Гант что это в битриксе

Диаграммы Ганта

Добрый день, всем!
Есть задача, нужно создать для руководителя страницу, на странице выпадающий список с именами сотрудников, что бы при выборе определенного сотрудника выводилась на страницу его диаграмма Ганта, то есть по всем его задачам.
Может кто-нибудь подсказать как получить диаграмму определенного пользователя. Буду очень признателен.

Постоянный посетитель

Сообщений: 271 Баллов: 21 Регистрация: 13.02.2012

07.03.2013 12:47:00

1. Зайти к этому пользователю на страницу (а именно /company/personal/user/$userId/tasks/?VIEW=2). Чтоб пользователя выбрать -> смотрите на компонент user.selector.
2. Кастомизировать компонент tasks.list. Добавить форму выбора пользователя, например взять компонент user.selector; и выводить шаблон диаграммы ганта, а не список задач.

P.S. Хотя много чего хочется по диаграмме Ганта Например по отделу. ) За период..)

Заглянувший

Сообщений: 3 Регистрация: 22.01.2013

07.03.2013 13:31:13

О! Спасибо за наводку. Буду пробовать.

Страницы: 1

Продукты

Управление сайтом

Битрикс24

Интернет-магазин + CRM

Решения

Для интернет-магазинов

Каталог готовых решений

Внедрение

Выбрать партнера

Проверить партнера

Стать партнером

1С-Битрикс http://www.1c-bitrix.ru Общие вопросы info@1c-bitrix.ru Приобретение и лицензирование продуктов : sales@1c-bitrix.ru Маркетинг/мероприятия/PR marketing@1c-bitrix.ru Партнерская программа partners@1c-bitrix.ru Мы работаем с 10:00 до 19:00 по московскому времени. Офис в Москве 127287 Россия Московская область Москва 2-я Хуторская улица дом 38А строение 9 Офис в Калининграде +7 (4012) 51-05-64 Офис в Калининграде 236001 Россия Калининградская область Калининград Московский проспект 261 Офис в Киеве ukraine@1c-bitrix.ru Телефон в Киеве +3 (8044)221-55-33 Офис в Киеве 01033 Украина Калининградская область Киев улица Шота Руставели 39/41 офис 1507

© 2001-2024 «Битрикс», «1С-Битрикс». Работает на 1С-Битрикс: Управление сайтом. Политика конфиденциальности

Диаграмма Ганта: как установить связь между задачами

Диаграмма Ганта в Битрикс24 — это способ отображения задач в виде календарной сетки, на которой показаны все взаимосвязанные проекты. Каждая задача — это визуальный блок, у которого есть дата начала и конца работы.

Режим Ганта помогает планировать работу зависимых друг от друга задач в проекте, которые имеют плавающие сроки выполнения. Такое представление подойдет для отраслей, в которых этапы работы идут по порядку. Нельзя построить дом без проекта или запустить продажи на сайте, не сделав сайт.

Как работать в Ганте

Перейдите в раздел Задачи и выберите вид отображения Гант.

Диаграмма состоит из блоков задач, с которыми вы уже работаете. Потяните мышкой за один из краев блока или перетащите блок по сетке, чтобы установить примерные сроки старта и финиша каждой задачи.

• Дата старта — левый край, начало блока.
• Дата финиша — правый край, конец блока.
• Вертикальная красная линия — крайний срок в задаче.

Дата старта и Дата финиша не имеют отношения к установленному в задаче Крайнему сроку. Крайний срок указывает четкие сроки выполнения задачи. Дата старта и финиша показывает примерные сроки задачи.

Если в Планировании сроков задачи было установлено время для ее выполнения, в отображении Ганта блок задачи будет автоматически расположен в сетке с такой же Датой старта и Датой финиша. Без указанного времени для выполнения Датой старта будет установлена Дата создания задачи, а Дату финиша необходимо установить вручную.

Внешний вид блоков также зависит от нескольких факторов:

• красная вертикальная линия в блоке указывает крайний срок задачи, если он установлен;
• задача выделенная красным цветом означает, что в ней был указан крайний срок и она уже просрочена;
• темная полоса на блоке показывает период времени от перевода задачи в статус Выполняется до завершения задачи.

