Форматирование сводных таблиц в Google Sheets (шаг за шагом)
Сводные таблицы предлагают простой способ суммировать значения набора данных.
В этом руководстве представлен пошаговый пример того, как создать и отформатировать сводную таблицу для необработанного набора данных в Google Таблицах.
Шаг 1: введите данные
Во-первых, давайте введем некоторые данные о продажах для воображаемой компании:
Шаг 2: Создайте сводную таблицу
Затем выделите все данные. На верхней ленте щелкните Данные , а затем щелкните Сводная таблица .
Выберите ввод сводной таблицы на новом листе или на существующем листе, затем нажмите « Создать ».
В появившемся справа редакторе сводной таблицы добавьте Product в Rows , Region в Columns и Sales в Values .
Теперь наша сводная таблица будет выглядеть так:
Шаг 3. Выберите пользовательскую тему
Затем щелкните вкладку « Формат » на верхней ленте и нажмите « Тема» :
В появившемся справа окне выберите любую тему для сводной таблицы. Или вы можете нажать «Настроить », чтобы выбрать собственные цвета темы.
Мы выберем тему Simple Light :
Шаг 4: Добавьте границу и отцентрируйте текст
Далее мы выделим все данные и добавим границу вокруг каждой ячейки:
Наконец, мы центрируем значения данных внутри сводной таблицы:
Сводная таблица теперь отформатирована, чтобы выглядеть аккуратно и чисто.
Вы можете найти больше руководств по Google Таблицам на этой странице .
Google Таблицы: 5 лайфхаков для эффективной работы
Google Таблицы все больше набирают популярность, и действительно — в работе с ними есть важное преимущество. Поскольку Google Таблицы размещены онлайн , вы можете работать с ними совместно с неограниченным количеством других людей. Наполнять данными, строить графики и диаграммы, отмечать статусы, работать с аналитикой — все это доступно в онлайн-режиме для многих пользователей. При этом, сохранение данных происходит автоматически и быстрее, чем в Excel.
Формулы Google Таблиц не уступают этому инструменту в Excel. Некоторые могут работать с интернетом, поскольку это изначально веб-инструмент.
Если вы еще не пробовали Google Таблицы или только начали и не знаете всех возможностей, прочтите эту статью. Не претендуем на исчерпывающее описание работы Google Таблиц , но дадим несколько лайфхаков, которые позволят узнать этот инструмент поближе.
Горячие клавиши в Google Таблицах
Ни для кого не секрет, что горячие клавиши упрощают работу. Важно только знать хотя бы самые часто используемые сочетания и к ним привыкнуть. Горячие клавиши есть и в Google Таблицах — они позволяют ускорить работу с таблицами примерно в полтора раза.
Не обязательно пользоваться всеми сочетаниями. Рекомендуем выбрать самые полезные для себя и начинать с 2-3 в неделю. Так, постепенно осваивая новые варианты, вы расширите свой арсенал горячих клавиш до нескольких десятков и поймете, насколько проще стало работать.
Можно найти каталог горячих клавиш в меню самих таблиц. Нажмите в верхнем меню «Справку» и выберите «Быстрые клавиши».
В открывшемся меню можно выбирать разные функции и изучать, как с ними работать с помощью быстрых клавиш.
Здесь приведем несколько примеров:
- F4 — повтор последнего действия;
- Ctrl + X — вырезать;
- Ctrl + C — копировать;
- Ctrl + V — вставить;
- Ctrl + Home — возвращение в начало листа;
- Ctrl + Backspace — переход к активной ячейке;
- Ctrl + K — вставка ссылки.
В Google Таблицах работают и привычные сочетания из Excel, и специфичные именно для этого сервиса. Так что лучше отдельно изучить это меню.
Как сделать выпадающий список
Заранее заданные значения в выпадающих списках позволяют лучше систематизировать данные и избежать ошибок при их обработке. То есть одинаковые категории или названия будут заноситься в таблицу в едином формате, одинаковом для всех пользователей.
Можно настроить выпадающий список в Google Таблицах двумя способами.
1. Со значениями из заранее заданного диапазона данных. Для этого создайте список данных в отдельной вкладке и столбце. Затем выберите ячейки, для которых хотите делать список. Перейдите в меню «Данные» и выберите «Настроить проверку данных». В открывшемся окне по умолчанию стоит «Значение из диапазона» – оно вам и нужно. Далее выбираете значения из заранее приготовленного списка и нажимаете «ОК».
