Календарь в Битрикс24
В Битрикс24 есть календарь пользователя, с помощью которого у вас есть возможность ставить задачи, планировать события, связанные с организацией своих дел и общих дел компании. Найти его можно с помощью раздела «Календарь».
Календарь Битрикс24 с первого взгляда напоминает совершенно стандартный календарь, для взаимодействия с которым не нужно обладать какими-то особыми навыками в использовании. Но он не так прост, как может показаться на первый взгляд.
Его возможности превосходят стандартный функционал типичного календаря. Битрикс 24 календарь имеет возможность объединения со всеми блоками CRM, что позволит работникам компании наблюдать и проводить анализ той информации, которая поступает в результате создания каких-либо событий календаря Битрикс24, задач, собраний и запланированных встреч по клиентам в одном месте.
Возможности календаря Битрикс24
Возможность синхронизации с календарём от Google и Outlook, возможность синхронизации с Android, iPhone, iPad;
С помощью календаря Bitrix24 можно наблюдать за событиями как с помощью рабочего компьютера, так и с любого устройства, включая мобильный телефон.
Для этого достаточно совершить подключение и синхронизацию с необходимым вам календарём. В итоге все запланированные встречи, задачи и события вы сможете наблюдать и на вашем портале Битрикс24 и в календаре другой системы.
Закрепление всех событий из CRM
Отображение любых задач, запланированных мероприятий и событий, указанных в разделах:
- «Задачи и Проекты»;
- «Чат и звонки»;
- «Живая лента»;
- И во всё блоке CRM.
Возможность отслеживания рабочего графика сотрудников организации
С помощью этого функционала руководитель компании может наблюдать за выходными, отпусками и количеством рабочих часов своих сотрудников.
Планирование мероприятий, встреч и совещаний
В календаре Bitrix24 есть возможность создавать целые мероприятия, указывая, где и во сколько оно будет проходить, и назначить ответственное лицо за это мероприятие.
Напоминание о каком-то событии будет приходить людям, которые непосредственно принимают в нём участие.
Работа с задачами
В календаре задач Битрикс24 есть возможность ставить различные задачи, а также наблюдать за поставленными задачами любого сотрудника по отдельности или сразу же за целой группой работников.
Настройка календаря в Bitrix24
У вас есть возможность работать и с вашим персональным календарём, и с календарём компании, в котором можно создавать различные мероприятия и события в общедоступном формате для всех сотрудников организации.
Для быстрого создания задачи или события нужно всего лишь нажать на пункт «Добавить» и выбрать нужное действие.
При нажатии на «шестерёнку» будут доступны основные настройки календаря.
Пройдёмся по каждому пункту более подробно:
«Ваш часовой пояс»
Для того, чтобы не совершить ошибку при назначении времени для предстоящего мероприятия установите ваш часовой пояс.
«Календарь для приглашений»
Выберите нужный календарь для добавления мероприятия или события, в который вас будут приглашать коллеги по работе.
«Календарь CRM»
Выберите нужный календарь, чтобы вносить туда важные вам события.
Также у вас есть возможность создавать новые календари.Это будет удобной функцией для тех сотрудников, у которых большое множество запланированных встреч, мероприятий и дел.
Всё это можно распределить по календарям, чтобы держать всё под контролем и не запутаться.Для того, чтобы создать новый календарь, нужно нажать на кнопку «Календари» и добавить необходимый вам календарь.
При настройке пункта «Права доступа», вы можете ограничить права доступа на календари для ваших коллег и ввести ограничения на доступ к каким-либо мероприятиям.
«Показывать события, в которых вы отказались принять участие»
При взаимодействии с календарём автоматически зафиксируется любое событие даже при вашем отказе в участие.
«Отображать задачи» и «Отображать завершенные задачи»
Включите данные функции, чтобы взаимодействовать с задачами при помощи вашего календаря.
«Запрещать приглашать в события, если время занято»
У ваших коллег не будет возможности приглашать вас на какое-либо мероприятие, в случае запланированных дел на это время или дату.
«Показывать номера недель»
С помощью этой функции у каждой недели будет свой номер в году.
Работа с календарём компании
Календарь компании предназначен для организации различных мероприятий и событий, находящихся в общем доступе для всех участников. По стандартным настройкам любой участник портала имеет права на добавление новых событий, касающихся компании. У администратора портала есть возможность ограничения прав для всех участников. Это делается с помощью настроек календаря.
