Документооборот Lotus Notes
Системы документооборота на базе Lotus Notes используются по всему миру. В России документооборот Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях. Почему именно Lotus Notes выбирается в качестве платформы для автоматизации документооборота? Мы видим для этого несколько причин:
1. Сервер Lotus Domino включает в себя сервер приложений и почтовый сервер, что не требует интеграции системы документооборота Lotus Notes со сторонними почтовыми службами.
2. В Lotus Notes уже есть разработанная система разграничения прав доступа – остается ее просто использовать. Это значительно сокращает время и стоимость автоматизации документооборота Lotus Notes.
3. Пользователи могут работать с приложениями удаленно, без подключения к серверу. При этом на пользовательском ПК не требуется устанавливать дополнительное ПО – достаточно установить и настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме офф-лайн пользователь запускает репликацию и данные автоматически синхронизируются между клиентом и сервером.
4. Сервер Lotus Domino включает в себя web-сервер, который позволяет работать с приложениями Lotus Notes через web-браузер.
5. При доработке приложений Lotus Notes не требуется обновлять клиентские места. Изменения можно вносить в рабочих базах «на лету», не прерывая работу пользователей.
Автоматизация делопроизводства
Мы предлагаем систему классического документооборота для автоматизации делопроизводства. Данная система позволяет работать со следующими видами документов:
— Входящие и исходящие документы;
— Распоряжения и Приказы;
— Служебные записки;
— Заявления;
— Протоколы;
— Письма.
В системе реализован механизм контроля исполнительской дисциплины. Есть отдельные списки документов и резолюций, требующих исполнения. Отдельно отслеживаются документы с пометкой «На контроле».
Ко всем документам применяются правила для разграничения прав доступа таким образом, чтобы документы видели только те пользователи, которые имеют к ним отношение. Кроме того реализованы ограничения на создание, редактирование и удаление документов.
Кадровый документооборот
Кроме всего прочего, мы можем предложить систему для автоматизации кадрового документооборота. Данная система позволяет согласовывать следующие виды заявлений:
— Открытие вакансии;
— Прием сотрудника;
— Окончание испытательного срока;
— Изменение оклада;
— Обучение;
— Перевод на другую должность либо в другое подразделение;
— Увольнение;
— Премирование и штрафы;
Дополнительно система позволяет автоматизировать работу учебного центра: вести учебный календарь, формировать группы в удобном интерфейсе, а также хранить все анкеты участников в одном месте.
Мы экономим ваше время и деньги
Автоматизация документооборота значительно сокращает сроки согласования документов по очевидным причинам:
1. Электронный документооборот позволяет согласовывать документы параллельно, как будто один документ отправляется на стол сразу нескольким руководителям одновременно.
2. Не нужно передавать бумажную версию документа от одного руководителя к другому – экономим время на пересылке документов.
3. Не нужно распечатывать толстые пачки документов – все документы хранятся в электронном виде, распечатываются только те документы, которые необходимы для соблюдения законодательства.
Мы можем автоматизировать согласование документов любого вида (например, наладить согласование договоров либо финансовый документооборот). Позвоните нам по телефону +7 (985) 787 33 40 и договоритесь о бесплатной презентации наших решений на базе Lotus Notes.
| Lotus-1@yandex.ru | Andrei Ryzhevich | +7 (985) 787 3340 |
Сферы применения Lotus Notes/Domino
Работа современных организаций, будь то коммерческие или государственные структуры, основана на активном взаимодействии сотрудников, внутренних подразделений и внешних структур между собой. В эпоху Web-технологий пользователям необходимо нечто большее, чем возможности традиционных способов управления документами. Все большее значение приобретают управляемый доступ к важной информации, повторное использование ранее сделанной работы и защита целостности документов. Пользователи нуждаются в окружении, которое бы моделировало естественный способ их работы. Это означает создание рабочей среды, использующей технологию Web и одновременно дающей преимущества систем управления документами, при которых пользователи могут совместно работать вместе со своими коллегами в рамках сети extranet.
Программа Lotus Domino, обладающий почтовой средой клиент/сервер корпоративного масштаба, системой репликации, групповой работы и поддержки технологий Internet, является идеальной инфраструктурой для организации распределенной среды управления информацией. Находящееся в основе этих технологий универсальное хранилище объектов обеспечивает мощные средства внедрения распределенных приложений, которые лишены сложностей, характерных для традиционных решений, построенных на технологии реляционных СУБД. Lotus Domino/Notes делает доступными для всех пользователей средства управления информацией, совместимые с передовыми сетевыми технологиями и предназначенные для создания надежной среды совместной работы.
Важным для понимания возможностей Domino и Notes является так называемая «Архитектура решений Lotus». Эта концепция была разработана консалтинговой службой Lotus в соответствии с принципами системного подхода. Она обеспечивает целостный подход к классификации решений на основе коммуникационных технологий и технологий совместной работы на платформе Domino и Notes.
Программы Lotus Domino и Notes обеспечивают полноценное решение в области систем коллективной работы, и позволяют решать технологически сложные задачи на любом организационном уровне. Lotus Domino — это одновременно сервер электронной почты, сервер приложений для работы с документами и создания систем автоматизации деловых процедур, Web-сервер, дополненный широкими возможностями интеграции с реляционными СУБД и системами автоматизации бизнес-процессов. Программа Lotus Notes — это интегрированный почтовый и Internet-клиент, клиент для совместной работы и работы с документами, обеспечивающий кроме всего прочего, возможности мобильной работы пользователей. Многие из этих технологий, взятые в отдельности, были хорошо известны и до появления Notes. Но объединенные вместе в рамках единой системы они дают совершенно новое качество, которое позволяет утверждать, что в настоящее время на рынке нет аналога данному программному продукту.
Сферы применения Lotus Notes/Domino:
- Создание инфраструктуры электронной почты, передачи сообщений и коммуникаций: современной, надежной и масштабируемой. При этом Lotus Domino является почтовым сервером, а Lotus Notes — клиентом электронной почты с расширенными возможностями.
