Использовать 1с документооборот как файловое хранилище

Особенности настройки хранения файлов в томах в конфигурации 1С:Документооборот 3.0

Система 1С: Документооборот бережно хранит все файлы, попавшие единожды в систему, будь то скан-копии оригиналов документов, инструкции, шаблоны, регламенты, приказы и прочее. Хранение можно организовать в двух вариантах: в самой ИБ в 1С, или же на сервере.
В данной статье речь пойдет именно про хранение файлов на сервере, так как этот вариант имеет ряд преимуществ: 1. Множество версий файлов, которые располагаются вместе с основными файлами, могут «раздуть» информационную базу, увеличить ее размер. Это создает трудности при резервном копировании, а также влияет на быстродействие самой ИБ в 1С. Если вы выберете хранение на сервере, то не столкнетесь с такой проблемой. 2. Как правило, размер ИБ в 1С ограничен. Но при хранении в томах этого ограничения нет. 3. Файлы проходят контроль антивирусными программами.

2. Тома хранения файлов в 1С

Тома хранения файлов в 1С – это специальные папки на сервере, в которых хранятся все файлы, связанные с документами в информационной базе.
Если в IT-ландшафте организации не один, а несколько серверов, рекомендуем задействовать их для хранения. Например, на сервере с максимальной защищенностью можно хранить документы категории «Сверхважные», на другом сервере документы с отметкой ЭП 1С, на третьем сервере файлы, используемые сотрудниками и т.п.
До произведения настроек базы файлы будут загружаться в ИБ в 1С. В настройках работы с файлами активируйте функционал хранения файлов в томах. Затем необходимо добавить тома.

Настройка работы с файлами Каждый том может содержать неограниченное количество файлов и подразделяться на подтемы для более удобной организации данных. В настройках тома укажите его наименование.
Для каждого тома необходимо указать наименование, порядок заполнения и UNC-путь к каталогу. UNC-путь к каталогу — это универсальный сетевой путь к расположению каталога или папки на сервере. Он начинается с двойного обратного слеша (\\) и содержит имя сервера, на котором находится каталог, и имя самого каталога. Например, \\server\share\folder. UNC-путь используется для доступа к файлам и папкам на удаленном сервере из локальной сети или через интернет.

Том хранения файлов

Учтите, что для серверов на Windows и Linux путь будет отличаться. В первом случае для хранения на сетевом диске, сервер с платформой системы 1С должен быть запущен от имени пользователя в домене. У пользователя, запускающего сервер, должны быть права доступа к указанной папке. Пользователя необходимо включить в группу Users, затем выдать права Run as service, Run as batch job, а затем выдать права на каталоги хранения служебных файлов, например, журнала регистрации 1С: Предприятия и т.д.
Во втором же варианте, используя сервер Linux, вам необходимо создать папку, например, /srv/saved, где srv – это имя каталога, в котором нужно выполнить команду «mkdir saved». Затем с помощью команды «mount» установите связь с UNC-путем. Например, mount -t cifs //server/ saved folder.
Имейте в виду, изменить созданный том, или удалить его невозможно, пока на него ссылаются файлы или их версии. Если том помечен на удаление – программа не будет записывать в него файлы.
Система предлагает нам возможность указать размер тома, который нельзя превышать. Если размер будет превышен, то программа будет направлять данные в следующий свободный том. Если свободные тома закончатся, то программа запишет этот факт в журнал регистрации, а также выдаст ошибку. Если вам этот функционал излишен, то не указывайте максимальный размер и программа не будет считывать информацию о его загруженности.

Возможность указать размер тома

3. Правила размещения файлов в томах и проверка целостности данных тома в конфигурации системы 1С

Правилами размещения файлов в томах называют условия, в зависимости от которых файл попадет в один или в другой том.
Можно фильтровать документы по автору, названию, наличию ЭП 1С, размеру файла, наличии пометки на удаление 1С, наличию шифрования. Это позволит «тяжелые» файлы определить в том «Большие файлы», подписанные ЭП 1С в том «Оригиналы с подписью» и т.д.
При выборе варианта использования правил размещения, правил должно быть, как минимум два. Одно из них должно быть правило «По умолчанию», в котором нет никаких условий. Файлы, не прошедшие в тома ни по одному условию, будут определены именно в этот том.

