Аннулирование документов в Диадоке
Обычно, при аннулировании бумажных документов, участники сделки устно признают его недействительным и просто уничтожают документ. Либо сохраняют документ, но при этом составляют и подписывают дополнительное соглашение об его аннулировании.
Благодаря Диадоку, с сегодняшнего дня можно аннулировать не только бумажные, но и электронные документы.
Посмотрим, как работает аннулирование документов в Диадоке:
Предположим, что организация ЗАО «Отправитель» продала материалы организации ООО «Получатель» и выставила ей накладную. Получатель подписал этот документ, но позже обнаружил в нем ошибку.
Чтобы аннулировать накладную в Диадоке, получатель должен открыть ее в системе и нажать на кнопку «Аннулировать».
Диадок автоматически сформирует соглашение об аннулировании и позволит пользователю указать причину аннулирования или другие сведения в поле ввода комментария.
Т.к. аннулирование — это двусторонняя операция, то сторона, пожелавшая аннулировать документ, должна подписать соглашение и отправить его с запросом ответной подписи второй стороне.
После этого сотрудник «Отправителя» получит уведомление о запросе аннулирования на электронную почту. У документа появится соответствующий статус «Требуется аннулирование».
Чтобы аннулировать документ, пользователь должен подписать соглашение. Если пользователь не хочет признавать документ недействительным, он может отказать в аннулировании. При этом документ сохранит юридическую значимость.
Обратите внимание на некоторые особенности аннулирования в Диадоке:
- Запрашивать аннулирование и отвечать на запрос могут только пользователи с электронной подписью.
- Запросить аннулирование может как отправитель, так и получатель документа.
- Аннулировать можно только те документы, документооборот по которым завершен.
Аннулирование документов в ЭДО
Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.
В этой статье:
- Аннулирование в ЭДО
- Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок
- Вопрос-ответ
Аннулирование в ЭДО
В случае с ЭДО потребуется создать соглашение об аннулировании документа. Инициировать аннулирование может любая сторона. После завершения действия отредактировать либо вернуть документ будет нельзя.
С помощью сервиса Диадок можно аннулировать документы путем создания соглашения. Функция доступна в следующих случаях:
- Отправили счет-фактуру, акт, УПД или неформализованный документ, а контрагент не успел его подписать. Тогда достаточно отозвать документ, что приведет к аннулированию в одностороннем порядке.
- Если документ вступил в силу (подписан обеими сторонами), необходимо оформить соглашение:
- инициатор формирует заявку;
- контрагент подтверждает операцию.
Попробуйте работать с ЭДО в Диадоке
Отправляйте документы онлайн и аннулируйте при необходимости
Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок
- при наличии электрօннօй пօдписи;
- для документов из разделов «Входящие» и «Исходящие» следующих категорий:
- накладные, счета-фактуры, акты, УПД с завершенным документооборотом;
- нефօрмализованные дօкументы с обеими подписями;
- нефօрмализованные дօкументы без запроса подписи получателя.
Соглашение об аннулировании система создает автоматически. Для этого нужно сформировать запрос на аннулирование и получить пօдпись втօрօй стօрօны. Вручную заполнять образец соглашения об аннулировании документа не понадобится, как принято при бумажном документообороте.
Как создать запрос на аннулирование в Диадоке
- Выберите нужный дօкумент (или несколько).
- Кликните по кнопке «Запросить аннулирование».
- Появится пустое поле. Впишите туда причину аннулирования.
- Подтвердите операцию.
Когда кнопка «Подписать и отправить контрагенту» неактивна, скорее всего, не выбран сертификат КЭП для подписания. После выбора сертификата получится подтвердить и завершить процедуру.
Далее запрօс на аннулирование уйдет второй стороне для подтверждения.Как подтвердить или отменить аннулирование
Контрагент прислал запрօс на аннулирование в системе ЭДО. Ответить на него можно подтверждением или отказом.
Порядок действий в первом случае:- Выберите и откройте нужный файл.
- Кликните по кнопке «Аннулировать».
- Выберите «Пօдписать и օтправить кօнтрагенту».
При несогласии с запросом контрагента:
- Выберите дօкумент.
- Нажмите «Отказать».
- Откроется поле, в котором следует описать причину и подтвердить отказ.
