10 фраз в деловой переписке, от которых бомбит
Офисные сотрудники и фрилансеры знают, как могут бесить рабочие письма. Дело даже не в ошибках или опечатках. В основном большую волну негодования вызывают слова-паразиты и речевые штампы, которые вроде бы призваны упростить общение. Однако на деле они запутывают, напрягают и показывают неуважение к человеку и его работе. В этой статье мы расскажем о фразах, которые не стоит использовать, если вы не хотите, чтобы вас вспоминали недобрыми словами.
Коллеги
Такое обращение ассоциируется с официозом прошлого века и отстраненностью. Оно обезличивает тех, на кого направлено, раздражает и почти никогда не заканчивается чем-то хорошим.
Как лучше: Если вам нужно обратиться к определенной группе людей, лучше просто перечислите их «Егор, Вадим, Олег, ваша задача на сегодня. », «Разработчики, вам нужно сделать. ». Когда нужно обратиться ко всем, напишите что-то типа «Привет всем», но только не «Коллеги».
Я вас услышал
Фраза кажется обычной, но от нее веет холодком и высокомерием. Если хотите оставить неприятное послевкусие после беседы, скажите: «Я вас услышал».
Как лучше: Попробуйте донести до собеседника, что вы поняли его мысль, более неформальными словами. «К 3 ноября проект будет сделан» или «Хорошо, мы привлечем еще нескольких дизайнеров, чтоб успеть к сроку».
Я не знал, я не специально
Такие выражения создают впечатление, будто человек хочет как можно скорее сбросить с себя ответственность, а не разобраться в ситуации. Даже если вы, действительно, не знали, то говорить об этом бесполезно, потому что ситуация уже произошла.
Как лучше: Бросайте оправдываться и искать виноватых, предлагайте варианты решения проблемы. Этот совет подходит под все случаи жизни, кроме тех, где вас попросили объяснить причины случившегося.
Нужно еще вчера, приоритетная задача, ASAP и пр.
Такие «подгонялки» раздражают, особенно если видишь их в конце рабочего дня и не можешь оценить, задача актуальна или уже нет. Для действительно срочных задач есть более быстрые способы связи — звонок или мессенджер.
Как вы уже знаете/как я уже говорил, в моем последнем письме
В таких высказываниях сквозит пассивная агрессия и обвинения в рабочей безалаберности. Если мы переведем любую из этих фраз с офисного на человеческий, то получится «Почему я работаю с дураками, которым нужно повторять миллион раз одно и то же».
Как лучше: Независимо от того, помнят ли коллеги, что вы однажды сказали, укажите, где можно получить подробную информацию по проекту или вкратце передайте суть. «Все правки от клиента находятся в его папке», либо «Ситуация в следующем: нужно переделать все карточки до конца недели. Успеем?».
Тут дело на пять минут, посмотри одним глазком, ты же профессионал
Такие фразы-манипуляции показывают, что человек во что бы то ни было хочет получить желаемое, и ему все чем вы заняты. Делаются задачи «на пять минут», как правило, наспех между основными делами, «в фоновом режиме» и без желания, лишь бы не портить отношения. В итоге, страдает результат.
Как лучше: Постарайтесь не просить коллег о том, что не входит в их рабочий функционал. Если же этого нельзя избежать, то предоставьте им отходные пути: «Если ты сейчас занята, то я справлюсь сама, не беспокойся».
Это была шутка (в спорной или конфликтной ситуации)
Даже если вы просто пошутили, а вас не поняли, эта фраза подвергает сомнению ваше чувство юмора и выставляет тех, кто шутку не оценил, эмоционально нестабильными личностями.
Как лучше: Не шутите. Если ляпнули ерунду, лучше сразу извинитесь.
Искренне ваш…/ с уважением… и другая чрезмерная вежливость
Люди быстро улавливают, что за всей этой благожелательностью стоит попытка навесить новые обязанности. Формальная вежливость раздражает, потому что все понимают, что отправителю все равно на потребности адресата.
Также дела обстоят с благодарностью. Мало заботы в том, чтобы отвлекать от рабочих задач письмом с «спасибо», только из привычки быть вежливым.
Как лучше: Проявите благодарность и заботу на деле, а не на словах. Для этого убедитесь, что вся информация есть в письме и его смысл понятен получателю с первого раза. Не забывайте использовать «пожалуйста», благодарить и прощаться.
К сведению/ надо бы обсудить/ надо сделать
Письмо бесит тем, что оставляет чувство незаконченности и неопределенности. Сообщения в общем чате, которые содержат такие фразы, оставляют получателя в недоумении, а должен ли я что-то сделать? Или можно просто проигнорировать сообщение?
