Контроль работы ордерного склада
В программе 1С рекомендуется разделить процесс оформления финансовых и складских документов, для этого в системе предусмотрено использование «ордерных складов». Ордерная схема — это разделение операций по движению товаров на финансовые и складские.
Рассмотрим пример работы ордерного склада на операции «Приемка товара». 1С:ERP или 1С:Управление торговлей позволяют отдельно включать возможность работы по ордерной схеме для каждого склада. После включения этой настройки
- документ «Приобретение товаров и услуг» отражает приход только по финансовому учету
- для оформления поступления по складскому учету нужно оформить документ «Приходный ордер»
Как только склад стал ордерным важно оперативно отслеживать расхождения между складскими и финансовыми документами. Основные ошибки:
- отсутствие финансовых документов в системе – забыли ввести
- расхождение между финансовым документом и ордером – указали различные номенклатуры, различные характеристики или серии.
Для своевременного контроля за расхождениями в 1С:ERP предусмотрен отчет «Контроль оформления документов товародвижения». Отчет сверяет данные между двумя контурами и дает рекомендации по исправлению расхождений. Если не вести постоянную работу с отчетом, то все расхождения между документами и фактическим наличием товара будут обнаружены только на инвентаризации, когда прошло уже слишком много времени с момента потери товара. Это приведет к огромным финансовым потерям компании.
Рассмотрим работу типового отчета «Контроль оформления документов товародвижения».
По документу «Заказ поставщика» рекомендация «Оформите приобретение товаров и услуг» – это означает, что складской документ «Приходный ордер» уже оформлен, а финансовый документ «Приобретение товаров и услуг» — не оформлен или оформлен на меньшее количество.
С помощью отчета можно контролировать все необходимые операции: приемка от поставщика, перемещение между складами, оформление излишков и недостач, отгрузка.
- По «Заказу клиента» не завершено оформление «Расходного ордера»
- По виду операции «Оформление излишков и недостач» не оформлены складские акты для отражения недостач.
В типовом отчете реализована простая логика – отображаются все операции, по которым не закончена цепочка документов (не хватает финансового, складского документа, либо документы различаются). В типовой отчет попадают сразу две группы товаров: «товары в пути» и настоящие расхождения. Для эффективного контроля за реальными расхождениями мы должны отделить их от товаров, которые реально находятся по дороге на склад. На своих проектах внедрения мы выполняем доработку отчета, которая позволит отделить товары в пути от расхождений.
В первую очередь определяем «Допустимое время обработки» — это срок на оформление документов. Например, на предприятии принято оформлять сначала «Приобретение товаров и услуг», а в течение 5-ти дней после этого «Приходный ордер». В зависимости от соблюдения этого срока товары будут попадать в один из двух разделов.
- Расхождения в учете – документы не оформлены в допустимые сроки или оформлены с ошибками
- Товары в пути – товар еще не прибыл на склад или не превышен срок обработки документ
Такая доработка отчета позволить видеть только реальные расхождения в системе и оперативно их исправлять. Для обеспечения постоянной работы сотрудников с отчетом предлагаем несколько инструментов.
- Еженедельная рассылка отчета с расхождениями.
- Блокировка проведения документов при наличии расхождений.
Например, при проведении документа «Расходный ордер» проверять – есть ли по аналогичной номенклатуре расхождения на складе. Тогда проведение расходного ордера станет доступным только после исправления обнаруженных расхождений.
Перед внедрением подсистемы «Склад» обязательно нужно подготовить систему 1С и максимально заблокировать ошибочные действия пользователей, сделать систему надежной. Это возможно благодаря внедрению контроля расхождений. Плюсы внедрения:
- Все расхождения на складах исправляются оперативно.
- Уменьшение недостач в компании.
- Финансовые документы соответствуют складским документам и фактическому наличию товара.
Ордерный склад в 1С: что это такое, схема работы системы
Ордерный склад (ОС) в 1С — это способ учета данных, который позволяет специалисту существенно сократить время выполнения инвентаризации и значительно повысить качество оказываемых предприятием услуг. В противовес обыкновенной системе, где приход и отпуск товарных и материальных ценностей регистрируется отдельно, в ОС все перемещения продукции реализуются в одном документе — в непосредственном ордере.
