много для воскресенья. Поэтому захотелось порассуждать на эту тему — о разных парадигмах автозаполнения и почему майковский вариант не всем заходит.
Дисклеймер
Большое количество типовых документов состоит из 1 — 2 страниц. Это разнообразные акты, накладные, выписки, справки, договора, уведомления. Как правило, в них меняются даты, ФИО и пара цифр. Такие документы заполняются десятками и больше за день.
Другой класс типовых документов, — заключения, отчеты и прочие результаты аналитической работы, — требуют для подготовки объемный сбор данных и проведение сложных расчетов. В них нужно заполнять таблицы с объединенными ячейками и с разным количеством строк. Нужно включать иллюстрации, сканы, графики, фото. Они состоят из десятков и сотен страниц, разделенных на несколько глав. Такие документы оформляют единицами в день или в неделю. Там тоже меняются даты и ФИО. И десятки или сотни цифр.
Казалось бы — это же совсем разные документы, разные ситуации с ними и соответственно нужны разные инструменты для их автозаполнения. Но есть нюанс)
Работает — не трогай!
На самом деле есть возможность поменять все связи связанных документов xlsx и docs за один раз. Если найдете нужную кнопку в нужном подменю нужного меню. И поймете как оно работает.
Можно же просто указать какой конкретно файл использовать для заполнения шаблона? Это для слабаков. Сильные курят справку. Сильные роют интернет.
Будь сильным! Заполняй word из excel по заветам Майкрософт!
Что вообще такое эти связи связанных документов xlsx и docs? Это вступительное испытание в клубе стрельбы себе по ногам?
Сказано же — не трогай!
Настроил автозаполнение, а потом решил подправить файл Excel?
Пффф ))) .. Сорян!)По секрету. Можно редактировать и после. В пределах здравого смысла. Но, да, официально черным по русскому написано — нельзя. Ну, нельзя — так нельзя.
В одни руки — один лист
Почему, Билл, почему. У тебя листов в Экселе не хватает на всех?
Хочется же по уму оформить источник данных xlsx: на одной вкладке — данные договора, на второй — исходные данные, на третьей — промежуточные, на четвертой — выводы, на пятой — примечания и т.д. Низзя(
Все не то, чем кажется
Так выглядит поле в word для подстановки в него данных из excel. Нормально вроде выглядит? Просто слово в кавычках. Казалось бы, что тут такого?
Но если вы его захотите поправить.. Поставить на него курсор и поправить.. Например, Номер на Номер 1. Или на поле из списка, например — Имя. Обломитесь. Низзя. Просто поправить — низзя. Ну вот низзя просто. Это Майкрософт, детка.
На самом деле, если заглянуть в изнанку такого поля Номер, там будет что-то типа такого:
Те, кто рискнут заглянуть в эту бездну, должны сначала прочитать надпись над входом в нее:
Так что, если у вас слишком длинная жизнь и вы хотите потратить ее на путешествие далеко за рамки..
Нельзя так просто взять и заполнить автоматом документ по шаблону
Курс для освоения навыка автозаполнения шаблона состоит из следующих основных частей:
- Слияние с использованием таблицы Excel
- Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word
- Вставка полей слияния
- Персонализация писем с помощью слияния
Там будет еще много ссылок и вставок на сопутствующие и второстепенные темы, так что удачи не заблудиться и не забыть кто вы, где вы и зачем вам все это надо. В этом вам поможет учебный курс. После освоеня которого вам дадут Советы по использованию промежуточного слияния, покажут Добавление настраиваемых полей слияния и отправят в направлении Дальнейшая персонализация документов. Удачи.
Серебряная пуля
Или можно пойти коротким путем. Никакого хардкора, никакого Майкрософта. Всего три экрана с объяснением, половина из которых — иллюстрации. И можно править поля прямо в тексте. И можно разносить вставляемые данные в Excel по вкладкам. И можно копировать файлы как угодно, даже отправить коллеге. И вообще нет связей связанных документов (Билл, прости мне это святотатство!). Про вставку целых таблиц, изображений и контроль результата слияния уже не будем тут поднимать.
