Как создать правило в яндекс почте

Подключение почтового ящика на Яндекс.Почте

Подключение почтовых ящиков через пересылку предпочтительнее, поскольку в этом случае письма поступают в Омнидеск быстрее, а также есть возможность настроить любой SMTP. Используйте подключение через IMAP, если ваш почтовик не позволяет настроить пересылку.

Подключение почтового ящика на Яндекс.Почте через пересылку

1. В аккаунте администратора в разделе «Каналы» в подразделе «Email» нажмите на «Добавить email-адрес».

а) Укажите email, который планируете подключить. Если вы используете почтовый ящик с собственным доменом на Яндекс.Почте 360 для бизнеса, укажите его в поле «Email-адрес». Например, support@yourcompany.com.

б) Выберите группу, в которую по умолчанию будут попадать поступающие на email обращения.

в) Пропишите вручную данные:

• Сервер исходящей почты: smtp.yandex.ru
• Порт: 465
• Шифрование: SSL

Примечание: Если вы подключаете почтовый ящик с собственным доменом на Яндекс.Почте, параметры сервера исходящей почты, порт и шифрование не меняются.

г) Скопируйте ваш системный ящик, на который нужно настроить пересылку. Он имеет вид support.[ваш персональный код]@dev.omnidesk.ru.

2. Настройте пересылку в веб-интерфейсе вашего почтового ящика на системный ящик Омнидеска. Пройдите по пути: Все настройки (значок шестерёнки в правом верхнем углу) → Правила обработки писем → Создать правило.

3. Настройте правила, по которым письма будут пересылаться в Омнидеск.

Если вы хотите пересылать в Омнидеск все поступающие на ваш ящик письма, кроме спама, выберите в пункте «Применять» параметр «ко всем письмам, кроме спама». Обратите внимание, что для писем из папки «Спам» пересылка писем с помощью правил невозможна.

Удалите строку условий. Отметьте галкой пункт «Переслать по адресу» и укажите в поле системный ящик Омнидеска. Если при пересылке вам нужно сохранить копию писем в ящике, отметьте соответствующий пункт галкой. Нажмите кнопку «Создать правило».

Если вы хотите преобразовывать в обращения в Омнидеске только определенные письма, поступающие на ваш ящик, создайте правило и укажите необходимые условия пересылки. Отметьте галкой пункт «Переслать по адресу» и укажите в поле системный ящик Омнидеска. Нажмите кнопку «Создать правило».

4. Вернитесь в Омнидеск для подтверждения пересылки.

а) Войдите в аккаунт сотрудника в раздел «Обращения». Откройте письмо «Подтверждение адреса для пересылки писем» от Яндекс.Почта.

б) Перейдите по ссылке в письме и подтвердите пересылку.

5. Вернитесь в веб-интерфейс вашего почтового ящика. Перейдите в раздел «Почтовые программы» и разрешите доступ к почтовому ящику по протоколу IMAP. Сделать это можно по пути: Почта → Настройки (иконка шестеренки в правом верхнем углу) → Прочие → Почтовые программы → Разрешить доступ к почтовому ящику с помощью почтовых клиентов. Сохраните изменения.

6. Для завершения подключения в веб-интерфейсе вашего почтового ящика создайте пароль приложения. С его помощью мы будем передавать ответы сотрудников через SMTP Яндекс.Почте на отправку.

а) Откройте данные учетной записи. Перейдите в раздел «Управление аккаунтом».

б) В подразделе «Пароли и авторизация» включите пароли приложений.

в) Создайте пароль приложения.

г) Выберите тип приложения «Почта». Укажите название пароля для доступа к почте. Например, «Омнидеск». Нажмите кнопку «Создать».

д) Скопируйте сгенерированный пароль.

7. Вернитесь в Омнидеск, введите полученный пароль в поле «Пароль почтового ящика» и нажмите кнопку «Подключить».

Настройка стороннего SMTP

Когда вы подключаете STMP вашего почтового сервиса, то:

• ответы сотрудников добавляются в папку «Отправленные» вашего ящика;
• вы не зависите от нас в плане доставляемости писем.

Но иногда у почтовых сервисов могут быть лимиты на отправку писем с одного ящика или же сервер работать нестабильно. Если хотите полностью контролировать отправку ответов клиентам и смотреть статистику доставляемости, лучший вариант — подключить специализированный SMTP-сервис (Mailgun, Postmark, Sendgrid, Amazon SES и т. д.).

Настроить отправку через сторонний SMTP можно только при выборе варианта подключения ящика через пересылку.

1. Логин стороннего SMTP-сервиса укажите через двоеточие после подключаемого ящика;

2. Укажите данные SMTP-сервера, предоставленные выбранным вами сторонним сервисом (сервер исходящей почты, порт, тип шифрования и пароль).