- Использование Domino и Notes в качестве платформы и инфраструктуры для бизнес-приложений, автоматизации деловых процедур, документооборота и т. д. В данном случае Lotus Domino — это сервер приложений, а Lotus Notes — клиент для выполнения бизнес-приложений, работы с информацией и документами, в том числе и в офлайновом режиме.
- Создание инфраструктуры Web. Lotus Domino — это Web-сервер с расширенными возможностями по динамическому обновлению, категоризации информации, полнотекстовому поиску и т.д.
- Применение Lotus Domino и Notes в качестве интегрирующего программного обеспечения, или «программного обеспечения промежуточного слоя», способного интегрировать информацию и данные практически из произвольных источников информации — реляционных СУБД, систем управления ресурсами предприятий, таких как NERPA ERP, SAP R/3, среды Internet и т.д.
Однако, возможности программы Lotus существенно превосходят ее ограничения. В конечном итоге, большинство пользователей Lotus Domino и Notes осознают возможность решения всего спектра перечисленных выше задач на основе единой технологической платформы и создают рациональную и эффективную информационную инфраструктуру. В сочетании с модульными ERP и MES решениями, а также эффективными средствами защиты данных и резервного копирования Lotus Notes/Domino, это программное обеспечение позволяет обеспечить высочайший уровень удобства, надёжности и безопасности обмена данными в рамках предприятия или структуры.
Реальная отдача от информационных технологий, которая дает качественные изменения и конкурентные преимущества, достигается тогда, когда эти технологии используются организацией для создания систем, ориентированных во внешний мир, на рынок. Эти системы кардинальным образом меняют природу взаимоотношений между организацией и ее заказчиками и партнерами, а также суть работы сотрудников самой организации. Ключевыми для построения более тесных и приносящих большую выгоду отношений являются Internet/intranet-системы, объединяющие в себе возможности обработки данных и транзакций с автоматизацией бизнес-процессов. IBM и Lotus имеют полный спектр средств, которые требуются вашей организации для создания систем, ориентированных на рынок и взаимодействие с внешним миром. Эти средства уже сегодня позволят Вам сделать новый шаг к экономике завтрашнего дня.
Краткое описание на русском языке самой распространенной в мире интегрированной технологии для совместной работы
Подводя итоги уходящего десятилетия, журнал InformationWeek назвал Lotus Notes одним из наиболее важных продуктов 90-х годов, который наиболее тесно интегрирован с понятием «групповой работы». В течение последнего десятилетия компания Lotus действительно приложила много усилий по развитию функциональности Lotus Domino и Notes, превратив их в передовые Internet-продукты, и вступила в 2000 год с общим количеством пользователей Lotus Notes, превышающим 56 миллионов.
Рынок «интегрированных систем для коллективной работы», как его определяет GartnerGroup, является одним из крупнейших сегментов мирового рынка программного обеспечения, а приложения, для которых используются эти технологии, относятся к категории «критически» и «жизненно важных». Достаточно сказать, что, по данным IDC1, в 1998 году «средняя» европейская организация потратила 89 000 долл. на системы коллективной работы и 48 000 долл. на программное обеспечение пересылки сообщений и электронной почты. В таких странах, как Швеция, процент людей, занимающихся интеллектуальным трудом и использующих системы для коллективной работы, достигал почти 70%.
Тем не менее очень часто среди потенциальных пользователей этих технологий отсутствует понимание того, что включает в себя это понятие — «интегрированные системы для коллективной работы», а также что составляет суть технологий Lotus Domino и Notes, в частности. Именно этим вопросам и посвящена данная статья.
Если дать в этом коротком введении формальное определение Lotus Domino и Notes — то это средства, предназначенные для сбора, организации и распределения информации и знаний.
Если отталкиваться от реальной практики использования, то можно выделить следующие группы организаций, которые выбрали и выбирают для себя эти технологии.
Первую группу составляют организации, которым нужна инфраструктура электронной почты, передачи сообщений и коммуникаций: современная, надежная и масштабируемая. Lotus Domino — это почтовый сервер, а Lotus Notes — клиент электронной почты с расширенными возможностями.
Вторую группу составляют организации, которые используют Domino и Notes в качестве платформы и инфраструктуры для бизнес-приложений, автоматизации деловых процедур, документооборота и т.д. Lotus Domino — это сервер приложений, а Lotus Notes — это клиент для выполнения бизнес-приложений, работы с информацией и документами, в том числе и в режиме offline.
Третья группа пользователей выбирает Lotus Domino в качестве уникальной технологии для создания инфраструктуры Web. Lotus Domino — это Web-сервер с расширенными возможностями по динамическому обновлению, категоризации информации, полнотекстовому поиску и т.д.
И, наконец, четвертая группа организаций выбирает Lotus Domino и Notes в качестве интегрирующего программного обеспечения, или «программного обеспечения промежуточного слоя», способного интегрировать информацию и данные практически из произвольных источников информации — реляционных СУБД, систем управления ресурсами предприятий (ERP), таких как SAP R/3, среды Internet и т.д.
В конечном итоге большинство пользователей Lotus Domino и Notes осознают возможность решения всего спектра перечисленных выше задач на основе единой технологической платформы и создают информационную инфраструктуру, позволяющую утверждать: «Эффективная работа нашей организации была бы невозможна без Domino и Notes».
Следует отметить, что Lotus Domino и Notes являются многоплатформными продуктами. Версии сервера Domino имеются под большинство распространенных операционных систем и аппаратных платформ, таких как Windows 3.x, Windows 95, Windows NT, Linux, Sun Solaris, HP-UX, IBM AIX, OS/2, Novell NetWare, OS/400, OS/390, Mac, предоставляя пользователям этих технологий свободу выбора платформы, адекватно отвечающей потребностям организации.
Продукт локализован, и его пользователями в России являются сотни и тысячи организаций.
