Как создать шаблон договора в 1С:Документооборот?
Во вкладке «Шаблон документа» можно указать реквизиты документа, перейдя в соответствующую вкладку. Можно указать гриф доступа, папку, проект, подразделение и ответственного при необходимости.
Во вкладке «Файл» можно прикрепить файл, который будет автоматически добавляться при создании документа. К примеру, это может быть шаблон договора. Кроме того, для файла можно указать настройку автозаполнения, чтобы реквизиты из карточки документа в системе автоматически переносились в файл при его создании. В текстовом файле появятся наименования выбранных реквизитов, выделенные серым цветом. Их нужно перенести в необходимые места в шаблоне Договора. Вместо них система будет подставлять подходящие данные.
Создание договора
Для создания договора, нужно во вкладке «Внутренние документы» нажать кнопку создать и выбрать созданный ранее вид документа.
В открывшемся окне вы увидите, что большинство настроек подтянулись автоматически из шаблона документа. Таким образом, нужно заполнить оставшиеся поля. Остаётся только заполнить список сторон.
После нажатия на кнопку «Записать и закрыть», система либо просто сохранит договор, либо предложит его запустить по процессу (в случае, если вы заранее создали автоматический старт процесса. О том, как создать процесс, вы можете узнать в нашей базе знаний).
Таким образом, один раз правильно настроив шаблон, вы можете значительно сократить время, затрачиваемое на создание договора. Можете убедиться в этом сами, записавшись на бесплатную демонстрацию «1С:Документооборота» или попробовав демоверсию.
Настройка 1C:Документооборота
Создать шаблон комплексного процесса в «1С:Документообороте» очень просто. Для начала нужно перейти в меню «Управление процессами» и нажать на «Шаблоны процессов».
Рис. 1 Управление процессами
В открывшемся окне будет представлен список различных процессов. Для создания комплексного процесса нужно выбрать пункт «Комплексный процесс» из списка и нажать на кнопку «Создать».
Рис.2 Создание комплексного процесса
При создании комплексного процесса система спросит о том, какой нужно использовать способ настройки маршрута: схема или таблица. Здесь нужно выбрать подходящий вам способ и нажать «Готово». Окно настройки шаблона состоит из трёх вкладок: «О шаблоне», «Настройки процесса» и «Предметы процесса».
Вкладка «О шаблоне»
Во вкладке «О шаблоне» нужно ввести название комплексного процесса, указать ответственного, т.е. автора шаблона комплексного процесса. Затем в поле «Рабочая группа шаблона» нужно добавить пользователей, которым будет доступен данный шаблон. Если никого в этом поле не указать, то шаблон комплексного процесса будет доступен всем сотрудникам.
Рис.3 Создание шаблона комплексного процесса
Вкладка «Настройки процесса»
Во вкладке «Настройки процесса» нужно в верхнюю строку ввести наименование, которое будет отображаться у пользователей, когда им будет поступать какая-либо задача по процессу. Галочка «Добавлять предметы в наименование» позволяет указать будет ли отображаться у пользователей название документа после наименования задачи по процессу. Далее нужно заполнить общее описание процесса.
Рис.4 Обработка исходящего документа
Вкладка «Предметы процесса»
В этой вкладке нужно создать предметы процесса. Для этого нужно нажать на кнопку «Добавить». Система предложит выбор из трёх вариантов: «Основной» (предмет, чей статус будет меняться в ходе процесса, к примеру, «Согласован», «На доработке» и т.д.), «Вспомогательный» (предмет, чей статус меняться не будет) и «Заполняемый» (предмет, при обработке которого, нужно будет заполнить дополнительные реквизиты). Для примера выберем основной предмет. Откроется окно, в котором нужно вписать имя предмета и указать тип предмета, который будет обрабатываться (например, исходящий документ).
Рис.4 Добавление файла
После этого нужно снова вернуться в раздел «Настройки процесса» и добавляем действия, которые будут выполняться в рамках данного процесса. Например, для исходящего документа это будут «Согласование», «Утверждение», «Регистрация» и «Исполнение». После выбора действия появится окно, в котором нужно указать наименование действия, ввести описание задачи, указать с кем и в какой срок будет проходить согласование.
Рис.5 Создать согласование
На этом всё. Таким образом можно создать очень полезные для компании процессы, ускоряя и упрощая работу сотрудникам. Убедитесь сами, записавшись на демонстрацию или попробовав демоверсию на нашем сайте.
