Как создать базу клиентов в битрикс 24

Клиентская база

Создавайте клиентскую базу сразу в CRM-системе. Заносите туда информацию о заказчиках: контакты, личные данные, историю обращений и покупок, взаимные обязательства. Пускай у вас сегодня два-три покупателя, завтра учет принесет плоды. Когда заказчиков станет десятки и сотни, клиентская база в CRM избавит вас от путаницы, ошибок и мучительных поисков.

учитывать дебиторские задолженности,
планировать продажи,
выписывать счета,
согласовывать контракты, графики и сметы.

Создание клиентской базы

Собирайте информацию на выставках и конференциях, из отраслевой прессы, рекламных объявлений и справочников «желтых страниц». Ищите имена руководителей, номера телефонов, почтовые адреса, адреса сайтов и электронную почту. Полученные данные заносите в CRM-систему.

Когда наберется заметная база клиентов, программа поможет их обрабатывать. Вы легко найдете нужные данные: «Битрикс24» оснащена удобным поиском и позволяет сортировать контакты любым способом.

Продавайте больше с Битрикс24.CRM!

CRM возьмет под контроль все каналы коммуникаций с клиентами, подскажет, что делать, автоматизирует продажи.

Расширение клиентской базы

Для развития клиентской базы мало нанять десяток менеджеров и заставить их звонить по телефонному справочнику. Спам по телефону и почте никто не любит, 75-80% усилий пропадут впустую.

Объедините CRM-систему с корпоративным сайтом, социальными сетями и мессенджерами. Разместите на сайте лид-форму — анкету для сбора заявок или заказов, запросов на ответный звонок или скачивание, обращений в службу поддержки. Обращения автоматически добавятся в CRM в виде новых контактов. Пополняйте базу клиентов онлайн сообщениями из чатов Вконтакте, Facebook, Telegram, Skype и Онлайн — чата «Битрикс24».

Анализ клиентской базы

Забудьте о трудоемких отчетах в электронных таблицах. Подготовка аналитики по продажам ускорится в разы. Ведите учет клиентов онлайн, создавайте и просматривайте отчеты в «Битрикс24».

Ранжируйте покупателей по выручке, частоте заказов, рентабельности. Вам не придется строить сложные графики, чтобы понять картину сбыта в целом и выявить узкие места. «Битрикс24» сама обработает данные и построит воронку продаж.

Выполненные дела

Просматривайте историю обработанных и пропущенных обращений, изучайте статистику водящих и исходящих звонков, отправленных менеджерами писем.

Система покажет, сколько сделок заключил конкретный сотрудник, на какую сумму за выбранный период, сколько времени он тратит на звонок или письмо.

Настройте понятные вам критерии эффективности (KPI), и CRM сама оценит работу персонала и отдела продаж.

«Битрикс24» — это не только CRM

Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно любого браузера. Не нужно устанавливать ПО. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.

Как работать с клиентской базой

Для повторных продаж необходима клиентская база. Если базы нет, или менеджеры неправильно ее ведут, то CRM-маркетингу не с чем будет работать, а вы не получите повторных продаж. Поэтому перед созданием сегментов и рассылок вам стоит организовать работу с базой клиентов.

Как подготовить базу к работе

Работать с CRM-маркетингом можно только из CRM Битрикс24. Если вы ведете учет своих продаж в Excel, другой CRM системе или даже просто в блокноте, перенесите их в CRM. Записи можно перенести вручную или импортировать базу, если вы работаете в другой системе.

После того, как вы перенесли все контакты, вы можете настроить права доступа к CRM. Укажите сотрудников, которые могут работать с базой. Если с базой могут работать все сотрудники, то вы можете разделить их на группы по действиям: кто-то сможет только просматривать записи, а кто-то — редактировать и удалять.

Почему важно заносить ВСЕ контакты в CRM

Найти нового клиента очень дорого и долго. Поэтому любой клиент, даже если он сейчас ничего не купил, имеет значение и его нужно занести в CRM. Только в таком случае клиент попадет в рассылки CRM-маркетинга, и ему можно будет сделать предложение о покупке.

Каждый контакт важен и его нужно сохранить в CRM. Даже если сделка неуспешная, то нужно сохранить лид, сделку или контакт. Объясните это менеджерам и сделайте это правилом работы компании.

Если к вам в CRM попал вообще лишний человек, например спамерская рассылка с письмами счастья, то такого пользователя нужно добавить в черный список и не фиксировать сообщения от такого контакта.

Как пополнить базу клиентов

Битрикс24 автоматически заносит все контакты, который попадают к вам из любых источников: соцсети, почта, чаты и звонки. Менеджерам не нужно заносить их вручную, поэтому уменьшается процент ошибок, скорость работы увеличивается.

Контакт центр — инструмент для общения с клиентами и обработки входящих сообщений. Вы подключаете все каналы коммуникации и соцсети, и после этого все звонки, письма, сообщения в чатах сохранятся в CRM как контакты или сделки.

Если у вас сложности с переносом данных или настройкой CRM, вы можете обратиться к партнерам.

Следующая статья:

Загрузка базы клиентов в Битрикс24

Компании за годы работы создают базу клиентов. Однако, когда организации решают «переехать» в Битрикс24, то возникает вопрос — как быстро и без потерь перенести данные на портал?

Преимущества от переноса базы в Б24:

Данные не дублируются и сохраняются в системе.
Работу с клиентами легко организовать благодаря функциям Б24.
Вся информация «под рукой».
База заполняется автоматически.

Как проходит процесс

Можно выделить 3 ситуации, в зависимости от которых по-разному переносят список с данными по клиентам:

Базу ведут вручную на бумаге (журнал, записная книжка, тетрадь)

В таких случаях, данные можно перенести через карточку быстрой сделки или создать сделки в расширенной карточке. Другой вариант — сохранить данные в файле с форматом csv и загрузить на портал (см. следующий способ).

База в таблицах Excel

Чтобы без проблем перенести данные из Excel в Битрикс24, надо загрузить на портал файл в формате csv. Это можно сделать 2 способами:

сохранить файл Excel в формате csv;
скачать шаблон из Б24. Его можно заполнить информацией из файла Excel или переделать данные в своем документе согласно таблице в шаблоне. После этого файл загружают на портал, настраивают поля и другие условия.

Если все сделано правильно, то база автоматически «распакует» файл за короткое время (от нескольких секунд до нескольких минут)

База в другой CRM

В данном случае, надо скачать и использовать приложение для миграции данных из Маркет.Б24. Главное, точно следовать указаниям в инструкции.

Какие проблемы обычно возникают при переносе базы:

в столбцах Excel некорректно указана информация (например, два телефона в одной ячейке или вместо имени поставлен адрес);
пропущен или неправильно настроен перенос (перепутаны поля);
некорректно поставили разделители;
забыли поменять тип файла на csv.

Надо учитывать разные нюансы, чтобы быстро и без потерь перенести информацию. Нередко компании не хотят тратить время на разбор всех особенностей. Если у вас появились вопросы, напишите нам.

Программа для клиентской базы: что это такое и как выбрать лучшую

Типичные проблемы компаний, которые не ведут учет данных клиентов: менеджеры не понимают, когда обращался клиент и с каким запросом. Забывают, какие заказы оплачены, а какие — нет. Не учитывают, кто уже заключил сделку, а кто только думает об этом. Если все вышеперечисленное вам знакомо, задумайтесь о программе учета клиентской базы. В статье рассмотрим, зачем она нужна, как ее выбрать и в чем преимущества CRM. Если нет времени читать статью, посмотрите пятиминутный ролик «Зачем нужна CRM». Из него узнаете, почему клиенты больше покупают у бизнесов, которые используют CRM, и в чем польза системы для отдела маркетинга и службы поддержки.

Что такое программа для ведения клиентской базы

Клиентская база — это история взаимоотношений с покупателями в единой системе.

ФИО или логин;
пол, возраст или дата рождения;
номер телефона, адрес электронной почты, город;
ссылки на страницы в соцсетях;
запросы в компанию по дате, запросу, сумме.

Это самые распространенные функции клиентской базы. Их может быть больше или меньше, в зависимости от специфики бизнеса. Если не делаете email-рассылки, уберите адрес электронной почты из списка. Либо добавьте те, которые понадобятся: хобби, семейное положение, профессия и прочее.