2. История создания Lotus Domino и Notes
Lotus Notes уходит своими корнями в некоторые из первых компьютерных программ, написанных в Компьютерной Исследовательской Лаборатории (Computer-based Education Research Laboratory — CERL) Университета штата Иллинойс. В 1973 году CERL выпустила продукт под названием PLATO Notes. В то время единственная функция PLATO Notes заключалась в присоединении к отчетам об ошибках идентификатора пользователя и даты, а также в обеспечении защиты файла от удаления другими пользователями. Системный персонал получил, таким образом, возможность отвечать на отчеты о проблемах, появляющиеся в нижней части экрана. Именно такой способ безопасной коммуникации между пользователями и составлял основу PLATO Notes.
В 1976 году был выпущен продукт под названием PLATO Group Notes. Group Notes унаследовал оригинальную концепцию PLATO Notes и являлся ее логическим развитием в части организации обратной связи с пользователями. Отзывы последних о новом продукте оказались положительными, Group Notes начал активно применяться и в итоге стал прообразом многих программных продуктов, использующих метафору «заметок» («notes»).
Создатель Lotus Notes Рэй Оззи (Ray Ozzie) работал в операционной системе PLATO в CERL в конце семидесятых годов. На него произвели впечатление система и ее коммуникационные возможности. Используя знания, приобретенные в CERL, Рэй Оззи начинает работу над предложением по созданию продукта категории «notes» для ПК. Вначале он испытывал сложности, связанные с отсутствием источников финансирования.
Мич Капор (Mitch Kapor), основатель и в то время Исполнительный Директор Lotus Development Corporation, поверил в то, что по тем временам являлось абсолютно новой концепцией. Капор не только вдохновился этой идеей, но и изъявил желание вложить деньги Lotus в разработку нового продукта. Проницательность Капора, его творческий подход и готовность преодолеть собственное недоверие предопределили превращение умозрительных представлений Оззи в реальность.
В июле 1984 года Оззи и Капор начали работать над инновационной разработкой, что привело пятью месяцами позже к созданию компании Iris Associates, Inc., основанной на средства Lotus и связанной с последней контрактными обязательствами. Задачей Iris являлась разработка первой версии-релиза (release) Notes.
Основная идея заключалась в разработке программного обеспечения, предназначенного для обеспечения возможностей сотрудничества и обмена сообщениями. В то время большинство пользователей еще не задумывались над этим и не испытывали интереса к использованию компьютеров для этой цели. Разработчики моделировали Lotus Notes на основе PLATO Notes, добавив, однако, в продукт большое количество новых мощных функциональных возможностей.
Изначально Notes представлялся разработчикам как комбинация средств для ведения дискуссий в режиме online, электронной почты, телефонных книг и документо-ориентированных баз данных. Подобный подход обусловливал наличие двух проблем. Первая — сетевые технологии в том виде, в каком они нам известны сейчас, тогда не существовали. Вследствие этого разработчикам вначале пришлось продавать идею Notes как средства управления персональной информацией (Personal Information Manager — PIM), некоего подобия «электронного органайзера», обладающего определенными возможностями совместной работы. Второе — на тот момент операционные системы были недостаточно развиты, и разработчикам пришлось писать большое количество системного кода для создания сервера имен (Name Server), баз данных и средств сетевой коммуникации. С развитием сетевых технологий разработчики стали продавать идею Notes как groupware («программное обеспечение для групповой работы»), что подразумевало возможности по обеспечению коммуникаций, сотрудничества и координации усилий между группами пользователей.
Вскоре появился компьютер Макинтош, детище корпорации Apple, обладавший новым, легким в использовании графическим интерфейсом пользователя. Это повлияло на разработчиков Notes, и они снабдили свой новый продукт символьно-ориентированным графическим интерфейсом. Первоначальное представление основателей быстро эволюционировало к идее создания продукта по поддержке виртуальных сообществ людей. Думать о создании ПО для групповой работы в 1984 году было делом эксцентричным — в то время большинство пользователей еще не знали, что такое электронная почта. Этот продукт намного опередил свое время. Это был первый коммерческий клиент-серверный продукт.
На разработку Notes ушло несколько лет, что, по сегодняшним стандартам, немало, но именно это обеспечило успех Notes. Позволив себе роскошь потратить на разработку пять лет, создатели Notes выпустили исключительно цельный продукт, у которого практически не оказалось соперников на рынке. Конкурентам потребовались годы, чтобы создать нечто подобное Notes. Тем не менее и на сегодняшний день ни один из продуктов не обладает всеми возможностями, присущими Notes.
Большая часть разработки, касающаяся ядра, была закончена в течение двух лет, но разработчики потратили еще год на то, чтобы перенести коды клиентской и серверной частей с Windows на OS/2. В этот период разработчики из Iris пользовались Notes для осуществления удаленной коммуникации с персоналом из Lotus. Каждодневное использование продукта было весьма полезным при разработке ключевых функциональных возможностей. Например, разработчикам потребовалось синхронизировать данные между двумя удаленными офисами, и они изобрели репликацию — одну из самых сильных возможностей Notes. Интересно то, что это даже не входило в первоначальные планы, но проблема возникла, и ее решили.
В августе 1986 года Notes уже обладал многими своими уникальными функциональными возможностями, и к нему была готова предварительная документация. Продукт был готов к поставке внутренним пользователям Lotus. В это время Lotus произвела оценку и приняла продукт. Lotus приобрела права на Notes в 1987 году.
Судьба Lotus Notes сложилась успешно еще до того момента, как вышла его первая версия-релиз. Глава компании Price Waterhouse просмотрел демо-ролик Lotus Notes до того, как был выпущен первый релиз. Продукт произвел на него такое впечатление, что он купил сразу 10 000 копий Notes. В то время это был рекордный объем продаж для ПК-ориентированных продуктов. Как первый крупный покупатель Notes компания Price Waterhouse предсказала, что Notes кардинальным образом трансформирует существующие на тот момент бизнес-процессы. Сотрудники Price Waterhouse оказались правы.
Коммерческая вторая версия Lotus Notes начала продаваться на рынке начиная с 1991 года, и долгое время продукт оставался единственной технологией по поддержке совместной работы людей.
