Что такое excel в информатике

Расширенный курс

Microsoft Excel (Майкрософт Эксель) – это программа для работы с таблицами, помощник для всех, кто имеет дело с большим объемом цифровых данных. Exсel (Эксель) существенно облегчает задачи по подсчету и анализу различных данных в таблицах. Нужно лишь научиться устанавливать формулы.

Для создания простых таблиц достаточно основных знаний о программе и понимания принципа ее работы. Как правило, Microsoft Excel (Майкрософт Эксель) устанавливается на компьютер в общем пакете Microsoft Office. Так что, если у вас есть на компьютере Word, значит, есть и Exсel.

Программа на компьютере обозначается значком с буквой Х .

Значок файла в Exсel может выглядеть вот так .

Программа также может уже быть закреплена на вашем компьютере на панели задач внизу 3.1 .

Значок (еще его называют «Ярлык») может быть и на «Рабочем столе» компьютера. Если же его нет, нажмите на кнопку «Пуск». Далее на надпись «Все программы» 3.2 .

Затем в открывшемся списке выберите Microsoft Office, затем в открывшемся списке Microsoft Exсel 3.3 .

Вы можете вывести ярлык для входа в программу на панель задач внизу. Для этого кликните по надписи Microsoft Exсel правой кнопкой мыши и выберите из списка «Закрепить на панели задач».

При клике на значок программы откроется документ, похожий на документ в программе Word. Только чистый лист будет разлинован, как таблица с большим количеством столбцов и строк 3.4 .

Файл в программе Excel называется «Книга». Внизу можно увидеть несколько листов, на которых можно создавать дополнительные таблицы 3.5 .

Имейте ввиду, что не все столбцы и строки видны на экране. Двигать таблицу влево и вправо можно с помощью курсора, который находится внизу 3.6 .

Главное меню программы Microsoft Exсel

Чистый лист программы Excel состоит из ячеек, которые образуются пересечением вертикальных и горизонтальных линий. Кликнув по ячейке левой кнопкой мыши, вы можете выделить ту или иную ячейку 3.7 .

Вверху слева отображается название ячейки. Например, «B6».

Удерживая левую кнопку мыши, можете выделить сразу несколько ячеек либо по горизонтали, либо по вертикали. Принцип выделения похож на работу с текстом или файлами и папками (Подробнее в главе 2 «Файлы и папки» и главе 3 «Работа с текстом» базового курса «Азбука интернета») 3.8 .

Выделенный фрагмент вы сможете скопировать, вырезать, удалить. Для этого нужно навести курсор на выделенный фрагмент и нажать правую кнопку мыши, а затем выбрать необходимое действие.

Чтобы выделить всю строку, нажмите на поле с номером строки. Чтобы выделить весь столбец, нажмите на серое поле с буквой 3.9 .

В выделенном фрагменте можно объединять ячейки. Выделите нужное количество ячеек и выберите соответствующую команду в верхнем меню 3.10 .

Также есть возможность регулировать размер столбцов и строк. Если вы хотите сделать строку шире, поставьте курсор на серое поле около цифр на пересечении линий. Курсор примет вид крестика «+».

Нажмите на левую кнопку мыши и, удерживая ее, потяните курсор вниз. Точно также можно расширить столбец. Курсор нужно поставить на верхнее поле около букв, на линию, отделяющую один столбец от другого. Когда курсор примет вид крестика, нажмите левую кнопку мыши и потяните линию вправо (столбец станет шире) или влево (ширина столбца уменьшится) 3.11 .

• Выделите несколько ячеек.
• Вверху найдите надпись «Объединение ячеек».
• Кликните на надпись.
• Выберите нужный формат объединения ячеек.

В целом меню в Excel похоже на меню в программе Word: можно менять шрифт, в разделе «Вставка» добавлять диаграммы, рисунки (выбор диаграмм в Excel больше, чем в Word). Практически идентичны разделы «Разметка страницы» (позволяет установить параметры страницы), «Рецензирование» (поможет отредактировать текст и поставить защиту, чтобы посторонние пользователи не могли изменять внесенные данные).

Также в Excel есть раздел «Формулы». Здесь целая библиотека вычислительных функций. Вы можете автоматически посчитать сумму в той или иной строке или столбце, выбрать нужную формулу для применения к определенной группе цифр. Также можете ввести свою формулу (для этого нужно воспользоваться кнопкой «Вставить функцию») 3.12 .