Но. Сможете ли вы после этого гордо сказать:
Зачем использовать стороннюю надстройку, когда встроенный функционал справляется с этой же задачей.
Звучит! Хотите лишить себя этой фразы?
Ну и надо же всегда расти над собой. Попробуйте на коллегах заклинание «Я умею в слияние в Word+Excel!» → Вам гарантировано +100 lvl к уважению. Никто не может — вы можете!
И сравните с реакцией на «надстройка сама автоматом заполняет отчет / заключение / форму / спецификацию«:
И чо?
Это не все претензии к «слиянию» word+excel. Но, кажется, достаточно для обозначения ситуации.
Корень проблемы наверное в том, что UI/UX для слияния майки разрабатывали в доинтернетное средневековье. В те времена обычным делом было прохождение инструктажей и получение допусков к работе на ПЭВМ. Получали такой допуск знатные ботанЫ, для которых за счастье было потратить неделю на конспектирование майковской методички по слиянию и последующие упражения его использования.
Сейчас времена изменились и документы чаще составляют люди не самой высокой ботанической квалификации. Появилось понятие «интуитивно понятный интерфейс«. Уровень удобства «любой профессор за месяц разберется» уже не считается достаточным для юзабилити. Тем не менее, люди бывают разные и каждый найдет себе инструмент по душе.
Всем доброй пятницы!
Надстройка для заполнения документов данными из Excel (из Excel в Word) + рассылка почты
Предназначение программы: заполнение множества документов данными из Excel нажатием одной кнопки.
Для работы программы требуется таблица Excel с данными для подстановки, и папка с шаблоном (шаблонами) документов.
В качестве шаблонов можно использовать файлы Word и Excel.На выходе получаются заполненные файлы исходного формата, или формата PDF.
Возможно формирование писем по шаблону, с последующей рассылкой через Outlook или TheBAT.- Количество шаблонов не ограничено. Вы легко можете сами настраивать любые шаблоны.
В качестве шаблонов могут выступать файлы Excel (XLS, XLSX и др.), документы Word (DOC, DOCX и др.), а также текстовые документы (расширения TXT, DAT, XML и т.д.). - Гибкая настройка имён создаваемых файлов. Можно раскладывать файлы по подпапкам.
- Подстановка таблиц и картинок (фото, печатей, подписей и т.п.) в заполняемые документы.
- Склонение фамилий, дата и сумма прописью, — дополнительные функции обработки данных.
- Рассылка почты (писем с вложениями) через TheBAT! или Outlook. Можно формировать красивые HTML-письма
- Есть возможность формировать один документ по нескольким строкам исходной таблицы.
(вывести список сотрудников в приказ, список товаров в накладную, и т.д.). - Можно выбирать шаблоны для заполнения в диалоговом окне
(или даже программа будет сама брать нужные шаблоны для разных строк) - Подстановка данных в надписи и колонтитулы шаблонов Word.
С момента выхода программы в 2012 году, её функционал постоянно развивался (вышли десятки обновлений), поэтому сейчас в FillDocuments есть всё, что только может вам понадобиться для задачи создания документов по шаблонам.
Более подробно всё это описано в разделе Справка по программе
На видео рассказывается о работе с программой, и показан процесс её настройки:
Подробные инструкции и описание функционала также можно найти в разделе Справка по программе
Нажатием одной кнопки, эта программа вам позволит:
- заполнить и распечатать договор купли-продажи и акт выполненных работ всего за пару секунд
- подготовить приказы, уведомления и доверенности по таблице с данными сотрудников
- разослать персонифицированные коммерческие предложения или приглашения по почте
- подготовить договоры и акты по шаблонам, и сразу вывести их на печать
- сделать красивые грамоты по различным шаблонам, и сохранить результат в виде ПДФ файлов
- распечатать несколько накладных или заявок на товар в формате Excel по одной исходной таблице (прайсу)
- заполнять командировочные удостоверения, инструкции, соглашения, или любые другие однотипные документы
Как скачать и протестировать программу
Для загрузки надстройки FillDocuments воспользуйтесь кнопкой Скачать программу
Если не удаётся скачать надстройку, читайте инструкцию про антивирус
Если скачали файл, но он не запускается, читайте почему не появляется панель инструментов
Это полнофункциональная пробная (TRIAL) версия, у вас есть 5 дней ,
в течение которых вы можете протестировать работу программы.Этого вполне достаточно, чтобы всё настроить и проверить, используя раздел Справка по программе
Если вам понравится, как работает программа, вы можете Купить лицензию
Лицензия (для постоянного использования) стоит 2100 рублей .