Как лучше: Перед отправкой перечитайте письмо и проверьте, ясно ли из него, кто, что и в какие сроки должен сделать? Адресуйте послание одному человеку, либо конкретизируйте, к кому обращаетесь, если скидываете в общий чат. «Прошу программистов посмотреть список предложений до завтра и каждому подумать, что мы можем внедрить».
Сделайте отчет/ напишите апдейты/ коллеги
«Коллеги, сделайте отчет по проекту с металлочерепицами» — такое сообщение в общем чате, скорее всего, будет проигнорировано. В нем нет конкретного адресата, сроков.
Как лучше: Если вы решили поставить задачу в общем чате, то сразу же назначайте ответственного. «Марина и Катя, сделайте отчет по проекту с металлочерепицами до трех часов».
Что можно посмотреть и почитать по теме?
- «Новые правила деловой переписки» Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой рассказывают, как важны уважение к адресату и забота о его интересах в рабочей переписке. И что можно сделать, чтобы избежать манипуляции, обоюдного презрения, и повысить эффективность рабочего общения.
- В статье «Деловая переписка в IT» вы найдете информацию об особенностях формального общения. Узнаете, что может сделать переписку скучной и раздражающей, получите несколько дельных советов, как общаться, чтобы никого не бесить.
- Книга «Проще говоря: Как писать деловые письма, проводить презентации, общаться с коллегами и клиентами» Джея Салливана поможет вам разобраться, как взаимодействовать в ситуациях, где вы владеете вниманием людей, как важно говорить с коллегами о них самих и свести к минимуму все разговоры о себе.
- В книге Дон-Мишеля Бода «Kind Regards. The Executive Guide to Email Correspondence» на примере маркетологов, юристов, специалистов по HR и других, показано как составлять понятные и грамотные письма на английском языке для общения с бизнес-партнерами и коллегами.
- В книге «Переписка 2.0. Как решать вопросы в чатах, соцсетях и письмах» Саши Карепиной даются рекомендации, как сделать так, чтобы ваше сообщение не просто дочитали до конца, но и правильно поняли.
- В статье «Деловая переписка на английском языке» вы найдете ряд фраз и советов по деловой переписке с иностранными партнерами.
- Статья 3 tips for better writing даст понимание, как сделать деловое общение более простым, этичным и продуктивным.
Теперь вы знаете, какие фразы не стоит использовать в деловой переписке. Помните, что уважение даже в таких мелочах помогает улаживать конфликты и легко решать рабочие задачи.
- карьера
- деловая переписка
Как освободить место в почтовом ящике
Иногда письма с билетами не приходят потому, что почтовый ящик переполнен. Вы узнаете о проблеме сразу после оплаты — нужно будет освободить место, вернуться на страницу Qtickets и отправить себе билеты повторно.
С очисткой ящиков часто возникают сложности. Поэтому мы подготовили пошаговые инструкции для самых популярных почтовых сервисов, чтобы вы могли быстро решить проблему и получить билеты.
Обратите внимание! Очистка почтового ящика не позволяет увидеть ранее не полученные письма. После того как вы гарантированно произведёте освобождение места, то для повторной отправки билетов на ваш email вернитесь на страницу с сообщением о проблеме переполнения или воспользуйтесь нашим вспомогательным сервисом.
iCloud
Зарегистрировавшись в iCloud, вы бесплатно получили 5 ГБ для хранения данных. Это общий объем для резервных копий, писем, документов, фото и видео. Если место закончилось, нужно или сменить тарифный план, или посмотреть, какие файлы заполнили хранилище, и удалить ненужные. Порядок действий зависит от устройства, с которого вы будете выполнять очистку, детали найдете в официальном мануале . Главное — не забывайте всегда очищать корзину!
Gmail
Каждый пользователь сервисов Google бесплатно получает 15 гигабайт в хранилище Google One, которое совместно используют три сервиса: Google Диск, Gmail и Google Фото. Мы расскажем, как почистить почтовый ящик, — если это не помогло, попробуйте освободить место на Диске или удалить ненужные фото и видео .
Чтобы узнать, сколько свободного места у вас осталось и сколько гигабайт каждый сервис занимает сейчас, перейдите на страницу Google One и авторизуйтесь. В нашем примере пользователю нужно почистить почту.
Информацию о том, сколько места занято, найдете также в самом низу страницы браузерной версии почтового клиента. Перейдя по ссылке оттуда, попадете на страницу Google One и увидите разбивку по сервисам.
Чтобы очистить почтовый ящик, удалите письма и очистите корзину.
Обратите внимание! Чтобы не выбирать письма вручную, можно быстро найти те, которые содержат самые большие вложения, или избавиться от старой почты. Для этого введите в строку поиска запрос вида size:2mb older_than:1y . Используя его, получите перечень писем, полученных год и более назад, размер которых превышает 2 мегабайта.