При этом выбранная вами формула автоматически отразится в строке ниже. Чтобы не применять формулу, нажмите на значок «Крестик» под основным меню 3.13 .

Используя раздел «Данные», вы можете добавить в таблицу информацию из других внешних источников: из интернета, из текстового файла с вашего компьютера и т.п. 3.14 .

Также можете структурировать и группировать данные по вашему усмотрению, проводить анализ введенной цифровой информации 3.15 .

В разделе «Главное» отображаются наиболее часто используемые функции при работе с таблицами.

Форматирование таблиц

В таблице в Excel можно вводить как цифры, так и текст. Если текст или цифры в ячейке полностью не видны, вы можете расширять строки или столбцы. Набранный вами текст или цифры отображаются в строке, а также в поле вверху. В этом поле удобнее работать с текстовой информацией. Например, сюда вы можете вставить скопированный текст, предварительно выделив нужную ячейку. Текст автоматически отобразится в таблице 3.16 .

1. Выделите ячейку, рядом с которой должна появиться вставка.
2. Нажмите правую кнопку мыши.
3. Кликните на строку «Вставить».
4. В открывшемся окне выберите «Строку».
5. Нажмите «ОК».

Рассмотрим порядок создания таблицы. Сначала введите название столбцов, сразу же установите ширину столбцов в соответствии с объемом текста. Чтобы при печати границы ячеек были видны, нужно их сделать ярче. Для этого выделите нужные ячейки таблицы. Вверху в меню нажмите на значок «Границы» и выберите вариант «Внешние границы». В открывшемся меню кликните на надпись «Все границы» 3.17 .

Вы можете сначала набрать все данные, которые должна содержать таблица, и затем, нажав на значок «Границы» выбрать команду «Все границы».

На листе отобразится ваша таблица с очерченными границами столбцов и строк 3.18 .

Чтобы отформатировать текст внутри ячейки, выделите ее, кликните правой кнопкой мыши. В открывшемся меню выберите строку «Формат ячеек» 3.19 .

Далее выберите раздел «Выравнивание» 3.20 .

Под надписью «По горизонтали» нажмите стрелочку. Затем в списке найдите нужную строчку. Например, выравнивание «по центру». Потом нажмите «ОК» 3.21 .

Можно отформатировать содержимое в таблице и по столбцам. Только нужно будет выбрать поле под надписью «По вертикали».

Чтобы вставить дополнительный столбец или строку, нужно выделить ячейку ниже той строки, после которой вы хотите вставить дополнительную строку или правее, если хотите вставить столбец. Нажмите правую кнопку мыши. Выберите «Вставить». Затем в открывшемся окне кликните на нужную вам строчку. Затем нажмите «ОК» 3.22 .

Чтобы удалить данные из ячейки, выделите ее и нажмите на клавиатуре «Delete».

Назначение формул в поля таблицы

Программа Excel очень удобна для работы с цифрами, с большим количеством данных, для проведения разного рода подсчетов. Именно поэтому бухгалтеры предпочитают делать простейшие расчеты именно в ней. Рассмотрим пример ниже.

Чтобы вставить формулу, выделяем ячейку, где планируем увидеть результат подсчета, и ставим знак «=». Так мы сообщаем программе, что данные в колонке будут рассчитываться по формуле 3.23 .

Затем ставим курсор в первую ячейку в столбце «Количество» (выделяем ячейку), затем ставим знак звездочка «*», что значит «умножить». Далее выделяем первую ячейку в столбце «Стоимость» («D3»), на показатель которой нужно умножить первую цифру. В столбце «Общая сумма» («E3»), появится результат умножения стоимости продукта на его количество 3.24 .

Формула введена, но пока только для верхней строки. Чтобы действие формулы распространить на весь столбец «Е» в нашем примере, наведите курсор на нижний правый край ячейки с формулой. Курсор примет вид крестика «+». Нажмите левую кнопку мыши и потяните курсор вниз до конца столбца. Формула автоматически будет применена к каждой строке. В столбце появятся суммы, потраченные на приобретение продуктов 3.25 .

Чтобы посчитать итоговую сумму, выделите в столбце «E» ячейку, расположенную ниже всех посчитанных сумм. Затем нажмите в разделе «Формулы» кнопку «Автосумма» 3.26 .

«Автосумма» – это заложенная в программу формула. Итог посчитается автоматически 3.27 .