Наведите на блок задачи, чтобы посмотреть краткую информацию о ней.

Чтобы перейти к описанию и редактированию задачи, кликните дважды на блок или воспользуйтесь быстрыми действиями через правую кнопку мыши.

Измените вид временного периода, который будет отражаться в календарной сетке. Нажмите знак «+» или «-».

Как связать задачи в Ганте

Зависимости в Ганте помогут вам сохранить последовательность выполнения задач при изменении Дат старта и финиша основной задачи. Визуально свяжите зависимые между собой задачи, чтобы видеть порядок их выполнения.

Выберите основную задачу и свяжите ее с зависимыми задачами по различным типам, например, «финиш — старт». Этот тип зависимости означает, что если у основной задачи передвинуть Дату финиша на неделю позже, то и Дата старта сместится на такой же срок. Также он покажет, что как только основная задача будет завершена, вы можете приступать к работе зависимой задачи.

Как использование диаграммы Ганта решает проблемы планирования проектов

Любой менеджер знает: чтобы проект завершился успешно и в срок, очень важно грамотно спланировать его на старте. Один из инструментов для этого — диаграмма Ганта. В статье расскажем, что это такое, как ее использовать и как построить график Ганта онлайн.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это инструмент для планирования проектов, который показывает ход выполнения и хронологию проекта. График представляет собой календарную сетку, где отмечена дата старта и финиша каждого этапа проекта и каждой задачи, видна их длительность и пересечения, а также ответственные за эти задачи сотрудники. Бывает, что управлению не хватает прозрачности, и тогда наступает хаос. Например, сотрудники не знают, на каком этапе находится проект. Или не понимают, зачем выполняют задачи и что произойдет после их выполнения. А планерки затягиваются, потому что в начале каждой встречи менеджер подробно рассказывает, что сейчас происходит с проектом. Если вы знакомы с такой ситуацией не понаслышке, диаграмма Ганта поможет навести в делах порядок, сделать ход работы прозрачным и понятным для всей команды. Она покажет, какие этапы работы над проектом нужно пройти, сколько времени займет каждый из них и что нужно успеть к ближайшему дедлайну. Если команда пользуется диаграммой, руководители не тратят время на напоминание и постановку задач — сотрудники сами видят, что от них требуется на каждом этапе и к какому сроку нужно закончить работу.

Где используется и кому нужна диаграмма Ганта

Диаграмму Ганта используют руководители отделов, менеджеры продуктов и менеджеры проектов везде, где работает проектный подход. Например, при разработке сайтов или программного обеспечения, создании архитектурного или дизайн-проекта, организации мероприятия. Этот инструмент почти универсален — он полезен маркетологам, строителям, в консалтинге, страховании, PR-отрасли. Часто диаграмму используют в методологии Waterfall, или каскадной разработке. Это метод планирования проектов, при котором этапы работы четко разграничены и идут последовательно: новый этап начинается, только когда закончен предыдущий. Например, сначала нужно проанализировать целевую аудиторию сайта, а потом писать тексты для него. В методологии Agile, или гибкой разработке, диаграмму Ганта удобнее использовать, чтобы планировать спринты — отдельные этапы работ по проекту. В такой модели несколько глобальных задач выполняют параллельно: например, разрабатывают фирменный стиль сайта и пишут тексты для него. Узнать больше об управлении проектами по методологии Agile можно в нашей статье.

Как построить диаграмму Ганта

Принцип создания диаграммы единый, независимо от того, где вы ее строите. Пройдите пять шагов:

1. Установите сроки проекта. Определите точные даты начала и завершения проекта и зафиксируйте их на графике. После этого разделите временную шкалу на деления — по месяцам, неделям или дням.
2. Определите этапы проекта или крупные задачи. Затем разбейте их на конкретные задачи. Например, если вы делаете клиентское бренд-медиа, одним из этапов будет сбор данных о компании, а отдельной задачей — брифинг клиента.
3. Установите связи между этапами. Решите, какие задачи можно выполнять параллельно, а какие невозможно начать, пока не завершены предыдущие.
4. Обозначьте промежуточные сроки или контрольные точки. На временной шкале отметьте срок завершения каждого большого этапа и, если возможно, каждой мелкой задачи. Не забудьте показать график команде и согласовать его с ответственными.
5. Актуализируйте график по мере выполнения проекта. Во время работы вам, скорее всего, понадобится периодически обновлять диаграмму: уточнить сроки, назначить новых ответственных сотрудников или добавить новые задачи.