Можете использовать часть запроса, указав только размер (например, size:2mb , если размер письма вместе с вложениями более 2 Мб) или «возраст» (например, older_than:2y , если письмо получено более двух лет назад). Этот приём работает как в браузерной версии, так и в мобильном приложении. Другие возможности поиска найдете в официальной справке по сервису.
Если ещё не знаете как удалять письма, то действуйте следующим образом:
- Выберите письма, которые хотите удалить, и отметьте их галочками. С помощью фильтра в правой части строки поиска вы можете дополнительно уточнить результаты поиска.
В браузерной версии можно выделить все письма на странице, используя самый верхний чек-бокс.
-
- Нажмите значок корзины в верхнем меню. Выделенные письма будут удалены из папки, но их еще можно восстановить.
-
-
- Повторите шаги 1 и 2 в каждой папке, где есть письма, подлежащие удалению («Черновики», «Отправленные» и так далее). Из папки «Спам» можно удалить все письма, кликнув по ссылке в верхней правой части экрана.
- Повторите шаги 1 и 2 в каждой папке, где есть письма, подлежащие удалению («Черновики», «Отправленные» и так далее). Из папки «Спам» можно удалить все письма, кликнув по ссылке в верхней правой части экрана.
Удаленные таким образом письма перемещаются в папку «Корзина», где хранятся 30 дней, после чего удаляются без возможности восстановления. Все это время они продолжают занимать место, поэтому важно сразу же перейти в корзину и удалить ненужные сообщения вручную.
Найдите в боковом меню корзину, войдите в папку и кликните по ссылке «Очистить корзину» в правой верхней части экрана. Если хотите убедиться в том, что в корзину по ошибке не попало ничего важного, можете выделить письма вручную и удалить их, нажав значок в верхнем меню, как делали в остальных папках.
В мобильном клиенте порядок действий аналогичный.
Система запросит подтверждение, и письма будут удалены без возможности восстановления.
Готово! Корзина пуста, свободного места в хранилище стало больше, и вы снова можете без проблем получать письма.
Mail.ru
Чтобы освободить место в почтовом ящике, действуйте следующим образом:
- Отметьте галочками письма, которые хотите удалить, или выделите все письма в папке одним кликом.
В мобильном клиенте возможности выбрать несколько писем (или все) нет, нужно отмечать каждое отдельно.
Чтобы ускорить процесс, начните с просмотра писем, содержащих вложения. Найти их можно с помощью фильтра.
-
- Выберите пункт «Удалить» в верхнем меню (в мобильном клиенте — значок корзины).
-
- Повторите шаги 1 и 2 в каждой папке, где есть письма, подлежащие удалению («Черновики», «Отправленные» и так далее). Из папки «Спам» можно удалить все письма, нажав кнопку «Очистить папку», расположенную в правой верхней части экрана.
Также вы можете удалить всё из папки «Спам», кликнув по ссылке «Очистить» напротив нее в боковом меню.
После удаления из основных папок письма перемещаются в папку «Корзина», откуда автоматически удаляются без возможности восстановления через месяц. Всё это время они продолжают занимать место, поэтому важно сразу же удалить ненужные сообщения вручную.
Найдите в боковом меню нужную папку, войдите в нее и кликните по ссылке «Очистить папку» в верхней правой части экрана. Также можно воспользоваться ссылкой «Очистить» напротив папки в боковом меню.
В мобильном клиенте ссылка «Очистить» есть только в боковом меню.
Если хотите убедиться в том, что в корзину по ошибке не попало ничего важного, можете выделить письма вручную и удалить их, нажав значок в верхнем меню, как делали в остальных папках.
Готово! Корзина пуста, свободного места в хранилище стало больше, и вы снова можете без проблем получать письма.
Rambler
Первым делом убедитесь, что проблема действительно в нехватке свободного места.
Если используете браузерную версию, зайдите в настройки, выбрав соответствующий пункт меню в верхнем правом углу.
В нижнем правом углу увидите блок «Размер ящика» с необходимой информацией.
Если пользуетесь мобильным клиентом, найдите в боковом меню пункт «Настройки», перейдите в раздел и в самом низу увидите информацию о заполненности ящика.
Если видите, что место заканчивается или уже закончилось, нужно очистить папки от ненужных писем («Входящие», «Черновики» и так далее, каждую отдельно). Алгоритм следующий:
- Отметьте галочками письма, которые нужно удалить.
В браузерной версии можно удалить все письма на странице или полностью очистить папку «Входящие», поставив галочку в самом верхнем чекбоксе и выбрав подходящий вариант. В нашем примере установлен режим отображения 30 писем на страницу, поэтому система предлагает удалить именно такое количество. У вас цифра может быть другой.
