Как проверить задачи сотрудников в 1С:Документообороте?
Любой руководитель подразделения может очень быстро и легко увидеть все задачи своих подчинённых с помощью «1С:Документооборота». Для этого нужно зайти в пункт меню «Совместная работа» и выбрать «Задачи отдела».
В открывшемся окне будет доступен полный список сотрудников, входящих в отдел. Кликнув на конкретного работника, откроется список его текущих задач, то, когда была создана задача, её автор и срок выполнения. Срок выполнения выделяется красным, если исполнитель не уложился в срок с выполнением поставленной задачи.
Справка об исполнительской дисциплине
Также руководитель может сформировать справку об исполнительской дисциплине. Для этого нужно перейти во вкладку «Совместная работа» и выбрать «Отчёты».
В открывшемся окне нужно выбрать «Справка об исполнительской дисциплине.
При формировании справки можно отсортировать информацию по периоду, по подразделению, по исполнителю и даже выбрать опцию автоматической отрисовки диаграммы.
В справке указывается количество задач, сколько из них выполнено, сколько не выполнено и сколько было выполнено с нарушением срока, а так же количество запросов на перенос срока.
Таким образом, используя «1С:Документооброт», любой руководитель всегда может получить необходимую информацию о том, насколько эффективно работают его подчинённые. Убедитесь сами, записавшись на бесплатную демонстрацию или попробовав демо-версию на нашем сайте.
Как поставить задачу в 1С:Документооборот 3.0
Назначить ответственного, исполнителей/соисполнителей, проверяющего, назначить срок отработки задачи. Для этого необходимо зайти в раздел «Документы» и выбрать необходимый документ.
Рисунок 1. Раздел «Документы»
Нажать на кнопку «Отправить» и выбрать пункт «В работу».
Рисунок 2. Отправка документа в работу.
В окне «Новая задача» внести описание задачи, указать ответственного, исполнителей, сроки задачи, определить приоритет задачи, указать плановые и фактические показатели (начало исполнения задачи, количество человеко-часов для решения задачи, срок исполнения), указать проект.
Рисунок 3. Карточка создания задачи.
После нажатия кнопки «Направить на исполнение» задача с предметом поступят в работу исполнителю (исполнителям).
Рисунок 4. Отправка на исполнение.
Исполнителю и соисполнителям поступит задача с прикрепленным предметом, хронологией обработки и элементами управления.
Рисунок 5. Карточка задачи.
Управление задачами и поручениями в 1С Документооборот
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
10 000 руб.
Внедрение 1С ЭДО
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
1С:Документооборот версии КОРП
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
Настройка 1С:Документооборот
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
от 2 800 руб.
Консультации по 1С:Документооборот
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
от 1 450 руб.
Ежедневно в организациях принимается большое количество самых разнообразных управленческих решений, поэтому важнейшая функция системы используемого в компании электронного документооборота – реализовывать задания и поручения.
Система электронного документооборота 1С:Документооборот предоставляет пользователям мощнейшие инструменты для управления задачами и обеспечивает четкий оперативный контроль исполнительской дисциплины, фиксируя срок исполнения, даже когда имеет место быть перенаправление задач.
На рабочем столе 1С:Документооборот можно увидеть сразу несколько виджетов с функциями управления задачами, причем для оперативной оценки текущей ситуации не нужно углубляться в систему, достаточно посмотреть основные показатели.
Выполнение задач
Один из важнейших и самых востребованных пунктов – «Задачи мне», обеспечивающий доступ к задачам текущего пользователя.
Контроль исполнения и отчеты по задачам
Задачи отдела – функционал руководителя подразделения, дающий возможность контролировать загрузку подчиненных, оперативно отслеживать текущую ситуацию по задачам и исполнительской дисциплине.
Виджет «Контроль» обеспечивает быстрый доступ к контрольным поручениям и документам с отображением текущих статусов состояния контролируемых объектов.
Подсистема управления процессами в 1С:Документооборот позволяет создавать задачи и поручения различной сложности, как произвольного характера, так и строго регламентированные на основе заранее разработанных шаблонов.
Постановка задач
Задачи в системе – это визуальные фиксированные точки прохождения бизнес-процесса с механизмами управления им.
Каждый из участников процесса видит задачи, адресованные непосредственно ему, и, соответственно, в рамках этих задач может осуществлять предопределенные системой действия.
Пользователи, наделенные специальными правами, могут наблюдать, изменять задачи других пользователей и состояние самого бизнес-процесса с целью осуществления оперативного контроля или устранения ошибок.
Например, руководитель, при определенной настройке системы, имеет полный доступ к задачам своих подчиненных.
Удаление задач
Руководитель также может и вовсе приостановить или прервать активный бизнес-процесс, который, например, был запущен по ошибке, или потерял свою актуальность.
Как управлять задачами и поручениями в 1С:Документооборот
Процессы представляют собой заранее настроенные схемы, по которым действия производятся от старта до завершения. По мере продвижения процессов по маршруту пользователям автоматически направляются соответствующие задачи – согласовать, исполнить, утвердить, и т.д
Перечислим типовые процессы, заложенные разработчиками:
- Согласование* с одним или несколькими сотрудниками любых видов документов, файлов или вопросов.