Еще одно значимое достоинство такого способа обращения с ТМЦ заключается в автоматизированной резервации. При поступлении в распоряжение определенных позиций и изделий, приложение самостоятельно забронирует их для реализации наличествующих заказов. Таким образом, вероятность появления ошибок будет сведена к нулю (если, конечно, эксперту удалось правильно настроить платформу).
Ордерный склад в 1С — что это такое
За соответствующим определением скрывается модуль складского учета, который предлагает работать не с отдельными карточками, а с выделенными ордерами на поставку тех или иных товарно-материальных ценностей. С его помощью спецы могут принимать в расчет остатки продуктов на основе договоров о поставке. Управление подобной экосистемой производится посредством документов прихода и списания, со значительной оптимизацией рутинных процессов и устранением затрат на хранение. Наладить взаимодействие с ОС можно при помощи разных программ для построения единой информационной системы в условиях предприятия. Например, аналогичные инструменты интегрированы и в ПО от компании «Клеверенс». Так, в пакете «Магазин-15» есть множество фишек, предназначенных для автоматизации и оптимизации рутинных, бухгалтерских и управленческих операций.
Характеристики программы
Разобравшись в том, что такое ордерная схема, рассмотрим ее ключевые характеристики в рамках площадки 1С. Софт поможет наладить механизированный подсчет цен на товары при закрытии по ордерам и задать параметры структурирования отчетов с аналитикой о запасах и движении товарных и материальных ценностей. Обе представленные возможности крайне полезны — их применяют многие опытные предприниматели. Согласно рекомендациям, опубликованным на сайте компании-поставщика программы, модули ОС лучше использовать компаниям, занимающимся оптовой торговлей и имеющим доступ к внушительным объемам продукции. Именно такие организации, как правило, приспосабливают предложенную экосистему под свои нужды, ускоряя учет, ускоряя доставку и сокращая издержки на временное размещение ТМЦ.
Что такое ордерный склад
В 1С ERP есть возможность ведения ордерных складов. Она поможет вести складской учет в нескольких случаях:
- ведение учета товара по срокам годности и дате производства.
- адресное хранение товара (ячеистый склад).
- разделение операций на складские ( приходные/расходные ордера) и финансово/закупочные (приходные и расходные накладные). Т.е. позволяет складу более подробно и автономно вести свой документооборот, применяя статусы складских ордеров : к поступлению, в работе, принят, требуется обработка. В ситуации, когда на склад поступил товар , отличный по количеству от указанного в заказе поставщика или приходной накладной от поставщика, склад может принять этот товар по складскому ордеру, отразив фактическое количество и поставив статус приходного ордера «требуется обработка». Этот документ сразу будет проведен в базе, отдел закупок получит точную информацию о расхождении по количеству и пока идут разбирательства с поставщиками, товар «не зависнет в воздухе» а будет отражен в складском учете.
Система ордерных складов в 1С ERP в стандартной программе «включается» дополнительно , с помощью настройки через меню НСИ и администрирование-Настройка НСИ и разделов-Склад и доставка.
Прежде чем решать, нужна ли именно Вам на предприятии такая система складского учета скажу сразу : без необходимости не нужно включать эту опцию, т.к. она в усложняет складской документооборот. В основном на практике её уместно применять на крупных предприятиях.
Т.к. помимо стандартных документов складского учета : приходные и расходные накладные , должны быть добавлены в документооборот приходные и расходные ордера.
Сейчас 1С ERP предлагает выбор формирования расходного ордера автоматически.
Но в некоторых случаях без системы Ордерные склады не обойтись. Например при учете товаров со сроками годности. В этой статье подробно рассмотрим как раз настройку в 1С ERP учета сроков годности товара с помощью системы ордерных складов. Более подробно про сроки годности написано в статье :
Итак, «превращаем» обычный склад в ордерный. Это можно сделать с любой даты, даже если по складу шел документооборот. Новый склад специально для введения ордерной системы заводить в программу не нужно.