1. Поставьте курсор на серое поле около букв на пересечении линий.
2. Курсор должен принять форму крестика.
3. Нажмите на левую кнопку мыши и, удерживая ее, потяните курсор в сторону.
4. Отпустите кнопку мыши, когда ширина столбца будет достаточной.

Если у вас возникают вопросы по работе в программе, вы всегда можете воспользоваться справкой. Нажмите на знак вопроса, расположенный справа в верхнем меню. Выберите интересующий вас раздел 3.28 .

Контрольные вопросы:

1. Где на компьютере найти программу Microsoft Excel (Майкрософт Эксель)?
2. Какие возможности есть у программы Excel?
3. Как посчитать в Excel сумму?
4. Как ввести формулу?
5. Как сделать ячейку или столбец шире?
6. Как лучше вводить текстовую информацию в ячейку?

Обработка данных. Word и Excel

Хотите научиться хранить и анализировать данные, как сотрудники топовых компаний? Хотите освоить программу, которая сама будет совершать сложные расчеты и показывать информацию в удобном виде? Давайте вместе сделаем первый шаг.

Знакомство с интерфейсом Excel

Для больших баз данных раньше использовали очень толстые тетради и амбарные книги. Сейчас есть более продвинутые средства. Они не будут заставлять нас перелистывать страницу за страницей в поисках нужной информации. Мы можем в два клика мышки создать таблицу под любую задачу.

Microsoft Excel — программа, предназначенная для хранения и обработки данных в виде электронных таблиц. Основной формат таблицы Excel — xlsx.

Интерфейс открытой таблицы состоит из следующих элементов:

1. Главная панель, в которой все рабочие инструменты разбиты на основные группы.
2. Меню панели содержит инструменты открытой вкладки главной панели.
3. Строка формулы содержит в себе текстовое значение выделенной ячейки без оформлений.
4. Сама таблица.

В разделе “Главное” находятся основные функции, предназначенные для базового оформления внешнего вида таблицы и данных: изменение шрифта, заливки ячейки, выравнивания текста и так далее.

Использование формул

Формулы используются для записи выражений и действий над значениями ячеек. Их запись в ячейке начинается с символа “=”.

В первую очередь Excel поддерживает основные математические операции:

• сложение +
• вычитание —
• умножение *
• деление /
• возведение в степень ^

Операции можно проводить как над конкретными числами, так и над значениями ячеек, записывая их номер в виде буква-цифра, например, А1 или С16. Кроме ручного указания номера ячейки, в любой момент составления формулы можно щелкнуть по нужной ячейке — ее номер автоматически будет добавлен в формулу. Завершение записи формулы и ее запуск производятся нажатием клавиши Enter.

Часто может появляться необходимость произвести одну и ту же операцию сразу над целым набором данных. В таком случае достаточно единожды прописать необходимую формулу, после чего растянуть ее. Выделив ячейку, в ее правом нижнем углу появляется маленький зеленый квадрат. Захватив курсором, его можно продвинуть в нужную сторону, благодаря чему произойдет копирования содержимого изначально выделенной ячейки.

Можно заметить, что формула подстроилась под ее растягивание — если во второй строке находилась формула “=А2+В2”, то в шестой строке формула оказалась ”=А6+В6”. Такое явление называется относительной адресацией — когда значения в формуле зависят от ее перемещения по ячейкам.

Иногда необходимо произвести вычисления, используя какую-то константу, которая будет применяться ко всем другим значениям во всех вычислениях. Тогда на помощь придет абсолютная адресация: поставив знак “$” перед буквой столбца и числом строки, “подгон” этой ячейки происходить не будет. При растягивании формулы ее номер не изменится.

В примере выше мы задали абсолютную адресацию ячейке С2 и относительную адресацию ячейке А4. Поэтому после растягивания ячеек в Е5 появилась формула “=E4^$C$2” — значение с относительной адресацией подстроилось, а с абсолютной — нет.

Смешанная адресация позволяет фиксировать движение ссылки ячейки только по одному направлению. Знак “$” перед буквой ссылки даст ей сдвинуться только по вертикали, а перед числом — по горизонтали.

Например, в данном случае:

При растягивании формулы по горизонтали ссылка будет подстраиваться под новые столбцы.

Но вот движение по вертикали будет сохранять значение исходной строки, так как адресация не даст ей измениться.

