Кто может создавать стадии в моем плане

Пользователь Битрикс24. Задачи и Отчёты

Мы публикуем ответы на тесты, необходимые для получения сертификатов по 1С — Битрикс. Данные сертификаты требуются для получения компетенции и партнерства.

Разделы

Ответы

• Контент — менеджер
• Администратор.Базовый
• Администратор.Модули
• Bitrix Framework
• Пользователь Сервиса Битрикс24

Обратная связь:

All © Copyright by b-cert.ru. All Rights Reserved.

Инструкция по работе с канбаном «Мой план»

Организовать выполнение своих задач можно по своему личному усмотрению на странице «Мой план». Чтобы найти эту страницу, выбираем в меню слева «Задачи и Проекты», далее из вариантов отображения всех задач («Список», «Мой план», «Гант») выбираем «Мой план».

Что такое «Мой план»? «Мой план» — это персональный вариант виртуальной доски задач (канбан), с которым работаете только вы. Вы сами для себя создаете этапы выполнения любой направленности, какие-то собственные варианты указания сроков. При этом на задаче это никак не отразится и уведомление об изменении задачи никому не придет. Базовый «Мой план» имеет всего 3 стадии – «Не спланированы», «Сделаю на неделе», «На следующую неделю».

Чтобы добавить стадию, нужно нажать на значок + в названии любой стадии, и справа от нее появится новая колонка. Можно добавить неограниченное количество стадий.

Добавьте каждой колонке свой уникальный цвет и название, чтобы разделение по стадиям выполнения было более наглядным. Нажав на значок карандаша в названии, можно переименовать стадию, изменить цвет или удалить стадию.

Создавать задачи можно прямо в канбане и сразу на нужном этапе, нажав на значок + под названием стадии. Новая задача окажется первой в списке задач данной стадии. Далее работа с задачей идет в стандартном режиме.

Если вы создаете задачи через функцию «Добавить задачу», то новая задача попадет в крайнюю левую колонку. Поэтому рекомендуем назвать данную колонку так, как указано в нашем примере «Неспланированные дела» (или «Не спланированы»), чтобы видеть и не потерять все новые задачи.

Все задачи можно вручную распределять и перемещать по стадиям. Очень удобно отслеживать, на каком этапе работы находится та или иная задача. Над доской канбана располагается фильтр с поиском, с помощью которого можно выбрать и найти нужные вам задачи из общего объема задач.

Если кто-то из коллег перейдет в ваш профиль на страницу задач, то он увидит названия колонок. При этом все ваши задачи коллеги не увидят. Им будут доступны только те задачи, где они являются участниками. Доступ ко всем вашим задачам имеют только администратор и руководитель. Вариантов по созданию канбана «Мой план» большое количество. Помимо базовых стадий вы можете создать свои стадии:
— по направлениям (например, «Маркетинг», «Бухгалтерия» и пр.),
— по периодам (например, «Сделаю сегодня», «Сделаю на неделе», «Сделаю за месяц» и пр.),
— по видам деятельности как пример долгосрочного планирования,
— по срочности,
— задачи совместно с коллегами и пр.

Пример 1 и 2 — наши варианты канбана «Мой план».

Пример 1

Пример 2

Для более эффективной работы с задачами в канбане можно настроить такой инструмент автоматизации рабочего процесса, как «Роботы». На странице «Мой план» находим кнопку «Роботы», нажимая которую, попадаем на страницу «Настройка роботов для всех задач Моего плана». Здесь отражены все стадии задач.

Для начала необходимо настроить триггеры.
Триггер — это конкретное действие или ситуация, например, просрочка задачи. Как только эта ситуация произойдет, задача перейдет в нужную стадию. И уже на нужной стадии срабатывает настроенный Робот. Нажав на значок + добавить, нужно выбрать один из триггеров:
1. Изменен статус — как только задача перейдет в указанный статус, например, начнет выполняться, триггер передвинет ее в нужную стадию.
2. Скоро просрочена — триггер сработает, когда до крайнего срока задачи останется 24 часа и она не будет завершена.
3. Просрочена — триггер для тех, кто не любит следить за дедлайнами задач.

Как только задача попадает в выбранную стадию, срабатывает Робот с действием. На каждой стадии может быть установлен свой триггер. Также есть возможность добавить несколько триггеров сразу. Теперь о настройке Робота.
Здесь есть 2 пункта: «Для сотрудника» и «Свои роботы».
Рассмотрим более подробно пункт «Для сотрудника».