Заходим в НСИ-Склады и магазины и выбираем склад, на котором будет введена ордерная система учета.
Заполняем даты , с какого момента мы будем работать с ордерными складами при поступлении и при отгрузке.
А теперь посмотрим, что изменилось в документообороте при включении системы «Ордерный склад».
Начнем с документа закупки : создадим документ приобретение товаров и услуг.
Документ провелся в обычном порядке, без запроса по ордерам. Мы видим его в журнале документов Закупки : Приобретение товаров и услуг №0000-00001 на сумму 1 920, молочный жир 10 кг.
Из новшеств, вверху журнала закупок появилась надпись : контроль ордеров. Вернемся к контролю ордеров позже, после проведения приходного ордера на складе.
Основное рабочее место, где идет работа с складскими ордерами это меню Склад и доставка . На склад приехал товар от поставщика, кладовщик пересчитал товар, сверил его с документами поставщика и начал работу в базе.
Переходим в меню Склад и доставка-Ордерный склад-приёмка :
Нажимаем «Создать ордер» и перед нами появляется документ «Приходный ордер на товары». Если фактически пришедшее количество товаров на склад соответствует документу Закупка, статус устанавливаем «Принят» на первом листе приходного ордера.
На 2-ом листе ордера указываем серию товара : дату производства и срок годности.
Это необходимо, чтобы в дальнейшем мы могли отследить сроки годности товара в складских остатках и не допустить просроченного товара на складе. Как задать учет по сериям, можно почитать, перейдя по ссылке : Срок годности товара
Заполнили второй лист ордера, проводим документ. Если для учета дата производства (выработки) закупаемого товара не важна, можно ограничиться только сроком годности.
Возвращаемся в журнал закупок, контроль ордеров.
Как мы видим, здесь отсутствуют расхождения между накладной и ордером, а так же нет приходных накладных без ордеров.
Прежде чем сформируем отчет по срокам годности товара, давайте проверим несколько настроек:
- В номенклатурной позиции указан срок годности товара ( срок годности товара молочный жир 393 сутки взят для примера).
2. В настройках склада есть «привязка» к политике учета серий.
Формируем отчет Остатки товаров по срокам годности в 1С ERP.
Интересующий нас отчет находиться в меню Склад и Доставка-Отчеты-Остатки товаров по срокам годности. Он самый последний в списке отчетов, но один из самых важных для предприятий, работающих со скоропортящийся продукцией. Расскажем о его настройке. В отчете стандартно нужно выбрать склад ( только тот склад, который имеет ордерную систему учета и корректно настроен, как описано выше). Можно выбрать отдельно нужную номенклатуру.
В настройках отчета можно задать отдельно только формирование отчета по товару с «срок годности истёк», с «истекающим сроком годности», годен от 0 до 20 % и т.д.
Формируем отчет, и видим, что в нашем примере молочный жир отнесен к товарам » с истекающим сроком годности» , 7% остаток срока годности.
Этот отчет крайне важен для рационального управления складскими остатками и сокращения издержек.
Подведем итоги учета товаров по срокам годности в 1С ERP и ведения ордерной системы склада.
- Ордерная система складского учета позволяет вести учет срока годности товара в складских ордерах. Если ордерная система складского учета не включена, то срок годности указывается в документах -распоряжениях : Поступление товаров и услуг, Перемещение и т.п.
- Начинаем настройку учета товаров по срокам годности через систему НСИ и администрирование. Изменения вносим в 2 справочника : номенклатура и склады.
- Задаем через классификаторы номенклатуры политику учета серий.
- Через вид номенклатуры «связываем» номенклатуру и политику учета серий. Раскрываем в справочнике номенклатура возможность указания срока годности товара.
- В настройках учета серий в справочнике склад делаем «привязку» между политикой учета серий и ордерным складом.
- В приходных и расходных складских ордерах указываем серии товара ( годен до, дата).
- Формируем складской отчет по срокам годности, контролируем наличие товаров по срокам годности, снижаем издержки .
Документооборот продаж при использовании ордерного склада в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2. Пошаговая инструкция
Рассмотрим, как в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется оформление документов при реализации товаров с ордерного склада.
