Как в битриксе поставить статус в отпуске

Как учитывать отпуска, командировки и другие отсутствия в Битрикс24

Работа в коллективе всегда сопряжена с необходимостью планировать совместную деятельность, встречи, и, конечно же ресурсы предприятия. В то же время сотрудники уходят в отпуска, могут брать отгулы или даже болеть. Своевременное информирование и возможность согласования плановых отсутствий добавляет в работу компании порядок, а руководителю позволяет быть несколько спокойнее. Что уж говорить о горячей поре отпусков, когда нужно с одной стороны отпустить сотрудников в отпуск, а с другой – не допустить одновременного отсутствия тех ролей, заменить которые так просто нельзя. Для этого служат графики отпусков. В коробочном и облачном Битрикс24 старшего тарифа графики отсутствий тоже есть. Дочитайте до конца и узнаете, что делать, если тариф у вас не содержит этого модуля. А пока, как найти стандартное и очень полезное решение.

Заходим в раздел Время и отчёты и сразу попадаем в Графики отсутствий. У администраторов портала в этом разделе есть возможность добавлять отсутствия, указывая: кто, когда и куда собрался.

После того, как отсутствие добавлено, оно отображается в графике, который можно посмотреть в трёх видах: день, неделя и месяц. Этот график можно фильтровать по подразделению, если компания у вас большая и все отделы видеть нет необходимости.
В этот же график попадают и все события календарей пользователей, в которых указывается тип занятости «Отсутствую (занести в график отсутствий)».

Конечно, такая возможность тоже есть только на порталах, в которых есть график отсутствий. Кроме графика отсутствия, информацию о том, что сотрудника не будет на месте в какой-то период можно будет получить в его карточке.
или при попытке поставить задачу сотруднику

Кроме перечисленных выше способов добавить отсутствие, существует так же возможность автоматизации процесса согласования и внесения отпуска в график отсутствия с использованием бизнес-процессов.
В разделе Новости (бывшая Живая лента) есть даже предустановленный процесс согласования отпуска:
Его довольно просто адаптировать под свои процессы и использовать. Но что, если:

• У вас не коробочный Битрикс24 или не старший тариф облака
• Ваш процесс подразумевает внесение и администрирование отпусков сотрудником, не обладающим административными правами на портале
• Вам нужно иметь возможность учёта количества отпускных дней

В этом случае на помощь приходит приложение Контроль за отсутствием от Битрикс24 Интеграции .

Приложение доступно по подписке на Маркет+ и позволяет:

• Учитывать и визуально отображать отсутствия,
• Получать заявки от сотрудников и согласовывать их по упрощённой схеме или через процессы,
• Вести учёт числа отпускных дней,
• Назначать права на согласование отсутствий,
• И ряд других мелких и полезных возможностей.

Подробно о работе приложения написана инструкция, доступная по ссылке .

Из минусов решения можно отметить то, что оно недостаточно плотно интегрировано в среду Битрикс24:

• Не создаёт событий календаря,
• Не связано со стандартным графиком отсутствий,
• Не подсказывает в профиле и задачах об отсутствии,
• Не рисует пальмочку на аватарке сотрудника, когда тот в отпуске.

Теперь вы знаете, как в вашем Битрикс24, облачном и коробочном вести учёт отсутствий сотрудников, на что это влияет и как устроено.

Можете больше не тратить массу времени и сил на согласования отпусков с руководством и коллегами графиков, пытаясь определиться со свободным слотом. А если коллега по какой-то причине не появился на рабочем месте, знаете где можно посмотреть причину отсутствия.

Вопросы и благодарности можно адресовать нашей технической поддержке.

Как в битриксе поставить статус в отпуске

Хотите повысить эффективность бизнес-процессов?

Получите оценку работ по внедрению Битрикс24

Как указать свой отпуск или командировку в Битрикс24? И кто может видеть мои отсутствия?

Отсутствие сотрудников можно указывать в Битрикс24 двумя способами :
1) Календарь — просто создаёте события в своём календаре с нужными названиями;
2) Инструмент «Время и отчеты»

Рассмотрим подробнее каждый из вариантов.

