1 Таблицы подстановки
Оценить влияние на некоторую величину нескольких параметров можно с помощью таблиц подстановки. Если вы работаете с формулами и хотели бы знать, какие результаты можно получить в случае, если одно или два используемых в них значения будут изменены в определенном диапазоне, то лучше всего использовать таблицу подстановки.
Таблица подстановки Excel создается на основе ячейки с формулой, содержащей ссылку на ячейку, определенную как поле ввода (ячейка ввода), и списка исходных значений (они последовательно подставляются в ячейку ввода с целью создания списка результатов). Существует две разновидности таблиц подстановки, а именно с одной переменной и с двумя переменными. В первом случае можно изменить значение одной ячейки в формуле, во втором — двух.
Таблицы подстановки с одной переменной
Таблица подстановки с одной переменной используется для вычисления результатов, которые можно поместить в одну строку или столбец, скажем, для определения размеров выплат по процентам при различных значениях процентных ставок (исходные значения). Она представляет собой таблицу со списком исходных значений в первой строке (или столбце). Эти значения последовательно подставляются в формулу, а результаты помещаются в следующую строку (или столбец). Одни и те же исходные значения могут быть подставлены в несколько формул. В таком случае каждый список результатов отображается в соответствующей строке (или столбце).
Таблица подстановки с одной переменной может быть ориентирована по столбцу или по строке (рис. 4). В обоих случаях в ячейку, расположенную слева от строки или выше столбца, где содержатся исходные значения, ничего не вводится. Первая формула в следующей после пустой ячейке служит основой для формирования первого столбца или первой строки результата. Формула обязательно должна содержать ссылку на ячейку ввода. В качестве ячейки ввода может выступать любая ячейка рабочего листа.
Рисунок 4 — Таблицы подстановки с одной переменной
Таблица подстановки с одной переменной формируется на основе трех компонентов: ячейки ввода, одной или нескольких формул, которые содержат ссылку на ячейку ввода, и списка исходных значений. При создании таблицы подстановки данные из списка исходных значений последовательно переносятся в ячейку ввода. Excel производит вычисления по указанным формулам и заносит результаты в таблицу подстановки. Исходные значения и формула должны находиться в соседних ячейках, как показано на рисунках выше. Перед вызовом команды создания таблицы подстановки эти ячейки необходимо выделить.
На примере таблицы для расчета пенсионных платежей показано, как применяется таблица подстановки с одной переменной, показано на примере таблицы для расчета пенсионных платежей. Предположим, нам необходимо определить, как будут меняться накапливаемая сумма и ежемесячная прибавка к пенсии для различных периодов накопления (от 15 до 30 лет). Для этого зададим в вертикальном столбце список значений подстановки (это удобно делать с помощью маркера заполнения), а в строке, находящейся на позицию выше этого списка, — необходимые формулы так, как это показано на рис. 5.
Рисунок 5 – Таблица, подготовленная для вызова команды подстановки
В таблице подстановки используются две формулы. Обратите внимание на формулу в ячейке Е5: именно она содержит ссылку на ячейку С2, которая является ячейкой ввода. Значение в ячейке F5 рассчитывается на основе данных ячейки Е5.
Выделите диапазон, охватывающий исходные значения и формулы, и вызовите команду Данные/Таблица подстановки. После этого появится диалоговое окно Таблица подстановки, в котором нужно задать ссылку на ячейку ввода (рис. 6). Поскольку исходные данные расположены в столбце, ссылку нужно задать в поле Подставлять значения по строкам в .
Рисунок 6 – Окно Таблица подстановки
Рисунок 7 – Созданная таблица подстановки с одной переменной
Сохраните результат созданной таблицы подстановки с одной переменной.
Внимательно изучив полученный результат, вы поймете, что для построения таблицы подстановки использовалась формула
В качестве аргумента здесь выступает ячейка С2, в которую подставляются значения из списка. Вычисленный результат отображается в таблице подстановки.