Функции Excel

Функции используются для более сложных вычислений и обработки данных в формуле. Они выполняют определенные действия с переданными им в скобках значениями.

Например, существует функция МАКС для поиска максимального значения из переданного ей набора данных. В такую формулу удобно передавать не отдельные значения, а сразу диапазон. Его можно задать либо выделив необходимый диапазон курсором, либо прописав через двоеточие сначала номер верхней левой ячейки диапазона, затем — нижней правой.

Для записи более сложных функций, например, функции ЕСЛИ, которая помогает производить определенные операции при определенных условиях, удобно воспользоваться помощником построения функций слева сверху от таблицы. Записав в ячейке “=”, он автоматически предложит несколько функций, и если нужной здесь не окажется, ее можно будет найти по названию в расширенном поиске.

Помощник откроется при нажатии по необходимой функции и подскажет, что именно и в каком порядке необходимо вводить. При создании функции, в нем все еще можно записывать номера ячеек, щелкая по ним курсором. Для редактирования формулы можно пользоваться полем над таблицей. Между аргументами в функции стоит знак точка с запятой “;”.

Какие еще есть функции в Excel?

• МАКС(диапазон) — возвращает максимальное из всех переданных значений;
• МИН(диапазон) — возвращает минимальное из всех переданных значений;
• ЕСЛИ(условие; значение если истина; значение если ложь) — проверяет “условие”, и если оно выполняется, заносит в ячейку “значение если истина”, если же не выполняется — “значение если ложь”;
• СЧЁТ(диапазон) — подсчитывает количество чисел в переданном диапазоне;
• СЧЁТЕСЛИ(диапазон; критерий) — подсчитывает количество значений в диапазоне, удовлетворяющих критерию;
• СУММ(диапазон) — возвращает сумму переданных значений;
• СРЗНАЧ(диапазон) — возвращает среднее арифметическое переданных значений;
• ОСТАТ(делимое; делитель) — возвращает остаток от деления делимого на делитель;
• И(условие 1; условие 2) — возвращает истину, если оба переданных условия истинны;
• ИЛИ(условие 1; условие 2) — возвращает истину, если хотя бы одно из условий истинно.

Фильтрация и сортировка таблиц

Когда перед нами не стоит задача обработать или изменить данные, а только выделить среди всех данных нужные, помогут опции фильтраций и сортировки, которые находится в разделе “Данные” главной панели.

Например, класс поручил вам неимоверно важную миссию — найти учительский журнал и исправить все двойки на хорошие оценки.

Вы точно знаете, что он хранится на учительском компьютере в виде электронной таблицы. И вот, когда учитель выходит из класса, вы подбегаете к компьютеру, находите файл и видите этот ужас:

Все классы учителя смешаны в одном файле, да еще и расположены в хаотичном порядке. Вариант искать среди всех данных конкретных людей из вашего класса — не вариант, так как у вас не хватит времени, учитель вернется раньше.

И что делать?

Чтобы ее включить, необходимо выделить все данные и нажать на кнопку “Фильтр”. Выделить сразу все данные столбца или строки можно нажатием на букву столбца или номер строки. Выделить сразу несколько столбцов или строк тоже можно, если, не отпуская левой кнопки мыши, провести курсором по нескольким.

У самых верхних ячеек появится кнопка, при нажатии которой откроется меню фильтрации.

Мы собираемся помогать только своим одноклассникам, сделаем так, чтобы видеть только их. Для этого нажмем на кнопку возле слова “Класс” и выделим наш.

Теперь мы будем видеть только наших одноклассников:

Но можно ускорить процесс еще сильнее: воспользуемся функцией сортировки, чтобы люди выводились в порядке возрастания оценки — от самой маленькой к самой большой.

Снова выделяем все данные и нажимаем кнопку “Сортировка”.

Выплывет окно, в котором мы сможем настроить сортировку — по нужному нам параметру и в нужном нам порядке.

Наконец мы имеем список только наших одноклассников, который выведен в порядке возрастания оценок.

Поиск в тексте. Файл Word

Microsoft Word — программа для создания, редактирования и хранения данных в текстовом виде. Формат файла Word — docx или doc.

Как и электронная таблица, текст, набранный в данной программе, может быть сколь угодно большим. В огромном массиве текстовой информации важно найти конкретные данные, для чего в Word есть функция поиска по файлу. Ее можно включить сочетанием клавиш ctrl + F или нажатием соответствующей кнопки в разделе “Главное” основной панели.