Основным отличием при использовании ордерной схемы документооборота от оформления документов при реализации с обычного склада является то, что процесс отгрузки товара со склада разделен на две составляющие, на два этапа.
Первое – это оформление расходной накладной, которая является финансовым документом. Она оформляется также, как и при реализации с обычного склада. Через журнал «Документы продажи» создается «реализация товаров и услуг».
Но для того, чтобы отразить факт списания товаров со склада, факт его реализации, в разделе «Склад и доставка» в группе «Ордерный склад» есть команда «Отгрузка» — журнал отгрузочных документов. И в данном случае создается дополнительно расходный ордер.
Создается расходный ордер на товары в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 обычно кладовщиком, в то время как расходную накладную может создавать менеджер по продажам. И такой расходный ордер списания товаров со склада является как раз подтверждением складской операции.
На что здесь стоит обратить внимание?! Во-первых, включается опция использования ордерных складов в разделе «Администрирование» — «Нормативно-справочная информация и администрирование» в группе «Склад и доставка» есть флаг «использовать ордерные склады». Далее, для каждого склада, если он является ордерным, на вкладке «ордерная схема и структура» устанавливается, для каких операций будут использоваться ордерные схемы документооборота. Можно установить использование такой схемы для поступления товара, либо для отгрузки, либо для внутреннего товародвижения.
Следующее, на что стоит обратить внимание, это — в разделе «Склад и доставка» — «порядок оформления накладных и расходных ордеров», у нас сейчас установлен порядок сначала заказа, затем – ордера и накладные. В данном случае распоряжением для расходного ордера будет являться заказ покупателя. Если же выбрать второй пункт, сначала заказы и накладные, потом ордера, то перед созданием расходного ордера со склада необходимо будет оформить сначала расходную накладную.
Итак, посмотрим, как же оформляется операция реализации товаров с ордерного склада.
Создание индивидуального соглашения с клиентом (покупателем) в программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Начнем с создания индивидуального соглашения с нашим клиентом-покупателем. Пусть соглашение будет №2 от сегодняшнего числа. Назовем мы данное соглашение «Продажа мебели». Клиент у нас будет «Магазин Техника для дома (Вологда)». Контрагент соответственно будет «Техника для дома». Контактное лицо и типовое соглашение заполнять не будем. Период действия соглашения «бессрочно», статус его «действует». Операция «реализация». С нашей стороны выступает Торговый дом «Оптовичок», и ответственный менеджер в данном случае я – «администратор».
На вкладке «Условия продаж» порядок расчетов будет осуществляться по заказам. Валюта «рубли», цена включает НДС. И вид цен, который будет использоваться при продаже – «оптовая продажа». Порядок расчетов у нас – расчеты в рублях и оплата в рублях. Условия оплаты – пусть будет «кредит 100%». Таким образом, мы даем клиенту отсрочку, пусть она будет предоставлена на 5 дней, рассчитывается она по календарным дням. Склад, с которого будет осуществляться реализация – в нашем случае это будет «ордерный склад», что мы и отметим в данном соглашении.
Далее укажем, что продажа облагается НДС. И на вкладке «Прочие условия» укажем, что статья движения денежных средств будет – поступление оплаты от клиента.
На вкладке «Уточнение цен по товарам» уточним, что дополнительно у нас будет осуществляться доставка товара. Вид цены – произвольная. И скажем, что привезем товар до клиента за 1000 руб. На вкладке «Уточнение цен по ценовым группам» ничего дополнительно мы уточнять не будем. Никакие дополнительные скидки по данному соглашению предоставлять не будем. Такое соглашение с клиентом можем записать и закрыть.
Заказ покупателя в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Создадим на основании данного соглашения заказ нашему клиенту. Я сейчас воспользовался «вводом на основании». В принципе, можно было перейти в журнал заказов и создать заказ непосредственно из журнала заказов. Но «ввод на основании» в данном случае хорош тем, что программа 1С Управление торговлей уже заполнила значительную часть информации. А именно – у меня уже заполнен клиент и контрагент, выбрано типовое соглашение. Заполнена информация о нашей компании, о складе, с которого будет происходить отгрузка. Уточним в данном случае дополнительно условия платежа – пусть это будет кредит после отгрузки. Укажем дату.