Создание и настройка шаблона документа в 1С: Документооборот
Одной из Ключевых возможностей Документооборота является автозаполнение шаблонов документов на основании данных карточки вида документа. Как правило используется в договорной работе. Создание Автозаполнения шаблонов документов позволяет существенно сократить время на подготовку печатной версии типовых документов. Шаблон документа автоматически заполняется данными из карточки документа к которому относится этот шаблон, а также есть возможность настроить по мимо типовых реквизитов и различные алгоритмы включая различные склонения тех же должностей и ФИО. Для использования данного функционала в первую очередь необходимо включить данную опцию в настройках. Для этого переходим «Настройка и администрирование/Настройка программы/Настройка работы с файлами. Здесь нам нужно взвести галку «Использовать автозаполнение шаблонов файлов». 
Теперь перейдем непосредственно к созданию вида документа где будет автоматически заполняться шаблон нашего документа. Переходим по пути «Нормативно-справочная информация/Виды документов». Для создания своего вида документа нажимаем кнопку «Создать». 
Мы переходим к созданию карточки вида документа. Заполняем параметры в зависимости от требований. В нашем случае для примера достаточно на первой вкладке Вид документа указать только его наименование. К примеру «Договор». После чего записываем. 
Далее переходим ко второй вкладке Шаблон документа. 
В нем так же можно заполнить параметры, которые необходимы по требованиям. Нам же здесь интересна только вкладка «Файлы». 
Переходим в нее и видим табличную часть с возможностью добавить нужный нам файл, который в дальнейшем при создании карточки документа с этим видом документа будет заполняться. 
Добавляем через кнопку добавить или простым перетаскиванием файла в область табличной части. 
По итогу у нас появится наш шаблон файла, который мы будем настраивать.
Для настройки заполнения мы переходим по гиперссылке «Не настроено». 
В открывшемся окне мы увидим 2 вкладки. «Реквизиты» и «Скрипты». 
На вкладке Реквизиты можно выбрать типовые реквизиты, которые уже есть в карточке нашего вида документа, а также есть возможность раскрыть некоторые реквизиты для вывода информации которая хранится не в нашем документе, а к примеру, в справочнике Организации для вывода к примеру нужного нам банковского счета. 
Галками выбираются необходимые реквизиты, а в поле количество проставляется сколько раз нужно вывести в документ данный реквизит. 
После чего можно нажать кнопку «Готово». Дождаться момента, когда система сможет добавить реквизиты в файл и откроет его для редактирования. 
В документе видно, что как мы и заказывали система, добавила три реквизита по одному разу и один реквизит дважды. В word если дважды щелкнуть по нашему реквизиту, то можно увидеть, что это Текстовое поле и оно имеет ряд обязательных для заполнения параметров. 
Основное для использования ДО это «Текст по умолчанию» который будет выводиться в режиме просмотра и редактирования файла без заполнения, и «Закладка» — это параметр по которому система будет понимать, что это за реквизит и какой реквизит соответствует в самой системе. В таких созданных реквизитах система имеет свой перечень названий и его изменение может привести к тому что при заполнении система не сможет подобрать нужное соответствие и ваше поле будет не заполненным. Теперь можно перейти непосредственно к вкладке Скрипты в настройке. Для того что бы была возможность настраивать через скрипты наши реквизиты в самом файле необходимо создать такое же текстовое поле только указать свой Текст по умолчанию и самое главное Закладку. Самое простое скопировать существующий реквизит и его изменить. Допустим нам нужно будет просклонять ФИО пользователя, который подготовил. Для этого копируем существующее текстовое поле и меняем параметры. 
Нажимаем ОК сохраняем документ, закрываем и возвращаемся в ДО. В первую очередь после того как сохранили документ в системе нужно нажать кнопку Закончить. Это позволит системе сохранить изменения, которые мы внесли у себя в копии файла ну и позволит начать настраивать скрипты. 
При нажатии кнопки закончить высветится окошко сохранение фала где можно ввести комментарий, что было изменено. 
После нажатии кнопки Готово на будет снова доступна настройка заполнения файлов. 
Поскольку мы уже ранее настраивали заполнение название команды поменялось. Открываем настройку и переходим в скрипты. 
Кнопкой добавить добавляем строку и в поле колонки «Поле файла» выбираем наш параметр. 
Помимо типовых реквизитов, которые мы добавляли на закладке Реквизиты, есть еще и наш созданный вручную в самом файле. Выбираем его. 
Наш реквизит перенесся. Нажимаем на три точки в поле скрипт и у нас открывается окно для кодинга. 
Результат Обработки это то значение, которое будет передано в файл в выбранный параметр. В остальном используется обычный код 1С с возможностью обращения к общим модулям. Обращение к реквизитам карточки документа через Файл.ВладелецФайла. К примеру, в конфигурации ДО есть общий модуль в котором есть много полезных функций касаемо склонения. Называется он СклонениеПредставленийОбъектов в котором есть различные функции, которые помогают просклонять что-то. 
Пример скрипта, который выводит нам ФИО, подготовил в родительном падеже. 