Добавление чужих календарей
У вас есть возможность добавлять в «избранное» календари сотрудников компании, календари рабочий групп, чтобы быть в курсе всех происходящих событий. Нужно выбрать необходимый календарь из списка с помощью кнопки «Добавить».
Если при работе с календарём Битрикс 24 у вас возникнут трудности, наша команда с радостью придёт на помощь, ответит на все интересующие вас вопросы и расскажет о всех возможностях Битрикс24 в чате или по телефону.
Личный календарь сотрудника в Битрикс24
Битрикс24 предлагает пользователям систему, которая может полностью удовлетворить нужды компании в программном обеспечении для бизнеса. При этом подавляющее большинство задач можно решить силами штатных приложений, а для более сложных сценариев, а также в качестве альтернативного выбора — предусмотрена простая интеграция со множеством сторонних сервисов и площадок.
Планирование — основа каждого предприятия, оказывающая значительное влияние на успех любого начинания. Битрикс24 включает множество инструментов планирования — от самых сложных до простейших. Одним из самых простых и распространенных, но эффективных инструментов планирования, является календарь. В Битрикс24 он представлен функционалом «Мой календарь» и «Календарь компании».
«Календарь компании»
«Календарь компании» предназначен для планирования событий всех сотрудников компании. В зависимости от настроек портала и распределения прав доступа, сотрудники могут вносить события, которые будут видны всем пользователям портала — по умолчанию такая возможность есть у всех участников, но администратор портала способен выставить индивидуальные права доступа каждому пользователю.
Битрикс позволяет максимально тонко настроить распределение прав доступа к функционалу «Календарь компании» — от полного закрытия доступа до редактирования любых событий. Работа с приложением реализована максимально понятно, разобраться с ней не составит труда.
Чтобы попасть в «Календарь компании», необходимо пройти по пути: раздел левого меню «Календарь» → «Календарь компании». В этом разделе можно просмотреть события, а также создать новое, выбрав кнопку «Создать», и в открывшемся окне выставив нужные параметры:
- Чекбокс «Это важное событие» — расположен в верхнем правом углу;
- Время — дата начала и дата завершения (при необходимости установить чекбокс «Весь день»);
- Календарь — выбрать Календарь компании;
- Повторяемость — задать повторяемость: не повторяется, каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год;
- Место проведения — указать место проведения;
- Участники — добавить участников.
Остается установить чекбокс «Оповещать о подтверждении/отказе участников» в нужное положение — готово. Кроме этого, можно задать дополнительные параметры, указав расширенное описание события, цвет, время напоминания, частное событие или нет, а также выбрать элементы CRM. После внесения данных необходимо нажать кнопку «Сохранить» — она расположена внизу страницы.
«Мой календарь»
«Мой календарь» — индивидуальный помощник каждого сотрудника на портале. Это личный календарь, позволяющий управлять своими встречами и прочими делами, не внося путаницу в «Календарь компании». Проще говоря, все, что вы планируете — видно только вам, если вы никого не приглашаете. При этом такие события четко отделены от общих событий, что помогает не запутаться.
Важно: администраторы портала видят все события в календарях сотрудников, даже если они не давали доступа посторонним!
Работа с календарем
Пройдите по пути: раздел главного меню «Календарь» → «Мой календарь».
На этой странице происходит организация работы с личным календарем, например, задаются события. Создать новое события можно 2 путями: воспользоваться быстрой или полной формой.
Чтобы создать мероприятие через быструю форму, достаточно щелкнуть мышью по требуемой дате и во всплывающем окне ввести нужную информацию: название события, его цветовую гамму, время начала и завершения, участников, напоминание. Если полей для данных недостаточно, то следует перейти на полную форму, нажав соответствующую ссылку в правом нижнем углу окна.
Для подробных событий лучше воспользоваться полной формой: находясь в разделе «Мой календарь» нажать кнопку «Добавить» — она выделена зеленым оттенком. Одним из отличий полной формы от быстрой является возможность регулировать часовые пояса — поля для ввода открываются нажатием ссылки «Часовой пояс», размещенной сразу под полями даты и времени.
Следующие поля, которые доступны для заполнения, аналогичны тем, что описаны выше для «Календарь компании». Нужно отметить, что в поле «Календарь» необходимо выбрать ту учетную запись, для которой создается событие.
Отдельно стоит обратить внимание на механизм добавления участников события: после того, как вы добавите участников, для них активируется визуальный «Планировщик», в котором будет отображена их загруженность. Такой механизм позволит заранее установить событие на тот отрезок времени, когда участники не будут заняты другими задачами — это повышает эффективность планирования событий.
Для удобства пользователя в календаре предусмотрен режим отображения «Расписание». В отличие от других способов визуализации, привязанных к дню, неделе или месяцу, в нем отображаются только даты с будущими событиями, позволяя удобно просматривать их, не отвлекаясь на пропуски с пустыми датами. Рядом с «Расписание» находится кнопка «Приглашения» — счетчик на ней показывает не принятые события, где вы были приглашены.
Календарь можно синхронизировать со сторонними сервисами. Доступны:
- Календарь Office365;
- iCloud календарь;
- Google календарь;
- macOS;
- Яндекс.Календарь;
- Календарь Outlook;
- Внешние календари через CalDav.
Чтобы выполнить синхронизацию календаря Битрикс24, находясь в разделе «Мой календарь», нажмите «Синхронизировать календарь», затем выберите нужный и подключите его.
Настройка календаря
Настройка позволяет задать нужные характеристики и более эффективно использовать возможности календаря. Одной из таких важных настроек является распределение прав доступа к календарю — их можно устанавливать для каждого календаря или типа календарей в отдельности.
Чтобы задать права доступа для конкретного календаря, пройдите по пути: «Мой календарь» → «Календари» → три точки, открывающие выпадающий список → Редактировать → Права доступа. Здесь можно добавить новых участников и изменить права существующим. Штатно выставлены:
- Полный доступ — для владельца;
- Просмотр — для всех сотрудников.
Важно: при разных настройках у типа календаря и отдельного календаря, относящегося к этому типу, актуальными будут настройки типа календаря.
Другие настройки календаря открываются нажатием на значок шестеренки, расположенный в одном ряду с поиском.
Всплывающее окно поделено на персональные и основные настройки. В основных сразу можно задать свойства, характерные для вашей компании: параметры рабочего времени, — по каким дням и в какое время работает — выходные и праздничные дни.
В персональных указывается часовой пояс, календарь для приглашений и календарь CRM. Кроме этого, можно указать адрес электронной почты для отправки приглашений и отметить галочками предложенные пункты, если необходимо.
Краткие итоги
Календари в Битрикс24 — удобный инструмент, позволяющий повысить качество планирования как в личном использовании, так и на уровне компании. Если у вас остались вопросы по работе с календарями — напишите или позвоните нам. Мы расскажем подробнее, чем еще могут быть полезны календари Битрикс24 в работе компании.
Как создать новый календарь
Создание нескольких календарей упрощает работу с большим количеством событий. Например, вы можете разделить ваши корпоративные и личные мероприятия, чтобы ничего не упустить.
Как создать новый календарь?
Кликните по кнопке Календари в правом верхнем углу.
Нажмите кнопку Добавить и настройте новый календарь.
Укажите его название и цвет для событий, а также настройте права доступа к календарю для других пользователей. Ваши коллеги будут иметь доступ только к событиям или календарю целиком, в зависимости от указанных прав.
Календарь Битрикс24
При сильной загруженности сотрудника, при большом числе встреч и задач, вероятность что-то напутать – большая.
Чтобы выработать четкий график дел и событий имеется полезный инструмент – календарь в Битрикс24 . В нем удобно ставить задачи и планировать личные и рабочие события.
Расскажем возможности к алендаря в Битрикс2 4, как с ним работать, фиксируя события, а также синхронизировать инструмент со сторонними сервисами.
Преимущества календаря Битрикс24
В чем плюсы к алендаря :
– Простой в использовании: при первом знакомстве он напоминает традиционный и привычный всем календарь , для работы с которым не нужно иметь специфические навыки. Хотя внешне “простой” в реальности его функционал – значительно шире стандартного календаря ;
– Позволяет полностью исключить человеческий фактор при выстраивании взаимодействия сотрудника с коллегами и клиентами. Если не забывать вносить запланированные задачи, встречи и звонки в систему, Битрикс24 напомнит об этом. Не нужно держать массу информации в голове, боясь что-то забыть или упустить: за человека это делает умная программа;
– Позволяет избегать лишних договоренностей с коллегами по согласованию совместных встреч. Не нужно звонить, уточнять, договариваться. Ведь в открытом доступе расписание не только свое, но и расписание коллег. Поэтому видна загрузка и наличие свободного времени;
– Экономит время руководителя на оповещение сотрудников о запланированном совещании. Нет необходимо всех созывать и уведомлять о том, что скоро будет собрание. Достаточно просто поставить дату в календаре , и оповещение автоматически отразится у сотрудников всего отдела;
– С его помощью можно отслеживать нахождение сотрудников на рабочем месте.