Перейдем на вкладку «Товары» и подберем здесь те товары, которые нам нужны. Воспользуемся командой подбора. В данном случае нас будет интересовать «мебель», а именно – стул кухонный «красное дерево». У нас есть 3 штуки. Нам необходимо будет отгрузить нашему клиенту 2 позиции. Стол обеденный «светлое дерево», нужно будет отгрузить 1 позицию. Вернемся по команде Back space к списку номенклатуры и отгрузим дополнительно стол. Стул «красное дерево» — необходимо будет отгрузить 4 единицы. Стол «светлое дерево» — необходимо будет отгрузить также 4 единицы. Перенесем данные позиции в документ.
Также нам необходимо будет добавить здесь доставку товара. 1 позиция, 1 штука в количестве 1000 рублей – в данном случае программа взяла цену из нашего индивидуального соглашения с клиентом.
Перейдем на вкладку «дополнительно» и убедимся, что здесь у нас заполнена вся основная информации, а именно: ответственный менеджер, подразделение, валюта, информация о налогообложении и то, что цена включает НДС. В данном случае заказ оформляется у нас не в рамках сделки, поэтому информация о сделке не заполнена.
Отметим все наши товарные позиции и установим им статус «отгрузить». Проведем и закроем такой документ.
Расходный ордер на товары в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
После того, как был создан «заказ покупателя», необходимо отразить операцию отгрузки товара с нашего ордерного склада. Для этого мы переходим в раздел «Склад и доставка». В группе «Ордерные склады» находим команду «Отгрузка». Сейчас у нас открыт журнал-помощник «создание складских ордеров» в части реализации, отгрузки.
В верхней части необходимо указать ордерный склад. И как только мы выбрали наш склад, в верхней левой части нам стало доступно распоряжение – заказ нашего клиента на отгрузку. В правой части мы видим, какие номенклатурные позиции нам необходимо собрать. В этой части присутствуют 3 колонки – «собрать», «собирается» и «собрано», по которым, в зависимости от статуса ордера, мы можем отслеживать состояние подбора товаров из ячеек для отгрузки.
В нижней части нашего журнала присутствует список складских ордеров оформленных либо находящихся в оформлении. Для того, чтобы оформить складской ордер, необходимо в верхней части выделить распоряжение, которое является основанием для создания ордера, и по одноименной команде создать ордер. Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 спрашивает, создать ли ордер по всем распоряжениям, находящимся в данном окне, либо по одному выделенному. В данном случае – не имеет значение, какую команду выполнить, поскольку у меня одно распоряжение и нужно создать один ордер. Но я воспользуюсь командой «по выделенным распоряжениям».
Жму кнопку «Ок». У меня создался ордер. Я могу его открыть и посмотреть, что же система 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 здесь заполнила.
Мы видим, что на основной вкладке заполнен «получатель». Заполнен склад, с которого производилась отгрузка. Ответственный – кладовщик. Приоритет нашего ордера. На вкладке «Товары по распоряжениям» подобраны те распоряжения, по которым производилась отгрузка, и то количество товаров, которое было указано в данном распоряжении.
На вкладке «отгружаемые товары» заполнены те товары, которые непосредственно отгружаются со склада. На данной вкладке кладовщик может отредактировать, установить вручную то количество, которое непосредственно отгружается, если оно не соответствует тому количеству, которое необходимо отгрузить. Такой ордер проводится.
Расходная накладная в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Теперь можно создать непосредственно расходную накладную. Для этого мы переходим в раздел «Продажи», «документы продажи», и на вкладке «к оформлению» находим наш заказ клиента. На основании него можно оформить расходную накладную. Конфигурация 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 спрашивает, какой документ нам оформить: «реализация товаров и услуг (4 поз.)» либо «акт выполненных работ (1 поз.)». Напомню, что в нашем «заказе покупателя», помимо товаров, есть позиция «доставка товаров», которая является услугой. В данном случае мы оформим «реализацию товаров и услуг».