Не забудьте настроить пересылку в интерфейсе вашего почтового сервиса, как это описано в инструкции, чтобы письма клиентов поступали в Омнидеск.

Подключение почтового ящика на Яндекс.Почте через IMAP

1. В аккаунте администратора в разделе «Каналы» в подразделе «Email» нажмите на «Добавить email-адрес» и выберите подключение email через РОР3 или IMAP.

а) Укажите email, который планируете подключить. Если вы используете почтовый ящик с собственным доменом на Яндекс.Почте 360 для бизнеса, укажите его в поле «Email-адрес». Например, support@yourcompany.com.

б) Выберите группу, в которую по умолчанию будут попадать поступающие на email обращения.

в) Пропишите вручную данные:

• Сервер входящей почты: imap.yandex.ru
• Порт: 993
• Шифрование: SSL

• Сервер исходящей почты: smtp.yandex.ru
• Порт: 465
• Шифрование: SSL

Примечание: Если вы подключаете почтовый ящик с собственным доменом на Яндекс.Почте, параметры сервера входящей почты, сервера исходящей почты, порты и шифрование не меняются.

2. Войдите в веб-интерфейс вашего почтового ящика. Разрешите доступ к почтовому ящику по протоколу IMAP. Для этого пройдите по пути: Почта → Настройки (иконка шестеренки в правом верхнем углу) → Прочие → Почтовые программы.

Разрешите доступ к почтовому ящику с помощью почтовых клиентов по протоколу IMAP. Сохраните изменения.

3. В веб-интерфейс вашего почтового ящика создайте пароль приложения. Для этого откройте данные учетной записи. Перейдите в раздел «Управление аккаунтом».

а) В подразделе «Пароли и авторизация» включите пароли приложений.

б) Создайте пароль приложения.

в) Выберите тип приложения «Почта». Укажите название пароля для доступа к почте. Например, «Омнидеск». Нажмите кнопку «Создать».

г) Скопируйте сгенерированный пароль.

4. Вернитесь в Омнидеск, введите полученный пароль в поле «Пароль почтового ящика», нажмите кнопку «Подключить».

5. В Омнидеск будут попадать все письма из папки «Входящие» вашего ящика.

Работа с папками в Яндекс почте

Для создания новой папки или редактирования уже имеющейся, переходим в меню настроек. Нажимаем кнопку .

В появившемся меню, находим раздел «Папки и метки» и заходим в него (кликаем левой клавишей мышки).

В поле слева перечисляются уже имеющиеся папки, а справа расположены функциональные кнопки. Имеющиеся папки изменению не подлежат, их нельзя удалять или переименовывать.

Все папки создаются в уже имеющейся папке «Входящие». Для создания нажимаем кнопку «Новая папка».

Теперь вводим название новой папки и нажимаем «Создать папку». Я создам папку «Заявки».

Папка «Заявки» появилась внутри «Входящих». Теперь можно создать еще папки, можно создавать папки равноценные «Заявкам», то есть они так же будут находиться внутри папки «Входящие», а можно создать вложенную папку, которая будет находиться внутри «Заявок».

Создам, для примера, папку «от Васи», внутри папки «Заявки». Точно так же нажимаем «Новая папка», затем вводим название, после чего нажимаем «Вложить в другую папку» (под названием) и выбираем «Заявки». Нажимаем кнопку «Создать папку».

Перед папкой «Заявки» появился крестик, если его нажать, то откроются папки, которые находятся внутри.

Таким же образом можно вкладывать папки в уже вложенные (в моем случае вложить в папку «от Васи»).

Чтобы переименовать или удалить папку, выбираем ее в левом списке (кликаем левой клавишей мышки), после чего кнопки «Переименовать» и «Удалить» становятся активными.

Кнопка «создать правило» создает фильтр или условие. Обычно это используется, чтобы все письма от какого-либо получателя автоматически складывались в одну папку.

Для правила достаточно указать от кого письмо (адрес электронной почты отправителя) или тему (например, «коммерческое предложение» для рабочей почты). После добавления параметров, нажимаем кнопку «Создать правило».

Теперь все письма, пришедшие от vasya@yandex.ru, будут находиться в папке «Заявки».

Если нажать «Мне нужны более сложные условия», то переходим в другой раздел настроек почты Яндекс — «правила обработки почты».

Чтобы вернуться к письмам, нажимаем «Почта» над списком папок, или выше «Письма», или вверху страницы «Почта».

Чтобы увидеть добавленные папки, нажимаем на стрелочку вниз, которая показана в папке «Входящие» перед названием.

Получение писем Яндекс Почты в ПланФикс

Для того, чтобы ваши письма, приходящие на адрес Яндекс Почты, попадали в ПланФикс, вы могли отвечать на них и обрабатывать их как задачи:

• Создайте виртуальный почтовый адрес в ПланФиксе
• Настройте переадресацию своей электронной почты Яндекс на этот адрес.