Диаграмму можно в буквальном смысле нарисовать вручную, но есть и более продвинутые инструменты, с помощью которых можно построить диаграмму Ганта онлайн бесплатно. У каждого свои плюсы и минусы. Рассмотрим самые популярные способы.

Как построить диаграмму Ганта в Excel

Плюс этого сервиса — возможность построить диаграмму Ганта онлайн без регистрации.

Минус — в Excel нельзя работать одновременно с коллегами, его может изменять только один человек в один момент времени. История изменений не сохраняется, и невозможно откатиться к предыдущей версии.

Как построить диаграмму Ганта онлайн в Google Spreadsheet (Google Таблицах)

Процесс создания диаграммы Ганта онлайн похож на работу в Excel. Но у этого способа есть два важных преимущества: обсуждать и редактировать таблицу можно вместе с командой в режиме реального времени, а все изменения сохраняются в истории. В любой момент можно посмотреть предыдущую версию таблицы и вернуться к ней.

Как сделать диаграмму Ганта онлайн в Битрикс24

Если вы уже планируете задачи в Битрикс24, превратить план в график Ганта просто: зайдите в раздел «Задачи и проекты» и выберите в строке представления «Гант». Задачи автоматически выстроятся в диаграмму, где будут отмечены даты начала и завершения каждой из них.

После этого график работ можно изменять: сдвигать мышкой даты старта или финиша, устанавливать крайние сроки, отмечать завершенные задачи. Еще Битрикс24 позволяет создавать на диаграмме задачи без определенного срока завершения — например, если эту задачу нужно выполнять регулярно в течение всего проекта.

Как и в Google Таблицах, можно настраивать доступ к редактированию диаграммы и работать с ней вместе с коллегами. Многие функции диаграммы Ганта в Битрикс24 автоматизированы: например, при планировании можно пропускать выходные или наоборот, включать их в длительность проекта. Система сама напомнит о дедлайне и окрасит просроченные задачи на графике в красный цвет. Начатые задачи также будут отмечены темной полосой. Если вы измените срок или длительность одной из задач, все остальные перестроятся автоматически. В предыдущих способах менеджер должен следить за изменениями в графике самостоятельно.

Как управлять проектами с помощью диаграммы Ганта

В Битрикс24 и других онлайн-сервисах диаграмма не только иллюстрирует состояние задач по проекту, но и позволяет ими управлять. Вы можете изменять срок выполнения каждой задачи или создавать подзадачи, а также назначать ответственных и сотрудников, которые участвуют в работе над задачей. При этом каждый из них получит оповещение — не нужно дополнительно писать сотрудникам в чаты.

С помощью диаграммы Ганта вы можете планировать свой рабочий день и загрузку каждого сотрудника, если настроите фильтр по людям. Если сотрудник начнет работать над задачей, перенесет ее на другой день или делегирует кому-то, вы тоже это увидите. Попросите сотрудников добавлять результат работы в карточку задачи, чтобы не терять материалы проекта.

С диаграммой Ганта вы в полном смысле этого слова управляете задачами. Причем результат ваших действий самый наглядный — переместите мышью сроки выполняющихся задач, сдвиньте полоску дедлайна, и это отразится на диаграмме. У вас перед глазами будет вся «картина» задач по проекту. В проект добавилась новая задача? Вы тут же задаете ей временные рамки. Задача затянулась? Форсируйте задачу, уменьшая крайний срок.

Ставьте задачи в Битрикс24
Организуйте эффективную работу над задачами и проектами в удобном таск‑трекере.

Плюсы и минусы диаграммы Ганта

Разберемся, какие преимущества и недостатки есть у этого способа управления проектами.

