Требования к проведению документов
Область применения: управляемое приложение, мобильное приложение, обычное приложение.
1. Документы предназначены для ввода первичной информации, связанной с регистрацией событий, воздействующих на учитываемые в системе показатели. Например, при автоматизации финансово-хозяйственной деятельности предприятия – это учет различных хозяйственных операций; в системах управления производственными процессами – регистрация производственных операций и т. д.
2.1. Регистрация события в системе (т.е. отражение его в учете) выполняется с помощью проведения документа. Большинство документов должны проводиться (свойство Проведение установлено в значение Разрешить ).
Логически, непроведенный документ отличается от проведенного тем, что непроведенный документ является «черновиком», не отраженным в учете. Такие документы могут быть сохранены в системе, даже если они не полностью или вообще не заполнены; к ним не применяются никакие проверки и ограничения бизнес-логики (проверки заполнения, дат запрета изменения и т.п.). Данные таких документов не отражаются в учете (не выводятся в отчетах и т. п.)
В то же время, проведенный документ – это «чистовик», формирование и обработка которого завершены и по поводу которого принято решение, что данный документ должен участвовать в учете.
2.2. Если жизненный цикл документа состоит из нескольких этапов, которые соответствуют этапам некоторого процесса, то для описания этих этапов у документа могут быть введены дополнительные статусы. Например, документ Заказ клиента может иметь статусы: Не согласован , К обеспечению , Закрыт ; документ Расходный кассовый ордер – сначала зарегистрирован в журнале регистрации кассовых ордеров ( КО-3 ), затем подписан главным бухгалтером (руководителем), передан в кассу, затем зарегистрирован в Кассовой книге, подписан главным бухгалтером (руководителем).
В таких случаях, проведение документа соответствует моменту первичного отражения события в учете, а статусы проведенного документа уточняют, как именно событие отражено в учете.
Если документ проведен, то при переводе документа между статусами пользователям может быть предложено дозаполнить определенные данные документа, к этим данным могут быть применены определенные проверки и ограничения бизнес-логики, специфичные для каждого этапа. До момента проведения, перевод «черновика» документа по статусам не контролируется системой.
Примеры поведения документов с многоэтапным отражением в учете:
- для проведенного документа Заказ клиента :
- при переводе в статус Не согласован система контролирует только основные параметры заказа;
- при переводе в статус К обеспечению – обязательно для заполнения поле Дата отгрузки , так как логисту необходима информация, к какой дате нужно привезти заказ;
2.3. Исключение из этого правила («большинство документов должны проводиться») составляют
- документы, которые не предназначены для отражения событий в учете. С помощью таких документов только регистрируют различные события с привязкой ко времени: например, входящую корреспонденцию, звонки, встречи и т.п.
- отдельные документы, технология проведения которых сильно отличается от технологических возможностей платформы, но которые должны выглядеть для пользователя так, как будто они проводятся. Например, это документы Операция (бухгалтерский и налоговый учет) – для ввода операций вручную, Регламентная операция – для выполнения операции закрытия месяца с возможностью ручной корректировки движений и т.п.
Такие документы не проводятся.
2.4. В случае если пользователь должен выполнять регистрацию события в системе и отражение его в учете за одно действие, необходимо записывать новый документ в режиме проведения.
При этом недопустимо решать эту задачу другими способами, в частности, с помощью отключения проведения у документа.
3. При отражении события в учете может возникнуть необходимость сформировать «вторичные» данные, со сложными привязками к моментам времени, периодам и к другим объектам системы. В этом случае следует помещать такие данные в регистры. Формирование движений по регистрам следует выполнять при проведении: автоматически или вручную.
При автоматическом формировании движений, пользователь вводит информацию о событии в данные документа, а при проведении на основе введенной в документ информации генерируются движения в различные регистры. Например, для бухгалтерских операций происходит формирование проводок.
При ручном формировании движений, пользователь вводит данные непосредственно в регистры. Такие документы обычно называются ручными операциями. Они могут использоваться для введения начальных остатков, или для ввода хозяйственных операций, которые не были предусмотрены разработчиком конфигурации.