Настройка правил размещения файлов в томах Файл будет проверяться по условиям в том порядке, в котором расположены правила. Проверка идет последовательно, сначала проверяется первое условие и только после второе и далее. Если файл подходит под второе условие, то проверка заканчивается и файл помещается во второй том. Поэтому важно не задвоить условия вхождения файла в разные тома. Самым последним применяется правило «По умолчанию». Настройка правил производится с помощью условия или группы условий.

Правило Условие можно проверить, нажав на соответствующую кнопку в карточке настройки. После того, как вы настроили правило, рекомендуется проверить его работу. Это поможет избежать неточностей в настройках на этапе тестирования.

Проверить правила

Для проверки целостности данных в томе, а также для поиска пропавших данных, в системе предусмотрен отчет.

Проверка целостности данных в томах Специалист компании ООО «Кодерлайн» Удалова Кристина

Хранение и работа с файлами в 1С:Документооборот

Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.

10 000 руб.

Настройка 1С:Документооборот

Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.

от 2 800 руб.

Консультации по 1С:Документооборот

Оперативные консультации по 1С. Не тратьте время — мы поможем решить проблему любой сложности.

от 1 450 руб.

1С:Документооборот версии КОРП

Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом

Внедрение 1С ЭДО

Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С

Объем документооборота растет пропорционально росту организации, и в какой-то момент развития, если фирма не отказывается от бумажного документооборота в пользу электронного, а также продолжает хранить сопровождающие файлы в разных местах, это может стать настоящей проблемой. Большой объем данных, с которым не могут справиться имеющиеся специалисты, потребует привлечения новых ресурсов, все равно оставаясь «неподъемным грузом», который трудно хранить, трудно осуществлять поиск и также трудно оперативно получить информацию.

Чтобы массив документов и файлов «не перерос» возможности штатных специалистов, их следует оснастить инструментом работы с данным бизнес-процессом – программой автоматизации документооборота «1С:Документооборот», где помимо официальных документов, можно работать и с прикрепленными файлами. Это могут быть приложения к различным входящим, исходящим, внутренним документам в виде текстовых документов или таблиц, архивов, изображений, аудио или видеофайлов, и т.п.

Файлы в 1С Документооборот

Системой предусмотрены следующие варианты хранения:

1. В самой базе. То есть все загруженные в программу файлы хранятся в таблицах СУБД: если база файловая – в файле *.dt, а в клиент-серверной помещаются в хранилище СУБД.

Преимущества этого варианта:

• Все файлы в одном месте (в ИБ);
• Безопасность данных;
• Резервное копирование осуществляется стандартным способом.

• Все документы и их версии хранятся в ИБ, что приводит к ее быстрому росту;
• Большой объем ИБ приводит к снижению производительности программы.

2. В томах на диске. Здесь сами файлы будут в каталогах файловой системы, а в СУБД будут находится лишь ссылки на них. Каталоги с документами могут находиться на жестком диске, сервере или размещаться на компьютере в локальной сети.

Преимущества такого хранения:

• Объем ИБ значительно уменьшается;
• С ИБ быстрее работать;
• Размер тома ограничивается только объемом жесткого диска;
• Резервная копия ИБ делается отдельно от копии файлового тома.

К недостаткам можно отнести расположение ИБ и файлов в разных местах, что сказывается на контроле доступа и, в конечном итоге, на безопасности данных.

Настройки хранения в ИБ

Определение места хранения производится в разделе «Настройки и администрирование», зайдя в информационную базу с правами администратора. Далее проходим «Настройки программы-Работа с файлами».

Если в настройке не установлена галочка «Хранить файлы в томах на диске», то они будут храниться в информационной базе.

После установки данной галочки программа выдаст сообщение, что включено хранение файлов в томах, поэтому необходимо указать их.

До тех пор, пока хоть один том не будет указан, система будет хранить файлы непосредственно в ИБ.

Тома хранения файлов в 1С Документооборот

Перейдя по гиперссылке «Тома хранения файлов», производим их настройку.

Файлы можно сгруппировать в определенную структуру по папкам. Нажав кнопку «Создать группу», задаем структуру папок.

