Как в 1с документооборот отправить документ на согласование

Работа с договорными документами

Используйте «1С:Документооборот 8» для простого создания договоров, сопроводительной или сопутствующей документации, используя шаблоны и связи документов. Отслеживайте процессы согласования, подписания, исполнения договора. Контролируйте исполнение обязательств или наличие сопроводительных документов.

«1С:Документооборот 8» поддерживает основные процессы договорной работы:

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

При этом все, что можно, программа выполняет сама:

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

Основные процессы договорной работы

Планирование и исполнение проектных задач

План проекта. Состоит из списка проектных задач, объединенных в иерархическую структуру, с указанием плановых сроков выполнения. Календарный план проекта рассчитывается автоматически на основе связей проектных задач, рабочего календаря, ограничений и настроек. План проекта можно загрузить из MS Project. Просматривать план проекта и отслеживать состояние проектных задач на всех этапах выполнения можно в следующих режимах:

• планирование — для составления плана проекта;
• отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

Подготовка по шаблону

Договор — это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка, процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и прочее).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

• черновики;
• согласованные материалы;
• скан-копии подписанных оригиналов;
• вспомогательные файлы.

Карточка договора

Автозаполнение реквизитами

Программа поддерживает автоматическое заполнение файлов договоров. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например, Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие.

Для этого рекомендуется:

• подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
• настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
• подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Автоматическое заполнение файлов договоров

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию.

Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них — заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.

Лист согласования

Многосторонние договоры

В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно — укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.

Пример многостраничного договора

Контроль возврата и передачи

В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.

Автоматическое продление

Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия «1С:Документооборот 8» автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Срок действия может быть автоматически изменен:

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Срок можно изменить и вручную. Вся история изменения сроков действия договора сохраняется.

Автоматическое продление договора

Анализ договорной работы

Для анализа договорной работы предусмотрено несколько отчетов:

• список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников;
• список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров;
• отчет о сезонности и других особенностях заключаемых договоров.

Специализированные подсистемы. Просто картинка с подписью. Пусть будет тут. А подпись пусть будет на 2 строки, длинная подпись нам потребуется в модальном окне. Все любят модальные окна, это стильно и современно!

Планирование и исполнение проектных задач Подготовка по шаблону Автозаполнение реквизитами Согласование договора Многосторонние договоры Контроль возврата и передачи Автоматическое продление Анализ договорной работы

• 250 преимуществ «1С:Документооборота»
• «1С:Документооборот» 3.0: преимущества новой редакции
• Работа с договорными документами
• Управление документами
• Эффективное управление процессами
• Функциональный почтовый клиент
• Учет и планирование рабочего времени
• Проектный учет и контроль исполнения
• Инструменты для совместной работы
• Интеграция с любыми решениями
• Доступ с различных устройств

Эффективное управление процессами

Регламентируйте работу, используя типовые (шаблонные) и уникальные процессы, задавая жесткую маршрутизацию документов, настраивая запуск процессов по бизнес-событиям. Отслеживайте иерархию процессов, собирая их в цепочки, выстраивайте необходимую последовательность работ. Оценивайте эффективность работы сотрудников по различным показателям: соблюдение сроков и успешность исполнения, количество переносов сроков, результаты согласования и другим.

Готовые шаблоны согласования, рассмотрения, исполнения

В «1С:Документообороте 8» уже предусмотрены 9 готовых процессов: согласование, утверждение, регистрация, рассмотрение, исполнение, ознакомление, приглашение, составные процессы, комплексный процесс. Для каждого процесса предусмотрена своя схема работы, которая легко настраивается под специфику вашего предприятия. Например, процесс согласования может идти параллельно, последовательно, в смешанном режиме и даже по условиям.

Процесс «Согласование». Используется для согласования с ответственными лицами исходящих, внутренних документов, файлов, а также решения других вопросов, требующих согласования. Для процесса «Согласование» предусмотрено три варианта маршрутизации:

• всем сразу (параллельное согласование);
• по очереди (последовательное согласование);
• смешано (параллельно-последовательное согласование).