4. В отдельных случаях, формирование движений может выполняться отдельным документом. Это востребовано в случае схожей обработки разных видов документов, групповой обработки или реализации сложных бизнес-процессов, требующих явного разделения функций исполнителей. Тогда разные стадии отражения событий в учете реализуются не переходом по статусам у одного документа, а разными документами, которые вводятся на основании друг друга. В этой цепочке только определенные документы при проведении формируют движения.
Например, рассмотрим ситуацию, когда платежное поручение формируется в финансовом отделе, и при этом бухгалтер при проведении не должен изменять первичный документ. В этом случае, документ Платежное поручение не делает движений, а движения по платежному поручению формируются отдельным документом Списание с расчетного счета , который специально предназначен для автоматизированного формирования движений.
5. Непроведенные и помеченные на удаление документы не должны иметь активных движений.
6. Даже если документ не формирует движений, он должен проводиться, чтобы логически отличаться от «черновика».
7.1.1. В случае, если в документе не менялись данные, влияющие на проведение (например, изменили только значение реквизита Комментарий ) проведение проведенного ранее документа, не должно приводить к изменению его движений.
Исключением из этого правила могут быть случаи, когда движения по регистру полностью или частично формируют внешние по отношению к документу алгоритмы (см. п.4).
7.1.2. При разработке алгоритмов формирования движений нужно стремиться избегать решений, когда результат формирования движений зависит от состояния учетных регистров, например, от остатков, т.к. в этом случае результат проведения будет зависеть от последовательности ввода документов.
Исключением из этого правила могут быть отдельные, обоснованные случаи, когда сама суть алгоритма заключается в анализе последовательности, как, например, в алгоритмах реализующих партионный учет.7.2. Для реализации поведения, описанного в п. 7.1, документы при формировании движений должны по максимуму опираться на данные, которые хранятся в этом документе. Данные, которые в документе не сохраняются, должны быть защищены от изменения. Это достигается реализацией следующего комплекса мер.
7.2.1. Если поддерживается изменение пользователем внешних, по отношению к документу, данных (например, реквизитов НСИ), влияющих на формирование движений, то значения этих реквизитов должны быть сохранены в документах.
В противном случае изменение этих данных должно быть заблокировано. В конфигурациях на основе Библиотеки стандартных подсистем для этого рекомендуется использовать возможности механизма Запрет редактирования реквизитов .
Исключения из этого правила описаны в п. 7.1.2.
7.2.2. Нужно стремиться, чтобы настройки программы (например, значения функциональных опций) оказывали наименьшее влияние на формирование движений. Тогда пользователь сможет свободно менять эти настройки.
Некоторые приемы для достижения такого поведения
- указание даты начала действия настройки (периода действия) и учет этой даты в алгоритмах формирования движений;
- заполнение отключенных по настройкам обязательных полей значениями по умолчанию: тогда пользователь сможет свободно включить настройку, ограничения будут связаны только с отключением такой настройки;
- формирование движений без учета настройки и дополнительные меры в объектах, которые отображают информацию из учетных регистров. Например, значение измерения регистра накопления всегда пишется одинаково, но отчеты по этому регистру измерение скрывают, если оно отключено.
7.2.3 Если все меры по исключению зависимости формирования движений от настроек программы исчерпаны, то необходимо предусмотреть одну из мер:
- автоматическая обработка данных, которая запускается в фоне после изменения пользователем настройки. О запуске такой обработки пользователя нужно предупреждать перед редактированием настройки;
- обработка данных, которая запускается пользователем вручную. Перед редактированием настройки пользователя нужно уведомлять о необходимости запуска обработки. Так же необходимо в интерфейсах, которые могут оперировать данными, подлежащими обработке (например, в отчетах) предупреждать пользователя, о необходимости запуска обработки;
- если предусмотреть обработку данных не представляется возможным, то при редактировании настройки необходимо предупреждать пользователя о том, что это делать не рекомендуется после начала ведения учета.
При этом допустимо поведение, когда реакция программы на включение и отключение настройки будет разной. Например, включение настройки проходит без предупреждения, а отключать ее не рекомендуется.
7.3. При изменении логики формирования движений для обеспечения выполнения условий п.7.1 необходимо предусмотреть обработчики обновления информационной базы либо поддерживать для существующих на момент обновления документов старые алгоритмы формирования движений.