Возможности календаря Битрикс24
Что может этот инструмент:
1. Синхронизация с календарем от Google и Outlook, синхронизация с Android, iPhone, iPad.
Работать с к алендарем Битрикс24 можно как с компьютера, так и со смартфона и планшета. Достаточно просто выполнить синхронизацию со своим ка лендарем, и тогда каждое с обытие календаря будет отображаться на портале Битрикс24 и в другой подключенной системе.
2. Закрепление всех событий из CRM
Отображаются все события, задачи и встречи, проставленные в Живой ленте, Чате и звонках, Задачах и Проектах, а также CRM (звонки и встречи с клиентами).
3. Возможность отслеживания рабочего графика сотрудников организации
С помощью этого функционала руководитель компании следит за выходными, отпусками и количеством рабочих часов персонал. Это удобно для ведения и планирования проектной деятельности организации.
4. Планирование мероприятий, встреч и совещаний
В календаре Битрикс24 есть возможность создавать целые мероприятия. Для этого нужно указывать информацию о переговорных комнатах, времени проведения, участниках. Кроме того, здесь же указывается ответственное лицо за запланированное мероприятие. Напоминание о событии календаря будет приходить людям, которые непосредственно принимают в нём участие.
5. Работа с задачами
В календаре компании есть возможность ставить различные задачи, а также наблюдать за поставленными задачами любого сотрудника по отдельности или сразу же за целой группой работников. Руководитель оперативно следит за эффективностью работы команды и грамотно распределяет их рабочее время.
Настройка календаря Битрикс24
У вас есть возможность работать и с вашим персональным календарем, и с к алендарем компании. В нем можно формировать события и мероприятия для всех сотрудников фирмы.
Для перехода к настройкам нужно нажать на шестеренку в правом верхнем углу окна “ Календарь” .
– Часовой пояс, чтобы не ошибиться со временем назначенных событий. Особое значение эта настройка имеет в тех случаях, если ваша организация сотрудничает с партнерами из других стран и городов с иным часовым поясом.
– Календарь для приглашений – в какой из календарей добавлять события, в которых вас пригласят принять участие коллеги по работе.
– Календарь CRM – в какой календарь заносить ваши звонки и встречи.
Также у вас есть возможность создавать новые календари. Эта опция особенно полезна, когда у сотрудника – большой “перегруз” от обилия встреч, задач, мероприятий. Раскидав события по разным календарям, удобно всё держать под контролем. Риск запутаться – минимален.
– “Показывать события, в которых вы отказались принять участие”: даже если вы отказались от участия в том или ином событии, в системе все они будут фиксироваться. Вы всегда можете изменить свое решение и посетить мероприятие.
– “Отображать задачи” и “Отображать завершенные задачи”: вы вправе отключить эти опции, если не хотите работать с задачами через календарь.
– “Запрещать приглашать в события, если время занято”. Настройка позволяет наложить запрет для коллег отправлять приглашения на мероприятия, если на предлагаемую дату у вас запланированы дела. Таким образом, не возникнет ситуация, что одновременно два и более события наложатся по времени.
– “Показывать номера недель” – каждой неделе присваивается порядковый номер в году, что особо важно для компаний, выстраивающих долгосрочное планирование.
– E-mail для отправки почтовых приглашений – приглашайте партнеров и клиентов на встречи по указанной электронной почте.
Заключение
Календарь в Битрикс24 — это простой в использовании, но при этом полезный и функциональный инструмент. Благодаря использованию календары удобно управлять временем, экономить время на поиск необходимой информации, не пропускать ни одного события, успевать готовиться ко встречам и улучшать эффективность работы.
Экскурсия по эталонной CRM-системе
Получите 10 идей автоматизации отдела продаж именно в вашей сфере бизнеса
Проведем диагностику вашей CRM и покажем, как должна работать система именно в вашей сфере деятельности с учетом специфики бизнеса и нюансов бизнес-процессов
Делимся собственным опытом внедрения CRM-систем
В своем блоге рассказываем о современных технологиях маркетинга и продаж, пишем экспертные статьи и делимся полезными материалами