Можно вести вручную базу данных клиентов, можно в приложении.

Для чего вести клиентскую базу в программе

Программа для ведения клиентской базы — это сервис, который автоматизирует учет данных, позволяет хранить всю информацию в одном месте.

Важно не просто собирать данные, но и держать их в порядке и вовремя обновлять. Так менеджеры смогут лучше управлять сделками, а маркетологи — точнее подбирать акции и уникальные предложения.

Пример. В декабре маркетолог онлайн-школы Олег сделал акционную рассылку о курсе по программированию. В получателях были те, кто интересовался программой в этом году. К сожалению, с рассылки не было ни одного лида. Причина — Олег не учел, что база не актуальна: одни уже прошли курс в этой или другой школе, другие еще пишут дипломную работу. Но он этого не знал, потому что в базе не было истории взаимодействия с клиентами.

Для хранения контактов вряд ли подойдет амбарная книга или блокнот: информация в них теряется, нужно потратить время, чтобы найти данные. К тому же каждый менеджер ведет учет по-своему: одни записывают, когда и какой клиент обратился, были ли повторные заказы, какие запросы остались незакрытыми, а другие нет.

Небольшие компании часто думают, что всю информацию можно удержать в голове, ведь клиентов немного: не за чем переплачивать за ПО или разбираться в электронных таблицах. Но дело не только в количестве заказов, но и в качестве сервиса. Если после разговора с клиентом вы отвлеклись и забыли отправить обещанное КП в тот же день — упадете в его глазах.

Несистемность, забывчивость и невнимательность рано или поздно плохо скажутся на прибыли компании. Поэтому даже малому бизнесу нужна программа учета клиентской базы.

Какие бывают программы для ведения клиентской базы

Цифровые продукты отличает разнообразие функций. Облегчим вам выбор и разберем три самых распространенных варианта, которые подойдут для учета клиентов, и сравним их плюсы и минусы.

В таблице можно хранить карточки покупателей с их контактами и историей сделок. Для этого озаглавьте колонки в соответствии с информацией, которая в них содержится: ФИО, дата обращения, запрос, сумма сделки, оплачена она или нет.

Рассмотрим преимущества и недостатки подробнее.

сортировка по алфавиту;
поиск нужной фамилии или даты через Ctrl+F;
ведение нескольких баз одновременно — по месяцам или категории клиентов (потенциальные, активные, пассивные) с помощью листов;
программа бесплатная, если купить пакет приложений Microsoft Office.

нет автоматизированной аналитики — учет продаж, статистику нужно вести самостоятельно;
не получится пользоваться одним документом, если в компании несколько менеджеров, а база общая;
файл могут случайно удалить, специально скопировать и украсть при увольнении.

Google Spreadsheet (Google таблицы)

Этот инструмент похож на Excel, но работает в облаке. То есть Excel доступен только на компьютере, на котором расположен файл, а Google Spreadsheet — с любого телефона, планшета или ноутбука с интернетом.

можно вносить и упорядочивать данные по клиентам, обрабатывать их с помощью математических операций, создавать простые отчеты;
в одном файле могут одновременно работать несколько людей с разных устройств — редактировать, обновлять и удалять, и любые изменения сразу видны всем пользователям;
есть разграничение прав доступа, чтобы защитить данные от посторонних;
программа бесплатная.

есть мобильная версия, но таблицы не адаптируются под экраны смартфона;
когда вкладок и столбцов становится много, программа работает медленнее;
защита данных все еще слабая, так как ссылку с открытым доступом можно отправить любому человеку, и он тоже получит доступ к базе;
нельзя разграничить права, например, запретить просматривать часть файла.

Как понять, что пора вести клиентскую базу в программе

Можно самостоятельно изучить плюсы и минусы всех способов ведения баз или сравнить их с любимым блокнотом. Мы попробовали упростить вам задачу и подготовили чек-лист, который поможет определить, нужна ли вам программа.

Важно: если вы утвердительно ответили как минимум на шесть вопросов, пора переводить клиентскую базу в цифровой формат!

Список ниже — интерактивный. Нажмите на значок, чтобы поставить или убрать галочку — так вам будет удобнее подсчитать количество утвердительных ответов.