Чтобы ускорить процесс, начните с писем, содержащих вложения. Найти их просто — поставьте курсор в поле поиска, которое находится в правом верхнем углу окна, и отметьте галочкой пункт «С вложениями».
По ссылке «Выбрать дату» откроется окошко, где можно установить период получения писем, которые уже не актуальны.
-
- Выберите пункт «Удалить» в верхнем меню.
В мобильном клиенте есть два варианта действий. Если хотите удалить отдельные письма, зайдите в папку «Входящие», найдите их в списке и нажмите значок корзины ниже.
Если нужно удалить несколько писем, отметьте их в списке и нажмите значок корзины, который появится внизу экрана.
Папку «Спам» можно очистить, не заходя в нее. Наведите курсор мышки на соответствующий пункт в боковом меню, и увидите ссылку, по клику на которую все письма в папке будут удалены. В мобильном клиенте эта ссылка присутствует постоянно, достаточно на нее кликнуть.
Удаленные таким образом письма перемещаются в папку «Корзина», где хранятся 30 дней, после чего удаляются без возможности восстановления. Всё это время они продолжают занимать место, поэтому важно сразу же перейти в корзину и удалить ненужные сообщения вручную.
Самый простой способ — кликнуть на ссылку «Очистить» справа от папки «Корзина» в боковом меню. Система запросит подтверждение, и все содержащиеся в корзине письма будут удалены.
Если хотите убедиться, что в корзину не попало ничего важного, действуйте так:
- Выберите пункт «Корзина» в боковом меню и перейдите в папку.
-
- С помощью самого верхнего чекбокса выберите все письма в корзине либо проставьте галочки напротив всех писем, которые хотите удалить
-
- Выберите пункт «Удалить» в верхнем меню. Письма будут удалены безвозвратно.
В мобильном клиенте очистка корзины проходит по алгоритму, который мы описали выше для папки «Входящие». Вы можете нажать значок корзины под каждым письмом или выделить несколько и кликнуть на значок корзины внизу экрана один раз.
Система предложит вам две возможности: удалить выбранные письма навсегда или очистить корзину. Если выберете второй, удалите безвозвратно все письма, которые были в папке.
Готово — корзина очищена, и у вас появилось свободное место.
Яндекс.Почта
Чтобы освободить место в почтовом ящике, действуйте следующим образом:
- Отметьте галочками письма, которые хотите удалить. Система предложит выбрать все письма в папке.
Ускорить процесс можно, используя фильтры. Поставьте курсор в поле поиска и нажмите на значок, чтобы открыть расширенное меню.
Выберите пункт «С вложениями» и установите период, письма за который уже не актуальны.
В мобильном клиенте выбрать все письма не получится, фильтры тоже отсутствуют. Нужно выделять по одному.
-
- Выберите пункт «Удалить» в верхнем меню (в мобильной версии это значок корзины).
-
- Повторите шаги 1 и 2 в каждой папке, где есть письма, подлежащие удалению («Черновики», «Отправленные» и так далее). Из папки «Спам» можно удалить все письма, нажав кнопку «Очистить папку».
В мобильном клиенте папку «Спам» можно очистить прямо из бокового меню, кликнув на значок метлы.
После удаления из основных папок письма перемещаются в папку «Удаленные», откуда автоматически удаляются без возможности восстановления через 31 день. Всё это время они продолжают занимать место, поэтому важно сразу же удалить ненужные сообщения вручную.
Найдите в боковом меню нужную папку, войдите в нее и кликните по ссылке «Очистить папку сейчас» в верхней части экрана. Если хотите убедиться в том, что в корзину по ошибке не попало ничего важного, можете выделить письма вручную и удалить их, нажав значок в верхнем меню, как делали в остальных папках.
Удалить все письма из корзины можно, не переходя в нее. Для этого кликните по значку метлы напротив пункта «Удаленные» в боковом меню. Система предупредит вас о том, что письма невозможно будет восстановить, и очистит папку.
Готово! Корзина пуста, свободного места в хранилище стало больше, и вы снова можете без проблем получать письма.
Если остались вопросы, обратитесь за консультацией к специалистам службы поддержки на info@qtickets.ru
Образец письма клиенту: 10 готовых шаблонов для рассылки
По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг, приносит 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.
Как правильно написать письмо клиенту?
Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут принести вам пользу:
- Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
- Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
- Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.
CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом. Например, программа S2 CRM интегрируется с почтовым сервисом (можно подключить неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента. Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.
Чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. S2 CRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента.
Письма клиентам: примеры и готовые образцы
Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.