Если кнопки недоступны, вероятно, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите последовательность шагов.
Аннулирование для ЭДО в роуминге
Признать электронный документ недействительным в роуминге бывает сложнее, чем при обмене документами между клиентами одного оператора ЭДО — не все операторы поддерживают аннулирование.
Когда в системе напротив документа нет кнопки «Аннулировать», контрагентам следует оценить состояние документооборота и решить внутри организации, каким образом признать подписанные документы недействительными.
Один из вариантов — подписать соглашение в свободной форме. Главное, учесть требования законодательства России. Сделать это можно как в бумажной, так и электронной форме.
Действия могут быть аналогичными работе с бумажными документами, за исключением того, что электронный документ нельзя уничтожить, поэтому нужно зафиксировать договоренность сторон письменно.
Вопрос-ответ
Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке?
Инициатор вправе аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент пока его не подписывал. В других случаях понадобится ждать подтверждение с его стороны.
Как законодательство регулирует аннулирование документов?
Пока не создано нормативных актов для данной процедуры. Аннулирование — функциональность операторов ЭДО, созданная для удобства пользователей.
Сколько раз можно запросить аннулирование документа?
Если контрагент отклонил запрос, то его можно повторить. Технически отправка повторных запросов в Диадоке не ограничена. Но когда контрагент подтвердит аннулирование, документ потеряет юридическую силу и отправить запрос уже не получится.
Как аннулировать документ¶
В зависимости от статуса документа процесс аннулирования документа может выполняться разными способами:
-
Если документ подписан обоими сторонами, то требуется отправить запрос на аннулирование документа.
СвойКомментарийКАннулированию = "Не удовлетворяет условиям договора"; Document.SendRevocationRequest(СвойКомментарийКАннулированию);
СвойКомментарийКАннулированию = "Не удовлетворяет условиям договора"; Document.SendRevocationRequest(СвойКомментарийКАннулированию);
-
Отказ от аннулирования
СвойКомментарийКОтказу = "Удовлетворяет условиям договора"; Document.RejectRevocationRequest(СвойКомментарийКОтказу);
Document.AcceptRevocationRequest();
© Copyright 2015, Diadoc. Revision aa3d9947 .
Read the Docs v: latest
Versions latest Downloads htmlzip On Read the Docs Project Home Builds Free document hosting provided by Read the Docs.
Как отменить подписанный документ в ЭДО?
Иногда после того, как пользователь сервиса электронного документооборота (ЭДО) подпишет документ и направит его контрагентам, он может обнаружить в нём ошибку. В этом случае можно отозвать документ. Расскажем, как отменить подписанный документ в ЭДО.
Порядок отзыва документа
- Аннулировать документ вправе только его автор. Поэтому, например, если договор составлял юрист, то и отменить его может только он. Бухгалтер, хотя и тоже имеет право пользоваться сервисом ЭДО, не сможет отменить документ, оформленный юристом.
- Отмена возможна только в случае, если документ ещё не обработали все участники маршрута согласования. Например, юрист составил договор и направил его своему руководителю на согласование, а потом — юристу контрагента. Если документ согласовали юрист и руководитель отправителя, но ещё не подтвердили со стороны получателя, его можно аннулировать.
Обратите внимание! Если электронный документ уже попал в папку «Обработанные», отменить его не получится.
- Чтобы аннулировать документ, нужно открыть папку, в которой он расположен. После нужно будет его выбрать и дождаться, когда снизу откроется меню действий. Тогда можно будет нажать на кнопку «Отозвать».
- После нажатия на кнопку «Отозвать» автор документа должен указать причину аннулирования. Она будет видна всем участникам документооборота.
- Документ переходит в статус «На отзыве». Другие участники ЭДО, к которым успел попасть ошибочный документ, должны будут подтвердить отзыв. После получения документом статуса «Отозван» его можно будет удалить.
Электронный документооборот позволяет сэкономить деньги на повторной распечатке документов при обнаружении ошибок, а также на почтовых отправлениях до контрагентов. С помощью СФЕРА Курьер отозвать любой некорректный документ можно всего за пару кликов.
Отметим, что сейчас отзыв электронных документов законодательно никак не регулируется. Возможность их аннулирования предусматривается разработчиками сервисов ЭДО.