Чек-лист программы для клиентской базы:

Не ведете базу данных по заказам, но чувствуете необходимость?
Непонятна загруженность менеджеров, кто и сколько клиентов сейчас ведет, какие сделки в процессе, а какие завершены?
У вас несколько баз клиентов: активные, неактивные, потенциальные, VIP?
Хотите больше узнать о своей аудитории, чтобы понять, что покупают чаще, с какими проблемами обращаются?
Стратегия развития компании строится интуитивно, а не на основе цифр и фактов?
Были случаи, когда база терялась или ее украли?
Новый сотрудник не может вести клиентов уволившегося менеджера, так как нет истории взаимодействия?
Конверсия в продажи низкая?
Менеджеры забывают о встречах с клиентами, обещаниях перезвонить или отправить сообщение, выставить счет?
Сложно ставить задачи сотрудникам так, чтобы о них не забывали, а потом контролировать исполнение?
Нужна подробная статистика по продажам?
Надоели отчеты, которые нужно постоянно готовить и переделывать, и вы хотите упростить этот бизнес-процесс?

Набрали больше шести «да»? Тогда самое время узнать, как выбрать правильное приложение для вашей базы данных.

Как выбрать лучшую программу для клиентской базы

У электронных таблиц есть плюсы, но они не способны автоматизировать рутину так, как это делает специализированное ПО. Поэтому далее рассмотрим, как выбрать лучший вариант — CRM, которая закроет максимум задач бизнеса.

На рынке много предложений: от простых до многозадачных для отделов продаж, маркетологов, управляющих. Некоторые CRM узкоспециализированные, то есть рассчитаны на одну сферу: салон красоты, медицинское учреждение, строительная компания. Другие универсальны, их может использовать любой бизнес.

Выбор зависит от масштаба компании, целей, текущих проблем. Но вот общие критерии для программы ведения клиентской базы:

Удобство интерфейса. CRM нужна, чтобы упростить работу, поэтому она должна быть интуитивно понятной. Особенно, если есть риск, что сотрудников не обрадует цифровое решение.

Соответствие вашим целям. В основном CRM используют для учета продаж, маркетинга и обслуживания клиентов. Для первой цели важно, чтобы в программе можно было отследить воронку продаж на любом этапе и видеть результаты сделок, просматривать истории покупок.

Воронки и туннели продаж

В CRM для маркетологов должна быть возможность измерять окупаемость инвестиций, результаты рекламных кампаний, формировать индивидуальные предложения по сегментам, управлять партнерскими программами.

Когда акцент на обслуживании, проверьте, чтобы было удобно обрабатывать обращения клиентов. Некоторые программы для базы клиентов позволяют формировать записи к специалистам, отправлять уведомления.

Еще CRM делят на облачные и коробочные. Первая находится на сервере разработчика, доступ к ней покупатель получает через браузер или мобильное приложение. Для пользования нужен лишь выход в Интернет. Такую систему нельзя построить под себя. Например, если не предусмотрен чат-бот, добавить его бесплатно не получится.

Коробочная CRM — это автономная программа, которую устанавливают на свой сервер. Она доступна только тем пользователям, у которых на ПК установлена программа. Пользователь сам отвечаете за сохранность данных и обновления. Зато «коробку» можно настроить под свои задачи и специфику бизнеса.

Соответствие бюджету. Не переплачивайте за приложение для базы клиентов с расширенными функциями, если не будете использовать большую часть из них. Но и не переусердствуйте — если сэкономите, но не решите важные задачи, в программе не будет смысла.

Учтите, что CRM в «коробке» оплачивается единоразово, но стоит дороже облачной. К тому же придется доплачивать за обновления. Облачную оплачивают периодами, раз в месяц, полгода и так далее. Это похоже на аренду программы. Так удобнее компаниям, которые не готовы отдавать большую сумму сразу, а хотят разбивать на много мелких. Тарифы у разных CRM отличаются, в основном их строят исходя из количества функций и пользователей: чем больше, тем дороже.

Интеграции со сторонними приложениями. Возможность объединить CRM с мессенджерами, сайтом, IP-телефонией и не только. Это помогает облегчить сбор заявок в одном месте и ускорить их обработку, не терять сообщения из разных каналов, автоматически формировать лиды.