• 1 Настройка переадресации в ПланФикс писем, приходящих на Яндекс Почту
• 2 Исходящие письма
• 3 Полезно
• 4 Перейти

Настройка переадресации в ПланФикс писем, приходящих на Яндекс Почту

Чтобы настроить переадресацию:

1. Зайдите в свою Яндекс Почту

2. Нажмите в правом верхнем углу пиктограмму «Шестеренка» и выберите пункт «Правила обработки писем».

3. Нажмите кнопку «Создать правило».

4. В блоке Применять выберите из списка, какие письма вы хотите пересылать:

5. В полях блока Если выберите «Кому», «совпадает с» и укажите вашу Яндекс Почту:

6. Включите опцию Переслать по адресу, укажите ваш виртуальный адрес в ПланФиксе и нажмите кнопку «Создать правило».

7. Подтвердите пересылку, введя пароль от своей Яндекс Почты

8. На указанный вами виртуальный адрес в ПланФиксе придет письмо для подтверждения пересылки, которое автоматически станет задачей с именем «Подтверждение адреса для пересылки писем». Найдите ее в списке задач и в тексте описания кликните по указанной ссылке.

9. В открывшимся окне подтвердите пересылку.

Важный момент: письма, попавшие в папку Спам вашей Яндекс Почты, не переадресуются.

После этого все письма, приходящие на ваш обычный адрес электронной почты и не отмеченные как спам, будут переадресовываться в ПланФикс и становиться задачами. При этом:

• тема письма станет названием задачи;
• тело письма станет описанием задачи;
• приложенные файлы присоединятся к задаче;
• комментарии, добавленные к задаче с уведомлением внешнего контакта, приславшего письмо, будут отправлены ему в виде обычного электронного письма

Если письма не приходят, проверьте настройки IMAP. В Яндексе включить IMAP можно так: Все настройки — Почтовые программы — Разрешить доступ к почтовому ящику с помощью почтовых клиентов:

Обратите внимание: использование портального пароля не соответствует требованиям безопасности, но всё будет работать. Если вы хотите быть более защищенным, вы должны создать пароль приложения и использовать его для авторизации в ПланФиксе. Это правильный и безопасный путь, но сильно усложняет настройку. Вы сами должны решить, какой из способов авторизации по IMAP использовать.

Исходящие письма

• Так как ПланФикс не является почтовым клиентом в привычном понимании, он использует раздельное получение и отправку писем. Вы можете управлять тем, с какого ящика будут уходить ответы на письма, отправляемые из ПланФикса. По умолчанию, письма отправляются с внутреннего адреса сотрудника в ПланФиксе. Вы можете настроить отправку писем из ПланФикса через Яндекс Почту.

Полезно

• Дополнительные параметры создаваемых из писем задач могут быть настроены с помощью правил создания задач по почте.

Перейти

• Рекомендации по работе с внешней почтой
• Работа в ПланФиксе с помощью e-mail

Как настроить фильтры в Яндекс почте?

В этих настройках можно изменить количество писем на странице, убрать рекламу, включить или отключить различную функциональность (например, горячие клавиши, перетаскивание писем в другие папки и т.п.) и многое другое.

Переходим в меню настроек, для этого нажимаем кнопку .

В меню выбираем раздел «Правила обработки писем».

Отдельными разделами идут создание белого и черного списков. Создание списков очень просто — вводим электронный адрес в поле и нажимаем кнопку «Добавить». Все адресаты, которые в черном списке, не смогут написать Вам письмо, а адресаты белого списка не будут попадать в спам.

В списки можно вводить только полные почтовые имена. Например, @mail.ru или @yandex.ru будут игнорироваться.

Удалять пользователей из списков можно здесь же. Добавленные пользователи указываются под полем для ввода, ставим флажок рядом с пользователем, которого надо исключить из списка и нажимаем «Удалить из списка».

В правой части раздела создания правил или фильтров находятся упрощенные варианты для быстрого создания правил по тематикам — «перемещать письма в отдельную папку», «отмечать письма определённой меткой» и «удалять ненужные письма при получении».

Перемещать письма в отдельную папку. Здесь вводится отправитель (адрес электронной почты отправителя) и тема письма. Можно вводить только тему или только адрес. Ниже ставим флажок, если необходимы письма только со вложениями (добавленными файлами), если не знаете, будут ли вложения, то флажок лучше не ставить.

Выбираем папку для данных писем. Я уже создавал дополнительные папки, поэтому таких у Вас может не быть, а будет стандартный набор папок. Внизу меню выбора папки есть пункт «Новая папка…», выбрав этот пункт, можно создать новую папку для писем. После заполнения всех нужных пунктов нажимаем кнопку «Создать правило».