1. Задача — робот создает новую задачу. С его помощью удобно автоматизировать выполнение работ. Например, как только менеджер завершил задачу пополнения базы лидов и контактов, ему автоматически ставится задача по проведению рекламной компании.
2. Изменение документа — робот редактирует текущую задачу: переносит крайний срок, добавляет наблюдателей и т.п.
3. Отправить письмо сотруднику — отправляет письмо на указанную электронную почту.
4. Сменить ответственного — укажите нового исполнителя задачи и робот изменит ее.
5. Сменить стадию — переводит задачу в другую стадию.
6. Сменить статус — робот меняет статус выполняемой задачи.
7. Сообщение в живую ленту — отправляет в живую ленту сообщение на указанных сотрудников.
8. Удаление документа — удаляет текущую задачу.

Пример того, как настроен триггер «Изменен статус» и робот «Задача». Как только задача в стадии «Неспланированные дела» меняет статус, то сразу выставляется новая задача.

После добавления триггеров и роботов не забываем сохранить все изменения.

Как работать с задачами в режиме Сроки

В Битрикс24 есть несколько режимов работы с задачами: Список, Сроки, Мой план, Календарь и Гант. Каждый из них помогает акцентировать внимание на определенных элементах задач.

Режим Сроки подойдет для сотрудников, которым важно всё делать вовремя. Задачи автоматически распределяются по колонкам, в зависимости от указанного в них крайнего срока.

Как перейти в режим Сроки

Выберите режим Сроки, чтобы контролировать дедлайны задач: какие нужно сделать в первую очередь, а какие можно пока отложить.

Мобильное приложение

Перейдите в раздел Задачи и выберите режим работы Сроки.

Перейдите в нижнее меню Задачи и выберите режим Сроки в верхнем разделе.

Какие стадии задач есть в режиме Сроки

Все задачи будут распределены по колонкам:

• Просрочены.
• На сегодня.
• На этой неделе.
• На следующей неделе.
• Без срока.
• Больше двух недель.

Откройте задачу из списка для просмотра или добавления комментария.

Мобильное приложение

На каждой стадии будут находиться задачи в зависимости от выставленного крайнего срока в них. Например, на стадии Просрочены вы можете проверить задачи, у которых истек срок выполнения.

Перейдите на нужную стадию в верхнем меню, в которой будут отражены задачи соответствующие дедлайну. Например, проследите какие задачи нужно выполнить уже сегодня, в стадии На сегодня.

Как создать задачу в режиме Сроки

Создайте новую задачу на определенной стадии, и в ней автоматически появится крайний срок, соответствующий этой колонке.

Мобильное приложение

Нажмите + Быстрая задача под нужной стадией и введите название задачи. Для создания подробной задачи нажмите Создать и укажите необходимую информацию. Задача будет перенесена в ту колонку, в которую попадает ее крайний срок.

Перейдите на нужную стадию и нажмите Добавить (+). Заполните поля задачи и после создания она будет находиться в той стадии, в которой вы ее создали.

Как перенести задачу на другую стадию

Поменяйте стадию задачи и ее срок автоматически изменится.

Мобильное приложение

Перенесите задачу с одной колонки на другую, ее срок автоматически изменится в зависимости от новой стадии.

Нажмите на стадию задачи и выберите в списке новую, куда ее нужно перенести.

Включите в задаче опцию Разрешить ответственному менять сроки задачи, чтобы любой участник смог поменять ее дедлайн.

Если перенести задачу на стадию На следующей неделе или Больше двух недель, в задаче будет выставлен новый крайний срок — последний рабочий день недели. Какой рабочий день считается последним, зависит от настроек Битрикс24. Если указать режим работы с понедельника по пятницу, это будет пятница. Если вы работаете без выходных — воскресенье.

Как настроить “Мой план” в Битрикс24 действительно удобно

В нашей компании каждый сотрудник работает в корпоративном портале Битрикс24. Для ведения проекта используются отдельные группы, в которых ставятся задачи сотрудникам, таких групп может быть 5-6, а задач в группах может быть от 30 и больше. Со временем я обнаружил что задач стало настолько много, что 27 дюймового экрана монитора перестало хватать. С началом нового рабочего года первой задачей у меня стояла разобрать более 400 тасков по 8 проектам для того чтобы более эффективно вести проекты и не создавать ситуации со свалкой из задач. Есть много разных техник и сервисов для планирования, но если ты будешь заниматься планированием без должной регулярности, не подстраивая этот процесс под себя и проекты, то результата не будет. Без должной системности планирования мы очень быстро получим кучу «дымящихся голов» у разработчиков, большое количество «горящих» по срокам задач и, очень быстро, начнем наблюдать как, один за одним, проекты будут «стопориться» не завершаясь. Все это будет похоже на один большой адский котел, в котором менеджер будет выгорать сообщения от клиентов, претензий о некачественных задачах и неадекватных сроков от разработчиков. Очень быстро, менеджеру, при таком подходе к рабочему процессу, захочется встать и выйти. Надолго, далеко, навсегда — как тебе такая перспектива? Я пользуюсь тудушником, трекером времени, канбаном в Б24. Каждый из них я настроил под себя так, чтобы мне было легко с ними работать, а чтобы они в автоматическом или полуавтоматическом режиме создавали мне план, трекали мое время, и делали рабочий день продуктивным. В этой статье я хочу поделиться одной простой фичей, на настройку которой у тебя уйдет не более часа, но на дистанции ты можешь сэкономить время, нервы и самое главное — эффективно контролировать процесс по нескольким проектам одновременно.

