Как контролировать отрицательные остатки в 1С: Бухгалтерия 8.3? Инструкция
Отрицательные остатки в программе 1С представляют собой итоговое сальдо в минусе, находящееся на счетах для учета товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Подобный показатель указывает на то, что продукция, товары и материалы списывались с превышением количества фактических запасов на складе. Благодаря контролю минусовых остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3 можно влиять на отгрузки сверх остатков товарно-материальных ценностей на складских помещениях.
Большинство бухгалтеров ежедневно сталкиваются с необходимостью отгружать товарно-материальные ценности, даже когда они отсутствуют в складских помещениях. В таких ситуациях провести реализацию в программе 1С: Бухгалтерия 8.3 можно, предварительно выставив определенные настройки. Важно понимать, что в данном случае себестоимость товарно-материальных ценностей не будет списана в бухгалтерии. Чтобы их списать, понадобится перепровести документы после поступления их на склад.
Далее описана инструкция для контроля отрицательных остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3.
Отключение контроля остатков в 1С
Стандартные установки программного обеспечения 1С не дают возможности провести реализацию или списание, когда в складском помещении не хватает количества указанной товарно-материальной ценности. Тем не менее есть параметр для деактивации контроля остатков. Сделать это можно в меню «Администрирование», нажав на надпись «Проведение документов».
В отобразившемся окне необходимо поставить галочку у пункта «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».
После этого возможность реализовывать, списывать с остатков товарно-материальные ценности будет возможна даже при отсутствии их в достаточном количестве на складе.
Важно, что настройка устанавливается сразу для всех компаний, учет по которым ведется в программе. Включить и выключить функцию в разрезе организаций невозможно.
Следует отметить, что для корректного проведения регламентной операции «Закрытие месяца» минусовых остатков быть не должно. Поэтому перед закрытием нужно навести «порядок» в учете ТМЦ.
Причины возникновения минусовых остатков:
- не проведено поступление товарно-материальных ценностей от поставщика;
- отражение поступления товарно-материальных ценностей с ошибками;
- в документах по списанию и реализации некорректно указано количество.
Чтобы определить причины отрицательных остатков, можно сформировать соответствующий отчет. Об этом рассказано в следующем шаге.
Отображение отрицательных остатков
В случаях, когда функция списания при отсутствии товарно-материальных ценностей на складе включена, необходимо контролировать отрицательные остатки. Особенно важно это делать перед тем, как закрывать период, чтобы себестоимость для составления налоговых и управленческих отчетов была списана корректно.
Контроль отрицательных остатков в программном обеспечении 1С версии 8.3 может осуществляться инструментом «Контроль отрицательных остатков».
Для этого нужно:
- открыть меню «Склад»,
- кликнуть на надпись «Контроль отрицательных остатков».
В отобразившемся окне необходимо провести следующие настройки:
• выбрать компанию с периодом для показа минусовых остатков;
• после этого надо кликнуть на надпись «Сформировать».
В отчетности будут указаны такие сведения:
- наименование номенклатуры с отрицательными остатками;
- начальный остаток;
- документ расхода, вследствие которого образовался отрицательный остаток;
- конечный остаток;
- расход (количество).
Если все сделано правильно, никаких отрицательных остатков не будет. А отчет поможет выявить места, в которых были допущены ошибки.
Разрешение на проведение товара в минус в 1С
Иногда может потребоваться дать право отдельным сотрудникам проводить в программе 1С документы в минус по товарному остатку. Зачем могут понадобиться такие полномочия?
1. Необходимо «сейчас» провести документ, потому что от его проведения зависит дальнейшая цепочка: сборка, отгрузка, выписка документов и т.д. Допускается, что с минусом ответственный сотрудник разберется чуть позже или по итогу закрытия месяца.
2. Есть уверенность, что проведение товара в минус — это правильно, а в учете (в 1С) есть ошибка, поиск которой требует время, которого сейчас нет.
Таким образом, могут быть ситации, когда наличие прав проводить документы с отрицательными остатками целесообразно. Как в 1С разрешить пользователю это делать?
ПРАВА НА ПРОВЕДЕНИЕ ТОВАРА В МИНУС
1. У пользователя должны быть права на проведение, перепроведение, неоперативное проведение документов. Права на конкретный документ назначаются в конфигураторе с помощью соответствующих галочек.
2. У пользователя должны быть установлены дополнительные права на проведение в минус остатков по организации и по складу.