8 . Для большинства событий отражение в учете может быть обратимым. В таком случае, для этого следует использовать механизм отмены проведения документов.
См. также
- Имена объектов метаданных в конфигурациях
- Порядок записи движений документов
- Самодостаточность регистров
Почему распроводятся документы в 1с
Всем доброго времени суток, столкнулся с проблемой:
При обмене из Управление торговлей 10.3.26.2 в Бухгалтерию 2.0.53.8 распроводятся документы выгруженные ранее и измененные в Бухгалтерии.При выгрузке наблюдаю ошибки:
Ошибка при вызове метода контекста (Записать): Ошибка при выполнении обработчика — ‘ОбработкаПроведения’: : Проведение документа: Счет-фактура выданный 0000001451 от 12.11.2013 23:59:59
Счет-фактуру можно провести только на основании проведенного документа
— документ «Поступление на расчетный счет 00000000876 от 12.11.2013 0:00:00» не проведенКак говорит Бух, то Счет-фактуру на аванс она в ручную заполняла в торговле, потом делала выгрузку, ПОЛУЧАЛА ДАННУЮ ОШИБКУ, и меняла в Бухгалтерии (проводила). При последующей выгрузке данный документ не трогался.
Конфигурация и обмен типовой, настраивал с помощью помощника. Обмен односторонний (только из УТ в БП), через прямое подключение к ИБ.
Заранее все спасибо за ответы.
Удали проблемную счет-фактуру из регистра ОтложенныеДвиженияДокументов
(1) и что это даст?
перезаписываем сч/ф в УТ и она опять переносится с такой же ошибкой(2) Проблема то описана у ТС: Не проведен документ.
Надеюсь с ним он сам разберется.
А пока будет разбираться, остальные документы будут спокойно загружаться.(3) с чего остальные документы не будут загружаться?
в настройках обмена убрать «останавливать при ошибке» и все(1) Таких счет фактур около 97 штук. все счет-фактуры на аванс.
В принципе проблему удалось решить..
сделал:
Справочники —> Настройки плана обмена —> редактировать нужную настройку —> на кнопочку зарегестрированные изменения..там выбрал —> удалить всю регистрацию. сделал обмен. и пока все в порядке..Но так и не ясно в чем именно проблема
После выгрузки из УТ в БП документы становятся непроведенными. Как-то можно это исправить?
Настроен типовой обмен между УТ и БП. После выгрузки из УТ в БП некоторые документы становятся непроведенными. Документов много, приходится вручную сидеть повторно проверять, что не проведено и проводить опять. При следующем обмене опять часть документов распроводится. И так каждый раз. Уже сил никаких нет:(
С удовольствием рассмотрю возможные решения.
1С:Предприятие 8.3 (8.3.5.1460)
Управление торговлей, редакция 11.1 (11.1.7.66)
Бухгалтерия предприятия, редакция 2.0 (2.0.64.7)Люберцы (Россия)
13 марта 2015 в 09:00:12Скорее всего в базе источнике документы перепроводятся, поэтому выгружаются повторно. При перегрузке по какой-то причине система не может их провести, поэтому они остаются распроведенными, тут нужно разбираться в чем проблема.
Самый простой вариант — установить дату запрета редактирования данных в БП, чтобы система не могла затереть старые документы, которые уже отражены в БУ, более сложный — разобраться в ошибке с непроведением документов или исправить правила обмена данными.
По ошибке могу подключиться, проверить из-за чего документы остаются непроведенными, недорого.
Распроводится документ «Отражение зарплаты»
Платформа 8.3.7.1759, БУ 3.0.43.247, ЗУП 3.0.25.122
Суть проблемы. При синхронизации данных нормально переносится документ «Отражение зарплаты в учете», но заметили, что при повторной синхронизации (запускается вручную по мере необходимости, при переносе ведомостей обычно) документ распроводится. Слетают соотвественно данные по многим счетам, меняется картина по прибыли и в целом ситуация. Так задумано или у нас руки кривые? И если второе — помогите распрямить пожалуйста ) Подскажите, что делаем не так?
Проблема была замечена еще на более ранних релизах ЗУП и БУ, просто не замечали, чем именно «сносится» проведение документа и грешили на людей, которые не сознаются.
Спасибо заранее!