В результате будет открыто окно навигации, в котором изначально будет только поле для ввода искомой информации с выпадающим меню настроек.

Если выбрать в выпавшем меню “Параметры”, откроется окно настройки поиска текстовой информации.

Например, нам надо в произведении И. С. Тургенева найти слово “окно”, причем именно с маленькой буквы. Тогда применяем настройки “Учитывать регистр”, а также “Только слово целиком”.

Выставив все настройки и введя в строку поиска слово “окно”, мы получим:

• информацию о количестве подходящих значений сразу под строкой поиска;
• раздел “Заголовки” — он выделит по заголовкам фрагменты текста, в которых содержится интересующая нас информация;
• раздел “Страницы” — покажет, на каких страницах находится информация;
• раздел “Результаты” — продемонстрирует небольшой фрагмент текста, где находится информация.

В самом тексте искомая информация будет выделена цветом.

Фактчек

• Для обработки данных в электронных таблицах Microsoft Excel используются формулы. Помимо стандартных математических операций, также используются функции для более сложных вычислений и поиска информации.
• Фильтрация электронной таблицы позволяет вывести не все данные, а только необходимые.
• Сортировка электронной таблицы позволяет вывести все данные в определенном порядке.
• Для поиска информации по текстовому документу Microsoft Word используется навигационная панель, открывающаяся сочетанием клавиш ctrl + F или из раздела “Главное” главной панели. Расширенные настройки поиска находятся в разделе “Параметры” всплывающего меню, находящегося в строке поиска навигационной панели.

Проверь себя

Задание 1.
Какова логика работы функции =ЕСЛИ(А1+В1>C1; A1+B1; C1)?

1. Если А1+В1 больше С1, то в ячейку будет записано А1+В1, иначе — С1
2. Если А1+В1 больше С1, то в ячейку будет записано С1, иначе — А1+В1
3. А1+В1 точно будет записано в ячейку, но если А1+В1 больше С1, то в ячейке будет и второе значение — С1
4. А1+В1 точно будет записано в ячейку, но если А1+В1 больше С1, то к этому значению будет еще и прибавлено С1

Задание 2.
За подсчет значений в электронной таблице, удовлетворяющих определенному критерию, отвечает функция…

Задание 3.
Для чего в Excel используется фильтрация?

1. Для вывода информации в определенном порядке
2. Для изменения большого объема информации
3. Для удаления информации.
4. Для вывода только определенной информации.

Задание 4.
Выберите все слова, которые выдаст навигатор Word при поиске слова “часть” с указанием настройки “Только слово целиком” и без указания настройки “Учитывать регистр”.

1. “часть”
2. “Часть”
3. “чАсТь”
4. “матчасть”
5. “МаТчАсТь”

Ответы: 1. — 1; 2. — 2; 3. — 4; 4. — 123

Информатика: учебник для студентов всех направлений и специальностей подготовки

Главная страница / 17. Формулы, работа со списками, создани. 17.2. Работа со списками .

17.2. Работа со списками в MS Excel

Списки Microsoft Excel предоставляют средства, упрощающие управление и анализ групп связанных данных на листе Excel. Если объявить некоторый диапазон ячеек списком, то данными этого списка можно заполнять смежные ячейки, введя только один элемент списка.

Создание списка

Создать список в ячейках таблицы – Выделить диапазон ячеек (рис. 17.3). Меню Сервис – Параметры – Списки – Импорт – ОК.

Рис. 17.3. Диалоговое окно «Параметры» MS Excel

Заполнение списка

1. Заполните одну ячейку элементом списка (рис. 17.4).
2. Протащите за правый нижний угол (курсор приобретает форму +).

Рис. 17.4. Пример автозаполнения

Анализ данных

В состав Microsoft Excel входит набор средств анализа данных (так называемый пакет анализа), предназначенный для решения сложных статистических и инженерных задач. Для проведения анализа данных с помощью этих инструментов следует указать входные данные и выбрать параметры; анализ будет проведен с помощью подходящей статистической или инженерной макрофункции, а результат будет помещен в выходной диапазон.

Если команда Анализ данных отсутствует в меню Сервис, то необходимо запустить программу установки Microsoft Excel. После установки пакета анализа его необходимо выбрать и активизировать с помощью команды Настройки. Для успешного применения процедур анализа необходимы начальные знания в области статистических и инженерных расчетов, для которых эти инструменты были разработаны.