Как создать таблицу подстановки с одной переменной?
Рассмотрим подбор параметра с одной переменной на примере таблицы выплат различных процентов с определенной суммы.
Дана таблица, содержащая в ячейке А3 значение дохода (100 000 руб.) и в ячейке В3 процент выплаты 13 %.
Необходимо вычислить сумму выплат при различных процентах (10 %, 15 % и 18 %).
- В окне открытого листа создайте диапазон значений, которые будут подставляться в ячейку ввода таблицы, в отдельный столбец или строку.
В нашем примере это диапазон С3:С5 , в который введены значения 10 %, 15 % и 18 %. - Выделите ячейку для создания формулы, расположенную на одну строку выше и на одну ячейку правее первого значения созданного диапазона (так как значения в таблице подстановки располагаются столбцом).
В нашем примере это ячейка D2 .
[stextbox ячейку для создания формулы, расположенную на один столбец левее и на одну строку ниже первого значения, если значения в таблице подстановки располагаются строкой.[/stextbox]
Рис. 5.108. Пример таблицы подстановки с одной переменной
Рис. 5.109. Вкладка «Данные». Меню кнопки «Анализ что-если». Пункт «Таблица данных»
Рис. 5.110. Таблица подстановки с одной переменной с рассчитанными данными
[stextbox ориентации значения по строке необходимо выбрать графу «Подставлять значения по столбцам в».[/stextbox]
Вычисление нескольких результатов с помощью таблицы данных в Excel для Mac
Таблица данных – это диапазон ячеек, по которому видно, как изменение одной или двух переменных в формулах повлияет на результаты вычисления этих формул. Таблицы данных позволяют быстро вычислять несколько результатов за одну операцию, а также просматривать и сравнивать результаты всех вариантов формулы на одном листе.
Таблицы данных входят в набор команд, которые называются средствами анализа «что если». При использовании таблиц данных вы выполняете анализ «что если». Средства анализа «что если» изменяют значения в ячейках и показывают, как эти изменения повлияют на результаты формул на листе. Например, вы можете использовать таблицу данных для изменения процентной ставки и срока ссуды с целью определения возможных сумм ежемесячных платежей.
В Excel предлагаются средства анализа «что если» трех типов: сценарии, таблицы данных и подбор параметров. В сценариях и таблицах данных берутся наборы входных значений и определяются возможные результаты. Подбор параметров отличается от сценариев и таблиц данных тем, что при его использовании берется результат и определяются возможные входные значения для его получения. Как и сценарии, таблицы данных позволяют изучить набор возможных результатов. В отличие от сценариев, в таблицах данных все результаты представлены в одной таблице на одном листе. С помощью таблиц данных можно легко и быстро проверить диапазон возможностей. Поскольку при этом используются всего одна или две переменные, вы можете без труда прочитать результат и поделиться им в табличной форме.
В таблице данных может быть не больше двух переменных. Для анализа большего количества переменных необходимо использовать сценарии. Хотя таблица данных ограничена только одной или двумя переменными (одна для подстановки значений по столбцам, вторая — по строкам), она позволяет использовать множество разных значений переменных. В сценарии можно использовать не более 32 разных значений, но вы можете создавать сколько угодно сценариев.
Общие сведения о таблицах данных
Вы можете создавать таблицы данных с одной или двумя переменными в зависимости от числа переменных и формул, которые необходимо проверить. Таблицы данных с одной переменной используются в том случае, если требуется проследить, как изменение значения одной переменной в одной или нескольких формулах повлияет на результаты этих формул. Например, таблицу данных с одной переменной можно использовать, чтобы узнать, как разные процентные ставки повлияют на размер ежемесячного платежа, вычисляемый с использованием функции ПЛТ. Значения переменных вводятся в один столбец или строку, а результаты отображаются в смежном столбце или строке.
Дополнительные сведения см. в статье Функция ПЛТ.