Меню: Сервис — Пользователи — Настройка дополнительных прав пользователей
3. Если требуется проводить «в минус» по управленческому и бухгалтерскому учету, то для бухгалтерского учета нужно дополнительно установить разрешение в параметрах учетной политики. Такое разрешение необходимо устанавливать в конфигурации УТП, Бухгалтерия (настройка параметров учетной политики — Запасы).
Меню: Операции — Константы — Параметры бухгалтерского учета — Аналитический учет МПЗ
4. В новых версиях 1С у пользователя должна быть доступна опция включения проведения для текущего сеанса проведения документов с отрицательными остатками.
НСИ и Администрирование — Подраздел: Настройка НСИ и разделов — Финансовый результат и контролинг — Учет товаров
Рекомендуем взвешенно подходить к раздаче дополнительных прав и полномочий в 1С. Пользователь обладающий правами шире чем у других пользователей должен понимать свою ответственность и оценивать последствия своих действий.
Любые нештатные ситуации, в том числе отрицательные остатки, должны быть обязательно исправлены по итогу месяца, квартала перед закрытием периода.
Как исправить отрицательные остатки в 1С:Бухгалтерии?
В этой статье мы рассмотрим причины появления отрицательных остатков, а также узнаем, как исправить ошибки и не допустить их появления в будущем.
Почему появляются отрицательные остатки?
Как правило, отрицательное сальдо связано либо с несостыковкой времени и даты проведения документов поступления и реализации, либо с пересортом товарно-материальных ценностей между складами или субсчетами.
Как выглядят отрицательные остатки
1. При оформлении документа реализации в проводках указываются только количественные показатели. Суммовые отсутствуют. Данная запись свидетельствует о том, что при проведении процедуры закрытия месяца может некорректно рассчитаться себестоимость.
(кликните, чтобы увеличить)
(кликните, чтобы увеличить)
2. При формировании отчета по остаткам товаров программа выводит в отчет отрицательные значения (отчет расположен в «Склад» — «Отчеты» — «Остатки товаров»)
(кликните, чтобы увеличить)
3. При формировании оборотно-сальдовой ведомости по счету 10 или 41 в отчете отображаются отрицательные значения:
(кликните, чтобы увеличить)
Как бороться? Как предотвратить появление отрицательных остатков?
- Установите корректные настройки в программе, чтобы в дальнейшем не возвращаться к этой проблеме.
Зайдите в «Администрирование» — «Настройки программы» — «Проведение документов» и уберите галочку в пункте «разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета»
После настройки программа не разрешит провести документ реализации или списания материалов если не обнаружит в регистрах учета остатки ТМЦ (записать и распечатать документ можно будет. Провести и сформировать проводки – нет).
(кликните, чтобы увеличить)
- Выясните, по какой номенклатуре сформировались отрицательные остатки.
Можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость, но мы рекомендуем сначала воспользоваться специальным отчетом, который находится в разделе «Склад» — «Отчеты» — «Контроль отрицательных остатков».
Чтобы программа показала все документы с отрицательными остатками не заполняйте период формирования отчета.
(кликните, чтобы увеличить)
В отчете увидим номенклатуру и счет учета. Затем, можно сформировать оборотно-сальдовую ведомость с отбором по номенклатуре и увидеть причину формирования «красных минусов» в отчете.
(кликните, чтобы увеличить)
В карточке счета видно, что документ «Реализация» проведен 07.11.2022, а документ «Поступление» проведен позже. Поэтому не формируются суммовые показатели в проводках при продаже ТМЦ, и возник отрицательный остаток. В данному случае необходимо скорректировать либо дату документа покупки, либо дату документа продажи.
После исправления даты в документе «Поступление» и перепроведения документа «Реализация» отрицательный остаток исчез. В проводках документа «Реализация» появились данные о себестоимости.
(кликните, чтобы увеличить)
(кликните, чтобы увеличить)
- Аналогичным способом выявляется пересортица между складами и счетами учета.
В оборотно-сальдовой ведомости можно включить группировку по номенклатуре/ складам/партиям и увидеть что ТМЦ была принята на «Основной склад», а продана с «Оптового склада», что дало отрицательные остатки. Также, если на 41 счете отображено только выбытие ТМЦ, то необходимо дополнительно сформировать ОСВ по счету 10 в разрезе субсчетов, номенклатуры, складов и партий. Скорее всего ТМЦ была принята в качестве инвентаря или малоценного оборудования на сч 10, а продана в качестве товара со сч. 41, что также дало отрицательный остаток при контроле.
(пример настройки ОСВ)
(кликните, чтобы увеличить)
Вот мы и разобрались с отрицательными остатками, а также настроили программу так, чтобы они не появлялись в будущем.
Мы очень рады, если эта статья была полезна, а также с удовольствием найдем ответы и на ваши вопросы.