Плюсы

• Наглядность и прозрачность. В диаграмме Ганта отражены все этапы и сроки работы над проектом, контрольные точки, каждый член команды видит не только свою зону работы, но и взаимосвязь с чужими задачами.
• Оценка затрат ресурсов. На диаграмме видно, сколько времени потребуется на каждый этап работы, какие команды задействованы, сколько человек нужно привлечь. Видно, сколько задач у каждого специалиста, и можно распределить работу так, чтобы никто не перерабатывал.
• Легкое определение критического пути. Критический путь — это поиск ключевых задач проекта, без которого он не состоится и от которых зависят остальные этапы.
• Гладкий онбординг новых сотрудников и менеджеров. Когда новый специалист приходит в команду, он изучает диаграмму и сразу понимает, какова его роль в проекте, на каком этапе проект, какие задачи он берет на себя прямо сейчас и к кому обращаться, если появляются вопросы. Новый менеджер может быстро забрать проект у коллеги и сразу быть в курсе ситуации.
• Простая организация работы и распределения задач. Поскольку на графике отражен каждый шаг работы над проектом, задачи легко распределить между членами команды и следить за их выполнением.
• Прозрачность в команде. Пользуясь диаграммой Ганта, каждый сотрудник знает, чем прямо сейчас заняты остальные члены команды и кому нужно передать результаты своей работы.

Минусы

• Время на освоение. Делая диаграмму Ганта в первый раз, вы можете не учесть какие-то особенности проекта, забыть добавить неочевидные задачи. Точность приходит с опытом, для этого потребуется некоторое время.
• Обновление графика. Диаграмму сложно обновлять, если вы строите ее вручную в таблице: если на какой-то этап нужно больше времени, чем планировалось изначально, приходится сдвигать все последующие этапы.

При этом минусы нивелируются, если использовать специальные онлайн-сервисы для построения диаграммы Ганта, например, Битрикс24.

При всех достоинствах этого инструмента, он может не подойти для вашего проекта. Нет универсального способа управления задачами, поэтому проанализируйте все доступные и определитесь, какой из них больше подходит вашей команде. Подробнее о проектном менеджменте читайте в нашей статье.

Как внедрить диаграмму Ганта в своей команде

Когда вы внедряете в работу любой новый инструмент, самое важное — донести до команды его пользу. При этом нужно сделать акцент не на выгоде для компании, а на прикладной пользе для каждого сотрудника. Для этого отталкивайтесь от проблем, которые мешают команде работать.

Например, если сотрудники часто забывают о небольших задачах, покажите, что Диаграмма Ганта поможет их не терять и выделять для них время. Если часто срываются сроки отдельных этапов — покажите, как диаграмма поможет соблюдать дедлайны. Если сотрудники саботируют таск-менеджеры, возможно, с диаграммой Ганта им будет проще следить за ходом проекта.

Если сотрудникам кажется, что диаграмма Ганта — это еще один инструмент для контроля за их работой, предложите команде самостоятельно формировать диаграмму. Если сотрудники будут вовлечены в освоение нового инструмента, они станут охотнее им пользоваться. Чтобы привыкнуть к диаграмме было проще, протестируйте ее на небольшом проекте или даже на отдельной его части.

Частые вопросы о диаграмме Ганта

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта — это график проекта, где зафиксированы все этапы и задачи, даты старта и финиша каждой задачи, длительность этапов, а также ответственные на каждом из них.

Как построить диаграмму Ганта для проекта?

Чтобы построить график вручную, установите даты начала и завершения всего проекта, разделите проект на этапы и отдельные задачи, зафиксируйте дедлайны и контрольные точки. Отметьте эти сроки на временной шкале и настройте связи между задачами: какие выполняются одновременно, а какие — последовательно. В специальных сервисах можно просто создать отдельные задачи для проекта, и они автоматически выстроятся в график.

Какие преимущества дает использование диаграммы Ганта?

Диаграмма помогает планировать задачи, соблюдать сроки, налаживать коммуникацию между разными командами и отдельными сотрудниками. С помощью диаграммы каждый член команды и клиенты видят, что происходит с проектом прямо сейчас: что уже сделано и что предстоит сделать в ближайшее время.

Какие типичные проблемы решает диаграмма Ганта?

График Ганта поможет:

• наладить работу в команде, если сотрудники часто срывают сроки или теряют задачи;
• улучшить координацию между командами, если сейчас на нее уходит много времени;
• быстрее вводить в курс дела клиентов и новых специалистов.