Запуск пакета анализа

1. В меню Сервис выберите команду Анализ данных.
2. В списке Инструменты анализа выберите нужную строку.
3. Введите входной и выходной диапазоны, затем выберите необходимые параметры.

Консолидация данных

Консолидация данных ячеек таблицы или таблиц, расположенных в разных листах одной книги или в разных книгах, – это объединение данных (например, расчет суммы различных данных). Одним из способов консолидации данных является создание отчета сводной таблицы из нескольких диапазонов консолидации.

Сводная таблица

Сводная таблица создается с помощью Мастера сводных таблиц, используемого для размещения и объединения анализируемых данных:

Меню Данные — Сводная таблица.

Рис. 17.5. Окно Мастера сводных таблиц (шаг 1)

Рис. 17.6. Окно Мастера сводных таблиц (шаг 2б)

Рис. 17.7. Образец таблиц в разных листах, предназначенных для создания сводной таблицы

Подведение итогов в сводной таблице производится с помощью итоговой функции (например, «Сумма», «Кол-во значений» или «Среднее»).

В таблицу можно автоматически поместить промежуточные или общие итоги, а также добавить формулы в вычисляемые поля или элементы полей.

В сводной таблице содержатся поля, подводящие итоги исходных данных в нескольких строках. Переместив кнопку поля в другое место сводной таблицы, можно изменить представление данных.

Рис. 17.8. Образец сводной таблицы

Понятие электронной таблицы MS Excel

МОДУЛЬ 3. СИСТЕМЫ ТАБЛИЧНОЙ ОБРАБОТКИ ДАННЫХ ЛЕКЦИЯ 1. ПОНЯТИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЫ MS EXCEL Microsoft Excel XP — это программа, обладающая эффективными средствами обработки числовой информации, представленной в виде электронных таблиц. Она позволяет выполнять математические, финансовые и статистические вычисления, оформлять отчеты, построенные на базе таблиц, выводить числовую информацию в виде графиков и диаграмм. Документ приложения MS Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой совокупность рабочих листов, сохраняемых на диске в едином файле. Элементы окна Microsoft MS Excel представлены на рис. 1.1.

Рис.1.1 Элементы окна Microsoft MS Excel

Рекомендуемые материалы

Решение математических задач средствами Excel
Информатика
Разработка базы данных «Магазин бытовой техники “Электрон” средствами СУБД MS Access»
Информатика
Примеры для подготовки к коллоквиуму по С++ (2007) _ cmc@msu
Практика расчётов на ПЭВМ
Система баз данных MS Access
Информатика
Модернизация сайта ПРИПИТ с использованием системы управления содержимым сайта (CMS)
Информатика

Лабораторная работа №2 . Тема 2. Язык программирования MS Visual Basic for Application (VBA) Программирование базовых алгоритмов

