Как в 1с настроить штатное расписание

Ведение штатного расписания и его настройка в 1С:ЗУП

Штатное расписание — это документ, в котором оформляются структура, штатный состав и численность сотрудников организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должностей.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. Оно:

• позволяет четко проследить организационную структуру организации (ее структурные подразделения);
• закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
• позволяет проследить систему оплаты труда сотрудников структурных подразделений;
• устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
• облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Штатное расписание составляется по форме № Т-3, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Штатное расписание по форме № Т-3 оформляется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Однако она носит рекомендательный характер, и организация вправе разработать собственную форму данного документа, утвердив ее приказом руководителя (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

Штатное расписание необходимо корректировать, если изменяются:

• организационная структура организации (вводятся или сокращаются отделы, управления, департаменты и т.д.);
• количество штатных единиц;
• наименования должностей, специальностей, профессий;
• иные данные штатного расписания, касающиеся сотрудников организации (тарифные ставки, должностные оклады, надбавки).

Настройка штатного расписания в программе 1С:ЗУП

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы с помощью одноименного помощника (рис. 1).

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, это следует сделать в разделе Настройка — Кадровый учет (рис. 2).

1. Флажок Используется работа по неполной ставке установите для возможности предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях.
2. Настройка штатного расписания производится при нажатии на одноименную ссылку в открывшейся форме Настройка штатного расписания:
   • флажок Ведется штатное расписание установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;
   • флажок Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);
   • флажок Ведется история изменений штатного расписания установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. Если флажок не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник Штатное расписание;
   • флажок Используется «вилка» окладов и надбавок установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания;
   • флажок В позиции штатного расписания используются разряды и категории установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности «Токарь 6 разряда», «Токарь 5 разряда», а только одну — «Токарь» и уточнить разряды при описании позиций;
   • способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов: Месячный размер в рублях, Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;
   • флажок Использовать бронирование позиций установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете Штатная расстановка. Причем количество дней, по истечении которых забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.
3. Кнопка Применить и закрыть.

Ввод и изменения штатного расписания

Порядок работы со штатным расписанием зависит от того, установлен или снят флажок Ведется история изменений штатного расписания в форме настройки штатного расписания.

Если история изменений штатного расписания не ведется (флажок Ведется история изменений штатного расписания снят):

• новые позиции добавляются непосредственно в справочник Штатное расписание;
• изменения условий труда для позиции штатного расписания отражаются с помощью редактирования в карточке позиции, при этом сведения о ранее действующих условиях не сохраняются;
• закрытие позиции отмечается непосредственно в ее карточке.

Если в программе ведется штатное расписание с сохранением истории его изменений (флажок Ведется история изменений штатного расписания установлен):

• штатное расписание изменяется специальными документами Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания – с их помощью вводятся новые позиции, редактируются и закрываются существующие;
• ввод позиций непосредственно в штатное расписание, редактирование условий труда и закрытие позиции непосредственно из ее карточки невозможны;
• все изменения штатного расписания сохраняются, благодаря чему можно, например, сформировать отчеты по прошлым версиям штатного расписания;
• можно вернуться к старой версии штатного расписания, просто отменив регистрацию (проведение) документов, которыми в него внесены изменения;
• можно произвести в организации индексацию заработка на штатном расписании с помощью документа Изменение штатного расписания по кнопке Заполнить показатели.

Ввод и изменения штатного расписания без сохранения истории

Ведение штатного расписания в программе без сохранения истории производится, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания) снят флажок Ведется история изменений штатного расписания (рис. 3).

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры — Подразделения) и Должности (раздел Кадры — Должности).

Сведения о позициях штатного расписания вводятся и редактируются непосредственно в справочнике Штатное расписание (раздел Кадры — Штатное расписание).

Для ввода позиции штатного расписания нажмите на кнопку Создать, в результате откроется форма (карточка Позиция штатного расписания) для описания позиции штатного расписания.

Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименования позиций, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу) (рис. 4).

Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (установив флажок Закрыта и больше не используется). Для утверждения штатного расписания (ввода) необходимо в справочнике Штатное расписание войти в каждую позицию, в поле Позиция утверждена установить флажок и указать дату ввода позиции в штатное расписание, согласно приказу об утверждении штатного расписания.

Если штатное расписание в программе ведется без сохранения истории, то в карточке подразделения появляется возможность указать, что подразделение уже сформировано, с указанием даты его формирования и включения его в штатное расписание, или что оно уже не используется — с указанием даты расформирования.

В списке позиций штатного расписания предусмотрен отбор актуальных позиций с возможностью просмотра еще неутвержденных (когда установлен флажок Показывать неутвержденные позиции), а также уже закрытых позиций штатного расписания (когда установлен флажок Показывать закрытые позиции).

