Задачи в Битрикс24
Использование сервисов Корпоративного портала помогает сотруднику самостоятельно планировать свой рабочий день, ставить задачи себе и своим подчиненным.
Таким образом, развивается самоорганизация, что положительно влияет на конкретного сотрудника и коллектив в целом. В наличии целый ряд интересных функций для управления задачами и проектами.
Нужна настройка задач в Битрикс24? Заполните форму ниже, и мы свяжемся с Вами!
Постановка задачи
Поставить задачу в Битрикс24 легко и быстро: в один клик добавьте задачу себе или своим подчиненным. О вновь созданной задаче Битрикс24 немедленно сообщит в чате, а также напомнит про сроки выполнения.
Планирование в Битрикс24
Вы можете организовать выполнение своих задач по личному усмотрению на странице Мой план. В плане задачи распределяются по своим блокам. Отображается всё: ответственные, стадии, сроки. Также задачи удобно перемещать, зажав левой кнопкой «мыши».
Диаграмма Ганта
Диаграмма Ганта — ещё один полезный функционал Битрикс24 для работы с задачами. Диаграмма позволяет работать с задачами непосредственно в календарной сетке. На ней отображается визуальное представление продолжительности и крайних сроков по всем задачам пользователя. Каждая задача представляет собой блок, расположенный в календарной сетке. Вид блоков определяют дата создания, старта, финиша и крайний срок. Если вдруг так вышло, что задачу просрочили, то после прохождение дедлайна она будет окрашена в красный цвет. Как видите, Диаграмма Ганта — действительно максимально полезный инструмент при работе с крайними сроками. Он значительно упрощает планирование даже при огромном количестве задач!
Счётчики задач Битрикс24
Счетчики, выделенные красным цветом, обращают Ваше внимание на задачи, которые нужно сделать или проконтролировать. Со стороны руководителя счётчики также отображаются, поэтому поручитель всегда увидит счетчики по своим задачам.
Шаблоны задач в Bitrix
Вы можете с легкостью ускорить работу с задачами, которые регулярно повторяются. Битрикс24 способен поставить задачу по Вашему единожды созданному шаблону за Вас в нужное время. Подобные Шаблоны задач позволяют решить следующие основные проблемы: Когда вам нужно, чтобы задача регулярно создавалась сама собой в определенный момент, или если у вас имеется какая-то типовая задача с одинаковыми значениями полей, и Вам не хочется в очередной раз их заполнять заново. Заведите шаблон с заполненными полями, а потом просто создавайте задачу, когда это нужно.
Диаграмма Ганта онлайн
Неотъемлемая часть работы любого руководителя — планирование и контроль выполнения задач и проектов. На сегодняшний день существует множество программ и сервисов для построения наглядных диаграмм (их еще называют диаграмма Ганта, или график Ганта). Диаграмма помогает руководителям контролировать своевременное исполнение задач в подразделении, а подчиненным — не допускать нарушений.
Диаграмма Ганта в Битрикс24
Диаграмма Ганта в онлайн сервисе Битрикс24 — это бесплатная возможность управлять задачами в рамках рабочей группы. Когда каждый участник проекта не только видит, но и сам планирует работу над общим заданием.
Диаграмма очень наглядно отображает временные рамки задач в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.
Как построить диаграмму Ганта
В сервисе «Битрикс24» есть разные режимы работы с задачами — вы можете просматривать задачи как в виде графика Ганта, так и в виде обычного списка или доски с карточками. Как построить график Ганта? Создайте задачи и нажмите кнопку «Гант» в меню. Каждая задача представляет собой блок, расположенный в календарной сетке. Вид блоков определяют дата создания, старта, финиша и крайний срок.
Взглянув на диаграмму, вы сразу видите, сколько всего задач по проекту, сколько из них завершено и сколько находится в работе, какие задачи просрочены. С помощью удобного фильтра вы можете выбрать одну задачу с подзадачами и отобразить ход ее выполнения на диаграмме. Это очень удобно, когда базовая задача очень объемная и у нее несколько исполнителей.