Какие инструменты или программы можно использовать для создания диаграммы Ганта?

Для построения диаграммы Ганта онлайн проще всего использовать специальные сервисы, которые автоматизируют ее использование: например, Битрикс24. Еще построить график Ганта онлайн бесплатно можно в Google Spreadsheet.

Что в итоге

• Диаграмма Ганта — это календарный график проекта, в котором отражены крупные этапы и отдельные задачи, указаны даты начала и завершения каждой задачи, а также ответственные за их выполнение.
• Диаграмму Ганта удобно использовать везде, где ведется проектная деятельность: в IT-сфере, маркетинге, консалтинге, строительстве, ритейле и других сферах. График можно адаптировать под разные методологии разработки: Waterfall, Agile или гибридную модель.
• Диаграмму Ганта можно построить в таблице Excel или Google таблицах, но если проект крупный и в нем много задач, удобнее использовать специальные сервисы, например, Битрикс24. Во всех сервисах диаграмма строится и работает по одним и тем же принципам, разница в уровне автоматизации и возможностях для совместной работы.
• Главное преимущество этого способа ведения проектов — прозрачность: менеджер, сотрудник и даже клиент всегда видит, на каком этапе находится проект, какие задачи выполняются прямо сейчас, кто отвечает за них и что нужно будет делать дальше.
• Чтобы внедрить диаграмму Ганта в команде, подумайте, как она поможет упростить сотрудникам выполнение задач и решить конкретные проблемы, а также какую выгоду получат сотрудники от нового инструмента.

Как составить план проекта: пошаговое руководство на примере диаграммы Ганта

Работу по проекту без плана можно сравнить с прогулкой по ночному лесу без карты — выживут только сильнейшие.

Приведем пример. Когда речь идет о работе в команде, основной причиной для провала проектов становится срыв дедлайнов. Один сотрудник не уложился в срок, второй не смог из-за этого начать свою задачу, а третий вообще не понимает, что делать. В итоге весь проект рушится, как карточный домик, работники ловят выгорание, а руководитель узнаёт обо всём, когда исправить это невозможно.

Чтобы не работать на ощупь, лучше визуализировать этапы проекта. Сделать это можно с помощью диаграммы Ганта.

В статье расскажем, что это за диаграмма, какие есть преимущества и недостатки у инструмента, и покажем, как создать и использовать график Ганта в Kaiten.

Что такое диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта — это горизонтальная столбчатая диаграмма, которая визуализирует проект по хронологии. Проще говоря, последовательно связывает задачи друг с другом в виде графика.

Диаграмма состоит из:

• строк, визуализирующих составляющие проекта;
• столбцов, где отмечены даты;
• временных отрезков, которые соответствуют запланированным датам для выполнения задачи.

Где и для чего используется диаграмма Ганта

Диаграммы полезны, когда известен предварительный план проекта и в нем есть зависимые этапы и задачи.

График появился в 1910 году. Создал его Генри Гант, американский инженер и специалист по менеджменту, для организации работы на судостроительном заводе. Инженеры оценили метод Ганта и начали использовать схемы в других масштабных проектах.

Диаграмму Ганта используют для самых разных задач: в IT-разработке, создании сериалов, дизайне, строительстве, образовании или в личных проектах.

Поэтому диаграмму можно назвать универсальным инструментом, который подойдет для нескольких методик управления:

• линейного планирования по модели Waterfall;
• гибкой Agile-модели;
• гибридной модели, которая сочетает принципы Waterfall и Agile.

Для решения каких задач нужна диаграмма Ганта:

• управления долгосрочными проектами. График помогает отобразить все этапы проекта в одной таблице, разбить их на задачи, указать дедлайн для каждой и назначить ответственных сотрудников;
• отслеживания зависимостей между задачами. В работе над проектом часто задействованы несколько сотрудников и команд, чья работа тесно связана друг с другом. Например, команда копирайтеров не может написать текст для сайта, пока дизайнеры не сделают макет, а SEO-специалисты — ТЗ;
• контроля прогресса. Строго следовать плану — задача непростая. Помешать этому могут внешние зависимости, например, болезнь ключевого сотрудника или отсутствие ресурсов. Диаграмма Ганта помогает отследить ход выполнения проекта и скорректировать план при необходимости.