Отмечать письма определенной меткой. Принцип тот же самый, что и предыдущем пункте, только вместо папки для перемещения, выбираем метку. По умолчанию ставится метка «Важные», но можно выбрать любую другую или создать новую метку. После заполнения всех нужных пунктов, нажимаем «Создать правило».

Удалять ненужные письма при получении. Принцип идентичен двум предыдущим — вводим электронный адрес или тему (можно что то одно, можно оба пункта сразу заполнить) и нажимаем «Сохранить правило». Теперь все письма с выбранной темой или от указанного адресата будут удаляться.

Если заполнить оба поля, то удаляться будут только те письма от указанного адреса, которые содержат указанные слова в теме. То есть необходимо, чтобы выполнялось оба условия.

Итак, вернемся к созданию правил. В основном окне раздела создания правил, нажимаем кнопку «Создать правило».

В самом начале раздела, выбираем к каким письмам будем применять эти правила. Первая кнопка по умолчанию выбираем все входящие, кроме спама (нажав кнопку можно изменить условия) и вторая кнопка отфильтровывает письма по наличию вложенных файлов. Чтобы изменить условия применения, нажимаем любую из кнопок и выбираем в выпадающем меню нужные параметры.

В подразделе «Если» выбираем условие.

1 — выбираем параметр письма, по которому создается правило. По умолчанию стоит «от кого», это параметр отправителя, правило создается для определенного электронного адреса, от которого Вы получаете письма. Если нажать на кнопку «от кого», то открывается весь список параметров.

«Кому» — здесь можно отфильтровывать письма, которые адресуются не Вам.

«Копия» — для отделения копий писем от остальных, либо удалять спам, если в копии множество адресатов.

«Копия или кому» — отфильтровывание по получателям.

«Тема» — отфильтровывание по словам, находящимся в теме письма. Если с разных адресов приходит спам на одну и ту же тему. Или сбор в папку писем, где в теме указываются получатели (дизайнеру, бухгалтеру и тому подобное).

«Тело письма» — фильтр по содержанию письма. Если в самом письме указываются определенные фразы или, наоборот, не указываются, то для них можно задать определенное действие.

«Имя вложения» — это параметр прикрепленного файла. Если ожидаете важный файл, прикрепленный к письму и боитесь его пропустить, то устанавливается этот параметр и указывается имя файла.

«Заголовок» — непосредственно заголовок письма (не путать с темой).

Второе условие — «совпадает», «не совпадает», «содержит» или «не содержит». «Совпадает» отличается от «содержит» тем, что в первом случае необходимо полное совпадение названия, а во втором случае можно указать одно из слов, которое может содержаться.

Далее идет поле, в которое необходимо вводить название условия, зависит от того, какие параметры заданы.

Кстати, пробовал вводить несколько условий для одного параметра, через значок «|», результата не было. Пришлось вводить отдельно каждое. То есть если Вы хотите задать одинаковое действие для электронной почты Яндекс и для почты Mail, то придется задавать два одинаковых параметра для каждой почты. Пример ниже (звездочка указывает на то, что там есть какое то слово, то есть условие для всех писем с таким расширением).

Вторая такая же строчка добавилась потому, что я нажал кнопку «Добавить условие». Если еще раз нажать, добавится еще одна строчка для условия. Для всех условий далее будет задаваться одно действие.

Если условий несколько, то появляется кнопка с выбором выполнения — применять, если выполняется хотя бы одно совпадение или применять, если все параметры совпадают.

Теперь выбираем действие для поставленного условия.

Предлагается выбрать любое из четырех действий — «удалить», «пометить прочитанным», «переместить в папку» или «отметить меткой». Можно выбрать несколько действий к одному условию, но если выбрать «Удалить», то последние два пункта станут неактивные.

При перемещении в другую папку, сразу выбираем саму папку для перемещения. Выбор папки рядом с пунктом в виде кнопки с выпадающим меню. Идентично выбирается метка для письма.

При удалении, письма не удаляются, а перемещаются в папку «Удаленные».

Для следующих параметров потребуется ввести пароль от Вашего почтового ящика. Эти параметры используются для пересылки писем с заданными условиями или создания автоответчика.

Как настроить фильтры в Яндекс почте? ”

Благодарствую. По умолчанию при настройки фильтров в системе выбран пункт «ко всем письмам, кроме спама».
Мне нужно было отключить спам-фильтр (кстати, если кто-то соберется это делать — практически все почтовые сервисы не содержат такой функции как отключить спам-фильтр, её просто нет). А что если мне не нужен этот спам-фильтр, елси я хочу получать все входящие сообщения? Тут уже приходится извращаться.
Вообщем выбор пункта фильтра «ко всем письмам, включая спам» помог!