Программа 1С Управление торговлей версия 11.2 создала нам документ «Реализация товаров и услуг». На вкладке «основные» уже заполнена вся основная информация. В частности, что реализация осуществляется по соответствующему заказу. Заполнена информация о клиенте, о его контрагенте, используемом соглашении; информация о нашей организации и складе, с которого производится реализация; валюта документа.
На вкладке «Товары» уже заполнена номенклатура с их характеристиками, отгружаемое количество, виды цен, сами цены и суммы взаиморасчетов.
Такой документ можно провести. На основании него можно создать счет-фактуру. Теперь у нас по нашему заказу осуществлена отгрузка товара.
Вернемся к журналу «Заказы клиентов». И для нашего заказа на позиции «доставка товара» также установим обеспечение «отгрузить».
После того, как мы установили такую позицию, в состоянии «отгрузить», в документах продажи на вкладке «к оформлению» можно воспользоваться кнопкой F5 (обновить) и мы опять увидим наш заказ в качестве основания-распоряжения для создания реализации. Причина теперь в том, что по заказу снова есть 1 позиция, а именно – «доставка товара», на которую необходимо оформить документы реализации. Воспользуемся командой «оформить по заказам». Программа 1С Управление торговлей автоматически определила, что у нас будут реализовываться только услуги, и создала для них акт выполненных работ. Данный акт создался также по заказу.
На вкладке «Основные» указана информация о клиенте и его контрагенте, информация о нашей организации об использованном соглашении.
На вкладке «Услуги» заполнена информация об услугах по доставке товара в количестве 1 штуки, и произвольная цена 1000 рублей.
На вкладке «Дополнительно» можем проверить, что заполнена вся основная информация о нашем менеджере, о подразделении. Валюта расчетов – рубли. Продажа облагается НДС, и цена также включает НДС. Такой акт можно провести. На основании него можно оформить счет-фактуру.
Теперь, на вкладке «распоряжения для оформления» документов продаж заказ наш исчез, поскольку сейчас в нем отсутствуют неотгруженные товарные позиции со статусом «к отгрузке». Если мы вернемся к нашему «заказу клиентов», обновим информацию о нем, то мы увидим, что заказ отгружен на 100%, и по нему ожидается оплата. Собственно говоря, давайте и проведем такую оплату.
Безналичная оплата от покупателя в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2
Пусть оплата у нас будет поступать безналичным способом, и проведем мы ее вводом на основании распоряжений.
Для этого перейдем в раздел «Казначейство», выберем «безналичные платежи», и на вкладке «к поступлению» укажем, что основанием платежа у нас будут выступать документы расчетов наш «заказ клиента».
На основании него можно оформить поступление безналичных денежных средств. Пусть у него будет произвольный номер платежного поручения от сегодняшнего числа.
Обязательно установим флаг, что документ проведен банком. Можно проверить сумму платежа и расшифровку. Убедимся, что у нас указан «заказ клиента №2». Покупателем выступает магазин «Техника для дома (Вологда)».
Такое поступление безналичных денежных средств можно провести и закрыть.
Если сейчас мы обратимся к списку наших заказов, то мы увидим, что по заказу отражена 100% оплаты. 100% отгрузки мы уже видели раньше. И текущее состояние заказа – он готов «к закрытию». Соответственно, можно закрыть данный заказ как полностью отработанный.
Программа 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 дополнительно предупреждает нас, что у полностью отработанных, выделенных заказов в списке будет установлен статус «закрыт», подтверждаем данное действие.
Таким образом, в программе 1С Управление торговлей версия 11.2 осуществляется оформление документооборота операций, связанных с реализацией товаров с ордерных складов.
Эти возможности доступны как пользователям локальных версий так и облачных решений, например 1С:Фреш, 1С:Готовое рабочее место (ГРМ). Для покупки коробочных версий или онлайн аренды программы 1С:Управление торговлей 11 (1С:УТ) в облаке обращайтесь по телефонам
+7 499 322 87 87 или на e-mail: ut4u@1c.yar.ru