Контроль сроков задач
С диаграммой Ганта вы в полном смысле этого слова управляете задачами. Причем многое делаете визуально — перемещаете мышью сроки выполняющихся задач, двигаете полоску дедлайна. При этом вы видите всю «картину» задач по проекту. В проект добавилась новая задача? Вы тут же задаете ей свои временные рамки. Задача затянулась? Форсируйте задачу, уменьшая крайний срок.
Вся информация — как на ладони
Диаграмма информативная. При наведении курсора мыши на ленту отдельной задачи всплывает окно с главной информацией (название, постановщик, ответственный, сроки, статус, приоритет). Полоска задачи окрашивается в соответствии с ее статусом (выполняется, просрочена, завершена). Отображаются сроки дедлайнов по каждой задаче и «флажки» у тех, что завершились. Вся информация по проектам как на ладони!
Удобное управление проектами
Диаграмма не только иллюстрирует состояние задач по какому-то проекту, но и позволяет ими управлять. У каждой задачи в списке есть удобное командное меню, с помощью которого вы просматриваете, редактируете или удаляете задачу, добавляете ей крайний срок или тут же создаете подзадачу. Из того же меню вы можете начать выполнение новой задачи, отклонить или приостановить ее, добавить в план рабочего дня, а также делегировать ее коллеге.
Дела сотрудников – всегда под контролем
Диаграмма Ганта в Битрикс24 автоматически вносит изменения в текущий план и показывает актуальное состояние проектов с учетом работ, их длительности, необходимых ресурсов. Дела ваших сотрудников — всегда под контролем!
«Битрикс24» — это не только Диаграмма Ганта
Это все, что необходимо для организации работы компании. Инструменты тесно взаимосвязаны, а это значит, что вам не придется переключаться между разными сервисами. Начать работать можно сразу после регистрации. Достаточно установить приложение на смартфон, компьютер или воспользоваться браузерной версией. Не нужно внедрять. Не нужно учиться, чтобы освоить.
Задачи, Проекты и Группы в Битрикс24
Битрикс24 – это не только CRM, но и много других полезных функций.
Наше агентство уже давно использует портал еще и в качестве трекера задач. Сервис позволяет быстро создавать и редактировать задачи, легко контролировать сроки, назначать подзадачи.
Потому сегодня мы расскажем именно об этих замечательных возможностях портала подробнее.
Задачи
В Битрикс24 задачи всегда под рукой – достаточно в левом меню нажать «Задачи и Проекты».
Пользователям предлагается несколько вариантов представления задач:
1. Список – это «классический» вид задач.
2. Мой план — это вариант канбан-доски.
Задачи здесь распределяются по этапам работы, которые вы сами для себя выбираете. Каждую задачу можно перетаскивать мышкой из одного этапа работ в другой, что очень удобно.
3. Диаграмма Ганта — наглядно отображает временные рамки задач в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.
Используют диаграммы Ганта при разработке плана проекта в любой сфере, в которой применим проектный подход: в строительстве, IT и т.д.
В большинстве случаев создается график с этапами проекта в специальных программах. К сожалению, стоимость таких программ достаточно высока. Например, 1 лицензия популярной среди руководителей проектов Microsoft Project обходится свыше 30 тыс рублей. Конечно, создать диаграмму Ганта можно и в Excel, но это не очень удобно.
Потому очень здорово, что даже на бесплатном тарифе Битрикс24 можно построить диаграмму Ганта в онлайн-режиме. Не нужно ничего покупать, скачивать, устанавливать!
В Битрикс24 диаграммы Ганта удобно использовать для отслеживания и контроля сроков по каждому этапу/задаче и наблюдения за картиной в целом: насколько фактические данные соответствуют вашему изначальному графику работ, не нужны ли коррективы.
- Полоска задачи окрашиваются разными цветами в соответствии с их статусом (выполняется, просрочена, завершена).
- Задачи можно связать между собой. Тогда при изменении сроков в главной задаче автоматически поменяются сроки и в связанных с ней задачах.