В эту стоимость входит активация на 2 компьютера (вы сможете пользоваться программой и на работе, и дома).
Если нужны будут дополнительные активации, их можно будет в любой момент приобрести по 600 рублей за каждый дополнительный компьютер.- 1031039 просмотров
Комментарии
Игорь (администратор сайта), 28 Фев 2024 — 17:10. #1
Олеся, программа нужна для создания персонализированных писем (разный текст письма, разные вложения)
Если же слать одно и то же письмо (без изменений) всем, то зачем вам программа? Просто используйте какой-нибудь сервис массовой рассылки писем.Олеся, 28 Фев 2024 — 16:24. #2
Скажите пожалуйста, можно ли эту программу использовать в качестве массовой рассылки экселевского файла, в котором не надо расписывать ни даты, ни фио, просто информационная рассылка, максимум в теле письма текст
Игорь (администратор сайта), 9 Ноя 2023 — 14:38. #3
Нет, мои надстройки работают только в MS Office
Под другие офисные пакеты делать не планирую (не окупится разработка)Гость, 9 Ноя 2023 — 09:55. #4
Здравствуйте, я пользовался Вашей надстройкой несколько лет. Но сейчас пришлось перейти на Р7. Планируете ли Вы сделать такую же надстройку для русского офиса?
Игорь (администратор сайта), 23 Окт 2023 — 17:53. #5
Здравствуйте. Никак. Перенос активаций с одного компьютера на другой не предусмотрен.
Гость, 23 Окт 2023 — 17:44. #6
Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как удалить один компьютер с кодом активации из учетной записи и активировать надстройку на другом?
Игорь (администратор сайта), 26 Сен 2023 — 21:08. #7
Анастасия, тут проще отдельный макрос написать, типа такого:
https://excelvba.ru/programmes/FolderContentАнастасия, 26 Сен 2023 — 18:21. #8
Добрый день. Можно ли вашу программу приспособить для автоматического формирования ИУЛов? Т.е. возможно ли с помощью вашей программы решить такую задачу, нужно в любой текстовый файл автоматически заносить имя другого файла, и его контрольную хэш сумму, объем, и последнюю дату изменения файла.
Игорь (администратор сайта), 19 Сен 2023 — 15:26. #9
Нет, такого программа не может.
Андрей, 19 Сен 2023 — 14:54. #10
Здравствуйте а эта программа может обновлять данные в реальном времени т.е
Заполнил ячейки в эксель как то их выделил и в ворде само сразу появилось значение?Александр, 3 Сен 2023 — 15:36. #11
Добрый день! Приобрели вашу программу. Давно искали подобный продукт. Спасибо, все работает, как нам и требовалось! Подскажите, а где можно посмотреть вторую часть ролика с расширенными настройками, очень надо. Сбросьте, pls ссылку на видеоролик. Заранее спасибо!
Гость, 17 Авг 2023 — 12:40. #12
Здравствуйте, возможно ли, что бы набор настроек, был связан с именем журнала, таким образом при открытии допустим разных журналов, у них были свои наборы, либо при открытии разных журналов, по каждому журналу запоминалась последний набор настроек который в нем использовался.
Игорь (администратор сайта), 4 Авг 2023 — 13:03. #13
Да, можно. Уже отвечал на ваш коммент в другой статье.
Гость, 4 Авг 2023 — 12:31. #14
Добрый день, есть ли возможность автоматически заменять в тексте символы ^l(конец строки) на ^p? при замене текста с абзацами в ворд вставляется именно конец строки и это требует заходить в файл и выполнять замену на конец абзаца
Игорь (администратор сайта), 5 Май 2023 — 01:50. #15
Константин, в моей надстройке экспорт в ПДФ выполняется средствами Office (меню Файл — Сохранить как — PDF)
Только если вы сделаете такой шаблон Word / Excel, при сохранении которого в ПДФ будут появляться эти поля для заполнения.