Потом появился Internet со своими возможностями по хранению и обмену информации между географически распределенными группами людей — примерно то, что уже в течение ряда лет умел делать Notes. В 1995 году в компьютерной прессе было много статей на тему того, что судьба Notes предрешена и его заменят более открытые и дешевые технологии Internet.
Однако в ноябре 1995 года компания Lotus, уже будучи в то время частью корпорации IBM, объявила о стратегии, которая предполагала дополнение широкой функциональности Notes (тогда еще версии 3.3x) поддержкой стандартов Internet и радикальное снижение цен. С тех пор Lotus выпустила несколько новых версий Notes, а начиная с версии 4.5 функциональность сервера в области технологий Internet была такова, что компания посчитала необходимым переименовать серверную часть Notes в сервер Domino.
И сегодня, в начале нового десятилетия и нового века Lotus Domino и Notes продолжают оставаться лучшими продуктами для совместной работы, которые дают организациям возможности обеспечения эффективного взаимодействия персонала. Lotus Domino по своим характеристикам также является передовым Web-сервером, сервером приложений и электронной почты. Поэтому даже если организация не заинтересована в использовании Notes для совместной работы, есть много причин выбрать сервер Domino в качестве основы своей инфраструктуры Internet/intranet.
В данной статье нет места для подробного изложения истории развития Notes, начиная от первой версии и вплоть до версии пятой, которая была выпущена Lotus в 1999 году. Поэтому перейдем сразу к тем возможностям, которые дает эта технология сегодня. Следующее далее изложение является очень кратким описанием Domino и Notes.
3. Что такое Notes и архитектура решений Lotus
Notes — весьма элегантное приложение. Это многосторонний продукт, функциональность которого столь обширна, что делает его кардинально отличным от других приложений. В этом и заключается причина того, что пользователям иногда бывает сложно осознать всю уникальность возможностей этой технологии. Однако как только приходит понимание принципов работы Notes, становится ясно, что эта технология действительно превосходит многие аналогичные средства Internet или продукты от других поставщиков в области систем для коллективной работы.
Работа современных организаций, будь то коммерческие структуры или государственные агентства, основана на активном взаимодействии людей, подразделений и других, внешних по отношению к ним, организаций.
Все формы подобного взаимодействия можно разбить на три группы, или так называемые три К:
- Коммуникации: вы и ваша организация может запрашивать у кого-либо или пересылать информацию.
- Кооперация: люди и организации используют совместное рабочее пространство (здания, комплексы зданий и т.д.) для выполнения работы, при этом требуется неформальное взаимодействие людей, для того чтобы работа была выполнена.
- Координирование: существуют определенные процессы, в которые вовлечены разные люди и организации, например, процесс согласования приказа или прохождения платежного поручения, подчиняющиеся заранее определенным правилам.
- Электронная почта и системы пересылки сообщений
- Базы данных коллективного доступа
- Средства автоматизации деловых процедур (workflow)
- База данных коллективного доступа подразумевает возможности большого количества пользователей одновременно осуществлять доступ и обновлять содержание баз.
- Под распределенностью имеется в виду то, что базы данных могут располагаться одновременно на большом количестве серверов, которые периодически пересылают друг другу обновления так, что через определенное время изменения в данных, сделанные на одном сервере, достигнут любого другого. Этот процесс называется репликацией.
- Под базами данных, интегрированными с возможностями электронной почты, подразумевается, что не только люди — пользователи Notes могут обмениваться почтовыми сообщениями, но и базы данных, и приложения Notes могут посылать документы и сообщения как людям, так и другим базам данных и приложениям Notes. И это является критически важным свойством при автоматизации деловых потоков и процедур (workflow).
- ПК и комплектующие
- Настольные ПК и моноблоки
- Портативные ПК
- Серверы
- Материнские платы
- Корпуса
- Блоки питания
- Оперативная память
- Процессоры
- Графические адаптеры
- Жесткие диски и SSD
- Оптические приводы и носители
- Звуковые карты
- ТВ-тюнеры
- Контроллеры
- Системы охлаждения ПК
- Моддинг
- Аксессуары для ноутбуков
- Принтеры, сканеры, МФУ
- Мониторы и проекторы
- Устройства ввода
- Внешние накопители
- Акустические системы, гарнитуры, наушники
- ИБП
- Веб-камеры
- KVM-оборудование
- Сетевые медиаплееры
- HTPC и мини-компьютеры
- ТВ и системы домашнего кинотеатра
- Технология DLNA
- Средства управления домашней техникой
- Планшеты
- Смартфоны
- Портативные накопители
- Электронные ридеры
- Портативные медиаплееры
- GPS-навигаторы и трекеры
- Носимые гаджеты
- Автомобильные информационно-развлекательные системы
- Зарядные устройства
- Аксессуары для мобильных устройств
- Цифровые фотоаппараты и оптика
- Видеокамеры
- Фотоаксессуары
- Обработка фотографий
- Монтаж видео
- Операционные системы
- Средства разработки
- Офисные программы
- Средства тестирования, мониторинга и диагностики
- Полезные утилиты
- Графические редакторы
- Средства 3D-моделирования
- Веб-браузеры
- Поисковые системы
- Социальные сети
- «Облачные» сервисы
- Сервисы для обмена сообщениями и конференц-связи
- Разработка веб-сайтов
- Мобильный интернет
- Полезные инструменты
- Средства защиты от вредоносного ПО
- Средства управления доступом
- Защита данных
- Проводные сети
- Беспроводные сети
- Сетевая инфраструктура
- Сотовая связь
- IP-телефония
- NAS-накопители
- Средства управления сетями
- Средства удаленного доступа
- Системная интеграция
- Проекты в области образования
- Электронный документооборот
- «Облачные» сервисы для бизнеса
- Технологии виртуализации
1999 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2001 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2002 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2003 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2004 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2005 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2006 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2007 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2008 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2009 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2010 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2011 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2012 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 2013 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Краткое описание на русском языке самой распространенной в мире интегрированной технологии для совместной работы
4. Lotus Domino и Notes как совокупность восьми ключевых технологий
Что же такое «интегрированные системы для совместной работы» вообще и что составляет суть Domino и Notes, в частности с технологической точки зрения? В упомянутом ранее отчете IDC содержатся интересные результаты опроса европейских пользователей систем для совместной и коллективной работы. По результатам этого опроса были указаны в порядке убывания интенсивности использования следующие технологии, которые и составляют суть «ПО для совместной работы»:
- Электронная почта.