После сохраняем и можно проверить при создании что нам напишет в файле. 
Как мы видим последний параметр относится к нашему скрипту и результат фамилия про склонена. Второй по счету параметр не заполнен так как я не регистрировал документ. А там указывается как раз ФИО того, кто зарегистрировал документ.
Поделитесь с коллегами:
Все свежие новости — в нашем Telegram канале
Создание и настройка шаблона документа в 1С:Документооборот
Лицензия на сервер + 100 рабочих мест. Электронная поставка.
10 000 руб.
Настройка 1С:Документооборот
Настройка и доработка 1С:Документооборот для борьбы с ошибками. Гарантия на все результаты работ.
от 2 800 руб.
Консультации по 1С:Документооборот
Оперативные консультации по 1С:Документообороту. Первая консультация бесплатно.
от 1 450 руб.
Внедрение 1С ЭДО
Типовой функционал, встроенный в прикладные решения 1С
1С:Документооборот версии КОРП
Идеально подходит для средних, крупных компаний и холдингов со сложным документооборотом
В офисной рутине сотрудники часто имеют дело с формированием каких-либо однотипных, повторяющихся документов, которые они зачастую просто копируют и чуть-чуть редактируют по своему усмотрению. Создание шаблона в 1С Документооборот позволяет существенно сократить время, регулярно затрачиваемое пользователем на создание и подготовку печатных форм типовых документов, при этом установив корпоративные форматы документов, не позволяя обычному пользователю вносить изменения в основной текст.
В формируемый пользователем файл документа данные подставляются автоматически из настроенной карточки документа. Помимо этого, работа с шаблонами позволяет ускорить согласование таких документов по сокращенной схеме обработки.
Чтобы программа имела возможность работать с автозаполняемыми шаблонами, нужна соответствующая настройка шаблонов. Перейдем по пути «Настройка и администрирование-Настройка программы-Работа с файлами».
Для возможности работы с автозаполнением шаблонов документов должна быть включена функция «Использовать автозаполнение шаблонов файлов».
Подготовить шаблон документов в 1С
Далее перейдем к созданию файла шаблона. Для этого нам нужен пустой файл документа MS Word, который в дальнейшем мы закрепим в настройках. Перейдем в раздел «Документы и файлы-Файлы».
В открывшемся окне, выделив папку «Шаблоны файлов», загрузим нашу новую заготовку для шаблона по кнопке «Создать файл». В диалоговом окне выберем команду «Загрузить с диска».
В открывшемся окне выберем заранее подготовленный пустой файл документа MS Word. Для примера назовем его «Пример шаблона договора». В дальнейшем в нем будет разработан шаблон документа для заполнения.
Сохраняем по нажатию «Записать и закрыть».
Мы видим наш шаблон файла в списке.
Чтобы открыть карточку нашего шаблона, нужно щелкнуть на нем правой кнопкой мышки и выбрать команду «Открыть карточку».
Создаем шаблоны в 1С Документооборот
Далее, для примера, создадим новый вид документа, который будет заполняться из шаблона. Откроем раздел «Нормативно-справочная информация» — «Виды документов».
С помощью кнопки «Создать» создадим новый вид документа.
Назовем его «Пример шаблона договора» и в настройках установим галочки «Использовать срок исполнения», «Является договором». При необходимости документ можно включить в какую-либо группу, задать индекс нумератора (префикс или суффикс документа) и установить другие настройки. Если каких-либо реквизитов не хватает, их можно задать, перейдя по гиперссылке «Набор дополнительных свойств документов данного вида».
В открывшемся окне мы можем задать дополнительные реквизиты по кнопке «Добавить».
При создании нового реквизита указывается его наименование и задается тип значения из предложенного списка. Если тип значения задан как «Дополнительное значение», то их список можно задать на закладке «Значения».
На закладке «Нумерация» задается порядок нумерации документа.
Перейдем на закладку «Шаблон документа», дополнительная закладка «Настройка». Здесь можно:
- Запретить редактировать реквизиты;
- Запретить редактировать файлы;
- Запретить удалять присоединенные файлы.
Здесь же можно ограничить круг пользователей, для которых будет доступен шаблон.
На закладке «Реквизиты документа» можно заполнить значения по умолчанию, которые будут заполнены при сохранении документа.
На закладке «Файл» мы добавляем файл шаблона. Нажав гиперссылку, можно выполнить настройку заполнения шаблона, выбрав реквизиты для заполнения текстовых полей в документе.
В открывшемся окне отметим галочками реквизиты и их количество. В шаблоне мы можем эти реквизиты вставлять в нужные места текста (используя команды «Копировать», «Вставить»).
Все указанные реквизиты будут перенесены в наш пустой документ. Далее подготовим текст документа и вставим их в текст в нужные места.