Но сомневаюсь, что Office поддерживает такие поля при экспорте в ПДФ.Константин, 4 Май 2023 — 19:57. #16
Подскажите, а выгрузку в редактируемый формат PDF (формы Бланков с полями для заполнения) данная надстройка может делать? Что нужно в настройках проставить? Пока не получилось такое организовать через найденные «Настройки».
Игорь (администратор сайта), 19 Апр 2023 — 16:38. #17
Дмитрий, такого нет в программе. Если в шаблоне абзац отформатирован как нумерованный список, по идее, и текст из ячейки Excel должен превращаться в пункты такого списка (только если в ячейке Excel пункты списка разделены через перевод строки, а не через точку с запятой)
Дмитрий, 19 Апр 2023 — 13:25. #18
Добрый день. Возможно ли настроить шаблон Word так, что бы подставляемые значения из Excel были в виде нумерованного списка, после определенного условия. (к примеру после «;» в конце предложения начинался следующий номер)?
Игорь (администратор сайта), 15 Апр 2023 — 23:01. #19
Такого нет в программе. Между исходной таблицей и заполненными документами не устанавливаются связи.
Гость1, 15 Апр 2023 — 17:22. #20
Здравствуйте а эта программа может обновлять данные в реальном времени т.е.
Заполнил в ячейки эксель и в ворде само сразу появилось значение?Игорь (администратор сайта), 11 Апр 2023 — 13:22. #21
Солтан, там от шаблона много зависит. Если шаблон тормозной (много форматирования или формул, пересчёт которых занимает много времени), то подобное возможно.
Попробуйте на другом пустом шаблоне, потом понемногу в этот шаблон добавляйте поля из исходного шаблона, и смотрите, на каком этапе время заполнения резко увеличится.Гость, 11 Апр 2023 — 12:41. #22
При заполнении шаблона excel данные 123 строк, начал очень долго думать, минут 5. В чем может быть проблема?
Игорь (администратор сайта), 11 Апр 2023 — 03:45. #23
Можно заполнять ЛЮБЫЕ шаблоны, в том числе сертификаты о прохождении курсов (если сделаете шаблон сертификата в формате Word)
Гость, 10 Апр 2023 — 22:21. #24
Коллеги, добрый день! а есть возможность автоматического заполнения шаблонов сертификатов о прохождении курса?
Игорь (администратор сайта), 21 Мар 2023 — 12:14. #25
Юрий, 21 Мар 2023 — 10:58. #26а как сделать правильно, что бы таблица заполнялась, а то получается если у меня в акте 2 позиции, то получается 2а документа
Игорь (администратор сайта), 21 Мар 2023 — 08:25. #27
Юрий, вы можете заполнять ЛЮБОЙ документ по шаблону Excel или Word
(сделаете шаблон по форме ТОРГ-2, настроите его, — и будет заполняться)Юрий, 21 Мар 2023 — 07:47. #28
Доброй ночи! Подскажите пожалуйста, я смогу данной программой заполнять АКТ о разногласии (недостаче) ТМЦ (форма ТОРГ-2)
Игорь (администратор сайта), 27 Янв 2023 — 18:14. #29
Нет, такое сделать не смогу, — это надо изменять настройки принтера (а не настройки печати в эксель)
Гость, 27 Янв 2023 — 12:59. #30
Здравствуйте, возможен ли добавить управляющий код (для маски имени файла), к вывод документа на «двустороннюю» печать, то есть мой документ на двух листах, но нужно что бы он был распечатан с двух сторон в трех экземплярах.
Автозаполнение ячеек в Excel
Автозаполнение ячеек Excel – это автоматический ввод серии данных в некоторый диапазон. Введем в ячейку «Понедельник», затем удерживая левой кнопкой мышки маркер автозаполнения (квадратик в правом нижнем углу), тянем вниз (или в другую сторону). Результатом будет список из дней недели. Можно использовать краткую форму типа Пн, Вт, Ср и т.д. Эксель поймет. Аналогичным образом создается список из названий месяцев.