- Средства распространения и совместного использования информации.
- Управление документами.
- Возможности выполнения специализированных приложений.
- Средства календарного планирования и составления расписаний.
- Средства управления корпоративными знаниями.
- Управление потоками работ (workflow).
- Средства поддержки приложений «дискуссионного» типа.
- Мгновенная пересылка сообщений (chat).
- Конференции в реальном времени.
Lotus Domino и Notes сами по себе, а также в сочетании с другими продуктами семейства Domino включают все перечисленные выше технологии. И все же если говорить о ключевых технологиях, важных с точки зрения понимания архитектуры продукта и возможностей его применения, то можно выделить следующие:
- Документоориентированная база данных.
- Средства разработки приложений.
- Система электронной почты.
- Система реплицирования (тиражирования) документов, информации и приложений.
- Средства защиты информации и разграничения доступа.
- Средства календарного планирования и составления расписаний.
- Web-технологии и технологии Internet/Intranet.
- Средства интеграции с реляционными базами данных, системами управления ресурсами предприятий (ERP) и транзакционными системами.
Многие из этих технологий, взятые в отдельности, были достаточно хорошо известны и до появления Notes. Но, объединенные вместе в рамках единой системы, они дали совершенно новое качество, которое позволяет утверждать: в настоящее время на рынке нет аналога данному программному продукту.
Прежде чем мы кратко остановимся на каждой из этих восьми технологий, сделаем следующее замечание. Во всей статье мы упоминаем в основном два программных продукта: Lotus Domino и Lotus Notes. Это связано с тем, что Domino/Notes — это клиент-серверная технология, где в качестве сервера выступает Lotus Domino, а в качестве клиентской части — Lotus Notes. Однако сразу же следует отметить уникальность сервера Domino, которая состоит в том, что это еще и Web-сервер и почтовый сервер, поддерживающий стандарты Internet, поэтому в качестве клиентской части для работы с приложениями Domino и электронной почтой могут использоваться Web-браузеры и другие почтовые клиенты Internet. За счет поддержки промышленных стандартов, таких, в частности, как ODMA, ActiveX, OLE и ряда других, для доступа и сохранения данных на сервере Domino с той или иной степенью полноты в качестве клиентов могут использоваться популярные офисные пакеты, мобильные телефоны, персональные цифровые помощники типа PalmPilot, пейджеры и т.д.
4.1. Документоориентированная база данных Domino/Notes
Сердцем Domino и Notes является хранилище объектов, известное как NSF (Notes Storage File), в котором и хранятся данные.
Базы данных Domino и Notes отличаются от реляционных СУБД, с которыми многие привыкли работать. В реляционных СУБД данные описываются с помощью таблиц, жестко задающих формат данных.
Основой единицей хранения информации в базе данных Lotus Domino/Notes является отдельный документ. Структура документа Notes определяется формой, содержащей в себе набор полей различных типов. Например, документ, относящийся к обслуживанию клиентов, может содержать в себе дату, имя клиента, идентификационный номер клиента, имя оператора, текстовое поле для описания запроса клиента, а также поле статуса запроса. Notes использует индексированные представления для отображения списков документов, навигаторы и полнотекстовые индексы для поиска документов, а также агенты для автоматизации определенных процессов в базе.
Реляционная база данных, как правило, жестко структурирована, и каждая запись в таблице имеет один и тот же набор полей, пространство под который определено и выделено заранее. Люди в 90% случаев имеют дело с документами, которые являются слабо структурированными объектами, и Notes изначально проектировался для работы с такой информацией. Это и предопределило структуру базы данных Notes. Отдельный документ не обязательно имеет такие же поля, что и остальные документы; под поле выделяется столько памяти, сколько это необходимо для хранения конкретных данных; поля в документы могут добавляться динамически, по мере возникновения необходимости в них или при изменениях представлений разработчиков и пользователей.
База данных Notes может хранить любые типы данных — от простого текста, чисел, времени и даты до форматированного текста, графических образов, звука, видео и произвольных данных, которые могут храниться в виде присоединенных объектов в своем родном формате. Например, это может быть присоединенный файл формата MS Word или электронной таблицы Lotus 1-2-3.
Документ может иметь как структурированный, так и неструктурированный формат, поэтому Notes может хранить и обрабатывать такие массивы данных, обработка которых с трудом поддается реляционным и прочим системам баз данных. Более того, благодаря использованию документной модели обработки Notes предоставляет пользователям ряд полезных функций.
- Хранение форматированного текста, присоединенных и внедренных объектов. Хранилище объектов Notes оптимально подходит для эффективного управления и распределения деловой информации. Эта информация обычно состоит из различных типов данных, таких как таблицы (возможно, полученные из реляционной базы данных или электронной таблицы), отформатированный текст, Web-страницы, графика, присоединенные или внедренные объекты, объекты мультимедиа: сканированные изображения и факсы, звуковые фрагменты и видеофрагменты. Таким образом, Notes может выступать в качестве универсального хранилища объектов и центральной точки доступа к любой корпоративной информации.
- Документы могут относиться друг к другу как «родительский» и «дочерний» документы. Например, если вы создали приложение для отслеживания внешних контактов, то «родительским» документом может быть описание организации, «дочерними» на первом уровне — карточки сотрудников, а на следующем — отчеты о встречах с сотрудниками или письма и т.д.
- Полнотекстовый поиск. Lotus Notes поддерживает функцию полнотекстового поиска, которая позволяет пользователям индексировать документы Notes и вести их поиск по запросам. Notes показывает документы, удовлетворяющие критериям поиска, либо в порядке степени их соответствия критерию, либо в заданном пользователем порядке.