Статью подготовила Самсонова Жанна Николаевна
Контроль отрицательных остатков в 1С 8.3 Бухгалтерия
Бесплатная установка и настройка типового функционала. 1С:ИТС и консультации в подарок от нас на 120 дней!
15 400 руб.
Автоматизация бухгалтерского учета
От простой для отдельных компаний до комплексной автоматизации крупных холдингов.
На торговых или производственных предприятиях в бухгалтерском учете в учетной системе «выскакивают» отрицательные остатки. Они отражают излишне списанный товар/материалы.
Каковы причины их возникновения?
Отсутствие прихода
Зачастую самой распространенной причиной их появления в программе Бухгалтерия 1С может быть отсутствие проведенного поступления товаров или ввода начальных остатков. Например, приобрели товар, но еще не успели его оприходовать в системе, однако его уже успели продать. А случается – товар был оприходован, затем перемещен в магазин и продан, однако кто-то отменил проведение документа поступления.
В данной ситуации правильным способом действия будет проверка наличия документа поступления в базе. Если он есть и не проведен, проверить заполнение и провести. Если документа поступления в базе вообще нет, необходимо ввести его задним числом. При этом необходимо понимать, что добавление задним числом документов в закрытом налоговом периоде может повлечь изменения сумм налогов, в частности – НДС.
Пересортица
Еще одной распространенной причиной рассматриваемого нами явления – пересорт или избыток одного наименования товара (материала) и при этом недостаток другого. Например, в программе в наличии отмечен только черный кошелек в количестве 10 шт., а в магазине продавец продает красный кошелек и оформляет в базе его продажу в количестве 5 шт. В итоге в базе остаток черных кошельков не уменьшается, а у красных кошельков возникает наш остаток.
В данном случае исправление остатков решается следующим способом: оформляется оприходование одного товара и списание другого. Для этого создается документ «Оприходование товаров» и в нем приходуется 5 шт. красных кошельков. Далее создается документ «Списание товаров» и в нем списывается 5 шт. черных кошельков.
Когда в 1С:Бухгалтерия 3.0 по товару (материалам) существует отрицательный остаток, то при проведении документа «Реализация товаров» выводится информационное сообщение о том, что данный документ провести не представляется возможным, поскольку отображенное в табличной части документа количество единиц превышает остаток.
Предостерегающие сигналы в оборотно-сальдовой ведомости – отрицательные остатки выделяются красным!
Как включить или отключить контроль отрицательных остатков в 1С БП 3.0
Настроить контроль можно в раздел «Администрирование», затем нажать на ссылку «Проведение документов».
Для отключения контроля нужно активировать флаг на параметре «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета».
Случается, для срочной продажи товара, который также срочно надо отгрузить, надо на время отключить контроль. Документ «Реализации» проводится в системе, а затем контроль включается снова. Потом обязательно надо не забыть провести анализ остатков, чтобы исправить ошибку в учете, из-за которой возник отрицательный товар.
Для того чтобы контролировать остатки в разрезе складов, надо настроить по ним аналитику в «Параметрах учета» через «Администрирование».
Жмем «Настройку плана счетов».
Жмем «По номенклатуре, партиям и складам (по количеству и сумме)».
При установке аналитики, нажав «По складам (местам хранения)», выбираем, как вести учет.
Если выбрана настройка «по количеству и сумме», соответственно, учет будет в количественном и суммовом учете по складам отдельно, а если – «по количеству», то только количественный в разрезе каждого склада, а суммы списания определяются путем разделения цены запасов на все количество на всех складах.
Контрольные отчеты
Отчет «Контроль отрицательных остатков» используется для анализа обнаруженных отрицательных остатков товаров организаций. Открыть его можно через «Склад — Контроль отрицательных остатков».
В настройках отчета можно указать, по каким данным строить отчет, например, группировать данные по Организации, Складу, Документу списания, Номенклатуре и пр.
В отборе можно указать, по каким данным формировать отчет, например, по какому-то определенному складу или по проблемной номенклатуре.
Отрицательные остатки – это своеобразный индикатор ошибок в учете. Важно постоянно отслеживать остатки на складах и своевременно исправлять их. И хотя автоматизация организации бухгалтерского учета упрощает этот процесс, существующие некорректные остатки создают проблемы для оперативной работы пользователей, а также могут стать причиной неправильного расчета себестоимости, переоценки и прочих важных показателей бухгалтерского учета.
Поэтому, если у вас все же возникли из-за них проблемы, обратитесь за помощью к нашим специалистам по сопровождению 1С 8, мы оперативно вам поможем.