Для поиска нужной задачи разработан фильтр. В нескольких последних релизах его значительно усовершенствовали, соединили со строкой поиска, превратив в мощный инструмент для быстрого поиска нужного элемента.
В фильтре можно указать статус задачи, роль (делаю, помогаю, поручил, наблюдаю) или добавить дополнительные поля и использовать их при поиске нужной задачи.
Создание задач
Чтобы создать задачу нужно нажать кнопку «Добавить задачу».
Также задачи можно создавать по шаблону – тогда часть полей в форме заполнятся автоматически (например, название, описание и т.д.). Это удобно, если вы часто создаете однотипные задачи, которые отличаются некоторыми деталями.
А если нужно оперативно создать задачу, то стоит воспользоваться кнопкой «Создать быструю задачу».
Импорт и экспорт задач
Список задач можно импортировать из csv-файлов, а также экспортировать в Exсel. Предусмотрена возможность синхронизации списка задач с Outlook.
Эффективность
Портал предлагает много разнообразных отчетов. Есть такие и по задачам.
Нужно нажать «Эффективность», после его откроется страница с отчетами за текущий день, месяц, квартал или другой заданный вами отрезок времени.
Карточка задачи
В карточке задачи кроме подробного описания есть еще интересные возможности:
- добавлять файлы и чек-листы;
- указывать сроки страта и финиша, крайний срок (после указанной в этом поле даты задача будет отмечена как просроченная), вести учет потраченного на выполнение времени;
- задавать ответственного, постановщика, соисполнителей и наблюдателей. К задаче будут иметь доступ только те, кто указан среди перечисленных.
- просматривать историю;
- выставлять оценки;
- проставлять теги (их потом можно использовать при поиске задачи).
Подробнее о работе с задачами вы можете узнать, просмотрев наши видео:
Проекты
Задачи удобно объединять в проекты. Тогда их не нужно искать по всей ленте, а достаточно открыть страницу проекта и там будут все выполненные и текущие задания.
Группа задач, которые связаны между собой выполнением какой-то по-настоящему большой и объемной работы.
Такие задачи отображаются на отдельной странице и всегда можно контролировать их количество и процесс исполнения.
Создание проекта
Создать проект можно прямо из карточки задачи, нажав кнопку «Создать проект».
Проект может быть:
- открытый (Проект видят все сотрудники и все могут вступить в него);
- закрытый (Проект видим только его участникам, вступить в него можно только по приглашению).
Сроки проектов привязаны к срокам задач. То есть для проекта нельзя поставить сроки меньше чем сроки его задач.
Это главное отличие проектов от групп, у которых нет привязки к срокам начала и окончания.
При создании проекта можно пригласить участников, указать руководителя проекта и его помощников, указать доступны или нет такие возможности, как: Фотогалерея, Календарь, Задачи, Диск, Сообщения, Поиск, Чат и т.д. Если галочки снять, то для данного проекта все эти элементы будут недоступны.
Также задаются права, кто может приглашать участников в проект и прописываются теги.
После создания проекта он подключается к Диску, о чем отправляется запрос пользователям.
Группы
Раз уж мы выше упомянули группы, то давайте разберемся и в этом вопросе.
Группа — это то же самое, что проект, только без сроков. То есть проект является частным случаем группы.
Группу можно сделать проектом и также можно наоборот проект сделать группой.
Группы помогают сгруппировать все данные, задачи, файлы, сообщения, встречи в одном месте.
Например, есть группы по интересам, группы для обсуждения рабочих вопросов и т.д.
Иногда нужно для определенных сотрудников предоставить доступ к тем или иным возможностям портала. Это удобно делать, создавая закрытые группы и добавляя туда только нужных людей. Все действия внутри группы видят только ее участники.
Создание группы
Создавать группы можно из левого меню Группы. Для этого нужно нажать кнопку «Создать» и выбрать, что вы хотите сделать.
Кстати, из этого же пункта можно создавать и проекты.