- Исполнение поручений одному или группе коллег с настройкой порядка, контроля и проверки исполнения.
- Рассмотрение документов. При этом ответственное лицо может оставить резолюцию.
- Ознакомление коллег с тем или иным документов без «обратной связи». Обратную связь автор может получить, воспользовавшись двумя предыдущими процессами.
- Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов.
- Утверждение/Подписание исходящего или внутреннего документа ответственным за это лицом.
- Приглашение на любое мероприятие.
- Комплексный процесс автоматизирует разветвленные процессы со сложной структурой. Строится из типовых процессов, происходящих в рамках преднастроенного шаблона.
*Наиболее востребованный и популярный процесс.
Его можно направлять пользователям по одной из трех схем:
- Всем сразу (параллельное согласование).
- По очереди (последовательное согласование).
- Смешанно (параллельно-последовательное согласование).
В качестве согласующих можно использовать конкретных пользователей, системные автоподстановки и ролевую адресацию.
Срок согласования можно устанавливать для каждого согласующего лица индивидуально или конкретной датой и временем, или продолжительностью – дни, часы, минуты.
В результате согласования согласующими могут быть приняты положительные решения «Согласовано», «Согласовано с замечаниями», либо отрицательное – «Не согласовано». Визы согласования могут быть подписаны с помощью электронной подписи.
Если результат согласования «Не согласовано», то автору возвращается задача на доработку. После исправления замечаний процесс можно перезапустить на следующий цикл согласования, либо завершить процесс, если замечания неустранимы.
По результатам согласования формируется печатная форма листа согласования с визами согласующих, датой согласования и комментариями.
Макеты печатных форм при наличии определенных знаний и опыта можно редактировать для собственных нужд.
Поручение в 1С:Документооборот ставится процессом «Исполнение». Он может быть запущен произвольно (инициативные поручения), или на основании преднастроенных шаблонов.
Если исполнителей несколько, самого первого в списке можно назначить ответственным исполнителем по задаче. Ответственный исполнитель завершает свою задачу последним, по результатам исполнения соисполнителями своих задач.
Если при постановке поручения был указан проверяющий, то после исполнения задач всеми исполнителями проверяющему приходит задача «Проверить результаты исполнения», и при необходимости – вернуть задачи на доработку.
Механизм использования шаблонов бизнес-процессов
Устоявшиеся рабочие процедуры любой компании можно описать как шаблоны процессов, и использовать их, как при работе с документами, так и независимо. Шаблоны процессов настраиваются администратором один раз и могут быть предопределенными (нельзя менять) и рекомендательными (можно менять).
Процессы по шаблонам могут запускаться программой автоматически, например, при создании нового документа или при его регистрации.
Увидеть полный список запущенных процессов и задач можно в разделе «Совместная работа» или «Управление процессами».
Настраиваем рабочий стол в 1С:Документообороте
Оформите заявку на сайте, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.
Заказать услугу
Для каждого сотрудника организации, а в особенности для руководителей, очень важно иметь оперативный доступ ко всей необходимой информации. Удобно, когда информация находится в одном месте и не нужно искать ее по разным папкам, разделам и т.д. Программа 1С:Документооборот предоставляет такую возможность оперативного доступа.
На рабочем столе вы видите виджеты: задачи мне, почта, форум, календарь и т.д. Рассмотрим каждый виджет отдельно.
Виджет «Задачи мне» показывает, сколько задач у вас есть и сколько просрочено. Также его можно открыть и посмотреть список задач, целиком задачу, просмотреть вложенные документы, перенаправить ее другому сотруднику или исполнить.
Для руководителей существует отдельный виджет «Задачи отдела». По функционалу данный раздел аналогичен с «Задачами мне».
Если в программе настроена почта, то мы можем видеть новые письма непосредственно в программе. Передается все содержимое письма, в том числе и прикрепленные файлы.
Виджет «Календарь». Данный раздел показывает, какие мероприятия запланированы в ближайшее время. Если зайти в раздел, то мероприятия можно просматривать на день, неделю, месяц, а также добавлять и корректировать их.
Если необходимо вести форум в организации, то с рабочего стола можно легко в него войти.
Очень удобно ставить задачи или документы на контроль и потом просматривать их с виджета «Контроль».
«Мои документы» содержат все документы, к которым вы имеете какое-либо отношение: при создании документа, задачи направленные на выполнение и т.д. Просроченные задачи выделяются красным цветом.
Вкладка «Я редактирую» помогает не забывать завершать редактирование документов. Очень важно завершать редактирование, чтобы другие пользователи смогли после вас начать работать с файлом с вашими правками.
Виджеты на рабочем столе можно настраивать – переставлять местами, добавлять другие вкладки.
Если вам необходима настройка, обучение работе с программными продуктами 1С, обратитесь к специалистам компании «РИЦ-1С». Наши контакты: 8 (343) 351-76-76, market@ric-1c.ru.