При создании папок тома необходимо создать папку и задать ей права системного пользователя, от имени которого запускается и работает служба сервера 1С:Предприятия. Создадим для примера папку «1C_Tom» и выполним ее настройку, щелкнув правой кнопкой мышки и открыв меню «Свойства» по кнопке «Расширенная настройка».

Устанавливаем галочку «Открыть общий доступ к этой папке» и нажимаем «Разрешения».

Далее указываем имя пользователя, под которым работает сервер 1С, и отмечаем все права – полный доступ, чтение, изменение.

Сетевое имя папки указывается в настройках тома, куда будут сохраняться наши файлы документов.

Создадим том хранения файлов – кнопка «Создать».

В настройке тома указывается его наименование, группа, к которой он будет принадлежать, и сетевой путь. Если поле «Максимальный размер» не заполнять, то размер тома будет не ограничен.

После сохранения настройки в окне «Тома хранения файлов» будет отображено имя тома и его путь.

Если создано несколько групп, то настройки томов выполняются для всех их.

При необходимости можно настроить правила размещения для каждого тома по кнопке «Правила размещения файлов». В открывшемся окне (кнопка «Добавить») делаем настройку правил.

Можно установить галочку «Правило по умолчанию» или задать условие, установить отбор.

В качестве условия отбора может быть установлено: автор, зашифрован, подписан ЭП и другие условия.

При указании правил размещения обязательно должно быть прописано правило без условий – правило «По умолчанию». Оно используется, если файлы не удовлетворяют указанным другим условиям. С помощью кнопок «Переместить вверх» и «Переместить вниз» можно менять местами правила или перетащив строки мышкой.

Бесплатная
консультация
эксперта

Анна Викулина
Руководитель Центра
сопровождения 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Редактирование файлов и работа с ними в 1С:Документооборот

Для просмотра списка всех файлов, созданных в «1С:Документооборот», можно воспользоваться разделом «Файлы». Они прикреплены к карточкам входящих/исходящих/внутренних документов и доступны в разделе «Документы и файлы». Также, при необходимости, пользователь может воспользоваться разделом «Все файлы».

В этих разделах можно увидеть информацию о местоположении файла, его авторе, дате создания, размере.

Открыть карточку для редактирования можно или двойным щелчком мышки, или правой кнопкой, далее нажать «Изменить» или «F2» на клавиатуре.

Открыв файл для редактирования, нажимаем кнопку «Редактировать», в результате чего будет открыт документ. Дальнейшая работа по редактированию одинакова в обоих журналах.

Файл, который редактируется, выделен зеленым цветом. И если сотрудник забыл завершить редактирование, администратору можно его отменить – кнопка «Отменить редактирование».

Поэтому после окончания редактирования сотрудник должен завершить его по одноименной кнопке для сохранения изменений в системе. И только после этого файл будет доступен другим пользователям.

При сохранении изменений можно оставить комментарий, что было изменено.

В меню «Версии» можно посмотреть, какие изменения, кто и когда вносил в файл.

Если было несколько изменений, можно посмотреть их отличия (команда «Показать отличия»), а если были найдены ошибки, то можно вернуться к одной из версий, нажав кнопку «Сделать активно» или выбрав команду контекстного меню «Сделать активной».

Программа «1С:Документооборот» позволяет пользователю работать с различными типами файлов, хранить их, систематизирует их, обеспечивает быстрый поиск и постоянный доступ к ним.

ПАО «Газпром автоматизация» организовало единое файловое хранилище на базе 1С:Документооборот

10.04.2017
В январе 2017 года в ПАО «Газпром автоматизация» успешно завершено создание единого файлового хранилища, помогающего более эффективно организовать рабочее пространство и повысить скорость обмена данными между сотрудниками.

До реализации в компании данного проекта файлы хранились в информационных системах и сетевых папках, единое информационное пространство отсутствовало. В процессе совместной работы над документами пользователям приходилось обмениваться файлами по электронной почте, часто нужную версию документа было непросто найти, ведь одни и те же файлы могли храниться в нескольких информационных системах 1С. Подобный процесс создавал чрезмерную нагрузку на каналы связи, требовалось большое место на диске.