Письма «холодным» клиентам
Впервые пишете потенциальному клиенту? Не попасть в спам помогут персонализация и предложение выгоды.
1. Сошлитесь на общее знакомство.
Тема письма: Пишу от [имя знакомого]
Мы успешно работаем с [общий знакомый] в [сфера деятельности] уже [столько-то времени] и вместе добились хороших результатов. Ознакомиться с подробной информацией вы можете здесь [ссылка на кейс/отзыв].
Будем рады, если и вы присоединитесь к нам. Составили варианты, как мы можем помочь вам в решении ваших задач:
2. Сделайте отсылку к книгам, лекциям, презентациям клиента в письме.
Тема письма:
Видел вашу презентацию на [мероприятие], очень понравилось, что вы говорили про [назвать аспект выступления]. Спасибо, что поделились своим опытом и рассказали про проблемные места вашего бизнеса.
У нашей компании как раз есть несколько решений, которые могли бы улучшить [проблему X], здесь вы можете с ними ознакомиться [ссылка/список с вариантами решений].
Напишите, интересно ли вам такое предложение.
3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциального клиента, отправьте письмо-предложение такого образца:
Тема письма: Материалы по итогам (мероприятия Х)
Я надеюсь, что вам тоже понравилось [мероприятие], и хотел бы поблагодарить вас за интерес к [название компании].
Прилагаю более детальную информацию о нашей компании. Буду рад обсудить по телефону все интересующие вас вопросы.
Письма-напоминания
4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе.
Тема письма: Вопросы по коммерческому предложению
Меня зовут [Имя]. Мы недавно с вами общались по [тема]. Надеюсь, вы успели подробнее ознакомиться с [дополнительной информацией], которую я вам присылал в прошлом письме.
Есть ли у вас какие-то вопросы по моему предложению? Буду рад обсудить их по телефону или при личной встрече. Когда вам было бы удобно?
5. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы. Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.
Тема письма: Подарок для вашей компании
Несколько дней назад я прислал вам информацию о [название продукта] и сейчас предлагаю попробовать его в действии.
Я создал/прикрепил несколько гостевых логинов/бесплатных образцов/ваучеров, которые можно использовать для доступа/получения [продукта или услуги]. Поделитесь ими с вашими коллегами. Было бы интересно услышать их мнение.
Буду рад обсудить все подробнее по телефону или при личной встрече. Что думаете о нашем предложении?
Письма после встречи
6. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече вы обещали ему прислать дополнительную информацию:
Тема письма: Информация по вашему запросу
Прежде всего, хочу поблагодарить вас за встречу и уделенное время. Я обещал вам прислать дополнительные данные о [вопрос] — они находятся в прикрепленном файле.
Готов ответить на любые вопросы.
7. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров.
Тема письма: План действий на ближайшее время
Спасибо, что нашли время — сегодняшняя встреча была очень продуктивной.
Коротко напомню, как мы поступим дальше:
[Дата]: Я вышлю вам [договор/полный комплект документов].
[Дата]: Вы передадите мне замечания и пожелания.
[Дата]: Мы внесем все окончательные изменения и подпишем соглашение.Если вам понадобится что-то обсудить до этой даты, дайте мне знать.
Если клиент не выходит на связь
8. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:
Тема письма: Не смог связаться с вами
Я хотел обсудить с вами [вопрос], но, вероятно, вы оказались заняты. Пожалуйста, перезвоните мне по [номеру] или дайте знать, когда вам будет удобно, чтобы позвонил я.
9. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе, поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна.
Тема письма: Полезная информация для вашего бизнеса
Мне попалась информация, которая, возможно, вам пригодится.
[вставьте ссылку на сайт или отдельную статью, прикрепите нужные документы или медиа-файлы]
Это может быть вам полезным [объяснить, почему].
10. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:
Тема письма: Задержка оплаты
[Дата] я отправил вам счет по электронной почте. Оплата еще не поступила, поэтому прошу узнать, получил ли ваш финансовый отдел наш счет. Если необходимо, я пришлю его повторно. Жду от вас оплаты в течение недели.
Спасибо за вашу помощь.
Заключение
Использование готовых шаблонов писем клиентам значительно упрощает процесс коммуникации и помогает поддерживать высокое качество общения. Вдохновитесь этими десятью образцами для создания персонализированной и эффективной рассылки, которая не оставит ваших клиентов равнодушными. Помните, каждое сообщение – это шанс укрепить отношения с вашей аудиторией, поэтому используйте шаблоны мудро и творчески, чтобы обеспечить лучший отклик.