Ячейка D2 содержит формулу для расчета платежа =ПЛТ(B3/12;B4;-B5), которая ссылается на ячейку ввода B3.
Таблица данных с одной переменной
Список значений, которые Excel подставляет во входной ячейке B3.
Таблицы данных с двумя переменными используются в том случае, если требуется проследить, как изменение значений двух переменных в одной формуле повлияет на результаты этой формулы. Например, таблицу данных с двумя переменными можно использовать, чтобы узнать, как разные комбинации процентных ставок и сроков ссуды повлияют на размер ежемесячного платежа.
Ячейка C2 содержит формулу для расчета платежа =ПЛТ(B3/12;B4;-B5), которая ссылается на ячейки ввода B3 и B4.
Таблица данных с двумя переменными
входную ячейку столбца.
Список значений, которые Excel подставляет во входной ячейке строки B4.
входную ячейку строки.
Список значений, которые Excel подставляет во входной ячейке столбца B3.
Таблицы данных пересчитываются всякий раз при пересчете листа, даже если в них не были внесены изменения. Для ускорения пересчета листа, содержащего таблицу данных, можно изменить параметры вычислений так, чтобы автоматически пересчитывался лист, но не таблицы.
Создание таблицы данных с одной переменной
Входные значения для таблицы данных с одной переменной перечисляются в столбце (таблица данных с ориентацией по столбцам) или в строке (таблица данных с ориентацией по строкам). Формулы, которые используются в таблице данных с одной переменной, должны ссылаться только на одну ячейку ввода.
- Введите в отдельном столбце или в отдельной строке список значений, которые нужно подставлять в ячейку ввода. Оставьте по обе стороны от значений несколько пустых строк и столбцов.
- Выполните одно из указанных ниже действий.
Ориентация таблицы данных
Необходимые действия
По столбцу (значения переменной находятся в столбце)
Введите формулу в ячейку, расположенную на одну строку выше и на одну ячейку правее столбца значений.
На рисунке в разделе «Обзор» показана ориентированная по столбцу таблица данных с одной переменной, формула находится в ячейке D2.
Примечание: Если требуется исследовать влияние различных значений на другие формулы, введите дополнительные формулы в ячейки справа от первой формулы.
По строке (значения переменной находятся в строке)
Введите формулу в ячейку, расположенную на один столбец левее первого значения и на одну ячейку ниже строки значений.
Примечание: Если требуется исследовать влияние различных значений на другие формулы, введите дополнительные формулы в ячейки под первой формулой.
- Выделите диапазон ячеек с формулами и значениями, которые нужно заменить. На первом рисунке в разделе «Обзор» это диапазон C2:D5.
- В Excel 2016 для Mac: выберите пункты Данные >Анализ «что если» >Таблица данных.
В Excel 2011 для Mac: на вкладке Данные в группе Анализ выберите пункты Что если > Таблица данных.
Ориентация таблицы данных
Необходимые действия
Введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по строкам. На первом рисунке ячейка ввода — это B3.
Введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по столбцам.
Примечание: После создания таблицы данных может потребоваться изменить формат ячеек результатов. На рисунке ячейки результатов имеют денежный формат.
Добавление формулы в таблицу данных с одной переменной
Формулы, которые используются в таблице данных с одной переменной, должны ссылаться только на одну ячейку ввода.
- Выполните одно из действий, указанных ниже.
Ориентация таблицы данных
Необходимые действия
По столбцу (значения переменной находятся в столбце)
Введите новую формулу в пустую ячейку, расположенную в верхней строке таблицы справа от имеющейся формулы.
По строке (значения переменной находятся в строке)
Введите новую формулу в пустую ячейку, расположенную в первом столбце таблицы под имеющейся формулой.
- Выделите диапазон ячеек, которые содержат таблицу данных и новую формулу.
- В Excel 2016 для Mac: выберите пункты Данные >Анализ «что если» >Таблица данных.
В Excel 2011 для Mac: на вкладке Данные в группе Анализ выберите пункты Что если > Таблица данных.