- Управление версиями. Lotus Notes содержит функцию управления версиями документа, которая отслеживает многочисленные изменения, вносимые в документ различными пользователями. Автоматическое управление версиями реализовано таким образом, что при каждом сеансе редактирования документ помечается либо как основной, либо как производный от оригинала. При этом изменения, внесенные в документ Notes одним пользователем, не стираются, когда другой пользователь сохраняет свои изменения в документе. Функция управления версиями Notes является достаточно гибкой, ее можно модифицировать в соответствии с потребностями любой рабочей группы. Кроме того, пользователи имеют возможность добавлять дополнительные комментарии к оригиналу документа, работая с ним как с производным, то есть не сохраняя оригинал повторно.
- Ссылки на документы. Notes имеет средства поддержки гипертекста, то есть каждый документ может содержать «ссылки» на другие документы в любой базе данных Notes или на Web-документы. Пользователи имеют возможность легко создавать ссылки с одной страницы на другую с помощью одного щелчка мыши.
Для того чтобы гарантировать адекватную масштабируемость для любых целей, размер хранилища объектов Domino ограничен только доступными физическим ресурсами. Это хранилище может распространяться за границы физических систем хранения. Высокооптимизированный формат минимизирует использование операций ввода-вывода, что уменьшает число обращений к дискам и делает эти обращения более эффективными.
В целях обеспечения высочайшей надежности и защиты от потери данных хранилище объектов Domino использует лучшие алгоритмы журналирования или протоколирования транзакций. Операции с базами данных записываются последовательно, уменьшая активность ввода-вывода одновременно с оптимизацией целостности данных и ускорением перезапуска сервера.
Базы данных Domino/Notes поддерживаются целым набором сервисов, которые берут на себя выполнение большого количества операций нижнего уровня. Например, отдельный сервис отвечает за создание и обновление индексов, сервис репликации отвечает за поддержание копий баз данных на разных серверах и клиентских машинах в синхронном по отношению друг к другу состоянии, сервис маршрутизации отвечает за доставку почтовых сообщений и т.д. Эти сервисы выполняются на сервере Domino, некоторые из них — также на клиенте Notes. Разработчики приложений для Domino не должны думать об этих задачах нижнего уровня, а могут полагаться на сервисы Domino, которые выполнят эту трудоемкую, полную мелких деталей, черновую работу.
Базы данных Notes, как правило, располагаются на серверах Domino, однако могут находиться и на клиентских машинах с Notes, что является очень важным с точки зрения поддержки работы пользователей в режиме off-line и мобильных пользователей. Пользователи получают доступ к данным на сервере через сеть, либо через модем, либо работая с данными локально с помощью клиента Notes. Однако, как уже отмечалось, в качестве клиента для работы с данными и приложениями на сервере Domino могут использоваться Web-браузеры, почтовые клиенты Internet и т.д.
Пользователи имеют возможность просмотра списков документов, хранящихся в базе данных Domino/Notes, которые также называются представлениями, видами или взглядами (view). Когда пользователь Notes открывает вид, то названия полей выводятся как заголовки столбцов данных. Если, например, пользователь желает просмотреть документы по дате, то Notes, отсортировав их по значениям в этом поле, открывает вид, самый левый столбец которого содержит дату, а прочая информация из полей (номер клиента, название политики и т.п.) выводится в столбцах справа от основного. Виды в Notes отличаются гибкостью и используют схематичную метафору, основанную на «раскрытии и скрытии». Например, если основной документ имеет множество дочерних документов, то пользователь может по своему выбору просмотреть либо основной документ, либо основной документ и все документы следующего уровня, либо все уровни документов, относящихся к первому основному документу.
Различные представления (взгляды) могут выполнять разные выборки документов, а также их сортировку и/или категоризацию (группирование) по определенным критериям. Если продолжить рассмотрение примера базы данных отслеживания внешних контактов, то одним из режимов просмотра может быть просмотр всех документов, с категоризацией по названием организаций, другим режимом просмотра может быть только список личных карточек сотрудников, отсортированный по фамилиям, и т.д.
Таким образом, чтобы создать работоспособную базу данных в Domino/Notes, достаточно выполнить следующие действия:
- Решить, какие типы документов будут в ней храниться, и создать соответствующий набор форм.
- Решить, какие режимы просмотра документов будут удобны пользователю этой базы данных, и создать соответствующий набор режимов просмотра (представлений).
Для решения этих задач имеются соответствующие графические средства разработки, о чем речь пойдет ниже. Создав данные элементы, можно начинать вводить документы и работать с базой данных. При этом следует отметить, что в Notes понятия «база данных» и «приложение» являются, по сути дела, синонимами. Хотя в более сложных случаях Domino-приложение может состоять из нескольких связанных между собой баз данных либо интегрировать в себе данные из других источников, таких как реляционные СУБД. Конечно, для создания более сложных приложений потребуются также другие средства разработки, поставляемые вместе с Domino и Notes, о чем мы расскажем далее.
Кроме того, Notes поставляется вместе с программами просмотра файлов для большинства популярных настольных приложений, что предоставляет пользователям возможность читать и распечатывать данные, даже не имея на своем компьютере соответствующего приложения.
4.2. Репликация
Многие заказчики, уже давно и активно использующие Domino и Notes, на вопрос о том, какая из всех технологий этих продуктов им больше всего нравится, называют репликацию. По сути, системой репликации решаются две основные задачи:
- Поддержка территориально-распределенной работы (синхронизация данных и приложений).
- Поддержка работы мобильных пользователей.
Domino и Notes обеспечивают коллективное использование информации в любое время и независимо от места расположения пользователя. Пользователями баз данных и приложений Notes могут быть сотрудники из различных подразделений организации в регионе, в стране или во всем мире. Каждое из этих подразделений может иметь свой сервер, подключение к которому персонала производится достаточно просто и без больших затрат. В результате пользователь будет иметь доступ к данным и приложениям на своем локальном сервере, вместо того чтобы работать с удаленным сервером по медленным каналам связи.