Автоматическое заполнение ячеек также используют для продления последовательности чисел c заданным шагом (арифметическая прогрессия). Чтобы сделать список нечетных чисел, нужно в двух ячейках указать 1 и 3, затем выделить обе ячейки и протянуть вниз.
Эксель также умеет распознать числа среди текста. Так, легко создать перечень кварталов. Введем в ячейку «1 квартал» и протянем вниз.
На этом познания об автозаполнении у большинства пользователей Эксель заканчиваются. Но это далеко не все, и далее будут рассмотрены другие эффективные и интересные приемы.
Автозаполнение в Excel из списка данных
Ясно, что кроме дней недели и месяцев могут понадобиться другие списки. Допустим, часто приходится вводить перечень городов, где находятся сервисные центры компании: Минск, Гомель, Брест, Гродно, Витебск, Могилев, Москва, Санкт-Петербург, Воронеж, Ростов-на-Дону, Смоленск, Белгород. Вначале нужно создать и сохранить (в нужном порядке) полный список названий. Заходим в Файл – Параметры – Дополнительно – Общие – Изменить списки.
В следующем открывшемся окне видны те списки, которые существуют по умолчанию.
Как видно, их не много. Но легко добавить свой собственный. Можно воспользоваться окном справа, где либо через запятую, либо столбцом перечислить нужную последовательность. Однако быстрее будет импортировать, особенно, если данных много. Для этого предварительно где-нибудь на листе Excel создаем перечень названий, затем делаем на него ссылку и нажимаем Импорт.
Жмем ОК. Список создан, можно изпользовать для автозаполнения.
Помимо текстовых списков чаще приходится создавать последовательности чисел и дат. Один из вариантов был рассмотрен в начале статьи, но это примитивно. Есть более интересные приемы. Вначале нужно выделить одно или несколько первых значений серии, а также диапазон (вправо или вниз), куда будет продлена последовательность значений. Далее вызываем диалоговое окно прогрессии: Главная – Заполнить – Прогрессия.
В левой части окна с помощью переключателя задается направление построения последовательности: вниз (по строкам) или вправо (по столбцам).
Посередине выбирается нужный тип:
- арифметическая прогрессия – каждое последующее значение изменяется на число, указанное в поле Шаг
- геометрическая прогрессия – каждое последующее значение умножается на число, указанное в поле Шаг
- даты – создает последовательность дат. При выборе этого типа активируются переключатели правее, где можно выбрать тип единицы измерения. Есть 4 варианта:
-
-
- день – перечень календарных дат (с указанным ниже шагом)
- рабочий день – последовательность рабочих дней (пропускаются выходные)
- месяц – меняются только месяцы (число фиксируется, как в первой ячейке)
- год – меняются только годы
- автозаполнение – эта команда равносильная протягиванию с помощью левой кнопки мыши. То есть эксель сам определяет: то ли ему продолжить последовательность чисел, то ли продлить список. Если предварительно заполнить две ячейки значениями 2 и 4, то в других выделенных ячейках появится 6, 8 и т.д. Если предварительно заполнить больше ячеек, то Excel рассчитает приближение методом линейной регрессии, т.е. прогноз по прямой линии тренда (интереснейшая функция – подробнее см. ниже).
Нижняя часть окна Прогрессия служит для того, чтобы создать последовательность любой длины на основании конечного значения и шага. Например, нужно заполнить столбец последовательностью четных чисел от 2 до 1000. Мышкой протягивать не удобно. Поэтому предварительно нужно выделить только ячейку с одним первым значением. Далее в окне Прогрессия указываем Расположение, Шаг и Предельное значение.
Результатом будет заполненный столбец от 2 до 1000. Аналогичным образом можно сделать последовательность рабочих дней на год вперед (предельным значением нужно указать последнюю дату, например 31.12.2016). Возможность заполнять столбец (или строку) с указанием последнего значения очень полезная штука, т.к. избавляет от кучи лишних действий во время протягивания. На этом настройки автозаполнения заканчиваются. Идем далее.
Автозаполнение чисел с помощью мыши
Автозаполнение в Excel удобнее делать мышкой, у которой есть правая и левая кнопка. Понадобятся обе.