2. С созданием новых значений. В этом случае пройдите весь путь, как описано выше, но вместо «Значение из диапазона» выберите «Значение из списка». Дальше введите вручную все необходимые значения через запятую.
Условное форматирование Google Таблицы
Вам будет проще работать с таблицами, если вы настроите условное форматирование ячеек. Оно позволяет автоматически подстраивать заданный формат ячеек при вводе определенных данных: фон в ячейках, строках или столбцах, цвет текста.
Чтобы задать формат в Google Таблице перейдите в верхнем меню в «Формат», затем выберите «Условное форматирование». Затем работайте в правой панели инструментов, чтобы задать нужные правила форматирования.
Например, можно задать цвет ячеек при вводе определенных данных и градиент этого цвета в зависимости от значения от минимального к максимальному. Можно выделить цветом повторяющиеся значения или строки, в которых есть необходимые значения.
Работу с Google-таблицами также можно сделать проще, настроив передачу в них данных автоматически с помощью сервиса Albato. Например, рекомендуем ознакомиться с этими статьями:
Чекбоксы
В Google Таблицах можно использовать чекбоксы, или флажки — интерактивные элементы, которыми маркируется изменение состояния. Это удобно в работе со статусами проектов, списками дел, интерактивными диаграммами.
Включенный чекбокс в ячейке означает «ИСТИНА», выключенный — «ЛОЖЬ». В зависимости от состояния чекбокса можно задавать условное форматирование ячеек. Например, при включенном флажке строка окрасится в определенный цвет или текст в ней перечеркнется.
Флажки также могут выделять определенные данные в таблице. Например, можно задать выделение всех значений менее 100 при включении чекбокса.
Если у вас в диаграмме есть несколько рядов данных (например, тренды разных годов), вы можете с помощью чекбоксов настроить включение нужного ряда (или нескольких рядов) на диаграмме.
Вставить чекбоксы в ячейки Google Таблицы можно, нажав в верхнем меню «Вставка», а затем выбрать «Флажок».
Чекбоксы можно в дальнейшем форматировать, как и любые другие ячейки.
Работа с изображениями
В Google Таблицах можно работать не только с цифрами. Вы можете сделать каталог визуальных материалов или использовать логотипы в списке компаний или продуктов. Для этого есть опция загрузки изображений прямо в ячейки. Требования к таким изображениям: размер до 50 Мб, формат JPEG, PNG или GIF.
Вставить изображение очень просто: выберите нужную ячейку, зайдите в меню «Вставка», выберите «Изображение».
Какие есть опции в работе с изображениями в Google Таблицах :
- можно вставить изображение внутрь ячейки и форматировать его там, а можно использовать вставку поверх ячейки — тогда вы сможете свободно его передвигать, сжимать и растягивать поверх сетки;
- картинки можно загружать с компьютера, с сайта в интернете;
- можно «подгонять» картинку под ячейку: масштабировать и растягивать, задавать произвольный размер. Для этого используйте функцию Image.
Мы рассмотрели всего лишь несколько возможностей Google Таблиц , и вам теперь есть с чего начать свое знакомство с этим инструментом. Но поскольку в первую очередь это полезно для совместной работы людей, не забудьте поделиться новым опытом с коллегами, сотрудниками.
Как правило, в компании тяжело внедрять новые решения, но процесс пойдет быстрее, если назначить кого-то ответственным за это. Если кто-то возьмет на себя функцию Google Sheets гуру и будет помогать всем пользователям.
Как использовать условное форматирование в Google Таблицах
Обычно табличные данные выглядят крайне однообразно, как простыня текста и цифр, при достаточных объемах читать и ориентироваться становиться очень сложно. Использование визуальной разметки, оформление цветом упрощает работу с данными и их изучение. А конкретно мы визуально выделяем данные, которые удовлетворяют каким-то условиям, будь то “Самое большое значение”, “самое маленькое значение”, наличие в поле определенных символов. Чтоб не делать это все вручную, в Google Таблицах есть такая прекрасная штука как “Условное форматирование”. Рассмотрим работу с ней подробнее.
К примеру, есть таблица-сводка по продажам продавцов.
Есть задача отследить выполнение плана продавцами, насколько кто хорошо поработал или наоборот кто не выполнил план.
- Выделяем диапазон данных в котором необходимо выполнять “раскраску”
- На верхней панели выбираем “Формат” — “Условное форматирование”
Вариант 1. Использование градиента.
- Выбираем “Градиент”
- В предварительном просмотре выбираем любой вариант оформления.
- Далее необходимо выставить средние и крайние значения, в зависимости от задачи. К примеру, есть план 10000 грн, все что выше — это кандидаты на премиальные, все что ниже — на штраф.