Авторы: Любовь Аброськина, Дарья Милакова
Как привлечь внимание ценного специалиста с помощью письма
Чтобы схантить хорошего кандидата, рекрутер должен стать маркетологом и «продать» вакансию соискателю. Как это сделать с помощью правильно написанного и оформленного письма, рассказывают редактор Email Soldiers Надежда Михина и эйчар Татьяна Калиниченко. А еще они поделились опытом внутренних рассылок для своих сотрудников.
Пишите письма
Иногда лучше написать имейл, чем позвонить или связаться в мессенджере. Прежде всего, это солиднее. Это важно, если вы ищете кандидата на топовую позицию.
Электронное письмо не обязывает получателя прочитать его сразу, оно дает возможность отложить коммуникацию и подготовить ответ.
В имейле можно разместить больше информации и правильно структурировать ее, выделив наиболее важные части и добавив вложения: тестовое задание, оффер и другие документы.
О чем нужно помнить
Прежде чем писать имейл, решите, зачем, кому и как вы его напишите.
Определитесь с целью письма
Письмо — это инструмент рекрутера, который позволяет добиться определенных целей. Поэтому прежде чем писать письмо, решите, чего вы хотите с помощью него достичь, например:
- пригласить кандидата на собеседование или телефонное интервью;
- предложить кандидату, который уже знаком с вами и находится в кадровом резерве, новую вакансию;
- оповестить кандидата о том, на каком этапе рассмотрения находится его резюме.
Электронное письмо может быть и просто приглашением к общению. Если вы увидели резюме подходящего кандидата, не спешите ему звонить. Напишите письмо, где подробно расскажете о вакансии и компании и пригласите кандидата на телефонное интервью. Так человек подготовится к собеседованию, будет знать, о чем вас спросить, — это поможет избежать неловкости.
От цели письма зависит его содержание!
Выберите соответствующий стиль
Стиль письма должен соответствовать tone of voice вашей компании и уровню позиции. В письме кандидату на должность копирайтера в рекламное агентство уместен креатив в формулировках, шутки, эмоджи. В поиске маркетолога для большой корпорации вроде Газпрома свобода в формулировках допустима, но тон письма должен соответствовать стилю компании. А если в тот же Газпром вы нанимаете топ-менеджера, то лучше выбрать официально-деловой стиль и следовать корпоративным гайдлайнам. Так уже при первом контакте кандидат сможет немного познакомиться с культурой вашей компании и понять, подходит ли она ему.
Придерживайтесь единого стиля во всех типах писем. Даже если вы вынуждены отказать кандидату, пишите имейл с той же интонацией, как было написано письмо с приглашением на собеседование. Эту линию нужно продолжать, чтобы у кандидата сложилось цельное восприятие вашей корпоративной культуры, а от общения с вами осталось приятное впечатление.
Каким бы ни был tone of voice вашей компании, старайтесь писать письмо простым и понятным языком. Для этого представьте, что вы разговариваете с человеком вживую. Так сразу станет понятно, от каких слов и конструкций лучше отказаться.
В качестве проверки прочитайте письмо два раза: первый раз с той интонацией, какую подразумеваете вы, а второй раз так, как это письмо, вероятно, прочитает кандидат. Вы удивитесь, как в зависимости от интонации нейтральные и безобидные фразы могут зазвучать сухо и грубо.
Поймите, кто ваш получатель
Узнайте, к кому вы обращаетесь, что важно для этого человека. Изучите его резюме, профили в социальных сетях. Так вы поймете, что может заинтересовать кандидата: высокая зарплата, возможность релокации или большое поле для исследований и освоения интересующей его сферы.
Зная это, вы сможете персонализировать письмо и сделать акцент на действительно значимых для получателя вещах. Вот несколько примеров того, как вы можете использовать информацию из резюме в письме:
- Образование. Если кандидат первым делом рассказывает о своих академических достижениях, значит, он надеется, что на новом месте работы будут ценить его профессиональные знания. Напишите соискателю, что вы всему его обучите, а для вас важнее его теоретическая подкованность. Если компания оплачивает обучение на курсах или посещение профильных конференций, не забудьте упомянуть и это.
- Опыт работы. Если вы увидели, что соискатель подробно описывает свой опыт работы с перечислением полученных навыков и обязанностей, используйте это в своем обращении. Сделайте комплимент его успехам и подчеркните, что вам нужен сотрудник с подобным опытом работы.
- Условия работы. Если кандидат указал, что ищет удаленную работу или готов к переезду, подчеркните это в письме. Расскажите о режиме работы или возможности релокации.
- Стек технологий, который используется в компании. Разработчики часто стремятся освоить новые инструменты и технологии. Если в вашей компании используется стек, который может быть близок кандидату, укажите это в письме.
- Клиенты. Некоторые кандидаты перечисляют в резюме или сопроводительном письме компании, в которых они работали или для которых они реализовывали проекты. Даже если ваша компания не на слуху у соискателя, расскажите про своих ключевых известных клиентов.
Кандидатам уровня «джуниор» рекрутеры редко пишут холодные письма. Но даже такому человеку в письме можно написать о том, что вы цените в кандидате желание развиваться в конкретной сфере и поэтому приглашаете его на интервью.
Такой подход сработает, если ожидания кандидата совпадают с вашими требованиями к нему и его резюме.
Как написать письмо, которое прочитают
На примере письма холодному кандидату с приглашением на интервью разберем структуру и правила составления рекрутинговых писем.
Тема письма
Кратко сформулируйте, о чем будет ваше письмо. Максимальный объем фразы — 33–35 символов. Именно столько символов отображается в мобильных почтовых клиентах, а в последнее время все больше и больше людей проверяют входящие сообщения со смартфонов.
Хорошо сформулированная тема письма:
- привлекает внимание;
- информативная — из нее сразу понятно, о чем пойдет речь в письме;
- соответствует tone of voice компании и уровню позиции.
Прехедер
Прехедер — текст, который отображается в почтовом клиенте после темы. Это своеобразный анонс письма одной строчкой, в нем немного раскрывается тема. Он должен быть кратким и информативным. Обычно именно прехедер заставляет открыть письмо.
Здесь тема письма — это название вакансии, а в прехедере — приглашение на собеседование.
Тело письма
- Приветствие. Представьтесь и кратко опишите цель письма. С самого начала нужно придерживаться выбранного стиля письма — например, свободного, дружественного («Привет, Михаил!») или официального («Дарья, здравствуйте!»). Как обращаться — по имени или по имени и отчеству, — зависит от нескольких условий:
- если в резюме указано и отчество соискателя, лучше обращаться к нему именно так;
- поймите, на какую вакансию вы хотите пригласить кандидата. К кандидату на позицию главного бухгалтера лучше обратиться по имени и отчеству, к джуниор-дизайнеру уместно обратиться только по имени.
Вот пример такого письма:
Можно написать и более короткое письмо:
Конверсия короткого письма может быть выше, потому что соискатель вероятнее дочитает его до конца. Однако без AB-тестов на большой выборке кандидатов сложно определить, какое письмо будет эффективнее.
Оформление письма
Главный принцип в оформлении писем — чем проще, тем лучше. Используйте инструменты текстового редактора, для того чтобы визуально структурировать письмо и сделать навигацию по нему простой и понятной. Не нужно стремиться к «украшательству».
Придерживайтесь основных принципов:
- Отделяйте смысловые части друг от друга — с помощью отступов между абзацами или подзаголовков.
- Наиболее важные мысли можно выделить полужирным начертанием. Главное — не переусердствовать.
- Предложения длиннее 2–3 строк лучше не писать.
- В одном абзаце достаточно 3–4 предложений.
Подготовьте шаблон заранее
Когда вам нужно ответить нескольким десяткам кандидатов сразу и времени на персонализацию нет, используйте текстовые заготовки.
Заранее подготовленные 1–2 шаблона на каждый тип писем существенно экономят время рекрутера. Даже такие заготовки можно сделать живыми и более личными, если их правильно составить. Избегайте канцелярита, избитых и сухих формулировок. Если не знаете, с чего начать, взгляните на шаблоны ответов на Хедхантере и перепишите их простым человеческим языком.
Какие еще письма нужно и важно писать кандидатам и сотрудникам
Письма с описанием вакансии и приглашением на телефонное интервью — это самое начало общения с соискателями, многие из которых станут вашими сотрудниками, а другие пополнят кадровый резерв. Писать имейлы кандидатам можно и нужно не только на протяжении всего процесса подбора, но и после его завершения — каким бы ни был результат. Так вы дадите понять кандидатам, что они не брошены на произвол судьбы, о них помнят.
Правильно написанные имейлы могут стать эффективным инструментом формирования эйчар-бренда и повышения лояльности ваших сотрудников.
Отказы
Особую роль в общении с кандидатами играют письма с отказами. В зависимости от того, как было написано такое послание (и было ли написано вообще!), сформируется отношение кандидата к вашей компании: соискатель может в дальнейшем откликнуться на другую вакансию и стать вашим новым коллегой или начать писать гневные сообщения на сайтах с отзывами о работодателях.
Бывают случаи, когда неподошедшему соискателю лучше позвонить. Но иногда звонку с отказом стоит предпочесть письмо. Так у кандидата будет возможность прочитать имейл в спокойной обстановке, обратить внимание на детали.
Одна из целей такого письма — добиться того, чтобы кандидат снова откликнулся на вашу вакансию, набравшись опыта или изучив дополнительные технологии. Чтобы не превращать отказ в простую отписку, следуйте этим правилам:
- Укажите причину отказа — честно, но деликатно. Если есть возможность, дайте кандидату рекомендации по профессиональному развитию или даже прикрепите ссылки на полезные ресурсы.
- Поблагодарите кандидата за участие в интервью или выполнение тестового задания.
- Призовите кандидата продолжать откликаться на вакансии и пробовать свои силы вновь или сообщите, что его резюме будет сохранено в вашей базе и вы обратитесь к нему, когда откроется подходящая вакансия.
- Сохраняйте единый стиль общения на протяжении всего процесса подбора. Если с самого начало вы обращались к кандидату на «ты» и писали в неформальном стиле, не нужно переходить к бюрократическим формулировкам.
- Не забывайте придерживаться tone of voice вашего бренда и в письме с отказом.
Письма сотрудникам компании
А такие письма читают те счастливчики, которые получают оффер от Email Soldiers и становятся частью их команды.
Цепочка приветственных писем
Новый сотрудник получает шесть писем: два письма в первый день работы, а затем по одному в день.
Из первого письма сотрудник узнает, что ему нужно сделать и с чем ознакомиться в первую очередь. Во втором письме — рассказ о том, чем компания занимается. В такое письмо могут быть включены ссылки на дополнительные ресурсы, статьи и материалы. Так в течение пяти дней новичков вводят в курс дела, знакомят с компанией и новыми коллегами.
Поздравления с днем рождения
Письма именинникам в Email Soldiers — отличный пример нешаблонных писем по шаблону. У эйчара есть несколько текстовых заготовок с поздравлениями в зависимости от должности сотрудника.
Такие письма написаны живым языком без канцелярита, но возможность выбора из нескольких готовых текстов экономит время эйчара.
Письма о прохождении испытательного срока
Письма с хорошей новостью эйчар Email Soldiers делает еще приятнее, превращая каждое такое сообщение в маленькую историю в стиле известной сказки или саги. Выбор референса зависит от сотрудника, его характера, хобби и достижений. Если новый дизайнер — фанат «Звездных войн», то имейл про его успехи начнется с фразы «В далекой-далекой галактике…».
Дайджесты
Еженедельные или ежемесячные дайджесты с новостями компании и забавными историями — отличный инструмент, который позволяет поддерживать и развивать корпоративную культуру. Сотрудникам компании приятно узнавать себя, видеть в таких рассылках свои смешные фотографии или упоминания личных успехов.
Приветственные письма от новичков
В этих письмах новые сотрудники Email Soldiers рассказывают о себе и своих увлечениях. Так сотрудникам компании проще познакомиться друг с другом и завести разговор на общей кухне. Важно еще и то, что на такие письма новичок незамедлительно получает ответ: его приветствуют, присылают мемы по мотивам его сообщения, желают успехов на новом месте. Это помогает быстрее освоиться.
Если вы не хотите поручать эту задачу новичку, то составьте для него опросник, на основе которого самостоятельно напишите письмо-анонс.
Резюмируем
- Иногда лучше написать письмо, чем позвонить. У кандидата будет возможность внимательно прочитать имейл и ответить в удобное ему время.
- Перед тем как писать письмо, определитесь со следующим:
- Цель и задачи вашего письма: обратить внимание кандидата на вакансию, пригласить на интервью или сделать так, чтобы соискатель незамедлительно принял оффер.
- Кто ваш получатель, что для него важно в вакансии и в будущем месте работы, что вы ему можете предложить.
- Стиль письма: писать ли в неформальном тоне или официально-деловом. Не забывайте придерживаться tone of voice вашей компании.
- Структура электронного письма следующая:
- Тема
- Прехедер (необязательный элемент)
- Тело письма: приветствие, введение, основная часть с несколькими смысловыми блоками, дополнительная информация, резюме и/или призыв к действию, подпись.
- В оформлении письма придерживайтесь принципа «чем проще, тем лучше». Используйте средства текстового редактора: отступы, изменение начертания и размера шрифта — для упрощения навигации по письму.
- Подготовьте шаблоны для разных типов писем. Сделайте так, чтобы они не казались шаблонными: избегайте канцелярита, избитых фраз. Пишите простым языком — так, будто вы разговариваете с человеком лицом к лицу.
- Не оставляйте кандидата без внимания, даже если он вам не подошел. Напишите небольшое письмо с объяснением причины отказа и рекомендациями по профессиональному развитию.
- Писать письма можно и нужно и своим сотрудникам — так вы усилите лояльность к компании, поможете новичкам быстрее освоиться, а коллегам — ближе познакомиться друг с другом.
-