Создание новой штатной единицы

Если работа в одном и том же подразделении организации на одной и той же должности одного разряда (категории) может выполняться на разных условиях, то в штатном расписании можно описать разные соответствующие позиции. Подразделение, должность и разряд (категория) в них будут одинаковые, а условия труда – разные.

Если же одинаковых должностей в одном подразделении предусмотрено несколько, но условия труда при работе на них не отличаются, то они могут быть описаны одной позицией с указанием количества штатных единиц.

Пример

С 01.03.2020 в ООО «Швейная фабрика» в подразделении Администрация вводятся две новые штатные единицы по должности Водитель автомобиля 4-го разряда.

В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры — Штатное расписание) нажмите на кнопку Создать. При этом откроется карточка Позиция штатного расписания, в которой:

1. Поле Организация заполняется по умолчанию (рис. 5).
2. В поле Подразделение выберите необходимое подразделение из справочника Подразделения (раздел Кадры — Подразделения), куда необходимо добавить штатную позицию.
3. В поле Должность выберите из справочника Должности (раздел Кадры — Должности) должность, для которой создается штатная позиция.
4. Флажок Позиция утверждена устанавливается автоматически. Укажите дату ввода позиции в штатное расписание согласно приказу об утверждении штатного расписания.
5. Флажок Закрыта и больше не используется устанавливается, когда необходимо закрыть штатную позицию.
6. В поле График работы укажите график, в соответствии с которым будет осуществляться работа по данной позиции штатного расписания. Значение выберите из справочника Графики работы сотрудников (раздел Настройка — Графики работы сотрудников).
7. В поле Колич. ед. укажите требуемое количество штатных единиц. Можно указать нецелое количество штатных единиц (например — 0,5), если в настройках кадрового учета установлен флажок Используется работа по неполной ставке. В нашем примере укажите количество штатных единиц — 2.
8. Поле Наименование автоматически формируется на основании сведений о позиции (по схеме «Должность, разряд (категория) / Подразделение/»). Дополняется разрядом (категорией) только в том случае, если в настройках штатного расписания указано их использование. При необходимости наименование можно изменить. Используется для удобства выбора позиции при работе с программой.
9. На закладке Оплата труда:
   • если в настройках штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания) выбрано использование в нем разрядов и категорий (установлен флажок В позиции штатного расписания используются разряды и категории), то в карточке позиции дополнительно к должности появляется возможность указать Разряд (категорию). А если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка — Расчет зарплаты) выбрано использование тарифных групп (установлен флажок Используются тарифные группы), то для позиции можно указать Тарифную группу, в рамках которой устанавливается размер тарифа для Разряда (категории), который соответствует этому разряду. Это позволяет более детально описывать позиции штатного расписания, не дублируя должности.
   • по кнопке Добавить укажите вид и размеры начислений, предусмотренных в организации для сотрудников, занимающих данную позицию штатного расписания. Если в настройках штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания) установлен флажок Используется «вилка» окладов и надбавок, то для каждого вида начисления можно задать минимальные и максимальные размеры показателей, в противном случае задается конкретный размер показателей для данного вида начисления;
   • если в карточке организации или подразделения указано, что применяется районный коэффициент или северная надбавка, а в карточке должности установлена выплата надбавки за вредность, то их вклад в ФОТ редактируется в отдельных полях, а не в таблице с начислениями.
10. На закладке Специальности для данной позиции указываются специальности, которыми должен владеть замещающий ее сотрудник.
11. Кнопка Записать и закрыть.

Изменения количества ставок и размера тарифной ставки

Пример

С 01.03.2020 в ООО «Швейная фабрика » в подразделении Администрация увеличивается количество ставок с трех до четырех по должности Ведущий специалист и увеличивается размер оклада с 50 000 руб. до 55 000 руб.

Если для действующей позиции штатного расписания необходимо изменить начисления (или размеры показателей начислений) и (или) количество ставок (как в нашем примере), то войдите в действующую карточку данной позиции (раздел Кадры — Штатное расписание) и в поле Колич. ед. измените количество ставок, а на закладке Оплата труда в табличной части измените начисления (или размеры показателей начислений) (рис. 6). Если для действующей позиции штатного расписания изменить состав начислений или размеры показателей начислений, то это изменение не отразится автоматически на начислениях сотрудников, занимающих данную позицию. Чтобы изменение плановых начислений отразилось на уже работающих сотрудниках, следует ввести документ Изменение плановых начислений по ссылке Перейдите по этой ссылке, чтобы привести начисления сотрудников в соответствие с начислениями этой позиции штатного расписания. В этом случае документ автоматически заполняется сотрудниками, занимающими выбранную позицию. Также автоматически заполняются значения показателей измененных начислений (согласно позиции). Дата изменения устанавливается в соответствии с текущей датой. При необходимости можно откорректировать состав сотрудников и размер показателей.