Программирование и алгоритмизация

Основные понятия Microsoft MS Excel и их определения приведены в приложении А. Рабочие листы содержат по 256 столбцов и 16 384 строк. Пересечение строки и столбца формирует ячейку, в которую можно ввести информацию или формулу. Заголовки столбцов формируются с помощью букв A,B,C,D и т.д. После буквы Z используются двухбуквенные наименования: AA, AB,AC. AZ, BA,BB,BC. BZ и т .д. до сочетания IU. Заголовки строк представлены числами от 1 до 16384, расположенными у левого края листа. Рабочие книги могут содержать до 255 рабочих листов. Внизу окна документа имеются ярлычки рабочих листов, которые позволяют видеть наименования рабочих листов в книге и выбирать необходимый лист. Ярлычок рабочего листа можно переименовать, переместить, удалить, изменить его цвет. Для этого достаточно выполнить по нему щелчок правой кнопкой мыши и выбрать из контекстного меню одно из необходимых действий. Чтобы удалить лист из рабочей книги нужно щелкнуть правой кнопкой на ярлыке удаляемого листа. В контекстном меню выбрать команду Удалить. Чтобы добавить новый лист в рабочую книгу следует правой кнопкой мыши щелкнуть на ярлычке листа и выбрать в контекстном меню Добавить. Указать тип вставляемого листа (вкладка ОбщиеЛист) и щелкнуть ОК. Чтобы по умолчанию в книге появлялось не три рабочих листа, а другое количество листов, нужно выполнить команду СервисПараметры вкладка Общие и изменить величину в счетчике Листов в новой книге. Кнопки прокрутки ярлычков в нижнем левом углу окна рабочей книги позволяют быстро перебирать имена ярлычков, но не служат для выбора листа. Чтобы переместиться через несколько листов в большой рабочей книге и активизировать нужный лист следует: 1. Нажать клавишу F5, чтобы отобразить диалоговое окно Переход. 2. В поле ввода Ссылка ввести имя листа и адрес ячейки, к которой необходимо переместиться, при этом адрес ячейки можно задать произвольно. Имя листа от адреса ячейки отделяется восклицательным знаком. Например: Баланс!D5 где Баланс – имя листа (ярлычок), D5 – адрес ячейки на данном листе. 3. Нажать кнопку ОК. Для удобства работы можно назначить цвет ярлычкам листов. Для этого: Выделить листы, которым требуется назначить цвета. В меню ФорматЛист выбрать команду Цвет ярлычка. Можно также щелкнуть ярлычок листа правой кнопкой мыши и выбрать команду Цвет ярлычка. Выбрать требуемый цвет и нажать ОК.
Выделение ячеек и диапазонов Одиночная выделенная ячейка, принимающая ввод данных или формул, называется активной ячейкой. Несколько выделенных ячеек называются диапазоном. Команды воздействуют на все выделенные ячейки, а данные и формулы вводятся только в активную ячейку. Активная ячейка имеет жирные границы и белый фон. Выделенные ячейки отличаются цветом. Если выделяется диапазон ячеек, то все ячейки будут подсвечены, и только одна из них будет иметь жирные границы и белый фон. Для выделения ячеек используется либо мышь, либо клавиши со стрелками. Для выделения ячеек листа MS Excel можно пользоваться следующими приемами: 1) щелчок на ячейке выделяет ее; 2) чтобы выделить прямоугольную область, следует щелкнуть на ее угловой клетке, нажать клавишу Shift и щелкнуть на клетке противоположного угла области (либо протащить мышь по диагонали от первого угла области до второго); выделение группы смежных ячеек называется выделением блока или диапазона ячеек (А1:В6). 3) строка или столбец выделяются щелчком на кнопке заголовка строки (комбинация клавиш Shift+пробел) или столбца (комбинация клавиш Ctrl +пробел); 4) чтобы выделить несколько строк или столбцов, следует протащить мышь по их заголовкам или щелкнуть на первом заголовке, нажать клавишу Shift и щелкнуть на последнем заголовке группы; 5) нажав клавишу Ctrl и щелкая в клетках листа, можно выделить несколько разрозненных ячеек; 6) чтобы выделить весь лист, щелкните на кнопке листа, расположенной в верхнем левом углу на пересечении линеек заголовков строк и столбцов; 7) чтобы выделить ячейки в соответствии с их содержимым следует нажать клавишу F5 и в появившемся диалоговом окне Переход нажать кнопку Выделить. Чтобы сделать активной ячейку, которая находится вне видимой части таблицы следует указать адрес нужной ячейки в окошке ИМЯ, находящемся слева от строки формул или выполнить действия: 1. Нажать клавишу F5, чтобы отобразить диалоговое окно Переход. 