Наши кейсы
Денис Логинов 12.09.2020
Разделение доступа к лидам для менеджеров в Битрикс24.CRM
В зависимости от условий ведения бизнеса некоторым нашим клиентам требуется возможность введения ограничений видения и доступа к общему списку лидов.
- Как ограничить количество лидов на экране монитора и видеть только свои, находящиеся в работе, а не всего отдела или компании?
- Как запретить возможность сотрудникам разных отделов, офисов, а иногда и одного подразделения видеть с чем работают другие менеджеры?
Каждый менеджер на своем портале самостоятельно настраивает этот инструмент, так как ему это удобно. Обычно, по умолчанию, включается фильтр, где он в качестве ответственного указывает себя и то что лиды находятся в работе.
Настройка фильтров Битрикс24.CRM — это хорошо описанный инструмент и процесс, мы ранее уже подробно рассказывали, о том, как настраивать и проводить фильтрацию по заданным параметрам. Материалы об этом широко представлены в свободном доступе и в нашем Ютуб канале.
Коротко – выбираем нужные поля и подставляем в них данные. Для повторного использования сохраняем фильтр в карточке настроек при желании можно назначить его – работающим по умолчанию. При входе в портал и открытии вкладки CRM этот фильтр будет включен всегда.
- Фильтрация — это способ убрать со своего экрана лишнее, но это не является ограничением доступа к лидам.
- Каждый сотрудник настраивает с помощью фильтров сам свой рабочий стол.
Открываем последовательно раздел CRM, вкладку «Настройки», вкладку «Права», «Права доступа» открывается меню настроек.
Данное меню предоставляет широкие и гибкие возможности настроек не только по отдельным сущностям, но по их отдельным стадиям. Количество сценариев и ролей в CRM ограничений не имеют.
По умолчанию, после установки нового портала Битрикс24.CRM предоставляет всем сотрудникам портала права администратора CRM.
- В первую очередь необходимо создать и описать новые роли для сотрудников компании.
- Меню настроек имеет интуитивно понятный интерфейс и обычно работа с ним не вызывает трудностей.
- Добавим новую роль, например, ОП (отдел продаж).
- Для этой роли по умолчанию все параметры отключены.
- Вернемся в главное меню и закрепим за ней из структуры всех сотрудников отдела продаж и подотделов, входящих в него организационно.
- Отключим права администратора для всех сотрудников (если они конечно включены).
- Если с такими настройками открыть вкладку лидов, то никто из сотрудников не будет иметь доступа к списку лидов.
- Возвращаемся в настройки – управление ролью ОП, для вкладки лиды в разделе чтение, добавление и изменение выберем из списка «свои».
- По сценарию в стадии новый наши менеджеры должны видеть все лиды. Для этого в вкладке лиды выбираем статус новые и отдельно включаем для них видеть все лиды в этой стадии.
- Таким образом мы жестко решаем разграничение возможности видеть все лиды на стадии новый, а после назначения ответственного, каждый менеджер будет видеть только свои лиды.
- Для вступления изменений в силу важно не забыть сохранить внесенные правки.
Строим бизнес-процесс, распределяющий лиды в Битрикс24 по очереди
В прошлом обзоре мы рассказали вам о приложении, позволяющем распределять лиды между менеджерами не в случайном порядке, а строго по заданной очереди. Однако сделать это можно не только с помощью приложения, но и используя бизнес-процессы в Битрикс24.
Сегодня мы поделимся с вами способом, который неоднократно реализовывали на порталах наших клиентов с редакциями Битрикс24 Команда и Компания. Этот способ подходит для опытных администраторов Битрикс24, поэтому если вы не обладаете достаточными знаниями, лучше обратитесь к специалистам.
Создаем бизнес-процесс для распределения лидов по очереди
Реальный случай из нашей практики — клиенту необходимо распределять входящие лиды строго по очереди. Для начала фиксируем список ответственных сотрудников в глобальных константах бизнес-процесса.
Также нам нужно где-то хранить информацию о том, какой сотрудник был ответственным за последний лид, чтобы очередь соблюдалась. Мы будем хранить эту информацию в универсальном списке (он может быть как общим, так и в какой-то группе).
Когда все данные подготовлены, приступаем к построению бизнес-процесса. Ниже вы увидите его схему.
Перед итератором устанавливаем условие, которое будет брать из списка информацию о последнем назначенном по очереди.
Еще нужно проверить, что данные из списка были получены.Еще нужно проверить, что данные из списка были получены.
Теперь давайте заглянем внутрь итератора и посмотрим, что там происходит.
Более детальные условия.
Если после работы итератора “результат” не заполнен, то мы записываем туда первого из очереди.
Итог
В итоге мы получаем рабочий механизм выбора ответственного из очереди. Преимущество данного способа перед приложением в том, что всегда можно дополнить его и доработать механизм выбора ответственного.
Из минусов можно отметить то, что требуется Битрикс24 с тарифом Команда или Компания, в то время как приложение будет работать на любом тарифе. Также этот бизнес-процесс требует глубоких знаний Битрикс24, поэтому реализовать его сможет только специалист.