Вывод штатной единицы

Пример

С 01.04.2020 в ООО «Швейная фабрика» в подразделении Администрация исключается должность Водитель автомобиля 4-го разряда.

Если необходимо вывести штатную единицу из штатного расписания, войдите в действующую карточку данной позиции (раздел Кадры — Штатное расписание), установите флажок в поле Закрыта и больше не используется и укажите дату закрытия штатной позиции (рис. 7).

Ввод и изменения штатного расписания с сохранением истории

История изменений штатного расписания ведется в программе, если в форме настройки штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет — ссылка Настройка штатного расписания) установлен флажок Ведется история изменений штатного расписания (рис. 8).

При ведении штатного расписания с сохранением истории создание штатной позиции, изменение количества ставок, исключение штатной позиции и изменение других параметров регистрируются с помощью документов Утверждение штатного расписания и Изменение штатного расписания. В справочнике Штатное расписание появляются новые ссылки: Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание, Утвердить новое штатное расписание, Изменить текущее штатное расписание, Документы изменившие штатное расписание.

Рассмотрим следующие возможные действия со штатным расписанием:

1. Утверждение штатного расписания

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ Утверждение штатного расписания (раздел Кадры — Изменения штатного расписания — кнопка Создать — Утверждение штатного расписания). Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники Подразделения (раздел Кадры — Подразделения) и Должности (раздел Кадры — Должности).

При первом вводе документа Утверждение штатного расписания из справочника Штатное расписание по ссылке Утвердить штатное расписание (рис. 9), когда штатное расписание в программе еще не описано, документ заполняется полностью вручную:

1. Поле Организация заполняется по умолчанию.
2. В поле Дата может быть указана любая дата — дата создания реального решения об изменении штатного расписания, дата ввода документа в программу и т.п. Указанная дата не влияет на учет штатного расписания в программе, а используется только лишь при печати унифицированной формы Т-3 из документа.
3. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (раздел Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флажок Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. В поле Подразделение выберите подразделение из справочника Подразделения (раздел Кадры — Подразделения), если необходимо утвердить штатное расписание по конкретному подразделению. Тогда при первоначальном вводе позиций в табличную часть документа в позиции уже будет установлено выбранное подразделение, а при отражении существенных изменений штатного расписания — табличная часть заполнится всеми его позициями, включая позиции нижестоящих подразделений (если же на нижестоящие подразделения уже были введены отдельные документы, то их позиции в документ не заполнятся).
4. В поле Месяц укажите месяц, начиная с которого будут действовать введенные документом позиции штатного расписания.
5. Табличная часть заполняется позициями, которые планируется создать и утвердить этим документом. Сотрудники в программе могут быть оформлены до начала ведения штатного расписания в ней, либо в разрез с утвержденным в программе штатным расписанием. В таких случаях позиции в документе можно заполнить автоматически по уже введенным в программу кадровым данным с помощью команды Дополнить по текущей кадровой расстановке в меню Еще над табличной частью. Если позиции введены в документ в произвольном порядке, то для удобства визуального восприятия документа таблицу позиций можно упорядочить в соответствии с порядком, настроенным в списках подразделений и должностей, с помощью кнопки Упорядочить.
6. В разделе Подписи укажите сведения об ответственных лицах организации для формирования печатных форм из документа.
7. Кнопка Провести. При проведении заполненного документа Утверждение штатного расписания в штатном расписании создаются утвержденные позиции в полном соответствии с их описанием в документе. Дата их утверждения соответствует месяцу, указанному в документе (первое число месяца). Для закрытых позиций указывается дата их закрытия. Для подразделений и должностей устанавливаются признаки их введения в штатное расписание или выведения из него и соответствующие даты. Если отменить проведение документа, то созданные им позиции не удаляются из штатного расписания – они отмечаются как неутвержденные.
8. После проведения документа непосредственно из него по кнопке Печать можно сформировать печатные формы приказа об утверждении штатного расписания и унифицированной формы Т-3.

Если до ведения штатного расписания в программе в организацию были приняты сотрудники, то в справочнике Штатное расписание по выбранной организации (если в информационной базе зарегистрировано более одной организации) в табличной части отображаются наименование позиции, подразделения, должности, количество штатных единиц и дата утверждения (все данные соответствуют приказам о приеме на работу). Для утверждения первоначального штатного расписания необходимо использовать ссылку Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание. При этом открывается документ Утверждение штатного расписания с первоначальными данными, зарегистрированными при приеме на работу. Для каждой позиции можно отредактировать ее параметры (количество ставок, состав начислений и др.) или закрыть позицию (с помощью одноименной кнопки). Также в документе можно описать новую позицию штатного расписания. Чтобы утвердить первоначальное штатное расписание, необходимо указать месяц, начиная с которого будет действовать штатное расписание на основании приказа об утверждении штатного расписания.