Как построить диаграмму Ганта

Чтобы создать диаграмму Ганта, можно использовать готовые шаблоны или сделать ее с нуля в специальном сервисе или таблице. Ниже мы расскажем, как сделать это в Kaiten.

Внутри сервиса есть модуль «ГАНТ и ресурсное планирование», с помощью которого вы можете построить диаграмму. Базовые возможности модуля доступны в бесплатной версии, а расширенные функции, с которыми вы можете в полной мере раскрыть все возможности диаграммы, доступны в дополнительном модуле.

Важная ремарка. Диаграммы бывают разными, ведь они отражают индивидуальные особенности проектов. Но всё же можно выделить основные шаги, которые нужно сделать для построения диаграммы.

Шаг 1. Создайте новый проект

Диаграмма Ганта — это про хронологию. Поэтому первым делом важно определиться с этапами проекта и назначить даты начала и завершения. В Kaiten началом станет первая задача, а датой окончания — последняя.

Решите, в чем вы будете отслеживать сроки: часы, дни, недели или месяцы. В классической диаграмме Ганта используют дни.

Также на этом этапе настройте календари сотрудников — в специальном разделе укажите рабочие дни и часы, по которым позже будут рассчитываться трудозатраты.

Если вы работаете с заказчиком, который может прислать большое количество правок или дополнительных задач, лучше заранее заложить время на их выполнение.

Чтобы создать проект в Kaiten и зафиксировать его сроки, для начала нужно создать пространство с доской. А после — перейти в раздел пространства Timeline и создать проект, нажав на плюс.

Отличительная фишка проектов в том, что вы сможете планировать задачи разных отделов и со своими командными пространствами на единой временной шкале.

Например, у вас есть проект «Создание сайта». На одном пространстве расположены задачи разработчиков, на другом — SEO, на третьем — список задач копирайтеров. Вы можете объединить на одном таймлайне задачи разных направлений в один проект, планировать сроки выполнения задач и наблюдать за ходом выполнения проекта. При этом задачи, которые не касаются проекта, не будут отображаться в этом режиме на временной шкале.

Шаг 2. Выделите основные задачи и расположите их на временной шкале

Добавлять и редактировать задачи можно прямо в режиме Timeline.

Обозначьте каждую задачу горизонтальным отрезком и нанесите их на диаграмму, учитывая, что и когда должно быть выполнено.

Задачи, которые входят в проект, отобразятся слева в формате таблицы. Справа будут показаны таймлайны задач на временной шкале.

Для наглядности можно выделить задачи разными цветами, используя типы карточек. Например, за зеленые задачи отвечает SEO-команда, за красные — дизайнеры, за желтые — маркетинг и т. д.

Каждую карточку можно открыть — внутри отобразится вся информация по задаче. С карточками можно совершать множество действий: общаться с коллегами, прикреплять файлы, ссылки и хранить любую информацию в одном месте. Подробнее об этом в нашей Базе знаний.

Шаг 3. Опишите зависимости

В модуле ГАНТ можно настроить порядок выполнения карточек, создав между ними связи. Для этого нужно нажать на кружок и соединить его с другой задачей.

Связь между задачами нужна для того, чтобы они не наложились друг на друга, а работа связанных команд не блокировалась. Например, нельзя сверстать сайт, пока не будет готов текст и макет.

Также связь поможет автоматизировать работу с планом. Например, если менеджеру нужно изменить план и сдвинуть сроки нескольких задач, таймлайны связанных задач корректно сместятся.

Если каким-то образом последующая задача оказалась раньше предыдущей, стрелочка связи подсветится красным, как на примере выше. Это означает, что следующая задача оказалась раньше предыдущей и возможен их конфликт.

Также в Kaiten есть возможность указать фиксированный интервал — определенный промежуток времени между задачами. При смещении сроков плана созданные интервалы сохраняются. Объясним на примерах:

Некоторые задачи можно начинать раньше, чем закончены предыдущие. Например, делая черновой макет сайта, необязательно дожидаться его завершения, чтобы попросить копирайтеров подготовить текст. Это называется отрицательным интервалом. Получается, что вы можете запланировать написание текста за 4 дня до окончания задачи «Черновой макет».