Предложенное решение:

Для оптимизации работы было принято решение использовать 1С:Документооборот как back-end систему управления бизнес-процессами. Для этого многие 1С системы (Корпоративная информационная управляющая система, 1С:Бухгалтерия и др.) интегрировали с 1С:Документооборот. Так как данная система обладала нужным функционалом, а также уже использовалась для решения других задач, было принято решение использовать ее как единое файловое хранилище.

Для реализации единого файлового хранилища были проведены следующие работы:

1. Файлы различных систем 1С перенесены в 1С:Документообоорот.
2. В системы 1С интегрирована специально разработанная форма для удобной работы со списком файлов 1С:Документооборот, похожая на проводник Windows.
3. Доработаны прочие механизмы Библиотеки интеграции документооборота для удобного доступа к файлам из форм объектов прикладных систем.
4. Разработана документация и обучающие видеоролики.

Внедрение данного механизма прошло незаметно для пользователей, дополнительное обучение не потребовалось.

Результаты создания единого файлового хранилища:

Представленное ноу-хау обеспечивает пользователям возможность работы с файлами из любого узла гетерогенной системы, включая захват файлов на редактирование и их помещение в хранилище, категоризацию файлов (отнесение файлов к категориям, использование категорий в различных аспектах управления файлами, доступ к ним). Новая разработка в отличие от аналогов позволяет работать не во внешних СЭД, а в прикладных системах электронного документооборота – в зависимости от организации и должности (в ERP-системе, в Бухгалтерии и т. д.), что, в свою очередь, повышает качество информации и эффективность работы. Данное ноу-хау также снижает риски потери файлов, использования неактуальных версий и т. п.
Главными результатами проекта IT-специалисты Общества считают создание единого информационного пространства для совместной работы с документами, уменьшение трудозатрат по их подготовке, снижение нагрузки на файловую систему, а также сокращение размера основной базы 1С. Преимущество ноу-хау оценили и пользователи.

«Совместная работа с документами стала более удобной. Например, при подготовке заявки на закупку мы имеем возможность все исходные формы хранить в одной папке, раздавать права доступа к ней ответственным подразделениям и совместно заполнять формы. В распоряжении тендерного отдела есть вся актуальная информация. Кроме того, появилась возможность упразднить архивы и резервные копии документов. Вся документация консолидирована в одном месте», – заявил начальник тендерного отдела В.А. Сельский.

«Нам приходится разрабатывать и перерабатывать большое количество проектной документации. Создание единого файлового хранилища с механизмами разделенной работы, версионированием файлов позволило существенно сократить непроизводственные затраты. Теперь мы хотим создать аналогичное файловое хранилище для совместной работы над документами вместе с Заказчиком», – подчеркнул руководитель проектной группы А.И. Афанасьев.

«Мы повсеместно используем единое файловое хранилище в работе практики 1С. Все необходимые документы разрабатываем и публикуем в этой системе. Старались сделать так, чтобы и самим было удобно», – добавил руководитель проекта внутренней автоматизации Е.Р. Гафаров.

Где лучше хранить файлы, в базе данных или в томах на диске?

Хранение файлов в информационной базе

Вариант хранения файлов «в информационной базе» рекомендуется применять для органи-заций с небольшим объемом документов, тестовых, демонстрационных баз или на этапе внед-рения.

• Отсутствует необходимость настройки файлового хранилища;
• При выгрузке информационной базы в файл — также выгружаются и файлы.

• Ограничения по размеру файла (зависят от используемой СУБД);
• Отсутствие масштабируемости;
• Отсутствие антивирусного контроля;
• Ускоренный рост размеров информационной базы.

Для организаций со средним и большим объемом документов рекомендуется вариант хранения файлов «в томах на диске».

• Масштабируемость (при заполнении текущего тома легко подключается следующий том);
• Гибкая настройка (распределение файлов по томам в зависимости от различных условий);
• Возможна настройка антивирусного контроля;
• Отсутствует ограничение по размеру файлов;
• Снижение нагрузки на информационную базу.

• Необходима предварительная настройка файлового хранилища (томов);
• Необходима настройка архивирования файлового хранилища.

Для настройки томов используется ссылка: Настройка и администрирование — Настройка программы — Работа с файлами — Тома хранения файлов.

Задайте свой вопрос К списку вопросов