Пример

С 01.04.2020 в ООО «Швейная фабрика» вводятся изменения в штатное расписание. В подразделении Испытательный цех вводится новая штатная единица по должности Наладчик. В подразделении Администрация исключается должность Водитель автомобиля 4 разряда. Также в подразделении Администрация по должности Главный бухгалтер увеличивается оклад с 65 000 руб. до 75 000 руб.

1. В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры — Штатное расписание) нажмите на ссылку Утвердить новое штатное расписание. При этом откроется документ Утверждение штатного расписания, автоматически заполненный всеми действующими позициями штатного расписания.
2. В поле Месяц укажите месяц, начиная с которого будет действовать новое штатное расписание.
3. В табличной части документа:
   • для ввода новой штатной единицы нажмите на кнопку Добавить позицию и введите новую позицию штатного расписания с указанием подразделения, должности, разряда (категории), количества ставок, состава начислений, графика работы и др. (рис. 11);

• для исключения из штатного расписания штатной единицы выделите курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией и нажмите правую кнопку мыши и выберите Закрыть позицию или нажмите на кнопку Еще — Закрыть выбранные позиции (рис. 12);

• для изменения начисления (размера показателей начислений) и (или) количества ставок в новом штатном расписании для действующей позиции выделите курсором в штатном расписании строку с необходимой позицией, затем двойным щелчком мыши откройте карточку позиции и внесите в нее изменения (рис. 13).

• заполняется основание (документ, из которого произведен ввод), а также определяется дата изменения в соответствии с месяцем, указанном в документе-основании;
• заполняются сотрудники, занимающие измененную позицию, а также значения показателей (согласно документу-основанию) измененных начислений.

Изменение штатного расписания

Для внесения «локальных» изменений в штатное расписание, не связанных с существенным изменением штатной структуры организации, предназначен документ Изменение штатного расписания (раздел Кадры — Изменения штатного расписания — кнопка Создать — Изменение штатного расписания). Его удобно использовать для организаций со сложной структурой (большим количеством подразделений и позиций) при необходимости внести небольшие изменения, например, в состав позиций одного подразделения или условия существующих позиций. В табличной части документа выводятся колонки для всех показателей, которые в настройках расчета зарплаты отмечены как определяющие состав совокупной тарифной ставки (при необходимости изменить видимость колонок можно через табличное меню Еще — Отображаемые показатели). В отличие от документа Утверждение штатного расписания этим документом можно регистрировать изменения с любого числа месяца, а не только с его начала. В остальном работа с документом Изменение штатного расписания не отличается от работы с документом Утверждение штатного расписания.

Пример

С 01.07.2020 в ООО «Швейная фабрика» в подразделении Администрация вводится новая штатная единица по должности Референт, и увеличивается количество ставок по должности Ведущий специалист — с трех до четырех.

1. В справочнике Штатное расписание (раздел Кадры — Штатное расписание) нажмите на ссылку Изменить текущее штатное расписание. При этом откроется документ Изменение штатного расписания (рис. 14).
2. Вносимые документом изменения в штатное расписание будут действовать с даты, указанной в поле Дата изменений.
3. В табличной части:
   • по кнопке Добавить позицию введите новую позицию штатного расписания и заполните карточку Позиция штатного расписания (укажите подразделение, должность, разряд (категорию), количество ставок, состав и размер начислений, график работы и т.д.);
   • для изменения существующей позиции (количества ставок) ее можно подобрать из штатного расписания по кнопке Изменить позицию (в нашем примере — Ведущий специалист). Затем необходимо зайти в карточку позиции и изменить необходимые показатели.

По кнопке Приказ о внесении изменений из документа можно сформировать печатную форму приказа о внесении изменений в штатное расписание.

В справочнике Штатное расписание по ссылке Документы изменившие штатное расписание можно посмотреть все документы, касающиеся штатного расписания конкретной организации. Историю изменения конкретной позиции штатного расписания можно посмотреть в ее карточке. Также из карточки позиции можно перейти к утвердившему (изменившему) ее документу (рис. 15).

Для того, чтобы купить, установить, настроить программу 1С:ЗУП 8, а также по всем вопросам позвоните нам по номеру +7 (812) 704-80-93 или напишите it@dialogit.ru

Как изменить штатное расписание в 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3

Программа Зарплата и управление персоналом 3.1 позволяет вести учет штатного расписания (в дальнейшем по тексту ШР) несколькими способами: 1. Без истории изменения ШР 2. Вести учет изменения ШР. Рассмотрим в каждом из случаев, как происходит изменения ШР, какими документами необходимо это отражать.
1 Способ. Ведение ШР без сохранения истории. Для учета ШР в программе необходимо включить соответствующую настройку. Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.
В настройках устанавливаем галочку «Ведется штатное расписание», галочку «Ведется история изменения штатного расписания» не ставим. Можем включить проверку на соответствие кадровых документов ШР. Данная проверка при проведении кадровых документов в случае нахождения расхождений данных по документам и по данных указанных в позиции будет выдавать предупреждение: В настройках можно установить, что использовать в ШР «вилку» окладов и надбавок, а также вести учет категорий и разрядов. Если история изменения ШР не ведется, то для того, чтобы сформировать новую штатную единицу или внести изменения по текущей необходимо:

• вновь открытая позиция в штатном расписании добавляется непосредственно в справочник «Штатное расписание»;
• для того чтобы позиция была действующая, устанавливаем галочку «Позиция утверждена»;
• для изменения позиции в штатном расписании заходим в текущую карточку позиции и вносим изменения, при этом предыдущие данные будут потеряны;
• для закрытия позиции необходимо в карточке установить отметку «Закрыта и больше не используется».

На примере создадим в организации новую позицию в ШР в производственном подразделении для должности Сторож.

Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.

По кнопке «Создать» создаем новую позицию в ШР.

В открывшейся карточке заполняем необходимые поля и ставим галочку «Позиция утверждена» и указываем дату утверждения новой позиции.

В справочнике «Штатное расписание» можно будет увидеть данную позицию и дату её утверждения:

В справочнике также можно настроить видимость закрытых и не утвержденных позиции. Для этого в нижнем поле справочника необходимо проставить соответствующие галочки:

2 Способ. Ведение ШР с сохранением истории изменения.

Заходим в меню Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания.

В настройках устанавливаем галочку «Ведется ШР» и «Ведется история изменения ШР».

С данной настройкой появляется возможность вести учет изменений в ШР, при этом все изменения вносятся через специализированные документы «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания».

Становится не доступна возможность редактирования информации непосредственно в карточке позиции ШР.

Т.к учет ведется через специализированные документы, то в них фиксируется дата внесения изменений, это позволяет в дальнейшем формировать отчет по ШР на определенную дату, где данные будут отражаться в соответствии с действующим на эту дату ШР.

Рассмотрим на примере, как создается новая позиция в ШР и как по ней внести изменения с определенной даты.

Создадим в производственном подразделении позицию для должности Бухгалтер.

Заходим в раздел Кадровый учет — Штатное расписание.

Переходим по ссылке «Документы, изменившие штатное расписание».

В данном журнале хранятся все документы, которыми вносились изменения в ШР. По кнопке «Создать» программа предлагает создать документы «Утверждение ШР» или «Изменение ШР».

Документ «Утверждения ШР» вводится в случае первоначального ввода всех позиций ШР. Однако его можно использовать и в случае когда происходит глобальное изменение ШР, которое затронет многие подразделения или позиции.

Если изменения в позициях ШР небольшие, например открыта новая должность, или внесены изменения по окладам, количествам ставок, то можно воспользоваться документов «Изменение ШР».

Добавим позицию в уже имеющееся ШР, для этого воспользуемся документом «Изменение ШР».

Т.к данная позиция новая, то в документе по кнопке «Добавить» добавляем новую позицию и заполняем поля:

В документе позиции ШР отражаются разными цветами:

• зеленый — добавлена новая позиция;
• красный — закрыта позиция;
• синий — изменения по существующей позиции;
• черный — изменений в позицию не вносились.

После сохранения документа, в справочнике «Штатное расписание» отразится новая позиция с датой открытия 01.04.2021г.

Если в справочнике установлены галочки «Показывать не утвержденные позиции» и «Показывать закрытые позиции», то справочник будет отражаться следующим образом:

Мы увидим закрытые позиции, действующие, не утвержденные и помеченные на удаление (возможно были заведены не корректно).

Для того, чтобы просмотреть действующее ШР на определенную дату, воспользуемся отчетом в разделе Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание (Т-3).

В открывшемся отчете ставим дату на которую необходимо сформировать ШР и в настройках можем установить отбор по подразделению, в нашем примере, это производственное подразделение.

Консультацию для Вас составила специалист нашей Линии консультаций.

Закажите тестовую консультацию по Вашей программе у нас по телефону: +7(343) 288-75-45.

*Для оказания консультации необходимо сообщить ИНН вашей организации, регистрационный номер вашей программы ( для программ 1С:Предприятие версии ПРОФ необходим активный договор 1С:ИТС ПРОФ)

Штатное расписание в ЗУП 3.1

Штатное расписание в 1С ЗУП – важная часть работы с персоналом на любом предприятии. В этой статье будет рассмотрено как, настроить, утвердить и изменить штатное расписание в 1С ЗУП 8.3.