В качестве согласующих лиц можно указать пользователя или роль, например, «Юрист». Срок согласования может быть общим или индивидуальным для каждого согласующего лица. В рамках процесса согласования могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями» либо отрицательное — «Не согласовано». Если результат согласования отрицательный («Не согласовано»), после доработки документа процесс можно запустить на следующий цикл согласования. Ведется подсчет всех циклов согласования и сохранение истории всех виз на каждом цикле. Результат согласования можно подписать электронной подписью.

Процесс «Согласование»

Процесс «Рассмотрение». Используется для направления ответственному лицу на рассмотрение, например, входящих документов или служебных записок. Рассмотреть документ можно тремя различными способами:

• ввести резолюцию текстом, который в дальнейшем будет обработан инициатором рассмотрения и вручную превращен в поручения конкретным исполнителям;
• лично направить на исполнение — указать исполнителей, сроки, задания к исполнению;
• лично направить на ознакомление — указать список ознакомления и сроки.

После этого документ получает статус «Рассмотрен» и принятая резолюция отображается в его карточке. Резолюцию можно подписать электронной подписью. При направлении на рассмотрение сотрудник может указать проект резолюции. Тексты резолюций можно быстро выбирать из заранее подготовленных шаблонов.

Процесс «Рассмотрение»

Процесс «Исполнение». Этот процесс используется для направления на исполнение документов или иных поручений. Успешность исполнения определяет проверяющий, если указан. Список исполнителей может содержать как конкретных пользователей, так и роли (например, «Секретарь»).

Для процесса предусмотрено три варианта маршрутизации:

• всем сразу (параллельное исполнение);
• по очереди (последовательное исполнение);
• смешано (параллельно-последовательное исполнение). В этом случае можно указать порядок исполнения (одновременно либо после предыдущего исполнителя).

Срок исполнения можно указать следующими способами:

• общий срок для всех исполнителей;
• персональный срок для каждого исполнителя;
• общий срок для всех и, дополнительно, персональный срок для некоторых исполнителей.

Срок исполнения можно указать с точностью до минут. Одного из исполнителей можно назначить ответственным. Он будет отвечать за результат исполнения всего процесса в целом.

Процесс «Исполнение»

Запуск процессов по шаблону

«1С:Документооборот 8» можно настроить так, чтобы в некоторых случаях процессы запускались программой автоматически без каких-либо действий со стороны пользователей. Для жесткого запуска процессов по шаблону:

• нужно привязать процесс к виду документа;
• при необходимости указать условие автостарта;
• установить флажок «Запретить изменение процессов»;
• выбрать событие, при котором произойдет автозапуск, например, «Создание внутреннего документа».

После такой настройки процесс будет запущен автоматически, без участия пользователя, в момент нажатия на кнопку «Записать и закрыть» в карточке документа.

Запуск процессов по шаблону

Иерархия и история процессов

Все задачи и процессы, созданные по документу, можно посмотреть прямо из карточки документа и увидеть:

• кто сейчас работает с документом;
• какие процессы и задачи запущены по документу;
• какие из них исполнены, с каким результатом, в какие сроки;
• какие не исполнены и просрочены.

Программа показывает всю иерархию процессов, начиная от исходного и заканчивая подпроцессами, которые были созданы исполнителями во исполнение своих задач.

Иерархия и история процессов

Контроль процессов

Любой процесс можно поставить на контроль. Процесс, в карточке которого указан Контролер, ставится на контроль автоматически. Предметы (документы, файлы и т. п.) процессов наследуют признак контроля от процессов. Например, если по приказу запущен процесс Исполнение, поставленный на контроль, то приказ тоже отображается как контрольный. На контроль можно поставить не только весь процесс, но и отдельную задачу.

Что можно поставить на контроль? Все, что угодно: входящие, исходящие и внутренние документы, файлы, письма, процессы и задачи, мероприятия, проекты и проектные задачи, и даже то, чего нет в программе. Контроль позволяет следить за сроками и ходом выполнения работ. Программа сама отследит истекающий или пропущенный срок контроля и сообщит об этом по почте.

Как поставить на контроль? Чтобы поставить объект на контроль, просто щелкните на картинке «К» или в колонке «К» в списке. Сразу откроется новая контрольная карточка:

• установите срок контроля;
• напишите примечания для себя;
• и нажмите «Поставить на контроль».

Поставленные на контроль объекты отмечаются значком «К» зеленого или красного цвета.