Если вам нужно настроить распределение лидов в Битрикс24 по очереди, вы всегда можете обратиться к нам. Мы работаем с Битрикс24 более 7 лет, поэтому для нас нет ничего невозможного.
Доставка полезной информации от экспертов по Битрикс24!
Подпишитесь, и раз в неделю у вас на почте будет подборка полезных советов и обзоров про Битрикс24
Как удалить лиды в Битрикс24?
Лиды можно удалять как каждый по отдельности, так и все сразу.
Как удалять лиды по отдельности
Открываем раздел CRM, выбираем вкладку Лиды, открываем карточку нужного лида, нажимаем на шестеренку в правом верхнем углу и выбираем «Удалить лид».
Чтобы удалить лид из списка, не открывая карточку, нажимаем на кнопку опций лида и выбираем «Удалить лид».
Как удалить несколько лидов
Чтобы удалить несколько лидов, требуется в списке проставить галочки в чекбоксах напротив нужных лидов. Далее нажимаем кнопку «Удалить» внизу страницы.
Как удалить все лиды сразу
Чтобы удалить все лиды, поставим чекбокс слева, чтобы отметить все лиды, теперь перейдем к концу страницы и поставим чекбокс «Для всех», подтверждаем и слева внизу нажимаем «Удалить».
О правах на удаление
Право удалять лиды есть только у тех сотрудников, для которых эта возможность настроена в правах доступа.
При настройке роли в правах доступа можно дать возможность всем пользователям с определенной ролью удалять лиды.
Для настройки прав доступа нужно зайти в: CRM → Настройки → Права → Права доступа.
Как выделить все лиды в битрикс 24
По мере работы с лидом его статус отображается вот так:
Совет: Мы не рекомендуем создавать слишком много статусов в лидах. Дело в том, что поздние этапы обработки клиента — коммерческое предложение, согласование договора и оплаты происходят в сделках, которые имеют свои стадии, «сквозную» историю с контактами и компаниями, и такая логика разрывает воронку продаж на две, затрудняя аналитику. К тому же, в рамках сделок можно построить более глубокую аналитику продаж. Лиды — это фиксация входящих обращений и именно для анализа источников привлечения клиентов их и нужно использовать, не для полного ведения продаж.
После того как обработка лида завершена (то есть, лид переходит из потенциального контакта в рабочего клиента), его сразу же можно конвертировать в:
1. Контакт (человек, с которым велось общение);
2. Компанию (в которой работает Контакт);
3. Сделку (если вы планируете заключать с клиентом сделку).
4. Или сразу же в контакт, сделку и компанию, чтобы не вводить информацию повторно.
Помимо успешного завершения обработки лида и его конвертации, лид можно перевести в бракующий статус «Некачественный лид»(контакты клиента оказались не верны, клиент обратился к нам по ошибке или у нас нет интересующей клиента продукции) – это отмечается отдельно. Всё для того, чтобы в дальнейшем сделать объективные выводы о работе каждого отдельного менеджера с клиентами и всего отдела продаж в целом.
Совет: Если настроить несколько бракующих статусов, то с помощью них можно отслеживать причины потери клиента, что дает возможность дополнительно анализировать качество источников привлечения.
По-умолчанию конвертацию лида может производить менеджер, который его добавил; его руководитель или сотрудник с правами администратора Битрикс24. Однако, вы можете настроить права так, как это нужно вашей компании, создав различные роли доступа. Чтобы сделать это нужно перейти в раздел «Настройки» и «Права доступа».
Отчеты по лидам
Для точного анализа эффективности переговоров с лидами, доступно сразу три типа отчетов:
— распределение лидов по статусам;
— распределение по источникам;
— распределение по менеджерам.
Их можно изменять под индивидуальные нужды своей компании. О том как настроить собственный отчет читайте в нашей статье-уроке.
Зачем и когда нужны лиды?
В итоге, лиды можно и не добавлять, а сразу создавать контакты, компании и работать со сделками. Это особенно подходить тем компаниям, у которых нет своего отдела маркетинга, а источников привлечения клиентов немного. Если мы не строим аналитику и не управляем привлечением, то лиды нам не нужны, они только усложняют работу и без того загруженных менеджеров.
Однако, если вам интересно понять, откуда вы получаете больше всего клиентов, насколько эти клиенты целевые для вашего бизнеса, кто из менеджеров обрабатывает больше всех входящих обращений или на разных этапах продажи с клиентом работают разные менеджеры — для решения всех этих задач следует продуманно и скрупулезно работать с лидами.
Если вы настроили автоматический сбор контактов с сайта, почты или телефонии, то у вас нет выбора — большинство интеграций создают именно лиды и не умеют без программирования создавать сразу контакты, компании или сделки.
Работа с лидами в CRM дает возможность отслеживать, какой процент лидов становятся потенциальными клиентами, насколько правильно маркетологи привлекают клиентов и насколько эффективно их обрабатывают менеджеры.
При правильном использовании лиды — это ключевой инструмент снижения издержек на рекламу и кадры, повышения качества обработки клиентов и оптимизации конверсии на ранних этапах бизнес-процесса.