Ведение штатного расписания в программе позволяет:

• принимать и переводить сотрудников, выбирая должность из списка, характерного для выбранного подразделения (в соответствии с действующим штатным расписанием);
• при приеме и переводе сотрудников автоматически формировать список начислений и их размер, соответствующий выбранной должности в выбранном подразделении (в соответствии с действующим штатным расписанием), с возможностью корректировки;
• при оформлении кадровых приказов контролировать их соответствие штатному расписанию;
• проводить анализ соответствия фактической штатной расстановки штатному расписанию;
• помимо должности, описывать место работы разрядом (категорией) этой должности;
• для подразделения определить, сформировано ли оно или расформировано, для должности — включена ли она в штатное расписание или уже исключена. Благодаря этому можно видеть только актуальные подразделения и должности в соответствующих списках;
• сформировать для печати унифицированную форму Т-3 и другие печатные формы.

Настройка штатного расписания

Ведение штатного расписания в программе настраивается при начальной настройке программы:

Если начальная настройка программы была завершена раньше или вовсе не была произведена, или возникла необходимость изменить настройки кадрового учета и штатного расписания, то необходимо перейти в раздел «Настройка — Кадровый учет»:

Если нужна возможность предусматривать в штатном расписании неполные штатные единицы, составлять графики неполного рабочего времени и оформлять кадровые документы (приказы) в отношении сотрудников, работающих на подобных условиях, то необходимо установить флажок «Используется работа по неполной ставке»:

Далее переходим к настройке штатного расписания по одноименной ссылке:

• флажок «Ведется штатное расписание» установите для возможности ведения штатного расписания по организациям;
• флажок «Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию» установите, чтобы при регистрации кадровых документов выполнялась проверка на соответствие их штатному расписанию (наличие в штатном расписании свободных штатных единиц, соответствие размера тарифной ставки, назначаемой сотруднику, размеру начисления, указанному для позиции штатного расписания);
• флажок «Ведется история изменений штатного расписания» установите для хранения истории изменения штатного расписания, оформления приказов об изменении штатного расписания. Если ведется история изменений штатного расписания, то все данные о позициях штатного расписания вводятся с помощью документов «Утверждение штатного расписания» и «Изменение штатного расписания». Если флажок не устанавливать, то история изменений штатного расписания вестись не будет, и сведения о его позициях будут заноситься непосредственно в справочник «Штатное расписание»;
• флажок «Используется «вилка» окладов и надбавок» установите для возможности указания размера оклада и надбавок в виде диапазона значений (минимальный и максимальный размер) при описании позиций штатного расписания;
• флажок «В позиции штатного расписания используются разряды и категории» установите, если при описании позиции штатного расписания следует указывать не только должность (специальность, профессию), но и разряд профессии или категорию должности. Например, не придется заводить должности «Токарь 6 разряда», «Токарь 5 разряда», а только одну — «Токарь» и уточнить разряды при описании позиций;
• способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3) настраивается в одноименном разделе путем выбора одного из предоставленных вариантов:Месячный размер в рублях(по умолчанию предлагается данный вариант),Тариф, %, коэфф. и т.д. и Месячный размер и тариф, %, коэфф;
• флажок «Использовать бронирование позиций» установите для возможности бронирования позиций штатного расписания и количества занимаемых ставок перед оформлением приема на работу или кадрового перевода. Оформленные брони будут отображаться в отчете «Штатная расстановка». Причем количество дней, по истечении который забронированные позиции будут выделены в отчете красным цветом, можно указать в одноименном поле.

По завершению настроек нажмите кнопку «Применить и закрыть».

Утверждение штатного расписания

Как для первоначального ввода всех позиций в штатное расписание, так и для отражения его существенных изменений предназначен документ «Утверждение штатного расписания». Данный документ позволяет описать изменения, которые касаются сразу нескольких подразделений и приводят к появлению нового варианта штатного расписания. Вносимые документом изменения относятся к определенному месяцу и действуют с его начала.

Перед началом заполнения штатного расписания необходимо заполнить справочники «Подразделения» (раздел Кадры — Штатное расписание — Подразделения) и «Должности» (раздел Кадры — Штатное расписание — Должности).

Программа создала документ «Утверждение штатного расписания», где нужно указать месяц и дату и затем добавить позиции по соответствующей кнопке. В каждой позиции указывается подразделение, должность, график работы, количество единиц (ставок).

После проведения документа окно штатного расписания изменилось. Теперь в таблице отображаются позиции с указанием по каждой из них подразделения, должности, количества единиц и даты утверждения, а в «шапке» появились новые ссылки-команды.

Изменение штатного расписания

Для того, чтобы зарегистрировать изменение штатного расписания, перейдите по ссылке «Изменить текущее штатное расписание»:

Будет создан новый документ программы, который называется «Изменение штатного расписания».

После указания подразделения в документе отобразятся текущие позиции по этому подразделению. Каждую позицию можно открыть для изменения либо закрыть по соответствующей кнопке.

Кроме того, возможно добавление новых позиций таким же образом, как в «Утверждении штатного расписания».

