Как создать шаблон задачи в битрикс24

Множественная постановка задач по Шаблону

Оформите подписку Битрикс24 Маркет Плюс и используйте более 3000 полезных приложений, представленных в каталоге.

Множественная постановка задач по Шаблону
Компания X3Group
Установить
Информация
Опубликовано : 31.10.2023
Установок : 16
Другие приложения разработчика
База знаний для Битрикс24
По подписке

БиблиоАктивити [Бизнес-процессы]
По подписке
Производственный календарь
По подписке

Roborest (Rest/рест действия/запрос)
По подписке
База автоматизации (роботы/активити)
По подписке
Проекты и задачи, учет, расширение возможностей.
По подписке
Массовый перенос задач по стадиям канбана
По подписке
Мои дела (CRM + Задачи)
По подписке
Чаты подразделений
По подписке

Конвертирование проекта (группы) в SCRUM (скрам) проект
По подписке

1. Одним из ключевых функциональных возможностей нашего приложения является возможность создавать задачи по шаблону. Это означает, что вы можете заранее определить наиболее часто встречающиеся задачи и создать для них предустановленные шаблоны. Когда вам потребуется выполнить такую задачу снова, вам всего лишь нужно выбрать соответствующий шаблон и внести необходимые изменения. Таким образом, вы экономите немало времени, не приходится каждый раз создавать задачу заново.
2. Мы стремились создать интуитивно понятный и простой в использовании интерфейс, чтобы вы могли сразу начать работу без необходимости тратить время на обучение или изучение сложных инструкций. Вы сможете создавать задачи всего в несколько кликов и мгновенно управлять всеми своими делами.

Мы надеемся, что наше приложение станет незаменимым помощником в вашей повседневной работе. Не откладывайте на потом, начните использовать его прямо сейчас и убедитесь во всех его возможностях! Мы всегда внимательно слушаем обратную связь, чтобы сделать наше приложение еще более полезным и удобным для вас.
Благодарим вас за выбор нашего приложения и желаем вам успехов во всех ваших задачах и делах!

Как создать шаблон задач в Битрикс24?

С помощью шаблонов задач в Битрикс24 вы сможете создавать шаблоны для ваших задач и проектов, взаимодействовать с созданием регулярных задач в разы быстрее. К примеру, на определённую дату месяца вам необходимо уведомить сотрудника о том, чтобы он сделал заказ всех необходимых товаров для офиса. Вы можете создать шаблон для этой задачи и каждый раз, когда в назначенную дату нужно будет поставить эту задачу перед сотрудником, она сразу же будет создана.

С таким инструментом рабочий процесс в компании будет проходить гораздо слаженнее и ответственнее. Разберемся подробнее, как создать шаблон в Битрикс24.

С чего начать создание шаблона

Для того чтобы перейти к созданию шаблона, нужно зайти в раздел «Задачи и Проекты» в главном меню → Выбрать пункт «Шаблоны» → «+Добавить», в верхнем углу, справа.

В настройках будущего шаблона вы можете:

• Указать название шаблона.
• Назначить ответственное лицо на эту задачу.(Добавить постановщика, соисполнителя и наблюдателя).

Дополнительно можно спланировать сроки и при необходимости воспользоваться дополнительными пунктами:

• Разрешить ответственному менять сроки задачи;
• Пропустить выходные и праздничные дни. Если срок выполнения задачи выпадает на выходной или праздничный день вы можете отметить этот пункт и длительность выполнения будет автоматически увеличена;
• Принять работу после завершения задачи. После выполнения задачи она будет отправлена на проверку постановщику. После утверждения выполнения задачи постановщиком – она будет считаться завершённой. Если в задаче необходимо что-то подкорректировать и исправить недочёты – она будет отправлена на доработку ответственному лицу;
• Шаблон задачи для вновь добавляемого сотрудника. Задача по шаблону будет автоматически создана при добавлении нового сотрудника.

Сделать задачу регулярной

Если вы хотите, чтобы задача автоматически создавалась в назначенное вами время, выберете из поля «Повторять задачу (автоматизация бизнеса)» пункт «Сделать задачу регулярной», нажмите на «Галочку» и укажите все необходимые вам данные для исправной работы этого пункта.

После настройки задача будет регулярно, в указанное вами время создаваться. Такая функция будет полезна при написании различных отчетов и, например запланированных на определённую дату различных проверок офисного оборудования.

Дополнительные настройки

В дополнительных настройках вы сможете:

• Добавить проект;
• Выбрать из раздела CRM нужные вам данные (Лиды, сделки, контакты, задачи, компании и заказы);
• Создать и настроить новые, пользовательские поля;
• Сможете установить время для выполнения задачи и переместить пункт в основные настройки шаблона;
• Добавить теги, для облегчённого и быстрого поиска нужной задачи.
• Указать связанные задачи;
• Сделать подзадачей к шаблону или задаче;
• Настроить права и уровень доступа к задаче.

Уровни доступа

В шаблонах задач в Битрикс24 есть два уровня доступа:

• «Чтение шаблона задачи» — это когда выбранный сотрудник имеет возможность только на создание задач и просматривание шаблона. Изменять задачи и шаблоны у него возможности не будет;
• «Полный доступ к шаблону задачи» — это когда у указанного сотрудника будет возможность создания и редактирования задач и шаблонов.

После указания всей необходимой информации и настройки нужных полей, не забудьте нажать на кнопку «Сохранить» в нижней части страницы.

После сохранения вы сможете наблюдать за сроками, просматривать теги, менять и добавлять сотрудников по ролям. При помощи пункта «Ещё» вы сможете в любой момент удалить и скопировать созданный шаблон. «Добавить подзадачу для шаблона» и «Создать задачу по этому шаблону».

После всех произведенных вами действий созданный шаблон будет доступен в пункте «Шаблоны».

Теперь, если вы хотите добавить задачу по шаблону, достаточно перейти в раздел «Все», нажать пункт «Добавить задачу» → «Добавить задачу по шаблону» и выбрать нужный вам шаблон.

После этого задача, созданная по шаблону автоматически отобразиться в списке задач. Нажав на галочку слева от названия, вы можете выбрать и применить к этой задаче любое действие из представленного списка.

Если после прочтения данной статьи вы заинтересовались внедрением Битрикс24 — наша команда с радостью ответит на все интересующие вас вопросы и поможет подобрать оптимальный тариф для вашей компании по номеру, указанному на сайте.

Шаблоны задач

В рабочем процессе сотрудники часто сталкиваются с одними и теми же задачами, например, бухгалтер, который сдает отчётность раз в три месяца, или менеджер по продажам, сдающий ежемесячную отчётность.

Чтобы не тратить время на повторное создание таких задач, в Битрикс24 есть инструмент шаблон задач.

С помощью этого инструмента можно создавать однотипные задачи с уже готовым описанием, участниками, сроками и задавать периодичность их повторения.

Чтобы создать шаблон задачи, перейдите в Задачи и Проекты > Еще > Шаблоны.

Перед вами откроется список со всеми существующими шаблонами задач. Чтобы создать новый шаблон нажмите кнопку Создать.

Далее редактируйте шаблон как обычную задачу — вносите описание, оформляйте задачу, указывайте важность, добавляйте наблюдателей, меняйте исполнителей.

О дополнительных возможностях задач читайте в статье.

Как указать крайний срок шаблона задачи

В поле Крайний срок через укажите период, когда задача должна быть завершена, например через 5 дней.

Битрикс24 автоматически применит настройку даты при создании новой задачи.

Права доступа к шаблону задачи

Вы можете настроить права доступа к шаблону, чтобы ваши коллеги тоже могли им пользоваться.

Для этого перейдите в шаблоне задачи в раздел Дополнительно > Права доступа.

Выберите сотрудника, которому хотите дать права и определите, какие это будут права — Только чтение или Полный доступ.

Как работать с шаблонами в задачах

Вы можете создавать задачи на основе готовых шаблонов прямо из раздела Задачи и Проекты.

В первом случае при просмотре задачи нажмите Добавить > Добавить задачу из шаблона и выберите шаблон, с которым вы хотите работать.

Во втором случае в списке задач нажмите на стрелку рядом с кнопкой Создать и выберите Задачу по шаблону. Чтобы посмотреть все имеющиеся шаблоны выберите пункт Список всех шаблонов.

Как сделать задачу регулярной

Для того, чтобы задача автоматически повторялась с определённой периодичностью, включите опцию Сделать задачу регулярной.

Здесь вы можете определить период повторения — день, неделя, месяц, год.

Устанавливайте время, когда повторения должны прекратиться. Вам доступны следующие настройки периодов:

• Нет даты окончания – повторение никогда не прекратится.
• Дата окончания – система перестанет повторять задачу в указанный день.
• Завершить после . повторений – будет создано заданное количество задач, после чего повторение прекратится.

Как привязать подзадачи

У вас есть несколько вариантов привязать к шаблону подзадачи.

• Откройте раздел Дополнительно вашего шаблона и выберите пункт Сделать подзадачей. Далее нажмите Шаблон > Добавить.

В выпадающем списке вы можете выбрать к какому шаблону привязать подзадачу.

• Перейдите в список задач и нажмите на три полоски. В выпадающем списке выберите Добавить подзадачу для шаблона.

• При просмотре готового шаблона нажмите на кнопку Добавить подзадачу для шаблона в правом верхнем углу.

Как добавить задачу новому сотруднику

Чтобы новым сотрудникам автоматически выставлялась задача, например, «Заполнить профиль», нажмите в шаблоне Еще и выберите опцию Шаблон задачи для вновь добавляемого сотрудника.

Обратите внимание, этот параметр может выбрать только администратор портала для вновь создаваемого шаблона.

Работа с задачами в Битрикс24

Задачи — это один из главных инструментов планирования и регулирования деятельности сотрудников.

Постановка задач в Битрикс24 позволяет:

• Контролировать работу персонала: отслеживать занятость и продуктивность;
• Управлять стадиями проекта;
• Обсуждать продвижение задачи в комментариях;
• Видеть общую картину работы организации;
• Создавать регулярные задачи для сотрудников;
• Ставить индивидуальные и групповые задачи, задавать сроки их исполнения;

Раздел Задачи связан с другим функционалом Битрикс24. Создание задач доступно из обсуждения в Живой ленте, для обмена файлами внутри задачи можно использовать Битрикс24. Диск, запланированные мероприятия могут отображаться в Календаре и т.д.

Как поставить задачу?

Найдите в основном меню вкладку Задачи и Проекты и нажмите кнопку «Добавить задачу».

Выполните основные настройки: введите название и описание задачи, определите роли сотрудников (постановщик, ответственный, соисполнитель и наблюдатель) и укажите крайний срок ее выполнения. Можно установить важность задачи, нажав на поле в верхнем правом углу.

В поле описания задачи вы можете прикрепить файл, ссылку, оформить текст как цитату, добавить напоминание или создать чек-лист.

Чек-лист – дополнительная функция, позволяющая настроить этапы выполнения задачи. Для фиксации проделанной работы пункты можно помечать как выполненные.

Нажав на вкладку Еще, вы можете установить ряд настроек, поставив галочки в нужных полях.

Чтобы прочесть детальное описание любой представленной опции, наведите курсор мыши на иконку со знаком вопроса.

Информацию о дополнительных настройках задач читайте чуть ниже.

Роли в задачах

• Постановщик – сотрудник, осуществляющий контроль над выполнением задачи. Постановщиком задачи автоматически становится ее создатель. При необходимости можно выбрать другого сотрудника из числа пользователей корпоративного портала.
• Ответственный – сотрудник, который назначается исполнителем задачи. Он может приглашать наблюдателей, а также менять статус задачи (в зависимости от настройки прав доступа).
• Соисполнитель назначается в том случае, если задача требует оказания помощи ответственному за ее выполнение. Соисполнители могут редактировать чек-лист, оставлять комментарии, отправлять ссылки на документы. Они могут помогать исполнителю или не вмешиваться в выполнение задачи, следя за процессом работы.
• Наблюдатель – сотрудник, не имеющий доступа к выполнению и результату работы, но имеющий право видеть статус задачи, наблюдать за ходом работы и оставлять свои комментарии. Обычно в наблюдатели ставят непосредственного руководителя — ответственного по задаче. Для автоматизации данной опции можно воспользоваться бесплатным ПриложениемКуратор от компании Пуск. Данная настройка исключает ситуацию, когда задачи ставятся сотруднику напрямую, а руководитель про них не знает и не может расставлять приоритеты. Подробнее по ссылке.

Важно: постановщиком задачи или ответственным за нее может быть назначен только один сотрудник. Соисполнителей и наблюдателей может быть несколько.

Получите обучение по всем
разделам Битрикс24 бесплатно
Подробнее о предложении узнайте у наших специалистов

ОБУЧЕНИЕ В ПОДАРОК

Дополнительные настройки

Выберите опцию Дополнительно и выполните необходимые настройки для конкретной задачи.

• Учет времени. Для срочных задач выставляется конкретная дата и время завершения;
• Напомнить о задаче сообщением в бизнес-чат или письмом. Можно выбрать получателя и установить временные рамки;
• Повторять задачу до определенной даты и времени;
• Гант добавить предыдущую задачу для управления задачами и их планирования;
• CRM выбрать лид,контакт,компанию,сделку, к которым относится задача;
• Сделать подзадачей — присоединить к ранее созданной задаче;
• Теги — касается задач, которые не относятся к проектам и рабочим группам;
• Связанные задачи — выбор опции в случае, если задачи соотносятся по каким-либо признакам.

Не забудьте нажать кнопку «Поставить задачу».

Как создать задачу из Живой ленты?

Можно создавать задачи и вести учет по рабочему времени из обсуждений в Живой ленте.

Для этого выберите нужную запись, нажмите Еще под сообщением, а затем кликните «Создать задачу». Вы сразу же получите уведомление о создании задачи, а внизу сообщения появится соответствующая запись. Из нее можно перейти к созданной задаче и внести нужные корректировки — добавить срок, соисполнителей и другое.

Аналогично можно создать задачу из сообщения в чате:

В описании будет содержаться заголовок и текст сообщения из Живой ленты. Все документы и файлы, прикрепленные к сообщению, будут также отображаться в задаче.

Меню задач

Выберите в меню Задачи и Проекты. В верхней шапке страницы портала будут отображены вкладки, распределенные в соответствии с ролями задач.

• Все – здесь отображаются все задачи, к которым вы относитесь или относились ранее.
• Делаю – сотрудник является исполнителем задачи;
• Помогаю – сотрудник назначен соисполнителем;
• Поручил – задачи, где сотрудник является постановщиком;
• Наблюдаю – сотрудник выбран наблюдателем.

В меню также есть вкладки, которые помогут вам быстро ориентироваться в задачах.

• Проекты – здесь находятся задачи, которых касаются отдельных групп или проектов (например, экстранет-групп).
• Канбан – он-лайн доска, на которой представлены все задачи в проектах или рабочих группах, показаны этапы работ. Для удобства пользования задачи можно самостоятельно распределять по стадиям.
• Руковожу – опция позволяет видеть общую картину по отделу, а также наблюдать за задачами и исполнителями, которыми вы руководите.
• Эффективность – данная вкладка показывает эффективность работы сотрудников с задачами, количество завершенных задач и комментариев к ним.
• Приложения — инструмент для быстрого перехода на вкладку с доступными для скачивания приложениями, которые помогают работать с задачами.
• Корзина – здесь хранятся все удаленные задачи. Их можно восстановить или окончательно удалить. Администратор портала имеет доступ к корзинам всех своих сотрудников.

По вкладке Еще вы можете выбрать следующие инструменты:

• Отчеты – просмотр отчетов по задачам.
• Занятость – планирование рабочего времени сотрудников.
• Шаблоны – полезная функция Битрикс24 для постановки регулярных задач.

Можно настроить меню по своему усмотрению.

Следить за задачами можно с помощью списка задач, инструментов «Мой план» и «Гант». Можно настроить роботов для автоматизации задач.

• Мой план – инструмент, позволяющий смотреть, устанавливать и редактировать стадии выполнения задач;
• Гант – управление задачами и их планирование. Диаграмма Ганта показывает последовательность задач в проектах, их взаимосвязь, завершенные и незавершенные задачи, задачи с крайними сроками исполнения и без. С помощью Гант можно самостоятельно установить связи задач и отредактировать их по своему усмотрению.

Как создать шаблон задачи или повторяющуюся задачу?

Шаблоны задач

Шаблоны задач – функция для ускорения процесса работы с типовыми задачами. Она позволяет не создавать новую задачу каждый раз, не заполнять заново пункты для выполнения. Можно создать единый шаблон для задачи и при необходимости использовать его.

Для этого найдите в меню Задачи и Проекты > Еще > Шаблоны и нажмите кнопку «Добавить». Здесь же вы сможете увидеть ранее созданные шаблоны и отредактировать или удалить их.

В открывшейся вкладке вы можете создать новый шаблон задачи.

Заполните все поля по алгоритму, описанному в пункте «Как поставить задачу». Установленные параметры будут относиться ко всем будущим задачам, созданным по шаблону. Шаблон или любую отдельную задачу можно отредактировать.

Повторяющиеся задачи

Создание повторяющихся задач, например, написание ежедневных или еженедельных отчетов, можно автоматизировать, выполнив настройку по аналогии с созданием шаблона.

С помощью данного инструмента Битрикс24 задачи будут ставиться автоматически: вам не нужно каждый раз создавать новую задачу, расписывать ее содержание и распределять роли между сотрудниками.

Выберите в дополнительных настройках функцию «Сделать задачу регулярной» и установите дату, время, количество повторений, крайний срок. Созданный шаблон можно использовать регулярно. Его можно удалить или отредактировать. При генерации задачи на повтор рекомендуем заполнить все поля.

Задачи в Битрикс24 – многофункциональный инструмент, позволяющий видеть всю картину деятельности сотрудников, оценивать и контролировать эффективность работы компании в целом. Составляйте планы, заносите задачи в систему и фиксируйте время выполнения. Автоматизируйте процесс создания задач, почувствуйте удобство ведения малых и крупных проектов в Битрикс24. Настройте бизнес под себя!

В качестве дополнительного материала к статье смотрите видео с вебинара «Битрикс24: Задачи и проекты».

Вас также может заинтересовать:

Получить коробочную версию Битрикс24