Контроль процессов
Окно «На контроле». Работать с объектами контроля удобнее всего в окне «На контроле»:

• показывает все контрольные карточки, в которых сотрудник является контролером;
• удобно отслеживать и переносить контрольные сроки, снимать объекты с контроля, выводить отчеты, создавать на основании контрольных карточек письма или записи календаря;
• выводит самые просроченные объекты в первых строках вверху.

Окно «На контроле»

Мониторинг и аналитика

Мониторинг процессов. В «1С:Документообороте 8» есть автоматическая служба мониторинга процессов. Она сама отслеживает и контролирует более 100 показателей по всем процессам, например:

• время просрочки;
• количество просроченных процессов;
• число циклов согласований;
• средние трудозатраты и другие.

При росте или снижении показателей ниже порогового значения программа будет информировать вас по почте.

Мониторинг процессов
Анализ процессов. Для анализа процессов предусмотрено несколько отчетов:

• о самых ходовых процессах (например, исполнение) — помогает сосредоточиться на повышении их эффективности;
• оценка загрузки сотрудников, сезонной зависимости — для принятия мер по ускорению сходимости задач;
• отчет о числе дней бездействия по каждому не закрытому документу и помогает обнаружить зависшие и оставшиеся без внимания документы;
• отчет о количестве незавершенных процессов;
• оценка того, как часто документы не согласуются — для мер по повышению числа положительных исходов согласования;
• список всех просроченных задач сотрудников подразделения.

Анализ процессов

• 250 преимуществ «1С:Документооборота»
• «1С:Документооборот» 3.0: преимущества новой редакции
• Работа с договорными документами
• Управление документами
• Эффективное управление процессами
• Функциональный почтовый клиент
• Учет и планирование рабочего времени
• Проектный учет и контроль исполнения
• Инструменты для совместной работы
• Интеграция с любыми решениями
• Доступ с различных устройств

Можно ли в системе 1С:Документооборот использовать разные варианты повторного согласования документа?

Очень часто при согласовании документов возникает необходимость приложить к бумажному документу лист его согласования. Это актуально, когда в параллельном согласовании документа участвует большое количество должностных лиц и лист согласования должен содержать последние результаты или лист согласования должен быть с историей при нескольких циклах согласования. Особенно, когда количество циклов согласования документа для разных согласующих лиц разное.

Процесс согласования документа организуется с использованием типового функционала. После завершения процесса согласования автор процесса получает задачу «Ознакомиться с результатами». Результат согласования может содержать как положительные, так и отрицательные результаты.

• Требуется повторить согласование или нет;
• Требуется повторить согласование со всеми согласующими или с теми, кто не согласовал документ;
• Требуется ли печатать лист согласования;

Пользователю при организации процесса согласования документа необходимо четко понимать, что он должен получить в результате электронного согласования документа.

В зависимости от ответов указанные выше вопросы могут быть разные дальнейшие действия.

1. Повторение согласования не требуется.

В задаче на ознакомление с результатом согласования нажать на кнопку «Завершить согласование».

При необходимости распечатать лист согласования.

2. Повторить согласование со всеми согласующими.

Лист согласования должен содержать результат только последнего цикла согласования.

Внести изменения в предмет согласования согласно комментариям согласующих лиц.

В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Повторить согласование».

Нажать на кнопку «Отправить на повторное согласование».

После запуска процесса все результаты предыдущего цикла согласования автоматически перейдут в историю. На закладке «Визы», а, следовательно, и в листе согласования останутся согласующие из последнего (текущего) цикла согласования.

3. Повторить согласование с согласующими лицами, которые на предыдущем цикле не согласовали документ.

Лист согласования должен содержать результат только последнего цикла согласования.

Внести изменения в предмет согласования в соответствии с комментариями согласующих лиц.

В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Повторить согласование».

В списке согласующих оставить тех, с кем необходимо повторить согласование, и запустить процесс, нажав на кнопку «Отправить на повторное согласование».

После запуска процесса все результаты предыдущего цикла согласования автоматически перейдут в историю. На закладке «Визы», следовательно, и в листе согласования останутся согласующие из последнего (текущего) цикла согласования.

4. Повторить согласование с согласующими лицами, которые на предыдущем цикле не согласовали документ.

Лист согласования должен содержать как положительный результат предыдущего цикла согласования, так и последнего (текущего).

