Как создать задачу в 1с

Как создать задачу в 1с

Дата публикации 11.03.2020

Использован релиз 3.0.75

На начальной странице программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) пользователь может увидеть список задач по организации.

Раздел: Главное – Список задач. Выберите организацию, по которой необходимо сформировать список задач (рис. 1):

• Задачи группируются в хронологическом порядке, указывается вид задачи и статус ее выполнения.
• Для настройки задач по налогам (отчетность и уплата) перейдите по ссылке «Настройка налогов и отчетов» и настройте необходимые данные по каждому налогу. Например, о том, какие настройки выполнить в программе для отражения задач по налогу на имущество, см. здесь.
• Для настройки дат выплаты заработной платы и аванса и отражения их в списке задач перейдите в раздел: Зарплата и кадры – Настройка зарплаты – ссылка Порядок учета зарплаты (рис. 2).
• Чтобы выполнить задачу из списка задач, перейдите по ссылке с названием задачи. Или щелкните правой клавишей мыши по этой ссылке, выберите команду «Выполнить задачу». В открывшемся окне задачи выберите необходимые действия («Сформировать декларацию», «Оплатить», «Запросить сверку с ФНС» и т.д.). Подробнее о том, как создать платежные поручения на уплату налогов и взносов из списка задач, см. здесь.
• Чтобы посмотреть на сайте ИТС календарь бухгалтера с датами представления налоговой, бухгалтерской и иной отчетности и уплаты соответствующих налогов (взносов, сборов), перейдите по одноименной ссылке. В формах некоторых задач есть ссылка «Подробнее на ИТС», по которой также открывается «Календарь бухгалтера».
• Перемещение задачи в архив возможно по знаку «х» (справа в строке задачи) либо по команде «Поместить задачу в архив», выбрав её из контекстного меню правой кнопкой мыши на названии задачи. Для того чтобы посмотреть задачи, перемещенные в архив, перейдите по ссылке «Задачи в архиве». При необходимости задачу из архива можно вернуть в список задач, подлежащих выполнению (кнопка «Вернуть в список задач»).
• По ссылке «1С-Отчетность» можно перейти в список регламентированных отчетов, сформированных по выбранной организации.

Смотрите также

• Как в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) автоматически создать платежные поручения на уплату налогов и взносов?
• Какие настройки выполнить в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) для расчета авансовых платежей по налогу на имущество?

Подпишитесь на новости

Не пропускайте последние новости — подпишитесь
на бесплатную рассылку сайта:

• десятки экспертов ежедневно мониторят изменения законодательства и судебную практику;
• рассылка бесплатная, независимо от наличия договора 1С:ИТС;
• ваш e-mail не передается третьим лицам;

Как поставить задачу в 1С:Документооборот 3.0

Назначить ответственного, исполнителей/соисполнителей, проверяющего, назначить срок отработки задачи. Для этого необходимо зайти в раздел «Документы» и выбрать необходимый документ.

Рисунок 1. Раздел «Документы»

Нажать на кнопку «Отправить» и выбрать пункт «В работу».

Рисунок 2. Отправка документа в работу.

В окне «Новая задача» внести описание задачи, указать ответственного, исполнителей, сроки задачи, определить приоритет задачи, указать плановые и фактические показатели (начало исполнения задачи, количество человеко-часов для решения задачи, срок исполнения), указать проект.

Рисунок 3. Карточка создания задачи.

После нажатия кнопки «Направить на исполнение» задача с предметом поступят в работу исполнителю (исполнителям).

Рисунок 4. Отправка на исполнение.

Исполнителю и соисполнителям поступит задача с прикрепленным предметом, хронологией обработки и элементами управления.

Рисунок 5. Карточка задачи.

Как создать задачу на основании предмета в 1С:Документооборот 3.0

В 1С:Документооборот версии 3.0 можно создать задачу на основании предмета, например: брони, письма, документа, файла, сообщения обсуждений, тема форума, контрагента, мероприятия. Для этого в карточках и списках этих предметов предусмотрена команда Отправить – В работу.

При выполнении команды откроется карточка задачи, к которой будет прикреплен предмет.

При создании задач на основании писем заголовок и текст письма попадают в описание задачи, письмо – в приложение. При создании задачи на основании брони в тему попадают помещение, дата брони и пользователь

Если по предмету есть задачи, то в его карточке отображается ссылка с их количеством.

Создание поручения в 1С:Документооборот

Постановка задач сотрудникам и контроль исполнения поручений являются важнейшими навыками руководителей подразделений и менеджеров.

Многие организации используют для этого разные механизмы: приказы, резолюции на документах, электронную почту или специальные программы.

1С: Документооборот позволяет автоматизировать бизнес процесс постановки и исполнения задач, а также отслеживать этапы исполнения задач, что повышает эффективность работы, а также дает возможность руководству оперативно получать информацию о исполнении задач

Создание поручения.

Новое поручение можно создать из разделов «Документы и файлы» и «Совместная работа.

Если поручение выдается на основании какого-то документа (входящего, исходящего или внутреннего),файла или в связи с этим документом, рекомендуется создавать новое поручение в разделе «Документы и файлы» на основании этого документа. Создание поручения на основании позволит в последующем открыть этот документ из карточки задачи и не тратить время на поиск нужного документа.

Если поручение не касается определенного документа или файла в программе, можно использовать раздел «Совместная работа».

Рассмотрим оба варианта.

Создание поручения на основании документа или файла.

Если поручение нужно создать на основании документа или файла, необходимо в разделе «Документы и файлы» выделить в списке документов нужный нам документ или файл, нажать на кнопку «Создать на основании» и выбрать команду «Процесс» или сразу выбрать команду «Процесс» в панели действий «Создать».

В открывшемся окне «Создание процесса» нужно выделить нужный нам процесс «Поручение», а затем нажать на кнопку «Создать процесс».

В правой части окна дается подсказка, которая поможет пользователю быстрее сориентироваться в процессах и эффективнее ими пользоваться.

Например, с помощью этих подсказок можно узнать, что поручение используется для выдачи задачи одному сотруднику, а исполнение – для выдачи задачи нескольким сотрудникам.

Хотя, конечно, к этому выводу можно прийти и опытным путем, сравнивая карточки процессов.

Создание самостоятельного поручения.

При создании самостоятельного поручения удобнее использовать раздел «Совместная работа».

В этом разделе можно создать поручение 2 способами.

Нажать на кнопку «Процесс» в панели действий «Создать процесс», затем выбрать процесс «Поручение» и нажать кнопку «Создать процесс».

В левой части рабочего стола выбрать процесс «Поручения». А в открывшемся списке поручений, создать новое поручение с помощью кнопки «Создать».

Карточка процесса «Поручение» выглядит следующим образом:

Если поручение создается на основании документа или файла, поля «Поручение» и «Предмет» заполняются автоматически.

В поле «Описание» автор поручения может описать задачу, а в поле «Кому» — указать исполнителя задачи.

В поле «Срок» указывается крайний срок выполнения задачи, в первом окошке выбирается дата, во втором окошке ставится время выполнения. По умолчанию автоматически проставляется время 23: 59, то есть конец дня.

В поле «Важность» можно указать важность задачи, выбрав из 3 вариантов: высокая, обычная, низкая. При высокой важности задача в списке задач будет выделяться красным восклицательным знаком.

Если необходимо, чтобы кто-то другой контролировал выполнение поручения, в поле «На контроле» выбирается этот пользователь.

После заполнения всех необходимых полей в карточке процесса, нужно запустить процесс поручения с помощью кнопки «Стартовать и закрыть».

Поручение сохраняется и появляется на рабочем столе автора задачи в списке «Мои задачи» на закладке «Задачи от меня».

В общем списке поставленных вами задач, можно посмотреть саму задачу, исполнителя, срок выполнения задачи, её важность и дату, когда она была создана, то есть видеть основную информацию о выданных задачах, не открывая карточку процесса. Можно создавать задачу

Выполнение поручения.

После старта процесса «Поручение» задача появляется на рабочем столе исполнителя и контролера на рабочем столе в списке «Мои задачи» на закладке «Задачи мне». Выделив ту или иную задачу в списке, можно открыть карточку процесса двойным щелчком или задать вопрос автору задачи с помощью кнопки «Задать вопрос автору».

В открывшемся окне можно задать новый вопрос или посмотреть список всех вопросов по задаче, используя одну из закладок.

Свои задачи пользователь может посмотреть также в разделе «Совместная работа» по ссылке «Мои задачи».

В карточке поручения исполнитель может прочитать описание задачи и историю выполнения, а в правой части карточки посмотреть срок выполнения задачи, важность, автора задачи.

Если в карточке поручения было заполнено поле «Предмет», то указанный документ и прикрепленный файл появятся в виде ссылки в соответствующем поле карточки.

С помощью кнопки-команды(Открыть карточку) можно открыть карточку документа, и, используя иконки(Открыть файл для просмотра) и(Занять файл или открыть для редактирования), просмотреть или редактировать файл.

Всю информацию о предмете поручения можно получить из карточки процесса, нажатием одной кнопки, что очень удобно.

В левой части карточки исполнитель может перейти к командам: вопросы выполнения, все задачи, история событий. По этим ссылкам можно посмотреть историю событий, задать вопрос автору или прочитать переписку, посмотреть задачи, связанные с данным поручением.

Задачу можно перенаправить другому сотруднику с помощью соответствующей команды или создать на основании новый процесс.

После выполнения поручения исполнитель должен зафиксировать выполнение поручения, то есть написать комментарий, нажать на кнопку «Выполнено» и закрыть документ.

Контроль и проверка поручения.

Если поручение выполнено, сотрудник, контролирующий выполнение поручения, должен открыть карточку поручения и подтвердить выполнение поручения, нажав на команду «Снять с контроля».

После этого автоматически создается новая задача для проверяющего: проверить выполнение поручения. Проверяющим может быть автор задачи или другой сотрудник, которого назначил автор задачи.

Если у проверяющего есть замечания, то он пишет свой комментарий и отправляет его исполнителю с помощью кнопки «Вернуть на доработку». В этом случае исполнителю видит это поручение в списке «Мои задачи», а после исправления замечаний, добавляет новый комментарий и нажимает на кнопку «Выполнено».

Если поручение выполнено успешно и нет никаких нареканий, проверяющий завершает поручение с помощью соответствующей кнопки.

Программа «1С: Документооборот» может работать в тонком клиенте и веб-клиенте на веб-сереврах, а значит, практически с любого компьютера, где есть интернет, можно входить в программу и просматривать свои задачи, ставить отметку о выполнении или выдать новое поручение сотрудникам, контролировать и проверять задачи других. Кроме того, все задачи по бизнес-процессам, в том числе и по поручениям, могут дублироваться на ту электронную почту, которую указал сотрудник. Благодаря этим возможностям 1С: Документооборота можно существенно уменьшить число высказываний сотрудников: «Я не видел, не слышал, не знаю» и т.п.

Более того, программа содержит большое количество отчетов, которые позволяют осуществлять регулярный мониторинг исполнения поручений, увидеть объективную картину по выданным задачам, об исполнительской дисциплине и других, описание которых заслуживает отдельной статьи.

Используя вышеперечисленный бизнес-процесс «Поручение» в программе «1С: Документооборот» можно значительно улучшить в организации контроль над выполнением поручений, повысить исполнительскую дисциплину, и в конечном итоге – повысить эффективность работы сотрудников.

Однако, как любая хорошая программа, она принесет максимальную эффективность и пользу только если ею пользоваться регулярно и так, как нужно. То есть программа «1С: Документооборот» должна стать каждодневным помощником руководителя.