Существует и положительный интервал. Например, при обновлении дизайна сайта вы знаете, что выкатка изменений займет 5 часов. Вы также можете отобразить это на графике и только после этого приступить к следующей задаче.

Чтобы создать такой интервал, нужно нажать на стрелочку, связывающую задачи друг с другом. Подробнее про настройку в инструкции.

Шаг 4. Укажите вехи

Вехи — это контрольные точки в хронологии проекта. Их можно сравнить с чекпоинтами в играх: вы проходите уровень и сохраняете свой прогресс. Вехи помогают понять, как движется проект: где сотрудникам нужна помощь, какие задачи поставить в приоритет или где нужно ускориться.

Создавать вехи можно на свой вкус и цвет, подстраивая их под свой проект. Например, ими могут стать встречи, совещания, точки начала задачи, промежуточные сверки и т. д.

Обратите внимание, вехи отображаются в виде фиолетового ромба и не растянуты по времени.

Чтобы создать веху, нужно добавить новую карточку, выбрать дату и поставить галочку «Добавить в таймлайн как веху».

Шаг 5. Назначьте исполнителей и ответственных

На этом этапе можно добавить людей, которые причастны к выполнению задач.

Также попросите сотрудников указать свой график работы. Зачем это нужно? Обычно при планировании проекта менеджеры подразумевают стандартный график работы — по 8 часов 5 дней в неделю. Но у некоторых работников график может отличаться, например, кто-то работает по 3 часа, но 6 дней в неделю.

Трудозатраты — это фактическое количество затраченных часов на выполнение задачи.

Если зафиксировать это в настройках рабочего времени каждого сотрудника, менеджеру будет проще рассчитать трудозатраты и учесть все факторы (выходные, отпуска, праздничные дни) и избежать:

• ошибок в планировании ресурсов,
• переработок,
• сорванных сроков.

Также визуализация ответственных и исполнителей поможет наладить коммуникацию внутри компании. Люди понимают, кто за что отвечает, и смогут самостоятельно задать свои вопросы другой команде

Шаг 6. Зафиксируйте план

Как только набросок плана будет готов, менеджер может закрепить его на графике, используя базовый план.

С его помощью можно зафиксировать договоренности по проекту с заказчиком. Если вы составили план проекта, а потом сроки по задачам сместились, то вы сможете посмотреть, какие договоренности были согласованы ранее.

Это поможет соотнести ожидания с реальным ходом проекта и анализировать отклонения от намеченного плана.

Шаг 7. Автоматически распределите длительность и трудозатраты

Стоит упомянуть длительность и трудозатраты, которые также доступны в модуле.

В чем суть? При первом планировании никто не знает, как будет выглядеть его финальная версия. Постепенно в ходе работы добавляются новые связи, встречи, ресурсы и другие задачи. Только тогда начинает выстраиваться полная картина проекта.

Если менеджер будет вручную пересчитывать каждый временной отрезок таких задач, он просто сойдет с ума. Для сохранения ментального здоровья в модуль ГАНТ заложена автоматика, которая подравнивает план с помощью длительности (временных отрезков на графике) и трудозатрат (количества рабочих часов).

Эта функция актуальна как при изначальном планировании, так и при последующей актуализации.

Автоматическое распределение ресурсов можно сделать с помощью Kaiten по 3 сценариям:

1. Расчет с фиксированными трудозатратами. Для ситуаций, в которых у команды ограничен ресурс и руководство готово двигать сроки задач. Например, если сотрудник понимает, что не успевает выполнить задачу и начинает двигать задачи по полю, изменится только длительность, а количество трудозатрат останется таким же.
2. Расчет с фиксированной длительностью. Для задач, которые должны быть завершены в течение указанного срока, несмотря на изменение трудозатрат либо исполнителей. В этом случае при смещении карточки по графику длительность останется такой же, а трудозатраты вырастут. Проще говоря, команде придется перерабатывать.
3. Расчет с фиксированными трудозатратами и длительностью. Для случаев, когда менеджер не хочет использовать никаких автоматизаций в Ресурсном планировании и проставляет трудозатраты и длительность вручную.

