Как в битрикс сделать шаблон документа

Собираем шаблон для генератора документов в Битрикс24

Каждая компания ежедневно работает с большим количеством документов, таких как акты, счета, накладные, доверенности и многие другие. Обычно каждый документ представляет собой установленный в организации образец (шаблон) с некоторыми переменными данными. В CRM Битрикс24 можно создавать шаблоны для формирования конечных документов.

Напишите в Бесплатную техническую поддержку и мы проконсультируем вас как настроить шаблоны в генераторе документов Битрикс24.

Для чего нужны шаблоны в Битрикс24

Шаблон документа в Битрикс24 — это макет договора, счета, доверенности или другого стандартного документа компании, в котором есть постоянные и переменные поля с датами. Загрузив шаблон в CRM один раз, менеджер сможет готовить документы к печати за несколько секунд для каждой сделки независимо от проекта. Шаблоны позволяют выстроить четкий процесс работы с клиентами. Бланки всегда под рукой, их можно использовать в любой момент. Кроме того, шаблоны не только экономят время сотрудников, но и позволяют избежать ошибок при ручном составлении документа. В CRM есть готовые форматы шаблонов, но можно добавить собственные.

Предустановленные шаблоны документов в Битрикс24

1. Нажмите кнопку Документ.
2. Из появившегося списка выберите Добавить новый шаблон.
3. Появится список доступных бланков, их можно скачать и отредактировать.
4. Нажмите кнопку Изменить в строке с файлом, чтобы внести изменения в шаблон. После этого вы попадете на страницу настроек выбранного бланка.

Редактор шаблонов документов в Битрикс24 включает разные возможности. Так, можно скачать шаблон и добавить новый, восстановить бланк по умолчанию, изменить название документа, выбрать привязку к CRM, стране и т. д.

После того как вы изменили шаблон, сохраните правки. Готово: теперь документ доступен всем пользователям, у которых есть доступ к шаблонам.

Настройка собственного шаблона документов в Битрикс24

Готовые шаблоны — удобное решение, но часто они не подходят задачам бизнеса. Поэтому многие компании добавляют в Битрикс24 свои бланки для заполнения данных и последующей печати, отправки по электронной почте и т. д.

Рассмотрим, как составить новый шаблон документа в Битрикс24, на примере коммерческого предложения.

Чтобы загрузить свой шаблон договора в Битрикс24 или бланк другого документа, сначала нужно определить, какие значения в файле будут изменяться. Это могут быть товары, фамилия, имя, отчество клиента, даты, фамилия и имя менеджера и так далее.

Рекомендуем выделять данные значения, чтобы с легкостью ориентироваться, с какими показателями из CRM предстоит работать в коммерческом предложении, и понимать, заполняется ли нужное поле в карточке CRM.

Замените выделенные слова на коды полей из CRM Битрикс24, чтобы система понимала, куда и какие значения нужно подставлять в документ.

Чтобы перейти в список кодов полей, необходимо открыть любую из сущностей CRM (лид, сделку, контакт, компанию) и выбрать Документ > Добавить новый шаблон:

В открывшемся окне выберете значок « Шестеренка » > Список полей:

Откроется список со всеми названиями полей и их символьным кодом в CRM:

Действие Скопировать позволяет скопировать код в буфер обмена.

Теперь найдите в списке полей нужные показатели для коммерческого предложения. Воспользуйтесь фильтром, чтобы найти код поля с названием компании.

Но есть такие значения, которые нельзя найти в списке кодов полей Битрикс24.

Например, обращение «Уважаемый/ая имя отчество».

Находим все коды нужных полей и вставляем их в файл:

В коммерческом предложении есть поле, в котором могут встретиться несколько значений. Разберемся, каким образом работать с кодом при множественных значениях.

Найдите код нужного вам поля в списке полей (см. выше) – .

Далее необходимо определить, в каком виде будут отображаться множественные значения. Добавьте к коду «~mseparator=2».

Теперь код выглядит следующим образом . При таком коде множественные значения будут располагаться с новой строки.

Остается добавить оператора, отвечающего за вывод множественных полей в документ «all=y». Конечный код будет выглядеть следующим образом:

Разберем ситуацию, когда в коммерческом предложении используется перечень товаров с картинками. Вы можете настроить автоматическую подстановку картинок к соответствующим товарам.

Для этого необходимо в Word перейти в раздел Формат > Специальные возможности > Замещающий текст:

Вставьте в описание код из списка полей: .

Теперь при каждой новой позиции товара в документе будет отображаться фотография этого самого товара.

После того как шаблон документа в файле Word подготовлен, его необходимо загрузить на портал. Чтобы это сделать, снова откройте любую из сущностей CRM (лид, сделку, контакт, компанию) и выберите Документ > Добавить новый шаблон:

В открывшемся окне выберите Загрузить :

Загрузите в формате docx файл с шаблоном документа со своего ПК на портал:

После загрузки шаблона необходимо произвести его настройки:

• Активность позволяет включить возможность использования шаблона
• С подписями и печатью позволяет добавить подпись и печать на шаблон
• Привязать к разделам CRM отвечает за доступность в использовании данного шаблона в различных сущностях CRM:

• Кто будет работать с шаблонами позволяет настроить права доступа к использованию вашего шаблона документа
• Привязать к стране позволяет присвоить шаблон к определенной стране из списка шаблонов документов.
• Используемый нумератор определяет по какому принципу загруженный шаблон будет нумеровать в списке шаблонов документов.

После сохранения настроек загружаемый шаблон появится в списке шаблонов:

Теперь вы можете работать с данным шаблоном и создавать по нему новые документы.

Нужна консультация по настройке шаблонов? Пишите нам в бесплатную техподдержку, мы всегда на связи!

Как создать документ из шаблона

Рассмотрим, как сформировать документ из шаблона в Битриксе.

Перейдите в сущность, по которой необходимо создать документ, и выберете нужный шаблон:

Откроется окно, в котором будет конвертироваться готовый документ:

Вы можете распечатать полученный документ, скачать его в формате PDF и DOCX, отправить по электронной почте или сгенерировать публичную ссылку на него.

Благодаря созданию шаблонов вам больше не нужно тратить время и силы на составление тех или иных документов: достаточно перейти в нужную сущность CRM и выбрать подходящий шаблон, после чего он сам сформируется, и его можно будет использовать при работе с клиентами и проектами.

Вы можете сделать шаблон самостоятельно или обратиться за настройками к нам. Компания «Соль» помогает бизнесу внедрять Битрикс24. Берем на себя все этапы — от первичной настройки до технической поддержки CRM.

Пошаговая инструкция по работе с шаблонами документов в «Битрикс 24»

Российская CRM-система «Битрикс 24» значительно упрощает многие управленческие процессы, в том числе работу с документами. Клиенты сервиса могут быстро создавать накладные, счета, счета-фактуры и другие текущие документы с помощью встроенных шаблонов. Такой метод экономит время пользователя и позволяет избежать обычных человеческих опечаток и ошибок. Пользоваться шаблонами не сложно, главное – один раз разобраться в технологии, дальше всё пойдёт как по маслу.

Как найти шаблоны в системе «Битрикс 24»

Чтобы просмотреть доступные шаблоны, пользователю нужно зайти в сохранённую карточку компании, контакта, сделки, лида и нажать на кнопку «Документ» в правом верхнем углу окна. В выпадающем окне появятся названия стандартных шаблонов: «Акт», «Счёт», «Счёт-фактура», «Накладная».

Чтобы просмотреть общий перечень шаблонов, нужно выбрать последнюю строчку выпадающего списка: «Добавить новый шаблон».

На экране появится краткая информация о каждом доступном шаблоне.

Список параметров

«Битрикс 24» автоматически вставляет в шаблоны документов переменные данные. Полный перечень параметров можно увидеть в пункте «Список полей».

Этот пункт содержит таблицу с полным списком полей шаблонов и их описанием.

Параметров довольно много. Чтобы упростить работу с ними, нужно применить фильтр для поиска конкретных значений.

Настройки шаблонов в «Битрикс 24»

Пользователь может изменить настройки встроенных шаблонов. Для этого ему нужно зайти в перечень шаблонов, выбрать нужный пункт и нажать на кнопку «Изменить».

В новом окне появится название документа, доступное для редактирования.

Далее нужно привязать шаблон к разделам. Давайте укажем, что наш шаблон можно будет использовать только в разделе «Сделка».

Определяем пользователей, для которых будет открыт доступ к нашему шаблону. Допустим, это будут сотрудники отдела продаж.

(!) Если не заполнять этот параметр, то стандартные шаблоны будут доступным всем сотрудникам компании. Производим привязку шаблона к конкретной стране. Выбираем для документа географическую принадлежность.

Наконец, выбираем нумератор – набор правил, по которым «Битрикс 24» будет присваивать документам порядковые номера.

Как в «Битрикс 24» добавить шаблоны пользовательских полей

«Битрикс 24» позволяет добавлять в шаблоны документов пользовательские поля. Давайте попробуем это сделать на примере поля «Адрес доставки». Включим в него адрес Google-карты, который поможет курьеру определить точное местоположение клиента.

Для начала переходим в раздел «Документ» и выбираем строчку «Добавить новый шаблон».

Жмём на шестерёнку и выбираем пункт «Список полей».

Здесь мы можем увидеть все доступные параметры. В поисковой строке задаём название нашего поля.

Копируем символьный код и вставляем его в шаблон документа.

Готово. В документе появился адрес из пользовательского поля.

Как выводятся разные типы полей в документах «Битрикс 24»

В документах «Битрикс 24» поддерживаются все категории пользовательских полей, за исключением «Бронирование ресурсов» и «Да/Нет».

• Для привязки к конкретному пользователю создаётся набор полей.
• Адрес Google-карты отображается как строка с адресом и GPS-координатами.
• Поле «Деньги» заполняется в соответствии с настройками валюты, выбранной в вашем «Битрикс 24».
• Для привязки к элементам CRM также создаётся набор полей. Если пользователь осуществляет привязку к сделкам, то и набор полей будет соответствующим – как у сделок.

(!) Для корректной работы «Битрикс 24» необходимо осуществить привязку только к одному элементу.

Модификаторы в шаблонах

Встроенные шаблоны содержат поля, в которые «Битрикс 24» автоматически подставляет реальные данные. К примеру, модификатор типа превратится в дату создания документа.

Модификаторы позволяют настроить в документе определённый формат даты. Нужный вариант отображения даты указывается внутри параметра, сразу после значка тильды (~). К примеру, . С помощью модификаторов можно задать параметры имён, адресов, дат, времени и денежных сумм.

Дата и время

По умолчанию, «Битрикс 24» задаёт дату в формате страны текущего шаблона. Давайте воспользуемся модификатором и зададим произвольный формат: . Далее создадим по шаблону документ.

Имя

Используя модификаторы, пользователь может указать последовательность написания в документе фамилии, имени и отчества. К примеру, модификатор выведет обращение, а затем фамилию, имя и отчество. Для контакта в сделке можно использовать модификатор ,а для обозначения ответственного лица – .

Модификаторы позволяют указать в документе имя в том или ином падеже. Так, параметр выводит имя в родительном падеже. При этом склонение по падежам доступно только для имён на русском языке, для которых указано отчество.

Давайте в качестве образца зададим формат полного имени контакта (ФИО) в родительном падеже: . Создадим по шаблону документ.

Рассмотрим ещё один пример. Допустим, нам нужно вывести в сделке из реквизитов в родительном падеже имя директора компании или главного бухгалтера. Для директора используем формат: , а для главного бухгалтера .

(!) Чтобы поля реквизитов «Главный бухгалтер» и «Генеральный директор» работали корректно, они должны быть указаны в формате «Фамилия, имя, отчество».

Адрес

«Битрикс 24» по умолчанию использует формат адреса страны текущего шаблона. Пользователь может изменить формат даты и разделитель значений. В качестве примера зададим тип адреса Северной Америки с переводом строки между элементами адреса: . Создаём документ по шаблону.

Деньги

С помощью заданного модификатора мы можем написать сумму прописью, показать валюту расчетов и незначащие нули. К примеру, если нам нужно вывести сумму сделки прописью и указать валюту расчётов, мы задаём следующий модификатор: . Создаём по шаблону документ.

Телефон

Пользователь может изменить формат телефонного номера. Для этого ему потребуется модификатор format. Вот пример: . В «Битрикс 24» предусмотрены три формата для записи телефонных номеров:

• E.164: +79012345678;
• International: +7 901 234 56 78;
• National: 8(901) 234-56-78.

Выбор контакта, товара или налога из списка

Некоторые сведения отображаются в документах в виде списка, из которого пользователь может получить какой-то один элемент. Для этого ему нужно указать название поля. По умолчанию, «Битрикс 24» добавляет в документ первый элемент . Чтобы получить другой, нужно использовать модификатор index. Например, модификатор выведет из списка товаров третий элемент.

(!) Нумерация элементов в списке начинается с нуля. Поэтому третьему по счёту товару будет присвоен индекс 2.

Множественные поля

Поля «Телефон», «Мессенджер», «Почта» в CRM являются множественными, многозначными. Управлять выводом таких полей пользователь может с помощью модификатора mfirst:

• mfirst=y – выводит только первое значение;
• mfirst=n – выводит все значения.

Значения по умолчанию будут разделяться запятой. С помощью модификатора mseparator можно выбрать разделитель «запятая» (1) или перенос строки (2): .

Выбор всех контактов, товаров или налогов из списка

Пользователь может указать в шаблоне документа, к примеру, названия всех товаров через запятую. Для этого нужно использовать модификатор all: . Этот же модификатор по аналогии работает и с другими списками, например, со списками контактов в сделке или налогов.

Чтобы вместо запятой использовать перенос строки, нужно применить модификатор mseparator=s: .

Давайте представим, что у нас есть одна сделка, в которой участвуют пять контактов, у каждого из которых в поле «Телефон» есть пять номеров. Нам необходимо вывести номера каждого контакта с новой строки. Для этого используем следующий код: .

На этом всё. Немного потренируйтесь с шаблонами, и вы получите в своё распоряжение эффективный инструмент для работы с документами.

Шаблоны документов в Битрикс24

Среди модульных сервисов, предназначенных для автоматизации рабочих процессов бизнеса, Битрикс24 остается одним из уверенных лидеров. В рамках онлайн-портала собран полный комплекс инструментов для оптимизации и решения разных задач: конструктор сайтов, CRM, социальная сеть, сквозная аналитика и бизнес-процессы, аудиозвонки и видеоконференции – малая часть доступных пользователям системы функций. Представленные в Битрикс24 шаблоны документов – готовые макеты, которые используют для составления коммерческих договоров, счетов и иных видов документации. О преимуществах и особенностях этого компонента онлайн-системы стоит рассказать подробнее.

Шаблоны документов в Битрикс24

Готовые шаблоны представляют собой макеты документов, в которые можно добавить реквизиты компании и использовать в дальнейшей работе. Так можно быстро оформлять счета на оплату для клиентов и акты по оказанию услуг, за считанные минуты составлять договора о приеме на работу, предоставлении очередного отпуска, переводе на новую должность, и даже производить оформление контрактов.

В Bitrix24 шаблоны документов представлены во всех разделах сервиса, пользователю остается отыскать нужный макет и внести персональную информацию. Оптимальный вариант поиска нужного шаблона – через соответствующие карточки элементов. Если необходимо оформить новый контракт, выставить счет на оплату или сформировать договор на сделку, следует перейти в карточку соответствующего элемента.

Управлять доступными макетами можно с помощью кнопки «Добавить новый шаблон», при нажатии на которую открывается список доступных элементов. После выбора достаточно настроить бланк, внеся в него информацию об организации и иные данные, документ будет готов к дальнейшей работе. Ценными шаблоны оказываются для бизнеса, работа которого связана с повседневным совершением продаж. Подготовка документов для очередной сделки занимает считанные секунды, составление бумаг для сделки никогда не было таким простым.

Стандартные шаблоны документов в Битрикс24

Встроенные в Битрикс 24 шаблоны документов доступны пользователям по умолчанию, воспользоваться этими бланками могут все. Преимущество документов заключается в том, что они уже выполнены по заданной форме и готовы к использованию. Дополнительная настройка не нужна, использовать шаблон можно сразу же после внесения данных организации и необходимых реквизитов. Все предустановленные шаблоны находятся в разделах, поиск необходимого производят через кнопку «Документ». Чаще всего используют бланки, представленные в разделах:

• сделка;
• контракт;
• счет;
• компания;
• предложение;
• лид.

Готовые бланки можно использовать для проведения текущих рабочих задач, а если есть необходимость скорректировать уже имеющийся документ, поработать в нем можно в текстовом редакторе. Все готовые бланки доступны для скачивания в формате .doc или .pdf.

Производить коррекцию шаблона можно, не покидая системы, для этого предусмотрена функция общего редактирования. Действия просты: кнопка «Документ», далее выбор из списка строки «Добавить новый шаблон», а после выбор и коррекция имеющихся бланков. Доступный редактор тоже отличается функциональностью, он позволяет проводить изменения любого уровня: от коррекции названия документа, добавления подписи и печати, до привязки к CRM и настройкам права доступа.

Как добавить свой шаблон документа в CRM Битрикс24?

Встроенные шаблоны договоров Битрикс 24 и другие предустановленные бланки не всегда удовлетворяют требованиям конкретных задач. Имеющиеся макеты можно обрабатывать через редактор, а еще пользователь может добавить в систему собственный бланк необходимого документа. Создание шаблона мало отличается от коррекции уже существующего, работа предусматривает следующие этапы:

1. Зайти в необходимый раздел портала;
2. Нажать на кнопку «Документ» с последующим выбором пункта меню «Добавить новый шаблон».
3. Выбрать кнопку «Загрузить» (расположена в верхнем правом углу рабочего окна) и добавить шаблон (файл .doc).
4. Если загрузка прошла успешно, автоматически произойдет открытие встроенного редактора Битрикс.
5. После добавления бланк будет отображаться в общем списке шаблонов, доступных для редактирования в рамках портала.

Работать с генератором шаблонов удобно и быстро, поскольку у него есть функция автоматического переноса данных, ранее заданных в полях сущности CRM. Пользователь загружает новый бланк, после чего определенная часть документа оказывается заполнена автоматически. Такие нюансы кажутся мелочью, но только не для организаций, документооборот которых составляет сотни и даже тысячи единиц в день.

На скрупулезное заполнение персональных реквизитов сотрудники тратят значительную часть рабочего времени, при внесении персональных данных нередко возникают ошибки. Автоматическая подстановка в Битрикс исключает такие проблемы, достаточно воспользоваться шаблонами, для которых прописаны коды с данными для подстановки. Это можно сделать, воспользовавшись готовыми бланками или использовать справочник символьных кодов, который является частью конструктора документов системы (Документ –> Добавить новый шаблон –> Список полей).

Печать и подпись в документах Битрикс24

Когда настройка шаблонов Битрикс 24 завершена, остается завизировать документ – поставить печать организации и подпись ответственного лица. Эти функции система тоже позволяет выполнить автоматически, достаточно выбрать на бланке подходящие места для размещения реквизитов.

Принцип добавления изображений с реквизитами идентичен ному, который используется в популярных текстовых редакторах Microsoft. Открыв готовый шаблон, следует переключить редактор на вкладку «Формат» в верхней панели, после чего выбрать пункт «Специальные возможности». Вкладка «Замещающий текст» даст возможность вставить картинку с параметрами печати, положение которой на поле документа можно корректировать.

Чтобы поставить подпись на бланк, тоже достаточно осуществить всего пару кликов: в пункте «Настройки» перейти на вкладку «Реквизиты ваших компаний» и выбрать кнопку «Добавить компанию». В открывшемся окне доступна загрузка иконок с изображением не только логотипа организации и печатью, но и подписями руководителей. В дальнейшем количество изображений можно редактировать и дополнять.

Отправка документов из Битрикс24

Онлайн-сервис дает возможность использовать шаблон договора Битрикс24 не только внутри системы, сформированные бланки используют как любой текстовый документ. Просмотр и коррекция в текстовом редакторе, пересылка по электронной почте и распечатка, обзор через интернет-браузер, отправка по ссылке и различные варианты форматирования – малая часть доступных для выполнения задач.

В процессе работы часто используется просмотр и редактирование готовых файлов в формате PDF или DOC. Коррекция вне рамок CRM системы требуется и в случае, когда необходимо отредактировать или заполнить реквизиты организации. У Битрикс24 фактически нет ограничений по отправке сформированных документов, тогда как возможности по формированию и коррекции шаблонов превосходят все существующие текстовые редакторы.

Почему стоит обратиться за настройкой Битрикс24 к нам

Не получается самостоятельно настроить шаблон документа Битрикс24, условие чекбокс в doc и отредактировать другие бизнес-процессы? Правильным решением будет обращение к профессиональному интегратору, он поможет адаптировать все необходимые инструменты и параметры для индивидуальных нужд компании. Воспользовавшись услугами специалистов компании Delomatika, вы сможете оценить ряд преимуществ:

1. Полное понимание архитектуры Битрикс 24, быстрые и точные решения для вашего бизнеса.
2. Настройка портала не только с технической стороны, но и с позиции построения процессов и консалтинга.
3. Обучение клиентов работе с необходимыми в повседневной деятельности сценариями.
4. Поддержка и сопровождение системы после проведенных настроек.
5. Постоянное сопровождение, обновление и коррекция в соответствии с новыми требованиями по ведению бизнеса.

Заручившись поддержкой профессионального интегратора, вы сможете эффективно использовать все возможности Битрикс24, сделать ведение бизнеса оптимальным и нацеленным на новые высокие результаты.

Шаблоны документов в Битрикс24

Шаблон документа – это макет будущего договора, счета или иного документа, содержащий постоянные и переменные поля с данными. Для бизнеса важно иметь выстроенный процесс по сопровождению клиентов, особенно когда речь идет о документальном оформлении продаж. С Битрикс24 подготовить бумаги по сделке можно за пару секунд. В этом помогут готовые шаблоны документов. Воспользуйтесь предустановленными формами или добавьте свои. Быстро созданные по форме коммерческое предложение, счет или договор экономят время менеджеров и исключают ошибки ручного ввода данных при работе с типовыми документами.

В Битрикс24 для профильной работы с шаблоном задается доступ – устанавливается один или группа пользователей, которая будет формировать документ. Для предустановленных стандартных шаблонов по умолчанию задан общий доступ.

Обратите внимание, что документы в CRM и настройка прав к ним доступны не на всех тарифах Битрикс24.

В статье расскажем:

1. Где найти предустановленные шаблоны документов в Битрикс24 и как их отредактировать?
2. Как загрузить свой файл с кодами для подстановки данных CRM?
3. Как добавить в шаблон печать, подпись или другое изображение?
4. Как отправить готовый документ из Битрикс24 клиенту?

Стандартные шаблоны документов в Битрикс24

К предустановленным или встроенным шаблонам документов внутри Битрикс24 относятся бланки, которые доступны в системе по умолчанию. Это те документы, которые вы можете использовать сразу, или после внесения нужных вам изменений.

Для того, чтобы найти предустановленный шаблон, перейдите в один из следующих разделов CRM:

Далее найдите уже созданную сущность, например, сделку и кликните по кнопке Документ в правом верхнем углу. Вам откроется список предустановленных на ваш портал Bitrix шаблонов:

Из выпадающего списка можно сформировать документ, содержащий параметры вашей сделки.

Если вам потребуется отредактировать файл, просто скачайте его в формате doc и продолжите работу с шаблоном в уже привычном для вас редакторе.

Чтобы внести изменения в параметры встроенного шаблона для всех пользователей, нужно перейти в раздел общего редактирования. Для этого снова нажимаем на кнопку Документ и далее из списка выбираем строку Добавить новый шаблон. После этого вам откроется список доступных шаблонов, где вы сможете скачать и ознакомиться с имеющимися бланками, а также отредактировать их. Для изменения шаблона документа выберите соответствующую кнопку в строке с файлом:

После чего вы попадете на страницу для работы с настройками выбранного бланка.

Редактор шаблона документа в Битрикс24 позволяет:

• восстановить версию шаблона по умолчанию
• скачать шаблон
• загрузить новый
• отредактировать название документа
• задать активность файла и сделать его с подписью и печатью по умолчанию
• выбрать привязку к CRM – определить места, где будет доступен шаблон
• определить права доступа для работы с бланком
• сделать привязку к стране
• назначить нумератор через дополнительный конструктор

После внесения правок в шаблон – не забудьте сохранить сделанные изменения. Отредактированный документ сразу будет доступен пользователям портала, которым разрешена работа с шаблоном.

Готовые шаблоны помогут начать работу с документами внутри портала, а при желании на их основе можно разработать и использовать свой набор документации для сопровождения клиентов.

Как добавить свой шаблон документа в CRM Битрикс24?

Готовые шаблоны документов – это быстрое решение для бизнеса. В большинстве случаев предустановленных бланков недостаточно для работы компании. Как быть, когда требуется загрузить свой шаблон договора или свою форму счета в Битрикс24?

Для этого на портале предусмотрена возможность – добавить свой шаблон. Путь аналогичен тому, что используется при внесении правок в уже существующий шаблон. Заходим в имеющуюся сущность (лид, контакт, компанию или сделку), нажимаем кнопку Документ -> Добавить новый шаблон. В открывшемся окне со списком уже загруженных файлов выбираем кнопку в правом верхнем углу Загрузить и добавляем наш шаблон в формате doc.

После загрузки файла откроется уже знакомый нам редактор, где мы сможем определить дополнительные параметры для нашего бланка. Добавленный шаблон появится в списке доступных для генерации документов на портале.

Основное преимущество генератора готовых документов Битрикс24 в том, что он забирает данные, содержащиеся в полях сущности CRM, и выводит их в наш бланк.

Но где же взять шаблон для загрузки в Битрикс24 с прописанными кодами полей подстановки?

Существует 2 способа скопировать символьный код:

1. взять информацию по нужным подстановкам из готового шаблона Битрикс24 и использовать у себя
2. воспользоваться справочником символьных кодов Битрикс24, встроенным в конструктор документов

Первый вариант подойдет, если поля для подстановки простые, есть в предустановленных шаблонах, и вы быстро можете найти нужные параметры. Второй вариант удобен, когда вы используете для подстановки данных не только штатные, но и пользовательские поля сущностей и работаете с объемом больше 5 кодов подстановки.

Справочник символьных кодов доступен по кнопке Документ –> Добавить новый шаблон, далее переходим в шестеренку и выбираем Список полей:

Откроется список доступных символьных кодов. С помощью фильтра ищем нужный параметр:

Копируем код и используем в шаблоне создаваемого бланка для загрузки. Импортируем наш файл, настраиваем параметры доступа и готово – шаблон документа, созданный по уникальному бланку с элементами автоподстановки, будет всегда под рукой вашего менеджера внутри CRM.

Печать и подпись в документах Битрикс24

Документ, созданный с помощью встроенного в Битрикс24 генератора, можно сразу завизировать печатью и подписью компании. Для этого в шаблоне потребуется определить место для наших изображений. В разных текстовых редакторах это можно сделать примерно похожим способом – нужно использовать картинку с назначенным идентификатором (именем).

Разберем как работает подстановка печати в Microsoft Word.

Открываем наш готовый шаблон документа, в который требуется подставить печать. На добавленном рисунке, который будет отображать нашу печать, выбираем Формат –> Специальные возможности –> Замещающий текст:

Вставляем описание параметра печати — >. Готово. Можно загружать наш файл и использовать. В дальнейшем Битрикс24 заменит изображение на реальную печать из реквизитов вашей компании.

Для настройки реквизитов перейдите в раздел CRM -> Настройки -> Реквизиты ваших компаний.

В открывшемся окне выберите правую верхнюю кнопку Добавить компанию. Откроется окно для внесения данных вашей компании. В последнем блоке будут поля, куда вы сможете загрузить изображения:

• логотип компании
• печать организации
• подпись директора
• подпись бухгалтера

Используйте подстановку имени для изображений в шаблоне согласно справочнику кодов CRM.

Настройку и загрузку шаблона нужно выполнить единожды, далее использовать для генерации документов из CRM. При необходимости всегда можно внести изменения.

Отправка документов из Битрикс24

Документ из шаблона формируется в один клик. Готовый файл вы можете:

• просмотреть в браузере
• распечатать
• скачать в формате PDF или DOC
• сформировать с подписями и печатью
• отправить через публичную ссылку
• редактировать, как шаблон
• редактировать, как готовый документ
• заполнить или внести изменения в реквизиты компании

Документ можно отправить сразу на email из карточки или вернуться к нему позже – он сохранится в истории сущности CRM.

Если вы захотите повторно сформировать новый документ из шаблона внутри одной сущности, система выдаст предупреждение. Битрикс24 предложит задать для документа новый номер или выбрать предыдущий.

Примеры использования шаблонов документов и работу с генератором файлов Битрикс24 смотрите в наших проектах. Помимо штатных сценариев настройки на практике мы знаем и умеем работать с такими особенностями конструктора шаблонов как:

• склонение имен;
• сложная логика подсчета значений;
• связка с бизнес-процессами для автоматической работы по документам.

Три причины использовать шаблоны документов в Битрикс24:

1. сокращение времени на документальное сопровождение клиента;
2. исключение ошибок ручного ввода данных;
3. под рукой менеджера всегда актуальные шаблоны компании.

Для решения задач по настройке и загрузке шаблонов в CRM Битрикс24 обратитесь в нашу компанию по телефону или через форму ниже.

Заказать обратный звонок

Вас также может заинтересовать:

Услуги по настройке Битрикс24

Интеграция CRM Битрикс24

Похожие публикации:

1. Peers tv как отключить рекламу
2. Как вставлять круглые батарейки
3. Как создать нестандартный формат листа в автокаде
4. Почему ноутбук не видит вай фай