Вариант №1. Календарь
Каждый сотрудник может указать своё занятое время в своем обычном календаре Битрикс24, связать его с внешними календарями (Google, например).
Создаваемые события можно делать «Частными» и тогда коллеги по работе не будут видеть, чем конкретно вы заняты.

Ко всем календарям Битрикс24 доступ для других сотрудников настраивается
Для этого надо перейти в настройки календаря

И настроить права доступа:

Если нужно, чтобы какие-то события создавались для определенного круга лиц, на регулярной основе, то рекомендуем создать отдельный календарь. И дать к нему доступ для определенного круга лиц. У календаря будет свое название и цвет (у событий, созданных кв этом календаре будет свой цвет). Все остальные сотрудники будут просто видеть, что это время у коллеги «Занято».

Вариант №2. Время и отчеты
Второй способ, доступный на тарифе КОМПАНИЯ (самый большой в облаке). Это внести график отсутствия.
Такие отсутствия не отображаются в календаре.

Можно сразу выбрать тип отсутствия.

Пример. Добавляю отгул за свой счет на несколько часов.

В этом отчете указываются фактически затраченные рабочие часы и отсутствия.
Запуск отсчета часов рабочего времени начинается по нажатию на кнопку сверху справа.
Вот так занятое время отражается на вкладке «Рабочее время».:

Если нажать на часы, то откроется отчет за день

3. Как увидеть график отсутствия?
Отсутствие, которое по времени длится не более одного дня нужно смотреть в режиме просмотра дня.

Чтобы удалить отсутствие, нажмите на него.

Заполненный график отсутствия сотрудников будет выглядеть так:

Доступ к графику отсутствия настраивается по подразделениям, группам пользователей и конкретным сотрудникам. А подраздедения настраиваются в разделе «Сотрудники — Структура компании»

Хотите увеличить прибыль и снизить накладные расходы?

Получите оценку работ по внедрению Битрикс24

Бизнес-процесс согласования графика отпусков в Битрикс24

График отпусков — это документ, содержащий сведения об отпусках сотрудников на предстоящий календарный год. Он должен быть у каждого работодателя. Предлагаем вашему вниманию ознакомиться с инструкцией (регламентом) по ежегодному отпуску в Битрикс24, четко следуя трудовому законодательству!

Школа удаленных продаж Алексея Окара— поможет вам и вашим сотрудникам если вы решили перейти на удаленный формат работы, но не знаете как организовать следующее:

• Как выстроить удаленную работу;
• Боитесь, что сотрудники в удаленном формате не будут добросовестно выполнять свою работу;
• Не знаете, как построить обучение в Битрикс24. И как мотивировать сотрудников работать в системе;
• Как провести внедрение портала Битрикс24 в компании.

Пинол с 2011 года работает исключительно на удаленном формате. Мы не по наслышке знаем, с какими подводными камнями столкнется ваш бизнес при переходе на удаленку.

Чтобы в вашем Битрикс24 появились расширенные возможности с различными интеграциями, нужно установить приложение Пинкит:

в доменной зоне RUв доменной зоне BYв доменной зоне KZв доменной зоне UA

Алексей Окара,

учредитель Пинол

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 09.11.2020)

ТК РФ Статья 122. Порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков Путеводитель по кадровым вопросам. Вопросы применения ст. 122 ТК РФ Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) (см. текст в предыдущей редакции).

До истечения шести месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен быть предоставлен: женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; работникам в возрасте до восемнадцати лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев; в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя.

(в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ) (см. текст в предыдущей редакции).

Информируем работников:

Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.

Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней за год работы в Компании.

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются.

Также в число календарных дней отпуска не включается период временной нетрудоспособности Работника при наличии больничного листа.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в Обществе. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков (графиком отпусков).

Чтобы не было пересечений с коллегами, ежегодный отпуск, который ранее был не учтен в графике отпусков, или же возникла необходимость перенести дату начала ежегодного отпуска, необходимо свериться с графиком который доступен для вес сотрудников.

Очередность предоставления отпусков (график отпусков) устанавливается работодателем с учетом производственной необходимости и пожеланий работников. При этом отпуск предоставляется по письменному заявлению работника, согласованному и завизированному его непосредственным руководителем и предоставленному не позднее, чем за две недели до начала отпуска.