Ориентация таблицы данных
Необходимые действия
Введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по строкам.
Введите ссылку на ячейку ввода в поле Подставлять значения по столбцам.
Создание и удаление поля подстановки
Создание поля подстановки не только делает данные более понятными, но и позволяет избежать ошибок данных, ограничивая значения, которые можно вводить. Поле подстановки может отображать понятное пользователю значение, связанное с другим значением в таблице исходных данных. Например, вам нужно записать заказ клиента в таблице «Заказы». Однако все сведения о клиентах отслеживаются в таблице «Клиенты». Вы можете создать поле подстановки, отображающее сведения о клиенте в элементе управления «поле со списком» или «список». Затем, когда вы выбираете клиента в этом элементе управления, в записи заказа сохраняется соответствующее значение, например значение первичного ключа клиента.
Примечание. В Access есть другие типы полей списков: поле списка значений, которое хранит только одно значение из допустимых, определенных в свойстве, и многозначное поле, в котором можно хранить до 100 значений, разделенных запятой (,). За дополнительной информацией обращайтесь к статьям Создание и удаление поля списка значений и Создание и удаление многозначного поля.
В этой статье
- Что такое поле подстановки?
- Создание поля подстановки в Конструкторе
- Сведения о связанных и отображаемых значениях
- Обновление свойств поля подстановки
- Удаление поля подстановки
- Свойства поля подстановки
Что такое поле подстановки?
Поле подстановки — это поле таблицы, значение которого получено из другой таблицы или запроса. По возможности следует создавать поле подстановки с помощью мастера подстановок, который упрощает процесс, автоматически заполняя соответствующие свойства полей и создавая нужный тип связи между таблицами.
Создание поля подстановки в Конструкторе
- Откройте таблицу в режиме Конструктор.
- В первой доступной пустой строке щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля подстановки.
- В столбце Тип данных этой строки щелкните стрелку, а затем в раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановок. Примечание. Мастер подстановок в зависимости от выбранных в нем настроек создает списки трех типов: поле подстановки, поле списка значений и многозначное поле.
- Внимательно следуйте указаниям мастера.
- На первой странице выберите вариант Объект «поле подстановки» получит значения из другой таблицы или другого запроса и нажмите кнопку Далее.
- На второй странице выберите таблицу или запрос со значениями и нажмите кнопку Далее.
- На третьей странице выберите одно или несколько полей и нажмите кнопку Далее.
- На четвертой странице выберите порядок сортировки для полей при отображении в списке и нажмите кнопку Далее.
- На пятой странице настройте ширину столбца, чтобы упростить чтение значений и нажмите кнопку Далее.
- На шестой странице при необходимости измените имя поля, установите флажок Включить проверку целостности данных, выберите вариант Каскадное удаление или Ограничить удаление и нажмите кнопку Готово. Дополнительные сведения о применении проверки целостности данных см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.
Сведения о связанных и отображаемых значениях
Поле подстановки предназначено для замены отображаемого числа, например ИД, более понятным значением, таким как имя. Например, вместо отображения идентификатора контакта Access может показать имя контакта. Идентификатор контакта является связанным значением. Оно автоматически ищется исходной таблице или запросе и заменяется именем контакта. Имя контакта является отображаемым значением.
Важно понимать разницу между отображаемым и связанным значением поля подстановки. Отображаемое значение автоматически выводится в режиме таблицы (по умолчанию). Тем не менее сохраняется именно связанное значение, использующееся в условиях запроса, а также приложением Access при связывании таблиц.
Ниже в примере поля подстановки «КомуНазначено»:
1 Имя сотрудника является отображаемым значением
2 ИД сотрудника является связанным значением, сохраняемым в свойстве Присоединенный столбец поля подстановки.
Обновление свойств поля подстановки
Если для создания поля подстановки используется мастер подстановок, его свойства задаете вы. Чтобы изменить структуру многозначного поля, укажите свойства Подстановки.