Что нужно сделать (подготовка)?

Разгребаем свои задачи:

1. Задачи на проверке — задачи отданные вам на проверку НЕ сделаны пока они являются не принятыми. Это должно быть правилом для тебя. У всех видение результата разное, даже если задача описано максимально понятно. Твоя задача как PM проверить результат по задаче и принять задачу от сотрудника
2. «Протухшие» задачи — свалка из забытых/неактуальных задач, со срок давности в год или полгода. Такие задачи проверяем, актуализируем (проставляем реальный срок) или закрываем и забываем. Забытых задач быть не должно. Все «напоминалки» переносим в календарь. Все реальные задачи должны иметь актуальный срок и понятного исполнителя (у нас в WEB-AiM есть стандарт постановки задач по SMART).
3. Криво поставленные задачи. Тут все тоже самое, что и в предыдущем пункте, но не про сроки, а про само описание и задачи и того результата, которых хотим получить. Также руководствуемся SMART.

В своей доске прописываем стадии.

Канбан «Мой план» в Битрикс24 — это твой персональный план и никаким образом не будет влиять на стадии задачи. Ты можешь его настраивать под себя как тебе удобно. Назови стадии понятно для себя. Я сделал названия стадий по названию проектов, которыми занимаюсь:

Настройка роботов

После того как ты настроил канбан, добавил понятные названия в стадии можно переходить к автоматизации проектов, в роботов:
Нажимаем на кнопку «Создать», переходим во вкладку «Для сотрудника», находим робота с названием «Сменить стадию», кликаем на кнопку «Добавить». «Создать» ➡️ «Для сотрудника» ➡️робот «Сменить стадию» ➡️ «Добавить». ✅

Даем понятное название роботу.

Это очень важно сделать в самом начале настройки робота, потому что у вас их может быть много и есть большая вероятность потерять вновь созданный робот, а самое обидно потерять уже настроенный робот.
Название пишите так, чтобы было понятно к какому проекту относится карточка робота.

Переходим в настройки робота

Делается это через кнопку «изменить» и добавляем следующие условия:

1. Выполнить: Сразу
2. Группа (Проект)(ID) равно и указываем ID группы, его можно взять из URL, перейдя в группу, вот тут
3. Чтобы не промахнуться, я еще указываю название группы. Название группы у нас проставляется в каждой задаче, для того, чтобы можно было понять к какому из проектов относится эта задача не напрягаясь.

Условие можно ставить жесткое «И», можно ставить «ИЛИ» — не жесткое, в целом без разницы.

В качестве идеи, которая в вашем случае, может быть удобнее — можно делать выборку по менеджеру со стороны клиента, который ставит задачи.

Наслаждаемся результатом

Итого

Этой статьей про небольшую фичу я хотел сказать только одно: все и всегда будет допиливаться, дорабатываться, улучшаться, перестраиваться — но нужно работать и мыслить более масштабно. Стандартные и привычные инструменты в Б24 могут использоваться и не совсем так, как было задумано, но быть при этом вполне рабочими и удобными.

Из типовой канбан-доски мы, немного настроив типовых для Б24 роботов, получили отличный и уже проверенный нами инструмент для контроля, которым пользуются уже несколько PM в нашей компании.

Эта маленькая и, на самом деле, простая доработка, помогла мне разобрать более 400 задач за несколько часов, и выстроить план по их завершению за 2-3 недели (выстроил адекватную плановую диаграмму сгорания).

И каждый день, когда я приступаю к работе, я вижу новые задачи и включаю их в свой план таким образом, чтобы они были выполнены в срок с учетом всех используемых ресурсов на все остальных проектах.

Этот материал — не только прямое руководство к действию. Я надеюсь и на то, что статья помогла вам взглянуть по другому и на свой подход к использованию любой информации о продуктивности.

Получив новые знания, возьмите предложенный функционал или мысль и доработайте под себя. Сделайте себе жизнь проще, продуктивней, интересней.