Важно! Работник не изменяет дату начала ежегодного отпуска самостоятельно! Любой перенос даты начала ежегодного отпуска вынуждает Работодателя смещать график всем другим работникам, либо перестраивать бизнес-процессы, что не есть хорошо, и нарушает действующее трудовое законодательство!

Для согласования ежегодного отпуска (если работник планирует ежегодный отпуск не по графику работы), работник должен:

1. Не позднее, чем за 3 недели, поставить Задачу на согласование ежегодного отпуска. В задаче уточнить вопрос по совпадению своей даты отпуска с другими коллегами, чтобы не получилось накладок.

2. После согласования ежегодного отпуска, написать заявление и прикрепить его на согласовании в БП «Кадровый электронный документооборот».

3. После согласования заявления, Бухгалтер создает приказ об отпуске, который также проводим через БП «Кадровый электронный документооборот».

4. После согласования приказа всеми участниками процесса, проходят начисления ежегодного отпускных.

5. Работник отдела кадров фиксирует ваши дни отсутствия по отпуску в графике:

6. Не позднее 1 декабря каждого года работник должен сообщить о своих пожеланиях в отношении отпуска на следующий календарный год своему непосредственному руководителю или напрямую в отдел кадров, определив месяц и продолжительность каждой части отпуска, для составления графика отпусков.

7. После согласования графика отпусков на последующий год, создаем на каждого сотрудника отдельную задачу по планируемому ежегодному отпуску, с уведомлением сотрудника о начале отпуска не позднее, чем за 2 недели:

8. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

9. Когда все даты по ежегодному отпуску были согласованы сторонами, не позднее, чем за сутки с даты согласования, заполняем даты отпуска в Календарь:

9.1. В задаче по отпуску также ставим план важных дел, который нужно успеть выполнить до начала ежегодного отпуска (работать во время ежегодного отпуска не допустимо с точки зрения ТК РФ, но по согласованию с работодателем, работник может указать время, когда он может быть доступен для связи). Это возможно в случае, если потребуется его совет или возникнет необходимость уточнить у него какой-либо вопрос:

10. Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия и по приказу руководства Работодателя. Неиспользованная, в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

11. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за неиспользованный отпуск или по его письменному заявлению неиспользованный отпуск может быть предоставлен с последующим увольнением.

12. По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

После создания регламента, необходимо всех работников ознакомить с ним после его одобрения руководителем в Битрикс24 через специальную группу, в Wiki:

«Лайк» работника под сообщением будет означать, что работник фактически ознакомился с регламентом, а также он может в комментарии оставить свои вопросы и замечания:

Итог:

Для кадровых агентств и для HR-менеджеров, которые предпочитают удаленный формат работы, Битрикс24 может быть отличным помощником для работы с персоналом.

Если вашей компании требуется автоматизация работы сотрудников, для формирования прозрачной и эффективной работы, направляйте ваш запрос. Наш менеджер свяжется с вами для обсуждения всех деталей.

Полезные ссылки

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Задавайте ваши вопросы и специалисты с радостью ответят на них в кратчайшее время.
Время работы специалистов Пн.–Пт.: с 9:30 до 18:30; Сб.-Вс.: выходные.

Наши кейсы

Денис Логинов 17.02.2021

Реестры отсутствий и согласования отпусков в 1 клик в Битрикс24

• В нашей компании есть электронный журнал, график «Отсутствия».
• Обычно доступ к нему расположен в левом главном меню портала. Если новый сотрудник им еще ни разу не пользовался, то достаточно в поисковой строке набрать его название, найти специальную группу и закрепить ссылку в меню «звездочкой» на ее быстрое открытие.
• По клику на ссылку система предоставляет доступ к списку-реестру учета отсутствий сотрудников компании.

• Отпуска.
• Командировки.
• Отгулы.
• Встречи.
• Отсутствие по болезни.
• В общем все события, когда сотрудник не выполняет свои непосредственные должностные обязанности в качестве специалиста компании.

1. Все сотрудники строго следят за перемещениями коллег, перезванивают, утоняют, исправляют и в режиме онлайн постоянно вносят информацию.
2. Проверяющие строго контролируют соблюдение инструкции и дисциплину внутри компании.
3. Видеокамеры постоянно фиксируют, а роботы и дорогое программное обеспечение распознает сотрудников по лицам и вносят свои корректировки.
4. Это является их главной задачей и целью в течении рабочего дня, недели, месяца, квартала, года.
5. Все включая уборщицу точно знают, где в каком помещении находится сотрудники, кто забыл пластиковый стаканчик на скамейке перед офисом, прилепил жвачку на стул соседу.
6. В оставшееся время сотрудники работают с клиентами если конечно останется рабочее время.

1. Все сотрудники компании планируют отпуска в течении года и раз в год вручную отмечают желаемые даты в общем графике. После утверждения графика руководством в соответствии с производственным планом компании этот документ становится регулирующим и учитывается в работе.
2. В случае изменения обстоятельств сотрудник может обратится с просьбой о переносе сроков и если это не противоречит производственным планам, то его желание учитывается.
3. Вручную лично или ответственным лицом компании по факту вносится жизненная информация об отсутствии по болезни.
4. Дальше все корректировки в реестре производятся автоматически системой исходя из служебной деятельности сотрудников.
5. Начало и конец рабочего дня сотрудника фиксируется системой автоматически с того момента, когда сотрудник включает свой персональный компьютер и делает отметку на компьютере или мобильном устройстве.
6. В ходе работы каждый сотрудник в лидах, сделках, задачах планирует деловые встречи, выезды на объекты, резервирует свое время и время коллег для участия мероприятиях.
7. В некоторых совместных проектах сотрудника в качестве специалиста с учетом его личных и производственных планов приглашают на совещания, осмотры, выездные работы, ему ставятся производственные задачи и поручения. Все эти мероприятия и планы автоматически фиксируются и корректируются роботами бронирования, которые корректируют рабочие графики и вовремя подсказывают организаторам, поручителям и коллегам о уже имеющихся планах и реальной нагрузке сотрудника.
8. Вся информация учитывается роботами при распределении поступающих новых ежедневных заказов клиентов, назначении дел, постановки задач, отправки сообщений с мессенджеров, чат-ботов и на перераспределение входящих звонков.

1. Один раз в год вручную «пишет» заявление о отпуске.
2. Ежедневно делает отметку о начале и завершении работы.
3. Все остальное за него делает CRM.

• Кликнуть в меню по вкладке и открыть список-реестр.
• Реестр выглядит как обычная привычная электронная таблица похожая на «эксель».
• Информация в реестре постоянно пополняется и обновляется в основном в автоматическом режиме и немножко вручную.
• После активации кнопки создать, открывается типовая форма карточки, которую нужно заполнить, например.

1. Если Вы заполняете информацию лично, то укажите себя.
2. Если вы сотрудник отдела кадров и начальник отдела, то выберите нужного вам сотрудника.

1. Даты начала и конца события.
2. Причина (отсутствия текстом).
3. Поля дополнительной информации для коллег или руководителя для передачи незавершенных и текущих дел с какими клиентами во время своего отсутствия.
4. Если Вам позволяют полномочия, то можете просто поручить своему подчиненному, напарнику или коллеге свои незавершенные дела требующие внимания.

• Сохраненная информация автоматически добавится, обновится в реестре.
• Если речь идет об отпуске, то робот запустит в соответствии с действующим законодательством о трудовых взаимоотношениях штатную процедуру согласования.

• Руководитель сотрудника получит автоматическое уведомление о заявлении о предоставлении очередного трудового отпуска, задачу рассмотреть и включить в общий график отпусков.
• В случае согласия руководителя система запоминает информацию и учитывает ее в дальнейшей работе компании.
• В случае отказа, отпуск сотрудника откладывается. В этом случае задача возвращается к сотруднику инициатору и процесс обсуждения дат продолжается до принятия, устраивающего обе стороны решения.

• Все заявления сотрудников компании об отпусках будут концентрироваться и хранится в отдельной папке на общем диске предприятия.
• К заявлению будут «привязаны» информация о сроках отсутствия о том, кто подменит сотрудника, прямые ссылки о текущих рабочих задачах, которые будут решаться во время планового отсутствия.