Отчеты по штатному расписанию

После ввода и утверждения штатного расписания можно сформировать следующие формы и аналитические отчеты в разделе «Кадры — Кадровые отчеты — Штатное расписание» (отчеты строятся только по действующим позициям, т.е. утвержденным и не закрытым на дату его формирования):

1. Отчет «Штатное расписание (Т-3)» — унифицированная форма штатного расписания, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. В настройках штатного расписания (раздел Настройка — Кадровый учет— ссылка Настройка штатного расписания) имеется возможность выбрать способ отражения надбавок в печатной форме этого отчета – в рублях и/или в процентах, коэффициентах и т.п. Сведения об ответственных лицах в области подписи заполняются автоматически, если они указаны в карточке организации. Поля «Номер документа» и «Дата составления» заполняются автоматически только в том случае, если форма подготавливается из документа утверждения штатного расписания.
2. Отчет «Анализ штатного расписания» — аналитический отчет по позициям штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и сколько фактически занято. Также показывает, какой ФОТ предусмотрен штатным расписанием, и какой его объем фактически использован. В качестве использованного ФОТ выступает плановый ФОТ по фактически занятым позициям, независимо от того, какой ФОТ предусмотрен плановыми начислениями сотрудника, занимающего эту позицию. В отчете не отражаются временно освобожденные ставки.
3. Отчет «Начисления позиций штатного расписания» — аналитический отчет по начислениям позиций штатного расписания. В первой таблице отчета отражается вклад начислений в месячный ФОТ (в рублях) по всем ставкам позиций, во второй – исходные значения тарифных ставок и других показателей (процентов, коэффициентов и т.п.).
4. Отчет «Соблюдение штатного расписания» — показывает, сколько всего ставок запланировано и сколько фактически занято, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Автоматически формируется комментарий, например «Превышена штатная численность».
5. Отчет «Штатное расписание на подпись» — имеет произвольную форму штатного расписания. Показывает, сколько всего ставок запланировано, и какой ФОТ предусмотрен, как в разрезе позиций (подразделений и должностей), так и в разрезе только должностей. Колонка «Описание» заполняется из поля «Краткое описание» карточки позиции. В настройках отчета имеется возможность указать руководителя и исполнителя отчета, и соответствующие реквизиты будут выведены соответственно в шапке и в подвале отчета.
6. Отчет «Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию» — представляет штатное расписание в виде таблицы, в строках которой перечислены позиции с указанием количества ставок, а в колонках – месячный ФОТ по одной ставке каждой позиции, а также составляющие этот ФОТ показатели.
7. Отчет «Заполненность штатного расписания» — отражает состояние штатного расписания (сколько ставок занято и свободно), при этом учитываются временно освобожденные ставки.
8. Отчет «Изменение штатного расписания» — отражает изменение состава штатных единиц в течение заданного периода.
9. Отчет «Штатная расстановка» — показывает позиции штатного расписания с указанием занимающих их сотрудников. Также показывает свободные ставки, установив отбор по ним в настройках отчета.

Штатное расписание в 1С 8.3

Планирование количества персонала и ФОТ, кадровое администрирование, штатное расписание, учет рабочего времени.

Настройка штатного расписания в 1С:ЗУП

Оплата за результат. Сертификат качества ISO 9001:2015. Гарантия 12 месяцев, прописывается в договоре.

от 2 800 руб.

Сопровождение 1С:ЗУП

Поддержка вашей работы в 1С, регулярные консультации, помощь в формировании штатного расписания

от 800 руб.

При первом открытии любой программы 1С автоматически запускается Стартовый помощник: пользователь может сразу сделать первоначальную настройку информационной базы, просто установив соответствующие флажки. Нас интересует, как активировать, настроить и ввести новое штатное расписание

ЗУП версии 3.1 предусматривает три способа его ведения:

• Оно не ведется, поэтому в кадровом учете используется справочник «Должности». Так могут вести учет небольшие коммерческие фирмы, но при этом отчетность в органы статистики им приходится формировать вручную*;
• В кадровом учете используется соответствующий справочник для формирования печатного экземпляра, что избавляет от проверки соответствия работников «штатке».
• К позиции штатного расписания «привязываются» один или несколько сотрудников. Это оптимальный вариант для крупных компаний и государственных учреждений.

*При этом флажок «Использовать…» не ставится, но следующие варианты его проставления требуют обязательно.

Важно отметить, что, если вы настраиваете 1С ЗУП 3 впервые и пропустили установку флажка «Использовать штатное расписание» можно будет сделать это позже, но уже в разделе «Настройка», как показано на рисунке ниже.

Предлагаем подробнее рассмотреть следующие опции:

Опция, указанная на рисунке ниже, отвечает за проверку соответствия кадровых документов штатному расписанию и предупреждает в случае обнаружения ошибки.