- Выставляем Точку середины — числовой — 10000, остальное не меняем.
Итого получаем: зеленые и ближе к зеленому — это кандидаты на штраф, желтые — это те кто работают в штатном режиме, и оранжевые и красные оттенки — те, кто перевыполнил план.
Вариант 2. Один цвет.
Задать 1 цвет каждому диапазону чисел. Например 0-7000 — Красный цвет, 7001-13000 — Желтый, 13000 и выше Зеленый.
Создаем 3 правила для каждого цвета.
- Выбираем “Один цвет”
- Для первого выбираем — меньше или равно — 7000
- Для второго — Между — 7001 и 13000
- Для третье — Больше 13000
- Нажимаем готово.
Получаем разметку каждой числовой зоны разным цветом.
Форматирование текстовых ячеек
Условное форматирование можно применять не только к числовым значениям, но и к текстовым, хоть и в работе с текстом чуть более ограниченные возможности.
В работе с текстовыми ячейками есть такие типы соответствия:
- Ячейка не заполнена. Ячейка пустая и нет данных, можно использовать чтоб наглядно видеть где данные не заполнены.
- Ячейка с данными. Это значит, что ячейка заполнена.
- Текст содержит. В тексте встречается определенный текст, который мы задаем.
- Текст не содержит. В тексте нет определенного текста.
- Текст начинается с.
- Текст заканчивается на.
- Текст в точности. Это если текст, точно соответствует заданному образцу, без лишних символов и пробелов.
Можем задать что ячейка содержит или точно соответствует какому-то тексту. Например, взяв случайную таблицу с данными я решил выделить строки с определенным именем цветом. Для этого создал новое правило, выбрал “Один цвет” — Форматирование ячеек “Текст содержит” — Вводим имя — Выбираем нужный цвет текста или заливки — Нажимаем Готово.
Таким образом можно в корне преобразить любую скучную таблицу и сделать ее максимально наглядной, и идея даже не столько в красоте, сколько в удобстве использования и навигации.
Компания OST любит и продвигает в массы облачные инструменты от Google, G Suite, Google Docs, Google Таблицы. Ведь они очень удобные и помогают делать ваш бизнес лучше и прогрессивнее, идя в ногу с технологиями. Если вы хотите внедрить эти инструменты в своей компании, обращайтесь к нам.
ОБСЛУЖИВАНИЕ КОМПЬЮТЕРОВ, СЕРВЕРОВ, СЕТЕЙ (АУТСОРСИНГ)
Понравилась статья? Поделись!
Google Таблицы: условное форматирование с несколькими условиями
Вы можете использовать функцию пользовательской формулы в Google Таблицах, чтобы применить условное форматирование к ячейкам на основе нескольких условий.
В следующих примерах показано, как использовать функцию пользовательской формулы в следующих сценариях:
1. Условное форматирование с логикой ИЛИ
2. Условное форматирование с логикой И
Пример 1: условное форматирование с логикой ИЛИ
Предположим, у нас есть следующий набор данных в Google Sheets:
Предположим, мы хотим выделить каждую ячейку в столбце « Команда », в которой указано название «Шпоры» или «Рокетс».
Для этого мы можем выделить ячейки в диапазоне A2:A11 , затем перейти на вкладку « Формат » и нажать « Условное форматирование »:
На панели « Правила условного форматирования », которая появляется в правой части экрана, щелкните раскрывающийся список « Форматировать ячейки, если », затем выберите « Пользовательская формула » и введите следующую формулу:
=( A2 = " Spurs " ) + ( A2 = " Rockets " ) 
Как только вы нажмете « Готово », каждая из ячеек в столбце « Команда », которые равны «Шпорам» или «Ракетам», будут автоматически выделены:
Пример 2: условное форматирование с логикой AND
Предположим, мы хотим выделить каждую ячейку в столбце « Команда », где указано название «Шпоры», а соответствующее значение в столбце « Очки » больше 15.
На панели « Правила условного форматирования » щелкните раскрывающийся список « Форматировать ячейки, если », затем выберите « Пользовательская формула » и введите следующую формулу:
=AND( A2 = " Spurs " , B2 > 15 ) 
После того, как вы нажмете « Готово », автоматически будут выделены все ячейки в столбце « Команда », равные «шпорам» и соответствующие значения в столбце « Очки » больше 15:
Дополнительные ресурсы
В следующих руководствах объясняется, как выполнять другие распространенные задачи в Google Таблицах: