Гугл таблицы и эксель в чем разница

Гугл таблицы и эксель в чем разница

Argument ‘Topic id’ is null or empty

Сейчас на форуме

© Николай Павлов, Planetaexcel, 2006-2023
info@planetaexcel.ru

Использование любых материалов сайта допускается строго с указанием прямой ссылки на источник, упоминанием названия сайта, имени автора и неизменности исходного текста и иллюстраций.

ООО «Планета Эксел» ИНН 7735603520 ОГРН 1147746834949

ИП Павлов Николай Владимирович ИНН 633015842586 ОГРНИП 310633031600071

Невероятные Google Таблицы и как с ними работать

Не будем мучить вас долгими вступлениями, ведь статья посвящена инструменту, который пригодится даже школьнику. Это Google Sheets, или Google Таблицы. Особенно остановимся на функциях, которые будут помощниками в бизнесе.

Что такое Google Таблицы и чем они отличаются от Excel

Google Таблицы ― это бесплатный сервис для создания сложных таблиц. Проще говоря, аналог Microsoft Excel от компании Google, который уже давно стал популярен среди пользователей. Таблицы ― часть огромной системы для работы с документами от Google .

Чем отличается Excel от Google Таблицы? Преимущества сервиса от Гугл:

1. Все документы доступныонлайн. Чтобы просматривать и редактировать Excel, вам нужно, чтобы документ был на вашем устройстве. То есть, если у вас под рукой нет, например, вашего рабочего ноутбука, вы не сможете посмотреть или передать находящуюся в нем информацию. Google Таблицы доступны для удаленной работы, в любое время и с любого устройства. Нужно только подключение к интернету и логин с паролем от аккаунта в сервисе.
2. Возможность совместной работы. Лучшая функция, которая завоевала сердца многих. Объем заполняемых данных может быть очень большой и вполне нормально, что за подготовку большого проекта отвечает несколько человек. Google Таблицы учли эту потребность, поэтому, сделанные здесь документы могут редактировать одновременно несколько человек. Владельцу документа достаточно поделиться ссылкой и открыть доступ.
3. Связь с другими сервисами Google. В Таблицах предусмотрены некоторые дополнительные функции, которые помогают собирать данные из других сервисов Гугл, например, вы можете добавлять отчеты из Google Analytics (об этом еще поговорим).
4. Всё в одном месте. Аккаунт в Google системе ― это не только таблицы. У вас будет облачное хранилище, где вы можете держать таблицы, текстовые документы, презентации, картинки и многое другое.

Теперь время подробнее рассмотреть, как происходит основная работа с Гугл Таблицами.

Основные возможности Google таблиц

Если вы хоть немного разбираетесь в Excel от Microsoft, осилить Google Таблицы вы сможете быстро. Панель инструментов такая же: есть возможность использовать функции, создавать диаграммы, сортировать данные и т. п. Полный обзор сервиса вы можете прочитать в подробных инструкциях от Google.

Одно принципиальное и крутое отличие от Excel ― не нужно ничего сохранять. Все новые данные запоминаются системой автоматически. То есть вы больше не попадете в ситуацию, когда 3 часа работы над таблицей были потеряны, потому что вы забыли нажать на кнопку «Сохранить».

Как создать таблицу

Создать или открыть таблицу можно двумя способами:

• на главной странице;
• через Google Диск.

На главной странице Google Таблицы нужно нажать Пустой файл или выбрать уже существующую таблицу из списка:

Если вы находитесь в Google Диске, в левом верхнем углу нажмите Создать → Google Таблицы:

На главной Google Sheets отображаются все таблицы, которые вы когда-либо открывали. По умолчанию они отсортированы по дате просмотра. Чтобы открыть существующую таблицу, кликните по ней один раз.

Google Таблицы не изолированы от продуктов других производителей, и вы можете легко импортировать или экспортировать таблицы. Чтобы импортировать другие таблицы, в частности Excel, нажмите в верхнем меню Файл → Импортировать. Можно выбрать документ, уже загруженный на Google Диск, или перенести файл прямо с компьютера.

Формулы и функции в Гугл Таблицах

В Google Таблицах, как и в Excel, есть формулы. Они помогают делать большую часть необходимых расчетов: сумма, сравнение, условия и т. д.

• все формулы начинаются со знака равно (=);
• формулу необязательно писать полностью. Как только вы введете начало, появится подсказка, в которой можно будет выбрать нужную формулу;
• в скобках указываются данные, которые нужно использовать для вычислений: слова, номера ячеек.

Полный список формул можно посмотреть в инструкциях от Google.

Настройка совместного доступа

Как работать с доступами? Находясь в документе, в правом верхнем углу нажмите на кнопку Настройки доступа:

Теперь вы можете указать почтовый адрес человека, которому хотите открыть доступ, или дать права на просмотр всем, у кого есть ссылка на документ. Если у вас корпоративный аккаунт, появится возможность давать доступ только членам вашей организации (очень удобно, когда в документах Google ведутся корпоративные переписки и готовятся внутренние документы).

Для любого пользователя есть 3 уровня доступа к документу:

• читатель. Может только смотреть документ;
• комментатор. Может оставлять комментарии. Если он попытается удалить или добавить текст, его действие тоже будет отображаться как предложение, которое редактор может принять или отклонить.
• редактор. Ему доступны все функции документа.

Фильтры

Функция, которая тоже перекочевала из Excel, ― фильтрация. Она очень полезна при работе с большими объемами данных. Например, со списком покупателей или партнеров. Вы можете отфильтровать список так, что вам будут показаны только часто покупающие клиенты или, наоборот, те, кто уже несколько месяцев не делал заказы. Чтобы настроить фильтр, перейдите в раздел «Данные». Далее настроить фильтр можно двумя способами, которые немного отличаются:

1. Инструмент«Создать фильтр». Фильтрация, созданная таким способом, будет применена для всех пользователей.
2. Инструмент «Режимы фильтрации». Этот способ подойдет в том случае, если вам нужно отсортировать данные только для себя.

Совет. Если вы используете второй вариант, вы всё равно можете отправить коллеге таблицу с настроенной фильтрацией. Для этого установите нужный фильтр и в этом положении скопируйте URL.

Обратите внимание, что в режиме «Читатель» настройки, созданные инструментом «Создать фильтр», не отображаются.

Полезные функции для бизнеса

А теперь перейдем к интересным функциям, которыми особенно часто используются для бизнеса.

История изменений

Если есть возможность работать с документами сразу нескольким людям, значит, должен быть и инструмент для отслеживания всех действия? Вы правы. Он есть. Чтобы посмотреть все изменения, которые происходили в таблице:

Это особенно полезно, когда некоторые сотрудники уходят из компании и у вас есть возможность восстановить цепочку событий.

Защита определенных данных

Ограничить редактирование можно не только всего документа, но и отдельных частей таблицы: листов, диапазонов, ячеек. Чтобы запретить редактирование:

1. Нажмите Данные → Защитить листы и диапазоны.
2. Введите необходимый диапазон или лист и нажмите Задать разрешения:

Комментарии

Еще одна удобная функция для совместной работы ― комментарии. Иногда нужно что-то обсудить и сделать это можно без мессенджеров или видеозвонков. Чтобы оставить комментарий:

1. Нажмите на ячейку, содержимое которой хотите обсудить.
2. Нажмите на иконку Вставить комментарий или кликните по ячейке правой кнопкой мыши и выберите Комментарий:

Добавление диаграммы из Google Analytics

Google Analytics ― распространенный сервис среди бизнесменов и маркетологов. Чтобы все данные из сервиса загружались в таблицу:

1. Установите дополнение. Для этого перейдите в Расширения → Дополнения → Установить дополнения → Google Analytics. Нажмите Установить.
2. Теперь настроим отчет. Зайдите Расширения → Дополнения → Google Analytics → Create new report.

1. Откроется редактор отчетов. Выберите все параметры, которые вам нужны и нажмите Create report. Указанные вами параметры появятся на новом листе.
2. Теперь соберите данные. Снова перейдите в Расширения → Дополнения → Google Analytics и выберите Run reports. Все данные загрузятся на лист.

Интеграция с Google Формами

Google Формы любимы многими маркетологами. Они помогают быстро сделать опросы, ответы на которые можно собирать через email-рассылки, pop-up, SMS и при офлайн-опросах. Еще удобнее этот инструмент становится из-за того, что он легко интегрируется с Google Таблицами. Все данные, полученные при опросе, сразу собираются в удобные столбцы. Затем вы можете заниматься интерпретацией полученных данных.

Как связать опрос и таблицу? Есть 2 способа:

1. Создайте пустую таблицу и перейдите в Инструменты → Создать форму. После вы сразу попадете в интерфейс редактирования опроса. Больше ничего делать не нужно. Все ответы автоматически будут попадать в таблицу.

2. Перейдите в Google Формы и создайте необходимый опрос. В правом верхнем углу нажмите на иконку Создать таблицу. Все данные собираются в нужные столбцы.

После сбора данных вы может сделать таблицу удобнее: добавить названия столбцов, закрепить нужные строки, поставить фильтры и т. д.

Перевод текста

А вот представьте, что вы не знаете английский язык, а в вашей анкете пользователь оставил комментарий именно на нем. Это не проблема, ведь Таблица может перевести все моментально.

Для этого используйте формулу =GOOGLETRANSLATE(A2; «ru»; «en»), где A2 – ячейка с текстом для перевода, ru – язык оригинала, а en – язык, на который нужно перевести.

Проверка валидности email

Многие маркетологи собирают базу email для рассылки рекламы либо для важных уведомлений. В обоих случаях важно, чтобы почтовый адрес был верным. Проверить правильность email можно прямо в Google Таблице.

Самый простой способ ― создать функцию. Для этого:

1. В ячейку напротив адреса впишите функцию =ISEMAIL (A2), где A2 ― ячейка с адресом, который нужно проверить.
2. Нажмите Enter, и перед вами появится результат:

• ИСТИНА ― перед вами рабочий адрес;
• ЛОЖЬ ― пользователь ошибся или специально дал вам нерабочий контакт. Как жаль ��.

Интеграция с Lucidchart

Lucidchart ― это сервис для создания схем и диаграмм от Google. Его можно использовать для создания различных блок-схем для бизнеса, mindmap, онбординговых цепочек и воронок продаж, а также сложных диаграмм разных форм.

Благодаря Lucidchart в Google Таблицах можно сделать сложные диаграммы, которые нельзя сделать встроенными инструментами внутри таблицы.

Расширения

Вы думали это всё? А вот и нет. Функционал таблиц можно дополнять с помощью расширений (как мы сделали с Google Analytics). Чтобы установить их, в меню выберите Расширения → Дополнения → Установить дополнения. Перед вами откроется Google Workspace Marketplace, где вы можете выбрать необходимые вам дополнительные функции. Например,

• Remove Duplicates — находит ячейки с одинаковыми данными.
• Power Tools — набор инструментов, с помощью которых можно находить дубликаты, удалять пробелы, символы, пустые столбцы и строки.
• Supermetrics — поможет выгрузить и объединить данные из нескольких десятков источников, например, из Google Analytics, Google Ads, Яндекс.Метрики и Яндекс.Директа.

Мы разобрали далеко не все возможности сервиса, но мы надеемся, что вас заинтересовал этот удобный инструмент. Чтобы глубже погрузиться в него, мы снова посоветуем вам обратиться на страницу поддержки Google.

Microsoft Excel и Google Таблицы — в чем их разница и какой инструмент выбрать для работы

Для работы с данными нужен удобный, функциональный и универсальный инструмент. И Microsoft Excel, и Google Таблицы отлично справляются с этой задачей. Но всё же они отличаются и имеют ряд преимуществ перед друг другом. Tutortop расскажет о разнице в функциях Гугл таблиц и Excel, стоимости работы с этими инструментами, сочетании клавиш, и даст рекомендации по поводу более подходящего выбора.

Тот, кто хоть раз сталкивался с программами для анализа данных, работы с большим количеством информации, задумывался о том, в чем же разница Гугл таблицами и Эксель. С виду похожие друг на друга инструменты имеют и схожий функционал. При этом у каждого есть свои плюсы и минусы. Чтобы их выделить, нужно сравнить главные характеристики Excel и Google таблиц.

Подробнее разобраться с этими сервисами можно на курсах «Excel и Google-таблицы для роста бизнеса» от Eduson Academy или «Power BI и Excel для продвинутых» от Нетологии.

Функциональность

Работа с Google таблицами или как их ещё называют Google Sheets требует подключения к интернету. Вы можете использовать их и без соединения с сервером, но тогда функционал будет ограничен. Если в этом плане сравнивать Гугл таблицы с Excel, то второй вариант выигрывает: Эксель использует мощность вашего устройства и работает без интернета.

Когда Google Таблицы только начали тестировать как продукт, Excel уже вовсю использовался для разных целей. Microsoft на постоянной основе выпускает различные обновления связанные с интерфейсом, функциями, инструментами, чтобы сделать Эксель ещё более удобным. Google Sheets тоже не отстает: за время своего существования таблицы от Google наверстали упущенное и по возможностям приблизились к Excel.

Функционал в большей степени здесь зависит от поставленной задачи. Если вам нужно работать с большими массивами данных, то лучше выбрать Microsoft Excel. Гугл документы имеют качественную оптимизацию до определенного момента. Когда вкладок и столбцов становится много, программа замедляется. Поэтому тем, кто имеет дело с тысячами ячеек и столбцов, больше подойдет Excel. А в случае с созданием простых таблиц незачем усложнять себе задачу, можно выбрать и Google таблицы.

Эти сервисы часто используют бухгалтеры и аналитики. Начать карьеру в этих сферах можно на онлайн-курсах:

• «Главный бухгалтер» от SF Education
• «Главный бухгалтер» от Eduson Academy
• «Финансовый аналитик» от SF Education

Формулы

С формулами у обоих приложений дело обстоит хорошо. И тот, и тот вариант определенно стоит того, чтобы с ним поработать. Но как понять, что лучше использовать в работе с формулами: Эксель или Гугл таблицы? Для кого-то привычнее Excel: пользователям кажется, что по количеству формул он превосходит Google таблицы. На деле всё немного не так. В Гугл таблицах, если учесть работу с подключением к интернету, формул даже чуть больше. Один из ярких примеров — формула IMAGE. Она нужна, чтобы напрямую вставлять изображение в ячейку, используя её URL-адрес. Или же GOOGLETRANSLATE, формула, позволяющая перевести словосочетание или предложение с одного языка на другой.

Ещё одно небольшое преимущество Google таблиц перед Excel в том, что пользователи всегда имеют доступ к новым формулам. И по мере их обновления или дополнения они сразу же могут их использовать. Excel же нужно обновлять: с более ранними версиями для тех, кто не пользуется Microsoft 365, обновления работать не будут. Всё потому, что в первом случае обновление происходит автоматически при подключении к сети.

Несмотря на то, что Google таблицы активно стали создавать новые формулы, Excel тоже не теряет позиций. Периодически появляются “новинки”, среди которых XLOOKUP, LET. Сравнение приложений по возможностью работать с формулами приводит к выводу о том, что здесь нет очевидного выбора. Формулы постоянно дорабатываются и улучшаются, появляются новые. Вместе с этим создаются дополнительные инструкции по работе с ними. Попробуйте поработать с тем и с другим инструментом, используйте разные формулы, добавляйте новые. Со временем вы поймете, что пока что Google таблицы и Excel на равных развиваются в этой функции.

Доступ к документу и работа с ним

Совместная работа над документом важна для многих. Дать доступ сотруднику, чтобы тот отредактировал данные, внести правки, посмотреть, кто и когда исправлял текст внутри ячеек — для всего этого нужно так называемое “развитое сотрудничество”. Как бы серьезно и ответственно Microsoft не подходили к этому вопросу, у них всё равно не получается сравниться с идеально выстроенными настройками общего доступа во всех продуктах Google. Легко и просто создать таблицы для общего доступа, оставить комментарий в документе или отправить ссылку для перехода в него. Сразу несколько человек с разных устройств могут зайти на определенный лист и вносить правки в режиме реального времени. Это легко делать как с планшета, так и ноутбука или телефона. При этом обновления сохраняются автоматически.

Excel тоже не так уж и плох в этом вопросе: у приложения есть совместное использование и совместный доступ. Но в сравнении с Google таблицами Эксель не так удобен. Для сотрудничества с кем-то заранее нужно сохранить файлы в OneDrive. Из видимых плюсов: пользователи Office 365 могут получить доступ для отслеживания действий в файле, просмотра действий других пользователей. Пока что Excel отстает в плане предоставления доступа и редактирования уже готовой таблицы. Если вам важно сотрудничество и включение в работу коллег, то ориентируйтесь на Google таблицы.

Сочетание клавиш

Благодаря автономности в Excel можно использовать любое сочетание клавиш. С Google Sheets другая история. Поскольку вы открываете инструмент в браузере, вам нужно быть готовым к тому, что не получится использовать те сочетания, которые не подходят для этого браузера. Здесь момент с возможностью подключения к интернету работает в обратную сторону. К тому же, в Ecxel больше различных сочетаний, которых нет в Гугл таблицах. Например, вы не найдете подходящего варианта для того, чтобы применить или удалить фильтры.

Если вы задаетесь вопросом, зачем вообще нужны горячие клавиши, то представьте: их использование увеличивает скорость работы примерно в 1,5 раза. При переходе в работе с Excel на Google таблицы могут возникнуть сложности: придется привыкать к тому, что не все сочетания клавиш работают, есть новые сочетания, которые нужно будет изучать. В этом вопросе пальма первенства остается за Excel, а Google таблицам определенно есть куда расти.

Стоимость

Ещё один важный критерий, на который многие обращают внимание — стоимость. Использование Гугл таблиц бесплатно. Для доступа нужно лишь создать учетную запись Google: вместе этим вы получите возможность пользоваться и другими инструментами от Google, например, Гугл документами. Что касается Excel — чтобы работать с ним, нужно купить подписку на Microsoft 365 или же приобрести приложение как отдельный инструмент. Сейчас годовой пакет «Office 365 для дома» стоит около 65 долларов или 4000 рублей. Если вы решите приобрести Excel отдельно, то нужно будет заплатить половину от этой суммы.

На первых этапах, когда вы только изучаете инструменты для аналитики, можно попробовать работать в Google таблицах. Часто студенты, начинающие специалисты не могут себе позволить приобретение полного пакета от Microsoft. Их выручают Гугл документы, которые можно использовать бесплатно. Со временем вы изучите особенности работы с таблицами от Google и, если возникнет потребность и желание, откроете для себя ещё и Excel с полным набором функций. При появлении трудностей в изучении этих инструментов для работы попробуйте пройти онлайн-курс. За короткий промежуток времени преподаватели научат вас магии управления Excel и Google Таблицами. Вот некоторые из таких курсов:

• Excel и Google-таблицы: от новичка до эксперта;
• Онлайн-курс Excel: Продвинутый уровень.

Анализ больших массивов и диаграммы

Изначально Excel создавали для работы с большими массивами данных. Это стабильный и понятный инструмент, который помогает справиться с объем в более 1500 строк. Хоть поначалу Эксель и давал сбои, сейчас его работа практически не вызывает нареканий. Поэтому он идеально подходит именно для значительных объемов. Если брать в сравнение Google таблицы, они не всегда стабильно позволяют с большим количеством строк. Плюсом к этому нужно добавлять дополнительные строки вручную: при открытии документа вы увидите всего 1000 строк. Это не значит, что сразу же стоит отказываться от использования Гугл таблиц при работе с внушительными массивами данных. Просто нужно быть готовым, что приложение в какой-то момент перестанет справляться с нагрузкой и выполнить задачу будет в разы сложнее. Если вы заранее знаете, что нужно работать с огромными объемами регулярно, проводить качественный анализ, выбирайте Excel.

И немного коснемся графиков и диаграмм. Google для визуализации разработали отдельные инструменты, например, Power BI. Но встраивать диаграммы можно и прям в Google таблицах. Это помогает сократить время на переключение между разными приложениями: так у вас появляется возможность визуализировать результаты сразу же в Гугл таблицах. Диаграммы можно делать разного формата, цвета, корректировать ширину столбцов. Ещё есть вариант сохранения их как отдельного файла: это очень удобно в моментах, когда результаты исследований нужно опубликовать на корпоративном сайте. Графики и диаграммы в Excel тоже удобные и даже чуть более простые в плане их создания. Если Google предлагает более эстетически приятные и местами усложненные диаграммы, то Excel ориентируется на их классическое понимание. Это не плохо, и не хорошо: просто выглядит и воспринимается по-разному.

Дополнительные функции

Выше мы уже упоминали Power BI. Его подключение сразу к нескольким базами данных помогает создавать много панелей для отслеживания результатов. Их также можно размещать в интернете. Инструмент совместим с Excel, что большой для этого приложения. Ещё из дополнительных настроек для Excel — копирование таблицы на сайт и конвертация в HTML, экспорт всех диаграмм на листе в графические файлы. Power Query помогает доставать из Экселя огромные объемы данных, преобразовывать их и загружать обратно в программу.

Google таблицы тоже имеют ряд дополнений. Например, Power Tools, который ищет дубликаты, удаляет пустые столбцы и имеет еще много полезных возможностей. Supermetrics помогает “подтянуть” данные из аналитических приложений Гугла, когда не хватает возможностей Таблиц. Интегрировать Google таблицы можно и с другими сервисами экосистемы, ведь все они взаимосвязаны между собой. Это удобно для тех, кто пользуется Google Forms, Google Analytics и Google Sheets в едином тандеме.

По количеству поднастроек сравнить Excel и Google Таблицы довольно сложно: и там, и там они качественные, и действительно работающие.

Разрыв между Microsoft Excel и Google Таблицами с каждым днём становится всё менее значительным. Оба инструмента широко используются для аналитики данных и имеют широкий функционал. Для удобства мы сделали итоговую табличку, которая поможет вам сделать окончательный выбор в пользу того или иного инструмента.

Google Таблицы	Microsoft Excel
Удобная работа с облачным хранилищем, нет риска потери данных	Работа без подключения к интернету с риском не сохранить таблицы
Другие люди с легкостью могут получить доступ к файлу, отредактировать его	Для доступа к файлу нужно использовать сторонние программы, не так легко настроить совместную работу
Тяжело работать с большими массивами данных	Хорошо справляется с большими массивами и прогружает даже тысячи строк и столбцов
Можно использовать бесплатно	Лицензионная версия стоит 4000 рублей
Не все сочетания горячих клавиш работают в браузерах	Большой выбор сочетания клавиш, их можно использовать всегда
Есть дополнительные формулы, но не все из стандартных формул Excel работают в Таблицах	Классический набор формул

Хотите изучить Excel и Google Таблицы?

Работа с таблицами не так сложна, как кажется: достаточно лишь разобраться в функционале и закрепить теорию на практике. В этому помогут онлайн-курсы. Мы сделали специальную подборку таких курсов и сравнили их по множеству показателей для вашего удобства.

Google Таблицы для чайников: инструменты и возможности сервиса

Google Sheets постепенно становится основным инструментом для проведения электронных расчетов и формирования таблиц, оставляя Microsoft Excel позади. Связано это как раз с простой возможностью организовать общий доступ, бесплатностью и отсутствием необходимости скачивать что-либо на свой компьютер. Принцип взаимодействия с данным онлайн-сервисом схож с любой программой для работы с электронными таблицами, но имеет свои особенности, о которых мы поговорим далее.

Ниже будет показана работа с Гугл Таблицами для чайников, а также разобраны основные функции сервиса. Это поможет вам понять, какие преимущества есть у этого средства перед десктопными программами и стоит ли обращать на него внимание конкретно в вашем случае. Однако перед началом хотелось бы выделить несколько плюсов тезисно:

1. Онлайн-работа. Это самое большое преимущество, ведь вы без проблем сможете делиться ссылками на таблицы, предоставлять доступ к редактированию, защищать определенные диапазоны, отслеживать инструменты и делать все, чтобы командная работа с документами была максимально комфортной.
2. Доступ к уникальным функциям. Почти все функции в таблицы Google имеют аналоги в Excel, однако некоторые являются особенными и предназначены для взаимодействия с онлайн-инструментами с обновлением в режиме реального времени, о чем мы еще поговорим далее.
3. Интеграция с другими инструментами от Google. Это тоже будет разобрано в одном из разделов ниже, но важно понимать, что такая особенность позволяет без каких-либо сложных настроек объединить несколько разных сервисов, связать их и облегчить работу.
4. Облачное хранение. Вам не нужно скачивать листы и таблицы на компьютер, все будет храниться на вашем облачном диске и в любой момент доступно для редактирования или экспорта в виде файла.

Одним словом, Гугл Таблицы – это крайне удобный онлайн-инструмент, повторяющий функциональность программ для работы с электронными таблицами и способный заменить их, предоставляя доступ к уникальным возможностям. Теперь остановимся более детально на каждом из основных аспектов работы с данным сервисом.

Как создать Google Таблицу

Если вы еще ни разу не работали в электронных таблицах от Google, первоочередная задача будет заключаться именно в открытии сайта и создания пустой книги. Давайте разберемся с тем, как создать Гугл Таблицу пошагово. В этой задаче нет ничего сложного, ведь вам только понадобится аккаунт для авторизации и синхронизации документов. Перейдите на официальный сайт Google Sheets и нажмите кнопку для перехода непосредственно к листам.

Если у вас еще нет своего профиля в Гугл, разработчики предложат создать его, поскольку без этого не получится работать со всеми инструментами и сохранять изменения в облаке. Для этого нажмите на специально отведенную на странице кнопку и следуйте инструкциям от разработчиков.

После авторизации вас встречает основное окно управления документами, в котором уже показаны созданные таблицы, шаблоны и кнопка для добавления пустого файла. Вы даже найдете средство сортировки, чтобы узнать, когда и с какими таблицами вы взаимодействовали на этом аккаунте.

Можете создать пустую книгу или ознакомиться с полным перечнем шаблонов, что тоже поможет более детально изучить функциональность сайта и узнать, как разработчики подошли к реализации тех или иных задач как в техническом, так и визуальном плане.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Импорт файлов и данных

Давайте сразу разберемся с поддержкой электронных таблиц, созданных в других программах и хранящихся в виде файлов на вашем компьютере. Непосредственно на странице создания нового файла можете нажать на кнопку с папкой, чтобы перейти к загрузке существующего документа. Если уже открыли пустой лист Google Sheet, тогда разверните меню «Файл» и выберите пункт «Импорт». Вы можете добавить файлы формата XLSX и ODS.

Они будут загружены с сохранением всех функций и визуального форматирования, что позволит приступить к работе с электронной таблицей в том виде, в котором подразумевал создатель. Об этом рассказано в другой моей статье, где помимо метода импорта всего файла рассмотрена возможность добавления исключительно определенных диапазонов с других документов, созданных в Google Таблицах.

Что касается импорта других данных, то веб-инструмент позволяет добавлять целые веб-страницы, обновляя их содержимое в режиме реального времени без необходимости отслеживать нововведения самостоятельно. Для этого как раз используется уникальная функция, отсутствующая в десктопных программах. Подробнее о ней читайте далее.

Основные элементы панели инструментов

Теперь давайте разберемся с тем, как редактировать Гугл Таблицы. Осуществляется это при помощи инструментов на верхней панели. Они практически точно повторяют те, что присутствуют в том же Excel и других текстовых редакторах, но имеют и свои особенности. Сначала я бы рекомендовал посмотреть на каждое выпадающее меню, кликнув поочередно по их названиям на панели сверху. Понятно, что при помощи раздела «Файл» осуществляется работа с самим документом, создание, распространение и экспорт. Основное внимание обратите на вкладки «Вставка» и «Данные». Там находятся кнопки, отвечающие за выполнение основных действий. С их помощью вставляются диаграммы, рисунки, дополнительные ячейки, осуществляется управление проверкой данных, их очистка и фильтрация. Об этом более детально еще пойдет речь ниже.

Панель под выпадающими меню полностью отведена для кнопок с визуальной работой. Вы можете менять масштаб, выбирать новые шрифты, добавлять знаки после запятой, проценты, форматировать текст, его цвет и вставлять ссылки. Все это наверняка знакомо вам, если ранее вы сталкивались с Microsoft Excel или хотя бы взаимодействовали с документами в одном из текстовых редакторов.

Останавливаться на каждой кнопке не будем, поскольку вы можете сами проверить их действия в тестовой таблице или просто навести курсор, чтобы прочитать описание от разработчиков и понять, для чего предназначен тот или иной инструмент.

Операции с ячейками

Таблица Google в первую очередь предназначена для расчетов, ведения бухгалтерии и выполнения прочих задач, связанных с математикой и данными. Основная работа в этом случае происходит с ячейками, которые и хранят значения данных. Они являются главной частью документа и нужны для применения функций, дальнейшего формирования полной таблицы и диаграмм по ним. Вы можете выбрать любую пустую ячейку и создать на ней формулу, напечатав знак = и первый символ функции после него. Появится меню с подходящими результатами. Большинство популярных функций имеют свое описание, чтобы вы понимали предназначение и синтаксис.

Простые математические операции часто выполняются вовсе без дополнительных функций. Вам нужно лишь объявить само действие знаком =, после чего указать номера участвующих ячеек и операцию между ними. Это может быть сложение, умножение, деление, вычитание, работа с процентами, определение долей и прочее.

К сожалению, объема одной общей статьи не хватит, чтобы описать даже основные функции Гугл Таблиц, а также рассказать о том, какой синтаксис имеет каждая из них. Вместо этого я бы посоветовал перейти на страницу поддержки Google, чтобы получить доступ к справке со всеми функциями, детальным описанием и возможностью фильтрации по разным параметрам.

В разделах ниже еще будут представлены инструкции по использованию популярных функций, поэтому можете продолжить читать инструкцию, чтобы разобраться с некоторыми из них и применить в своих целях.

Просмотр истории изменений ячейки

Давайте рассмотрим следующую особенность Гугл Таблиц. Это будет средство просмотра внесенных изменений, что ценится не только при единоличном редактировании документа, но и во время общей работы, чтобы понимать, кто из пользователей и когда что-либо менял в одной определенной или разных ячейках. Для этого вы можете открыть меню просмотра истории версий или выбрать конкретную ячейку, чтобы отследить изменения только в ней.

У этого инструмента есть только один минус – слишком долгая обработка информации в таблице с большим количеством данных. Окно истории версий может даже зависнуть на некоторое время. Однако этот недостаток проявляется далеко не всегда и не является критичным. В большинстве случаев средство слежения за изменениями оказывается крайне полезным и эффективным.

Настройка общего доступа и защита листов

Только что уже была упомянута совместная работа в Google Sheets, поэтому давайте остановимся на этом средстве более детально. На сайте вы можете предоставить доступ другим пользователям к своей таблице. Вы самостоятельно выбираете, кто сможет переходить и просматривать документ, комментировать его или редактировать. При этом доступ предоставляется всем, у кого есть ссылка, или только определенному списку юзеров, создаваемому путем указания адресов электронной почты. Перейдите по ссылке ниже, чтобы детально ознакомиться с тем, как настроить общий доступ конкретно в вашей ситуации. В этой же статье рассказано о том, как защитить лист или диапазон от редактирования в случае коллективной работы.

Подробнее: Общий доступ, защита листов и диапазонов в Google Таблицах

Сортировка и фильтрация данных

Рассмотрим следующую полезную функцию, которая пригодится как тем, кто создает таблицу в Google, так и тем, кто только просматривает уже существующие документы. Сортировка и фильтрация позволит отобразить на экране только необходимые значения, убрав из вида остальную часть электронной таблицы. Если сортировка чаще осуществляется только по алфавиту, то вот фильтры могут быть самыми разными. Для них даже есть отдельная настройка, где каждый пользователь сам задает подходящие параметры.

Подробнее: Как сортировать и фильтровать данные в Google Таблицах

Создание раскрывающегося списка

Логичным будет поговорить и о раскрывающихся списках, поскольку они тоже выступают в роли своеобразного оптимизатора таблицы, позволяя отобразить только то, что нужно именно сейчас. Такие списки корректно подставляются под формулы, которые динамически изменяются в зависимости от выбранного значения. Еще они могут быть использованы в сводных таблицах. Создание такого перечня не является чем-то сложным, нужно лишь настроить проверку данных и задать необходимое количество значений.

Полноценное формирование таблицы

Выше вы узнали о нескольких самых разных функциях и настройках, которые предоставляют Гугл Таблицы. Обучение на этом не заканчивается и часто пользователь заинтересован в создании полноценной таблицы со всеми визуальными оформлениями. Вы уже знаете о панели инструментов, можете взаимодействовать с ячейками, создавать списки и проверять данные. Теперь все зависит непосредственно от того, какого типа таблицу вы хотите получить (у меня есть отдельная статья, в которой рассказано о создании динамического календаря).

В ней рассказано о ссылках между разными листами, условном форматировании и различных функциях. Можете использовать эту инструкцию, чтобы узнать что-то новое о возможностях Google Sheets и получить некоторые дополнительные знания, которые помогут во время дальнейшей работы с таблицами других типов.

Создание диаграммы

Если у вас уже есть готовая таблица, можно сформировать диаграмму, которая будет наглядно показывать результаты, пропорции или количество значений в ячейках именно визуально, что значительно упрощает восприятие содержимого. Давайте разберемся с тем, как создать самую простую диаграмму с подходящими для вас настройками.

1. Сначала разверните меню «Вставка» и выберите в нем пункт «Диаграмма».
2. Она будет автоматически вставлена в соответствии с тем, какая таблица у вас создана. Если на листе их несколько, сначала выделите требуемый диапазон и только после этого создавайте диаграмму. Можете изменить ее тип, развернув для этого список со всеми доступными вариантами.
3. Ниже есть пункты для изменения диапазона и значений, что поможет вам оптимизировать отображаемые элементы, если случайно были захвачены лишние или замечены недостающие.
4. Сама диаграмма отображается в виде отдельного блока в таблице. Вы можете зажать ее левой кнопкой мыши, чтобы перенести в любую удобную позицию, а также использовать точки по краям для масштабирования.
5. Откройте вкладку «Дополнительные» для изменения внешнего вида диаграммы. Задайте для нее фон, цвет границ и шрифт.
6. Чуть ниже можете развернуть блок с названием, задать новый заголовок, цвет текста и другие параметры.

Настройка диаграммы зависит непосредственно от того, какую цель вы преследуете. Возможно, нужно показать статистические данные или визуальные результаты вычислений. Это же применяется и для сводных таблиц.

Отмечу, что разработчики используют технологию интуитивного анализа данных, в которую входит и автоматическое создание различных вспомогательных графиков, основанных на самой таблице. Детальнее об этом читайте в другой моей статье, если заинтересованы в автоматическом формировании подобных графиков.

Закрепление столбцов и строк

Хочу рассказать о небольшой функции, которая позволяет закрепить строку или столбцы, чтобы они всегда оставались на видном месте при прокручивании таблицы. Это нужно тем пользователям, кто занимается чтением данных в большом документе и не хочет упускать из виду оглавление, чтобы не потеряться в названиях строк и столбцов. Понадобится только открыть меню «Вид» и выбрать подходящий для вас вариант закрепления. Пошаговую инструкцию со скриншотами вы найдете в статье далее.

Работа со ссылками

Создание из текста ссылки в Google Таблицах – одна из самых простых задач, выполняющаяся кликом по одной кнопке, которая расположена на уже упомянутой панели с основными инструментами. Поэтому я предлагаю сразу перейти к более сложному процессу – объединению нескольких ссылок. Например, у вас есть один основной домен и несколько разных страниц, на которые нужно организовать переход. При помощи отдельной функции можно сцепить адреса, создав одну строку для перехода на страницу. Далее эту формулу можно растянуть на всю таблицу, потратив минимальное количество времени на создание ссылки на несколько разных страниц с одним основным доменом.

Удаление пустых столбцов, пробелов и дубликатов

Во время работы над электронной таблицей наверняка возникнет такая ситуация, когда на экране будет отображаться большое количество строк или среди значений присутствовать ненужные дубликаты, в том числе и пробелы. Их удаление позволит вам не только нормализовать внешний вид документа, но и ускорить его загрузку. Строки и столбцы удаляются через контекстное меню, а подробнее об этом написано в другой статье.

В ней же вы найдете информацию и о том, как избавиться от пустых строк и ненужных пробелов при помощи фильтрации. Такой метод фильтрации и очистки данных подойдет и при поиске ненужных дубликатов, поэтому можете смело использовать его, просто заменив диапазон отображаемых значений.

Конвертирование и отображение курсов валют

Продолжаем разбираться с тем, как работать в Гугл Таблицах на компьютере. Следующая тема, о которой я хотел бы рассказать, подойдет всем тем, кто выполняет различные финансовые операции в данном онлайн-сервисе и ведет отчетность. При помощи простых функций можно загружать текущие курсы валют и конвертировать их в указанные, для чего понадобится создать небольшую формулу.

Немного сложнее дела обстоят с выводом текущего курса, определенного криптовалютного токена. Для этого сначала понадобится подобрать сайт, который в режиме реального времени обновляет котировки, затем найти значение через код элемента на сайте и импортировать его как XML. Данные будут автоматически обновляться каждые несколько минут с изменением значений в расчетных функциях, если такие используются в вашей таблице.

Проверка электронных адресов

Предлагаю немного отдалиться от темы финансов и чисел и разобраться с тем, для каких еще целей можно использовать Google Таблицы, ведь это не только средство для математических расчетов. При помощи таких документов вы можете собирать статистику, вести учет пользовательских данных и проверять их правильность. В частности, относится это и к электронным адресам, для чего сайт предлагает специальную функцию, которая в автоматическом режиме проверит валидность указанного email.

Перевод текста

Еще одно средство работы с текстовыми данными – перевод на другие языки. Для этого Google предлагает использовать собственную функцию, которая интегрирована с фирменным переводчиком. Вам только нужно выбрать, с какого на какой язык осуществлять перевод, используя для этого кодовые обозначения каждого. В целом, формула не является сложной и какой-то специфической. О том, как осуществляется взаимодействие с ней, читайте в другой статье.

Создание макроса с кнопкой

Начинающим может показаться, что работа с макросами и разными командами в Google Таблицах такая же сложная, как в том же Excel, однако это не так. Запись действий и их дальнейшее автоматическое выполнение не является чем-то затруднительным в плане реализации. К тому же созданный макрос даже можно назначить на визуальную кнопку, чтобы постоянно не вызывать меню для его запуска.

Макросы могут быть совершенно любыми, ведь только от вас зависит последовательность выполняемых действий. В статье ниже я рассказываю об одном примере, который можно модифицировать и всячески изменять под себя, меняя в том числе и саму кнопку, через которую осуществляется запуск макроса.

Интеграция с другими сервисами Google

Вы уже узнали, что при помощи простых функций осуществляется обращение к другим инструментам Google для конвертирования курсов валют и перевода текста. Однако это далеко не все, что можно выполнять в Гугл Таблицах. Доступна интеграция и с другими популярными сервисами, куда входят и Формы. Вы можете собирать через них данные о пользователях, затем автоматически выводить их в таблицу, формировать сводки или графики в соответствии с предоставленными ответами. Настройка в этом случае осуществляется при помощи специально отведенного инструмента импорта.

Далее идут задачи и напоминания, которые тоже могут быть частью электронной таблицы, если вы используете ее как ежедневник или календарь. Достаточно просто связать учетную запись Google с календарем или заметками, чтобы добавить необходимое количество записей. Вы будете получать уведомления и всегда сможете перейти к просмотру сохраненных записей через кнопки на боковой панели, отвечающие за открытие этих самых дополнений.

В рамках этой статьи были рассмотрены основные и самые интересные функции Google Sheets. Удачи!