Пользователи в разных офисах будут работать со своей «копией» базы данных, расположенной на локальном сервере, а репликация обеспечивает то, что рабочие группы, расположенные в различных географических точках, работают с актуальными версиями одних и тех же документов и обмениваются информацией. Серверы Domino будут обмениваться между собой данными в соответствии с заданным расписанием по тем каналам, которые им доступны.
Следует отметить «всеядность» Domino и Notes в плане использования каналов связи: это могут быть сети TCP/IP, X.25, ISDN, коммутируемые телефонные каналы и т.д. Одна из самых тонких и великолепно проработанных разработчиками Lotus технологий — эффективное использование произвольных каналов связи.
Domino позволяет также создавать и централизованную архитектуру, если коммуникации, доступные конкретной организации, это позволяют.
Репликация в Notes непревзойденна по своей функциональности и степени гранулированности: она выполняется на уровне отдельных полей и идеально настраиваема. Репликация характеризуется следующими свойствами:
- Двунаправленность. Пользователи во всех подразделениях организации, в которых имеется полученная с помощью репликации копия базы данных, могут добавлять, модифицировать и удалять документы. Двунаправленная репликация в Notes синхронизирует все изменения, произведенные во всех представительствах, а не только распространяет по удаленным серверам изменения, внесенные в центральной точке.
- Эффективность. При синхронизации баз данных репликация необходима только для новых полей документов или для полей документов, в которые были внесены изменения на любом из экземпляров базы данных, участвующих в процессе репликации. Такая репликация на уровне поля обеспечивает оптимальное использование ресурсов и самую короткую продолжительность цикла синхронизации.
- Репликация для клиента Notes. Пользователям, подключающимся к серверу от случая к случаю (например, мобильные пользователи, работающие в удаленной точке, находящиеся в командировках или дома), необходим такой же уровень доступа к информации, как и подключенным пользователям. Notes не ограничивается организацией взаимодействия между серверами, он также поддерживает репликацию между клиентом и сервером. За счет этого обеспечивается великолепная поддержка работы мобильных пользователей, работающих с данными и приложениями Notes в режиме off-line точно так же, как если бы они находились в офисе и были подключены к серверу. Пользователь легко может унести с собой актуальные копии баз данных Notes, работать с ними локально, а затем синхронизировать их, как только представится такая возможность.
- Выборочная репликация. С помощью всего лишь нескольких щелчков мыши пользователь Notes может скопировать к себе только определенное подмножество информации из базы данных Notes. Notes позволяет пользователям определять тип документов, с которыми они хотят работать на своих клиентских рабочих станциях. При помощи выборочной репликации пользователи могут копировать только те документы, которые подверглись изменениям, например, за последние 30 дней или были только составлены каким-либо конкретным членом рабочей группы.
- Фоновая репликация. Проведение процесса репликации для мобильного пользователя не должно вызывать прекращения всей остальной работы на портативном или домашнем компьютере. Репликация в Notes может выполняться в фоновом режиме, что позволяет пользователю продолжать работу над другими задачами.
- Синхронизация дизайна и логики приложений. Этот аспект часто остается незамеченным при поверхностном знакомстве с продуктом, хотя именно данная технология позволяет легко распространять приложения по всей организации и за ее пределами и вносить в них нужные изменения по мере необходимости. Во время сеансов связи между серверами Domino пересылаются не только данные как таковые, но и все изменения в дизайне и логике приложения. Domino хранит данные и дизайн отдельного приложения в едином файле NSF. Представьте, например, приложение Notes для сбора отчетности из регионов. Если, скажем, разработчики в Москве внесут изменения в форму ежедневной отчетности, то в процессе очередного сеанса репликации все эти изменения будут переданы в удаленные подразделения. На следующее утро пользователь во Владивостоке увидит, что дизайн приложения изменился, и начнет работать с новой, по сути, версией приложения.
4.3. Система электронной почты и передачи сообщений
На самом деле, если бы из перечисленных выше восьми ключевых технологий было бы разрешено воспользоваться только одной — самой важной, эффектной, надежной и т.д., то, по всей видимости, многие пользователи остановили бы свой выбор на системе электронной почты Domino/Notes. Внедрение продукта уже оправдывает себя только при использовании его в качестве корпоративной системы электронной почты.
Эта система может быть охарактеризована словами: надежная, масштабируемая, защищенная и управляемая. В мире есть организации, в которых более 100 и даже 200 тысяч сотрудников объединены системой передачи сообщений Domino и Notes. Это означает, что, выбрав эту технологию, вы не натолкнетесь на такие технологические ограничения, когда все работает хорошо при десятках или нескольких сотнях пользователей, но при дальнейшем расширении инфраструктуры начинаются непреодолимые проблемы. Что касается защищенности, то Domino предлагает самую мощную из возможных систему защиты для почты в Internet, применяемую для подписываемых и шифруемых сообщений, за счет бесшовной интеграции инфраструктуры публичных ключей (Public Key Infrastructure, PKI) и сертификатов X.509 V3.
Важно то, что Lotus Development является единственным поставщиком, предлагающим полную интегрированную коммуникационную платформу для организаций, стремящихся перейти от обычной электронной почты к усовершенствованным возможностям передачи сообщений и Web-приложениям для совместной работы. Сервер Domino обеспечивает встроенную поддержку любых клиентов передачи сообщений, которыми может воспользоваться заказчик: Web-браузеров, Microsoft Outlook, Eudora и других почтовых клиентов POP3 и IMAP4. Кроме того, Domino является превосходным дополнением к лучшему в мире клиенту для совместной работы и электронной почты — Lotus Notes.
Система передачи сообщений Notes используется как по своему основному назначению — для связи между людьми, так и в качестве важного компонента приложений автоматизации рабочих потоков (workflow), а также в качестве платформы для группового ведения календаря и планирования.