- Откройте таблицу в Конструкторе.
- Щелкните имя поля подстановки в столбце Имя поля.
- В разделе Свойства поля откройте вкладку Подстановка.
- Задайте свойству Тип элемента управления значение Поле со списком, чтобы видеть все доступные изменения свойств, отражающие ваш выбор. Дополнительные сведения см. в разделе Свойства поля подстановки.
Удаление поля подстановки
Важно! При удалении поля подстановки, в котором содержатся данные, эти данные теряются без возможности восстановления, отменить это действие нельзя. Поэтому перед удалением каких-либо полей или других компонентов базы данных создавайте резервную копию базы данных. Также удаление поля подстановки может быть запрещено, так как применяется проверка целостности данных. Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.
Удаление из режима таблицы
- Откройте таблицу в режиме Режим таблицы.
- Найдите поле подстановки, щелкните правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите команду Удалить поле.
- Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.
Удаление из конструктора
- Откройте таблицу в режиме Конструктор.
- Щелкните область выделения строки рядом с полем подстановки, а затем нажмите клавишу DELETE, либо щелкните правой кнопкой мыши область выделения строки и выберите команду Удалить строки.
- Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.
Свойства поля подстановки
Тип элемента управления
Укажите это свойство, чтобы задать отображаемые свойства:
- Поле со списком содержит список всех доступных свойств.
- Список содержит список всех доступных свойств кроме свойств Число строк списка, Ширина списка и Ограничиться списком.
- Текстовое поле не отображает свойства и преобразует поле в поле, доступное только для чтения.
Тип источника строк
Определяет, откуда брать значения для поля подстановки: из другой таблицы или запроса либо из списка указанных вами значений. В качестве источника вы также можете выбрать имена полей таблицы или запроса.
Указывает таблицу, запрос или список значений, из которых извлекаются значения для поля подстановки. Если свойство Тип источника строк имеет значение Таблица или запрос или Список полей, в этом свойстве должно быть указано имя таблицы или запроса либо инструкция SQL, представляющая запрос. Если свойство Тип источника строк имеет значение Список значений, это свойство должно содержать список значений, разделенных точками с запятой.
Указывает столбец в источнике строк, в котором содержится значение, хранящееся в столбце подстановок. Может принимать любое значение в диапазоне между 1 и числом столбцов в источнике строк.
Столбец, из которого извлекается значение, может отличаться от отображаемого столбца.
Определяет число столбцов в источнике строк, которые можно отобразить в поле подстановки. Чтобы выбрать столбцы для отображения, нужно задать ширину столбцов в свойстве Ширина столбцов.
Определяет, нужно ли отображать заголовки столбцов.
Задает ширину каждого столбца. Отображаемое значение в поле подстановки — это один или несколько столбцов, для которых в свойстве Ширина столбцов указано значение, отличное от нуля.
Если столбец не нужно отображать, например столбец «Код», укажите значение «0» для его ширины.
Число строк списка
Определяет количество строк, отображаемых в поле подстановки.
Определяет ширину элемента управления, появляющегося при отображении поля подстановки.
Определяет возможность ввода значения, отсутствующего в списке.
Разрешить несколько значений
Определяет возможность выбора нескольких значений в поле подстановки.
Нельзя изменить значение этого свойства с «Да» на «Нет».
Разрешить изменение списка значений
Определяет возможность редактирования элементов поля подстановки, основанного на списке значений. Если это свойство имеет значение Да, при щелчке правой кнопкой мыши поля подстановки, основанного на списке значений из одного столбца, в меню появится команда Изменение элементов списка. Если поле подстановки содержит несколько столбцов, это свойство игнорируется.
Форма изменения элементов списка
Указывает существующую форму, используемую для изменения элементов списка в поле подстановки, основанном на таблице или запросе.
Только значения источника строк
Показывает только значения, соответствующие текущему источнику строк, если свойство Разрешить несколько значений имеет значение Да.