Задачи и Проекты/Группы в Битрикс24 для пользователей с большим количество заданий просто незаменимый инструмент. Они помогают контролировать работу, следить за сроками, сохраняют всю историю работ. И если задача даже завершена много-много дней назад, а сотрудник, который ей занимался, уже не работает в компании, вы сможете быстро найти всю переписку и рабочие файлы.
Диаграмма Ганта в Битрикс24: настраиваем эффективную работу с задачами
Инструмент Диаграмма Ганта в Битрикс24 позволит Вам быстро и эффективно планировать задачи. Вам не придется переживать о распределении времени задач, за вас все сделает Битрикс. В общем понимании, Гант представляет собой столбчатую диаграмму, которая используется для иллюстрации плана, графика работ по какому-либо проекту. Диаграмма очень наглядно отображает временные рамки задач в той последовательности, в которой они должны проходить на протяжении проекта.
Что из себя представляет Диаграмма Ганта в Битрикс24
Диаграмма Ганта — это особый вид работы с задачами в календарной сетке. На ней отображается визуальное представление продолжительности, а также крайний срок всех задач. Для того, чтобы перейти в режим отображения задач в диаграмме Ганта, в левом меню интерфейса выберите раздел Задачи и проекты и кликаем по кнопке Гант как показано на рисунке.
Перед Вами отобразится панель управления задачами. В календарной плоскости расположен прогресс бар по каждой задаче. В соответствии с выставленными временными диапазонами, ползунок задачи закрашивает соответствующее время.
Если навести курсор на задачу, то в правой части появится меню действий. Здесь Вы можете перейти к просмотру и редактированию задачи, а также создать подзадачу, удалить крайний срок, добавить в избранное, завершить, приостановить, копировать, добавить в план рабочего дня или удалить.
Например, переходим в панель редактирования задачи. Здесь открывается уже знакомое нам меню, в котором необходимо указать название и описание задачи, назначить ответственных и крайние сроки. Раскройте меню дополнительных настроек и укажите все необходимые критерии.
Работа с задачами в диаграмме
Вид блоков определяется датой создания, старта, финиша и крайнего срока. Диаграмма наглядна и информативна, если навести курсор на отдельный ползунок задачи, то всплывет окно с главной информацией (название, ответственный, постановщик, сроки, статус).
- Дата старта. Начальная часть блока — точка старта задачи. Передвигайте мышкой дату старта на конкретную дату. При создании или изменении эта дата будет указана в поле Начать задачу с (в опции Планирование сроков)
- Дата финиша. Конец блока — дата предварительного окончания задачи. При создании или изменении дата указывается в поле Завершение.
Внешний вид блоков немного отличается, в зависимости от того, указана эта задача или нет:
- Дата не указана
- Дата указана
- Крайний срок. Если в задаче выставлен крайний срок, то в строке появится красная полоска. Если же задача не выполнена в поставленный срок, она автоматически окрасится в красный цвет.
Это важно!
Вы можете настроить права доступа ответственному на разрешение/запрет ответственному сдвигать сроки выполнения. Для этого уберите галочку с пункта Разрешить ответственному менять сроки задачи.
Сдвиг сроков на выходные По умолчанию при создании задачи рабочее время не учитывается. Поставьте галочку в пункте Пропустить выходные и праздничные дни, таким образом если сроки попадают на выходной день, они будут автоматически сдвинуты на ближайшее рабочее время.
Как Вы уже могли заметить, Диаграмма Ганта — отличный инструмент для работы с крайними сроками. С помощью него Вы упростите планирование и не затеряетесь в огромном количестве задач.
Если Вас интересуют другие вопросы, касающиеся внедрения CRM системы Битрикс24, свяжитесь с нами любым удобным для Вас способом. Наши специалисты с радостью ответят на все интересующие Вас вопросы. Переходите на наш Youtube канал, где мы простым языком рассказываем об инструментах Битрикс24, презентуем наши кейсы и решения, а также проводим полезные вебинары в прямом эфире. Подписывайтесь на канал, чтобы получать уведомления о новых видео.