В задаче ознакомления с результатом согласования нажать на кнопку «Закончить согласование».

Внести изменения в предмет согласования согласно комментариям согласующих лиц.

Из закладки «Визы», предмета согласования, удалить тех согласующих, с которыми необходимо повторить согласование.

Ответить «Да», на сообщение системы «Виза с заполненным результатом будет перемещена в историю согласования».

Из предмета согласования, создать процесс «Согласование».

В процессе «Согласование» выбрать тех согласующих лиц, с которыми необходимо повторить согласование и запустить процесс нажатием на кнопку «Стартовать и закрыть».

Ответить на вопрос системы «В согласуемом документе уже присутствуют результаты согласования других сотрудников. Поместить их в историю или оставить актуальными?», нажав на кнопку «Оставить актуальными».

После запуска процесса на закладке Визы останутся все результаты предыдущего и последнего (текущего) циклов согласования, а, следовательно, и в листе согласования.

При необходимости можно распечатать лист согласования или лист согласования с историей.

Рис.1 Лист согласования

Согласование объектов в 1С

Нередко у пользователей возникает необходимость настроить согласование различных документов. При этом хотелось бы иметь возможность настройки произвольных маршрутов (шаблонов) согласования, выбирать типы согласуемых документов, проводить как последовательное, так и параллельное согласование (например, на случай временного отсутствия нужных согласующих сотрудников).

Всем этим требованиям полностью удовлетворяет типовая конфигурация 1С:Документооборот, но с ней есть очевидные сложности:

• программа сложная и тяжела для восприятия конечными пользователями,
• многие функции программы не востребованы у 99% организаций,
• непросто найти специалиста, который сможет качественно ее вам внедрить и настроить,
• конфигурация стоит денег (по состоянию на 22.05.2018 стоимость самой конфигурации начинается от 36000, а ведь еще нужно приобретать лицензии на рабочие места и серверную лицензию).

В связи с этим у многих есть необходимость иметь под рукой простую и понятную подсистему согласования, которую легко можно внедрить и которая не потребует регулярного обслуживания специалистом.

В этой статье речь пойдет именно о такой системе.

Настройки согласования объектов в 1С

После внедрения данного модуля в вашу конфигурацию необходимо первым делом дать доступ к нему всем пользователям, которые будут участвовать в процедурах согласования. Для этого создадим отдельную группу доступа и добавим туда всех пользователей.

При создании группы доступа создадим также новый профиль:

В профиль добавим роль Согласование (использование):

Выбираем профиль в нашей группе, добавляем пользователей, записываем и закрываем:

Для настроек согласования можно выбрать один из двух вариантов:

• настраивать будут пользователи, включенные в группу Администраторы,
• для настройки согласования создать новую группу, к ней создать профиль с ролью Согласование (настройка) и добавить в эту группу тех пользователей, которые будут отвечать за настройку согласования.

Если доступны настройки согласования, то добавляется новый пункт Согласование в разделе Администрирование:

Первым делом нам необходимо создать роли исполнителей, которые будут принимать участие в согласовании:

Если кнопка Создать неактивна, необходимо включить возможность работы с задачами. Для Бухгалтерии предприятия нужно установить галку в разделе Администрирование -> Органайзер -> Мои задачи:

Для УТ11, КА, ERP нужно установить галку в разделе НСИ и Администрирование -> Органайзер -> Бизнес-процессы и задачи:

При создании новой роли указываем только наименование, записываем элемент справочника и сразу же настраиваем соответствие пользователей для данной роли (у каких пользователей будет эта роль):

Настройка соответствия пользователей конкретной роли задается следующим образом:

Одна роль может быть у нескольких пользователей:

Создадим еще несколько ролей и настроим для каждой роли список пользователей.

Теперь нужно создать шаблоны согласования. Для примера, настроим в программе согласование документов Заказ клиента. Открываем список шаблонов и добавляем новую строку.

Указываем наименование и тип согласуемого объекта — документ или справочник.

После выбора типа автоматически заполняется список доступных видов объекта, выбираем нужный.

Далее выбираем вариант доступности объекта после согласования:

• доступен,
• недоступен,
• доступен только для полных прав.