Система передачи сообщений Notes предоставляет в ваше распоряжение простой в использовании ящик электронной почты. Более опытные пользователи для обработки и организации больших объемов почты могут использовать средства управления сообщениями. Пользовательский интерфейс Notes построен на базе завоевавшего множество наград интерфейса Lotus cc:Mail, который, по сути, стал стандартом интерфейса электронной почты для всех производителей. Notes включает в себя мощный редактор для форматирования текста почтового сообщения. Имеется возможность использования агентов для выполнения различных задач — таких, например, как просмотр присоединенных к поступающим сообщениям файлов на наличие ключевых слов и сохранение их в соответствующей папке. Агенты могут автоматизировать выполняемые на сервере задачи, давая вашему Web-узлу возможности по автоматической генерации почтовых сообщений определенного содержания при наступлении определенных условий и событий.
Следует особо отметить, что электронная почта является неотъемлемой, фундаментальной частью систем автоматизации потоков работ и документооборота (workflow). Интегрированная в Domino/Notes система передачи сообщений и базы данных документов объединяют в себе оба метода коллективного использования информации — «принудительное проталкивание» и «добровольное извлечение», а также предоставляет пользователям интуитивно понятные и эффективные средства для совместной работы. Например, при создании исходного варианта документа, который должны просмотреть несколько сотрудников, пользователь может послать им сообщение по электронной почте, которое включает в себя только ссылку на этот документ. Каждый из получивших сообщение может одним щелчком мыши открыть документ, что обеспечивает работу всех сотрудников с одним и тем же, самым последним, вариантом документа. Почтовые сообщения могут содержать ссылки на любые документы в базе данных Notes, включая дискуссии, профили заказчиков и документацию (такие, например, как описания правил и процедур, руководства по поиску неисправностей и т.д.), страницы Web и службы новостей.
В большинстве бизнес- и workflow-приложений требуется поставить в известность конкретного человека или обновить документ на основе значения определенного поля или состояния процесса. Рассмотрим приложение по обслуживанию заказчиков. Запрос заказчика поступает в виде формы, заполненной им на Web-странице. Запрос вводится в базу данных Domino по обслуживанию заказчиков. После ее сохранения сервер Domino автоматически посылает сообщение по электронной почте соответствующему представителю по обслуживанию. Представитель открывает сообщение и щелчком мыши на содержащейся в нем ссылке открывает запрос из коллективно используемой базы данных, в которой можно сохранять свои замечания и комментарии. Кроме того, Domino-приложение контролирует этот процесс, так что если он по какой-то причине останавливается (например, если представитель не предпринимает никаких действий по этому запросу в течение 12 часов), то Domino рассылает дополнительные сообщения по электронной почте, на этот раз не только представителю по обслуживанию, но и его менеджеру и начальнику отдела обслуживания заказчиков, предупреждая их о потенциальной проблеме, перед тем как она действительно приобретет остроту.
Вследствие упомянутых выше возможностей, функций электронной почты, инициированных по умолчанию, а также того, что вместе с Domino поставляются шаблоны баз данных типа «Библиотека документов», «Дискуссионная база данных», «Согласование документов» и ряд других, Domino и Notes являются, по сути, готовым решением в области совместной работы людей, которое можно сразу же начать использовать. Обеспечение доступности этих возможностей пользователям Internet (не имеющим клиента Notes), выполняется просто за счет выбора шаблона, поддерживающего работу через Web.
Естественно, функционирование системы электронной почты невозможно без ряда сервисов и служб, на которых основана среда передачи сообщений и которые поддерживают сервер Domino:
- Надежное, гибкое и масштабируемое хранилище сообщений Domino, основанное на рассмотренной выше технологии баз данных.
- Сервис каталога масштаба предприятия (Domino Directory). Каталог Domino Directory — это масштабируемый и защищенный компонент архитектуры с полной поддержкой протокола службы каталогов LDAP V3, который может легко справляться с требованиями к службе каталогов даже очень крупных предприятий, обеспечивая гарантированную поддержку миллионов записей. Изменения, сделанные в одном экземпляре этого каталога, могут распространяться по организации с помощью эффективного и защищенного сервиса репликаций Domino, с гарантией синхронизации всех копий Domino Directory. В отличие от некоторых своих конкурентов, Domino не требует от административного персонала постоянно обновлять все копии каталога для обеспечения изменений. Возможности Domino и Notes по реплицированию только измененных частей записей каталога (вплоть до уровня поля) еще более уменьшают время репликации и сетевой трафик, связанный с синхронизацией каталогов по сети. Domino Directory является краеугольным камнем модели безопасности Domino и Notes. Он содержит сертификаты, используемые для аутентификации всех пользователей при их входе в систему, сертификаты, в свою очередь, содержат публичные ключи, используемые для подписей и шифрования. Этот каталог также играет роль центра управления и конфигурирования сети. Он обслуживает пользователей, группы пользователей, записи о соединениях, роли и другую информацию по контролю доступа, что позволяет осуществлять централизованное управление (даже в режиме off-line) всей сетевой инфраструктуры.
- Сервис маршрутизации сообщений. Маршрутизатор Domino обеспечивает высокопроизводительную и высокоточную передачу сообщений — как для почты, так и для приложений поверх широкого диапазона протоколов. Например, пользователи Domino могут работать с множеством протоколов, используя и SMTP и родной для Notes протокол — Notes Remote Procedure Calls (NRPCs). Для совместимости с существующими системами NRPCs способен работать с широким диапазоном сетевых протоколов. Кроме того, маршрутизатор Domino дает администраторам новые способы уменьшения издержек и улучшает эффективность использования сети за счет многорежимной маршрутизации, широких возможностей по подавлению спама, поддержки системы адресов Internet, исчерпывающей поддержки расширенной спецификации E/SMTP, встроенного MIME-кодирования данных и файловых объектов без дополнительных преобразований.
- Сервис безопасности (более подробно будет рассмотрен позже).
Сервер Domino поддерживает также режим хранения «одной копии объекта», что позволяет экономить дисковое пространство и уменьшать трафик при рассылке одних и тех же сообщений большому количеству пользователей.
Таким образом, передача сообщений в Domino — это передача сообщений в соответствии со стандартами Internet, для которых Domino предлагает всеобъемлющую поддержку.