Шаг 8. Актуализируйте информацию о проекте

Одна из основных рекомендаций по использованию инструмента управления сроками проектов — это регулярное обновление данных. Это дает команде актуальную информацию о состоянии проекта и его конкретных задач. Обновлять диаграмму проекта нужно, если:

• появились новые подзадачи,
• изменился ответственный сотрудник,
• сместились сроки задачи,
• появились подзадачи, например, доработки по предыдущему этапу,
• изменилась конечная цель,
• сократились или увеличились ресурсы.

Чтобы добавить в план дополнительные задачи, просто создайте новые карточки и соедините их с существующими задачами. Если нужно сместить срок, можно просто подвинуть карточки по диаграмме — таймлайн внутри карточек изменится автоматически.

Преимущества и недостатки диаграмм Ганта

Конечно модель управления проектами — не волшебный метод, который идеально подойдет всем. У него есть ряд плюсов и минусов.

Плюсы

• Разделение сложного, большого проекта на небольшие составляющие.
• Эффективная организация и управление проектами и его ресурсами: временем, бюджетом, нагрузкой сотрудников и др.
• Визуализация связи между задачами и определение очередности их работы.
• Четкое планирование проекта, благодаря которому можно точно увидеть, когда будет завершена определенная задача.
• Грамотное распределение нагрузки между участниками команды.
• Корректировка диаграммы — в график можно быстро вносить изменения, добавлять новые этапы и задачи, если это необходимо.
• Повышение вовлеченности сотрудников. Команда видит, как движется проект и как коллеги выполняют свои задачи, а значит, сотрудникам проще синхронизироваться между собой.

Минусы

• Настройка диаграммы Ганта — длительный процесс даже для знакомых с ней людей. У человека без опыта настройка может отнять много времени.
• Если что-то меняется, нужно пересматривать график работ и обновлять диаграмму. Это может привести к смещению сроков и путанице.
• Если использовать только диаграмму Ганта, команда не видит, через какие этапы проходят задачи. А значит, невозможно обнаружить блокировки и узкие места. Поэтому инструмент лучше использовать вместе с Канбан-доской: доска — для управления задачами, диаграмма Ганта — для планирования и контроля.

Вместо итога

Диаграмма Ганта — хороший инструмент визуализации и управлении долгосрочными проектами. Диаграммы используют вне зависимости от методологии управления проектами: и в каскадном методе, и в гибких (Kanban и Scrum).

Если хотите использовать Канбан-доску и диаграмму Ганта вместе, попробуйте Kaiten. Так вы сможете как организовать работу исполнителей и следить за выполнением каждой конкретной задачи, так и планировать и отслеживать ход проекта.

Планируйте проекты и управляйте задачами в Kaiten, используя диаграмму Ганта

Похожее

Метод оценки задач в Agile: что такое Story Points и как оценить задачи в Kaiten

Как использовать Story Points для оценки сложности задач и при чем тут 38 попугаев, размеры футболок и покер

Дарья Литвинова 26 февр. 2024 г. • 9 min read

Работа с Кайтеном

Как приучить сотрудников к порядку на Канбан-доске

5 проблем и 5 решений

Дарья Литвинова 29 янв. 2024 г. • 7 min read

Управление

Меньше стресса — больше результатов. Метод Getting Things Done

Наводим порядок в задачах по методу Дэвида Аллена

Дарья Литвинова 19 янв. 2024 г. • 6 min read

Новое

Искусство выбора: 3 метода приоритизации задач для достижения результата

Как приоритизировать задачи с помощью метода Кано, MoSCoW и Lean Prioritization и визуализировать их в Kaiten

Дарья Литвинова 5 мар. 2024 г. • 7 min read

Виды прибыли: как их рассчитать и что они говорят о бизнесе

Рассказываем, какие виды прибыли существуют, по каким формулам их рассчитывают и как они помогают оценить эффективность компании

Дарья Литвинова 4 мар. 2024 г. • 8 min read

Перенесли Service desk из Jira на российское ПО Kaiten, чтобы продолжить работать с госсектором

Как компания перенесла работу в Kaiten, оптимизировала количество обращений от внутренних пользователей и внедрила модуль Service desk