Вас может заинтересовать

• Сальдо взаиморасчетов в документах 1С
• Получение кредита и выдача займа
• Как найти документы без движений в 1С

Следующее действие — выбор типа уведомления, которое будет отправляться инициатору по результату согласования., вот возможные варианты:

• Задача на рабочий стол,
• Электронное письмо,
• SMS — сообщение.

Далее необходимо указать учетную запись электронной почты, которую модуль будет использовать при отправке уведомлений по почте.

Для каждого шаблона необходимо настроить список согласующих — маршрут. Для этого жмем Указать исполнителей .

В открывшейся форме нужно заполнить табличную часть, в каждой строке указать:

• номер этапа (начинается с 1),
• роль согласующего пользователя,
• тип уведомления, которое будет отправлено пользователю (уведомление о необходимости согласовать объект),
• период действия (если какие-то этапы имеют временные ограничения),
• установив галку Расширенные права , мы дадим право пользователям выбранной роли согласовывать (или отменять согласование) заказ клиента на любом этапе (а не только, когда до этого пользователя дойдет очередь).

Возможно как последовательное, так и параллельное согласование (в последнем случае для параллельных этапов указывается одинаковый номер).

Если текущий шаблон необходимо применять не ко всем объектам выбранного вида, а по какому-то условию, есть возможность наложить фильтр.

При переходе по кнопке открывается стандартная форма отборов, в которой можно настроить фильтр по ЛЮБОМУ реквизиту исходного объекта (в т.ч. дополнительному реквизиту). Для примера, ограничим список заказов только документами по выбранным подразделениям.

Для сохранения шаблонов нажимаем одноименную кнопку.

Согласование заказов клиента в УТ 11

Теперь создадим и заполним заказ клиента. Провести его не удастся — только записать (перед проведением заказы теперь необходимо согласовывать). В командной панели документа появилась кнопка Согласование .

По кнопке открывается лист согласования с таблицей согласующих ролей и пользователей. Для начала необходимо запустить процесс согласования (запуск доступен только менеджеру заказа).

После этого в таблице появляется первый этап.

Для согласующего пользователя на первом этапе выбран тип уведомления Задача. Откроем сеанс под нужным пользователем и видим задачу на рабочем столе:

Из формы задачи можно сразу перейти к заказу клиента.

На время согласования редактирование заказа становится недоступным. Открываем лист согласования.

С помощью управляющих кнопок в нижней части формы исполнитель может или согласовать этап, или отменить согласование. При необходимости можно ввести комментарий.

После согласования текущий этап закрашивается зеленым цветом (если была отмена согласования, то красным), и создается новый этап.

Согласующим второго этапа настроено уведомление на почту.

На последнем этапе настроено параллельное согласование — свою визу поставить может или финансовый директор, или сотрудники экономического отдела.

После согласования последнего этапа все строки окрашиваются зеленым, заказ становится согласованным и автоматически проводится.

Согласно введенным настройкам, инициатору согласования уведомление должно прийти по смс.

В случае если автоматическое проведение не выполнится по каким-то причинам (не заполнен реквизит, нет остатка и т.п.), провести документ сможет инициатор.

Новые материалы на сайте

• Добавление водяного знака на фото
• Ведение журнала записей в 1С
• Хранение базы знаний в 1С

Согласование справочников в 1С

Теперь покажу еще один вариант использования модуля — согласование справочников. Для примера возьмем справочник Партнеры.

Создадим для данного справочника шаблон согласования

Возьмем любой непроведенный заказ и попробуем провести:

Попытка закончится неудачно и в сообщении будет сказано, что помимо согласования самого заказа нам теперь необходимо согласовать его партнера (это согласование аналогично согласованию заказа).

Т.е. используя данный модуль, вы сможете согласовывать не только произвольные документы, но и справочники (при этом проверка согласованности элементов справочников будет проводиться при проведении документов, в которых объекты будут фигурировать).

Для корректной работы расширения необходимо отключить безопасный режим.

Отмена согласования этапа приводит к общей отмене согласования заказа (в т.ч. согласованных предыдущих этапов). В дальнейшем инициатор может снова запустить процесс согласования, при этом вся история согласования сохраняется.

Если выбраны уведомления на почту или по СМС, убедитесь что в карточках согласующих пользователей указан мобильный телефон и адрес почты.

Релиз 553.1.1.3 от 07.07.2021

Добавлена возможность согласования объектов непосредственно из формы задачи.