Следующая опция позволяет не только сохранять историю ведения штатного расписания, но и строить отчеты за любой период, в котором будут отражаться все изменения. При отсутствии опции в справочнике штатного расписания будет храниться только последнее значение. Но, на основании нашего многолетнего опыта работы, хотелось бы отметить, что ведение учета с сохранением истории наиболее удобно, информативно.

Если в системе необходимо учитывать разряды и категории, то необходимо включить опцию, указанную на рисунке ниже. При этом данные (категория и разряд) в документах кадрового учета устанавливаются автоматически.

Для настройки печатной формы штатного расписания отвечает опция, изображенная на рисунке ниже, с указанием способа отображения надбавок.

Программа 1С ЗУП 3 позволяет пользователю осуществлять бронирование позиций штатного расписания, указывая при этом количество дней по факту окончания которых забронированные позиции будут освобождены. Если вы хотели бы использовать эту функцию в своей работе вам нужно открыть окно меню настройка штатного расписания и поставить флажок «Использовать бронирование», указав при этом количество дней бронирования.

Настройки подразделений

Формируем подразделения организации в разделе «Настройка/Подразделения».

Рассмотрим окно отображения подразделений.

В его верхней части выведено поле «Организация». Если поставить флажок и выбрать интересующую вас организацию, то в список войдут только ее отделы. Для удобства списку подразделений можно задать три режима просмотра, нажав «Еще»:

• «Иерархический список» отобразит не все отделы, а только выбранные и те, что находятся выше в иерархии.
• «Список» отобразит все отделы подряд, не показывая вложенности в вышестоящие;
• Наиболее удобен вариант «Дерево», демонстрирующий все отделы, и куда они вложены.

Настройка должностей

Для создания новой должности нажимается «Создать» и вносятся должности. Внесение их наименований вручную – способ простой, но не оптимальный.

Более правильно вносить должности через «Подбор из ОКПДТР», выбрав их из перечня должностей.

Если должность выбрана, то в перечне она становится серой, неактивной.

Закрыв ОКПДТР, мы увидим, что новая должность выделена жирным шрифтом. То есть программа нас предупреждает, что это новая, еще не действующая запись.

Чтобы должность можно было использовать для работы, надо открыть ее и включить «Позиция утверждена» (с 1 января текущего года). С версии 3.1.5 программы ЗУП в карточке должности введена строка «Данные для заполнения отчетности»:

• Код по ОКПДТР
• Контрольное число
• Категория*.

*Они нужны при заполнении формы статистики 57-Т, поэтому если ввести новую должность просто по кнопке «Создать, отчетность придется формировать вручную.

Чтобы создать расписание мы «связали» друг с другом «Подразделение» и «Должность» (их можно внести заранее или одновременно с созданием элементов нашей «штатки»).

История ведения

Существует два варианта ведения расписания:

• Без ведения истории*;
• С историей изменения**.

*Вид без истории изменений:

**Вид с историей изменения, с документами изменения:

Подробнее рассмотрим вариант с историей через активацию «Утверждать штатное расписание специальным документом и вести историю его изменения».

После наших действий изменения в расписании возможны только с помощью специальных документов утверждения* и изменения, поэтому просто так открыть штатную единицу и поменять ее содержание не получится.

*Если в списке есть несколько документов, предыдущий документ можно открыть только для просмотра, но отредактировать нельзя. Чтобы появилась такая возможность, нужно сначала отключить изменения более позднего документа, для этого отменить проведение документа.

Работа с должностями в программе ЗУП

Ввести новую должность при варианте ведения «штатки» без истории можно, поставив флажок «Должность введена в штатное расписание» и дату, с которой должность действует (при окончании действия должности ставится флажок «Должность исключена …» и дата).

При работе с должностью (вариант ведения истории изменений) даты введения и исключения должности из штатного расписания не активны и выделены бледным цветом, поэтому невозможно поставить флажок. Дата и флажок проставляются автоматически после проведения документа «Утверждение» (о котором упоминалось ранее).

Сама должность, введенная в режиме «С историей изменения …», выглядит следующим образом:

Автоматизация кадрового учета

Планирование количества персонала и ФОТ, кадровое администрирование, штатное расписание, учет рабочего времени

Доработка 1С:ЗУП

Доработаем учет штатного расписания под ваши бизнес-процессы. Предоставляем гарантии на услуги!

от 2 800 руб.

В заключение хотелось бы заметить, что без истории изменений штатного расписания создавать и редактировать его проще, но нельзя вывести печатную форму или сформировать отчет по состоянию на любую дату. Если, например, у вас в отделе продаж было две штатных единицы менеджера на 28 февраля, а с первого марта у вас вводится еще одна должность, то есть будет их всего три. Вы вводите новую должность в то же подразделение, но это уже будет другая позиция, что приведет к появлению второй строки. То есть первая строка будет содержать две позиции менеджера, а вторая – еще одну сходную должность. Это говорит о том, что без ведения истории изменения «штатки» отредактировать штатную позицию красиво не получится.