• Данные возможности реализованы в тарифах Битрикс24.CRM начиная с «Команда», «Компания», а также во всех корпоративных порталах (коробочных версиях).
• Только в этих тарифах происходит синхронизация системного и созданного нами реестра.
• В системном графике отсутствий компании отдельной строкой будет выделена информация о том, что конкретный сотрудник находится в отпуске.

• За 14 дней до начала сотруднику, обратившемуся за предоставлением отпуска, от имени его руководителя будет поставлена задача напоминание с просьбой подтвердить готовность к отдыху.
• За 7 дней новая задача сотруднику завершить текущие дела и если предусмотрено регламентом, то задачи сотрудникам отдела кадров и бухгалтерии оформить соответствующие приказы и подготовить необходимые выплаты.
• За 1 день передать дела, подтвердить отсутствие «хвостов», незавершенных дел и других обязательств.

• Установить приложение FREE.FIX4.ORG.
• Приложение «живет» во вкладке меню «Приложения» вашего портала и его можно скачать на маркетплейсе.
• Установить приложение может администратор портала.
• Наберите в поисковой строке «конвейер» или «FREE.FIX4.ORG» и установите приложение.
• Если на момент показа видео наше приложение будет не доступно, то оно находится на тестировании или в режиме модерации.
• В этом случае напишите нам в открытые линии или позвоните нам, и мы поможем вам его установить.

1. Выбранный тип сущности(ей).
2. Стадии.
3. Сотрудников.
4. Частоту проверки.
5. Загрузку сотрудников в режиме реального времени.
6. Количество просроченных задач.
7. Кто из сотрудников менее нагружен.
8. Какой БП учитывается.
9. Регулируемые опции (радиокнопки) – Учитывать просроченные задачи и статус дня да или нет?

• Приложение начинает работать сразу по завершению настроек.

• В настройках будет указана прямая ссылка на специальный БП в который нужно внести индивидуальные изменения конкретно для Вашего портала. Этот бизнес-процесс выполняет работу по переносу данных их списка реестра отсутствий (созданный приложением) в системный график отсутствий (штатный модуль Битрикс24.CRM). Он же ставит задачу руководителю согласовать дату отпуска и контрольные задачи за 14, 7 и один день описанные выше.
• Если Вы не укажите индивидуальные настройки вашего портала в настройках БП, то он к сожалению, работать не сможет.
• При активации ссылки БП откроется в встроенном редакторе бизнес-процессов.
• Напоминаем это справедливо только если Вы работаете в тарифах «Команда», «Компания» Битрикс24.CRM или в любой коробочной версии.

• Скопировать полную адресную строку списка реестра.
• Открыть параметры шаблона и разделе константы внести изменения в константы: ID группы, ID списка.

• Настроить (открыть) доступы для сотрудников к списку.
• Активируем список, вкладку действия, выбираем опцию настроить список.
• Открыть раздел «Доступ», добавить раздел группы пользователей – Моя компания: сотрудники.
• Предоставить группе Моя компания: сотрудники — Изменение с ограничениями и сохранить внесенные настройки.

1. Просматривать список.
2. Вносить свои заявления.
3. Вносить изменения.

• Опять активируем список, вкладку действия, выбираем опцию настроить список.
• Теперь выбираем опцию участники проекта.
• Выбираем и приглашаем (рассылаем приглашения) сотрудников во вкладки «Подразделение», «Кто участвует в проекте».

1. Рассылать приглашения новым сотрудникам.
2. Отключать убывших.

1. Опция кто может удалять все задачи –только владелец группы.
2. Опция кто может изменять все задачи –только владелец группы.
3. Опция кто может просматривать все задачи –только владелец группы.
4. В этом случае все рядовые сотрудники будут видеть только свои личные задачи.
5. Покажите наш видеоролик всем сотрудникам компании.
6. Обучите и расскажите им как правильно работать с реестром.

Все приложения входя в подписку Маркет для Битрикс24.

• Дело в том, что мы обсудили в нашем примере только 1/10 реальных возможностей и всего один реализованный сценарий.
• По факту приложение предоставляет целый пакет дополнительных возможностей. Подробно об возможностях приложения читайте в инструкции и смотрите наши видеоролики, которые можно найти в свободном доступе в архиве нашего Ютуб канала.

• YouTube канал
• Телеграм канал
• Инстаграм канал