Допустим, нужно сделать порядковые номера чисел, начиная с 1. Обычно заполняют две ячейки числами 1 и 2, а далее левой кнопкой мыши протягивают арифметическую прогрессию. Можно сделать по-другому. Заполняем только одну ячейку с 1. Протягиваем ее и получим столбец с единицами. Далее открываем квадратик, который появляется сразу после протягивания в правом нижнем углу и выбираем Заполнить.
Если выбрать Заполнить только форматы, будут продлены только форматы ячеек.
Сделать последовательность чисел можно еще быстрее. Во время протягивания ячейки, удерживаем кнопку Ctrl.Этот трюк работает только с последовательностью чисел. В других ситуациях удерживание Ctrl приводит к копированию данных вместо автозаполнения.
Если при протягивании использовать правую кнопку мыши, то контекстное меню открывается сразу после отпускания кнопки.
При этом добавляются несколько команд. Прогрессия позволяет использовать дополнительные операции автозаполнения (настройки см. выше). Правда, диапазон получается выделенным и длина последовательности будет ограничена последней ячейкой.
Чтобы произвести автозаполнение до необходимого предельного значения (числа или даты), можно проделать следующий трюк. Берем правой кнопкой мыши за маркер чуть оттягиваем вниз, сразу возвращаем назад и отпускаем кнопку – открывается контекстное меню автозаполнения. Выбираем прогрессию. На этот раз выделена только одна ячейка, поэтому указываем направление, шаг, предельное значение и создаем нужную последовательность.
Очень интересными являются пункты меню Линейное и Экспоненциальное приближение. Это экстраполяция, т.е. прогнозирование, данных по указанной модели (линейной или экспоненциальной). Обычно для прогноза используют специальные функции Excel или предварительно рассчитывают уравнение тренда (регрессии), в которое подставляют значения независимой переменной для будущих периодов и таким образом рассчитывают прогнозное значение. Делается примерно так. Допустим, есть динамика показателя с равномерным ростом.
Для прогнозирования подойдет линейный тренд. Расчет параметров уравнения можно осуществить с помощью функций Excel, но часто для наглядности используют диаграмму с настройками отображения линии тренда, уравнения и прогнозных значений.
Чтобы получить прогноз в числовом выражении, нужно произвести расчет на основе полученного уравнения регрессии (либо напрямую обратиться к формулам Excel). Таким образом, получается довольно много действий, требующих при этом хорошего понимания.
Так вот прогноз по методу линейной регрессии можно сделать вообще без формул и без графиков, используя только автозаполнение ячеек в экселе. Для этого выделяем данные, по которым строится прогноз, протягиваем правой кнопкой мыши на нужное количество ячеек, соответствующее длине прогноза, и выбираем Линейное приближение. Получаем прогноз. Без шума, пыли, формул и диаграмм.
Если данные имеют ускоряющийся рост (как счет на депозите), то можно использовать экспоненциальную модель. Вновь, чтобы не мучиться с вычислениями, можно воспользоваться автозаполнением, выбрав Экспоненциальное приближение.
Более быстрого способа прогнозирования, пожалуй, не придумаешь.
Автозаполнение дат с помощью мыши
Довольно часто требуется продлить список дат. Берем дату и тащим левой кнопкой мыши. Открываем квадратик и выбираем способ заполнения.
По рабочим дням – отличный вариант для бухгалтеров, HR и других специалистов, кто имеет дело с составлением различных планов. А вот другой пример. Допустим, платежи по графику наступают 15-го числа и в последний день каждого месяца. Укажем первые две даты, протянем вниз и заполним по месяцам (любой кнопкой мыши).
Обратите внимание, что 15-е число фиксируется, а последний день месяца меняется, чтобы всегда оставаться последним.
Используя правую кнопку мыши, можно воспользоваться настройками прогрессии. Например, сделать список рабочих дней до конца года. В перечне команд через правую кнопку есть еще Мгновенное заполнение. Эта функция появилась в Excel 2013. Используется для заполнения ячеек по образцу. Но об этом уже была статья, рекомендую ознакомиться. Также поможет сэкономить не один час работы.
На этом, пожалуй, все. В видеоуроке показано, как сделать автозаполнение ячеек в Excel.
-