2. В поле ввода Ссылка ввести имя данного рабочего листа и адрес ячейки, к которой необходимо переместиться. Например: Баланс!DА5 3. Нажать кнопку ОК. Чтобы быстро перемещаться через заполненные блоки с помощью клавиатуры, можно: 1) выделить ячейку и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, нажать клавишу со стрелкой, направленной в сторону предполагаемого перемещения; 2) выделить ячейку и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, нажать клавишу End, а затем клавишу с необходимой стрелкой. Оба способа позволяют делать активной крайнюю ячейку заполненных блоков в направлении, указанном стрелкой. Ввод данных и редактирование Ячейки рабочего листа могут содержать значения или формулы. Значения бывают постоянные (числа, текст, даты, время), логические (ИСТИНА и ЛОЖЬ, которые вычисляются в результате проверки условий) и значения ошибок, которые появляются, когда MS Excel не может правильно истолковать формулу в ячейке или ширина ячейки недостаточна для представления числовых значений (в ячейке появятся знаки решетки #). При вводе значения или формулы в активную ячейку, вводимые символы появляются в строке формул. Слева в строке формул появляются три кнопки: отмена ввода, ввод и вставка функции. Чтобы вести данные набором в строке формул: 1. Выделить ячейку, в которую будут вводиться данные. 2. Набрать данные. В процессе набора данные появятся в строке формул. Чтобы отменить ввод следует щелкнуть по кнопке Отмена, находящейся слева от строки формул, или нажать Esc. 3. Завершить ввод данных нажатием клавиши Enter или щелчком по кнопке Ввод, находящейся слева от строки формул. Можно вводить данные прямо в ячейку и там же редактировать их. Этот способ удобно использовать, если строка формул не видна на экране, или если само представление данных на рабочем листе предполагает редактирование непосредственно в ячейках. Чтобы включить режим редактирования в ячейке: 1. Выбрать СервисПараметрывкладка Правка. 2. Установить флажок Правка прямо в ячейке. Нажать ОК. Чтобы редактировать данные в строке формул: 1. Активизировать ячейку, содержащую данные. 2. Установить точку ввода в нужном месте строки формул. 3. Внести изменения. 4. Завершить ввод данных нажатием клавиши Enter или щелчком по кнопке Ввод, находящейся слева от строки формул. Чтобы редактировать данные в ячейке: 1. Активизировать ячейку двойным щелчком (или клавиша F2). 2. Установить точку ввода в нужном месте ячейки. 3. Внести изменения. 4. Завершить ввод данных нажатием клавиши Enter. Нажатие клавиши Esc позволит оставить содержимое ячейки без изменения. Перемещение и копирование данных из ячеек Для перемещения или копирования содержимого ячеек: 1. Дважды щелкнуть ячейку, содержимое которой нужно переместить или скопировать. 2. В ячейке выделить знаки, которые нужно скопировать или переместить и на Стандартной панели инструментов нажать кнопку Вырезать или Копировать. Можно также воспользоваться командами основного меню (ПравкаКопировать или ПравкаВырезать) или контекстного меню. 3. Выделить ячейку, в которую перемещаются или копируются данные и нажать кнопку Вставить на Стандартной панели инструментов (или ПравкаВставить или команда контекстного меню Вставить). 4. Нажать клавишу ENTER. Примечание. После двойного щелчка ячейки или нажатия клавиши F2 (для перехода в режим редактирования ячейки), курсор передвигается только в пределах этой ячейке. Чтобы перейти в другую ячейку, предварительно следует нажать клавишу ENTER для завершения изменения текущей ячейки. Очистка содержимого ячеек Очистка ячеек в MS Excel может быть разной: можно очистить полностью содержимое ячейки или диапазона, очистить только формат, очистить только формулы или очистить только примечания. Неопытные пользователи часто делают ошибку, выбирая команду ПравкаУдалить для того, чтобы удалить содержимое ячейки. Нужно использовать команду ПравкаОчистить. Команда Удалить удаляет ячейку с рабочего листа, словно вытаскивая кирпич из стены. Команда Очистить оставляет ячейку на месте, но очищает ее содержимое. Нельзя для очистки использовать символ пробела, так как такая ячейка уже не является пустой. Самый быстрый способ очистки содержимого ячейки – выделение ячейки или диапазона и последующее нажатие клавиши Delete. Будут удалены только значения и формулы, а форматы и примечания останутся. Подменю команды ПравкаОчистить: Всё – очищает содержимое ячейки и примечания, восстанавливает формат Общий (General); Форматы – очищает форматы, восстанавливает формат Общий (General); Содержимое — очищает содержимое ячейки, но не меняет форматы и примечания; Примечания – очищает примечания, но не меняет содержимое и форматы. Вставка или удаление ячеек, строк, столбцов Команда ПравкаУдалить удаляет ячейки, стоки или столбцы с рабочего листа. При выполнении данной команды открывается диалоговое окно Удаление ячеек, содержащее выбор удаления: Рекомендация для Вас — Лекция 7. 1. Ячейки со сдвигом влево – ячейки, находящиеся справа от выделенных ячеек сдвигаются влево; 2. Ячейки со сдвигом вверх — ячейки, находящиеся ниже выделенных ячеек сдвигаются вверх; 3. Строку – удаляется строка, содержащая выделенную ячейку; 4. Столбец – удаляется столбец, содержащий выделенную ячейку. Вставка ячеек, строк и столбцов выполняется командой меню Вставка, при этом следует предварительно активизировать ячейку той строки или столбца, перед которым будет выполнена вставка. Пример формирования листа «Баланс» (лабораторная работа 1) представлен в приложении Б.